نگاهی به فرآیند تولید، پردازش و توزیع اطلاعات در سازمان

رشد روز افزون علوم مختلف و گستردگی و پیچیدگی روابط سازمانی در عرصه داخلی و خارجی مدیریت امروز را ناگزیر از توجه جدی برای انتخاب شیوه برخوردی مناسب با ابزاری مهم به نام" اطلاعات" کرده است. اطلاعات در دنیای امروز مهمتری و کارآمدترین سلاح ها در عرصه رقابت های تجاری، سیاسی، فرهنگی و... هستند. در این بین سازمانها و شرکتهایی موفق هستند که با انتخاب و گزینش شیوه ها و روش هایی مناسب بهترین، بیشترین و گم هزینه ترین اطلاعات مورد نیاز خود را تولید یا جمع آوری کنند و با ابزارهایی مناسب اعم از نیروی انسانی و یا ابزارهی الکترونیکی آنها را پردازش و قابل گزارش گیری نمایند و گزارشهای خروجی ازطریق اطلاعات را دراختیار واحد ها واجزا خود قراردهند تا درانتخاب سیاست ها وبرنامه ریزی درون تشکیلا تی خود ازآن ها استفاده کنند. ضمن این که به صورت ناخودآگاه هماهنگی و همسانی لازم بین اجزاء از نظر سطح دسترسی به اطلاعات صورت خواهد گرفت. در مدیریت اطلاعات به سازمان به عنوان یک سیستم نگاه می شود مه مجوعه منظمی از عناصر به هم وابسته که برای رسیدن به هدفی مشترک با هم در تعاملند را شکل می دهد. همانطور که می دانیم هر سیستم با تعریفی که از آن شد دارای اجزایی می باشد که هریک از این اجزا در رسیدن کلی سیستم به اهداف برنامه ریزی و تعیین شده موثر هستند.
اجزا یک سیستم اطلاعاتی عبارتند از ۱) اطلاعات خام ورودی۲) پردازش و تحلیل اطلاعات۳)اطلاعات پردازش شده خروجی۴)کنترل و نظارت۵) محیط سیستم۶) محدوده سیستم در واقع یک سیستم اطلاعاتی سیستمی است که داده های خام را به عنوان درون داده می پذیرد و پس از پردازش، برون داده هایی به صورت اطلاعات عملیاتی و گزارش های مدیریتی تولید می کند. کنترل و نظارت به عنوان یکی از اجزا سیستم اطلاعاتی در مورد عملکرد و اقعی اطلاعات خروجی ارئه می دهد و مقایسه بین عملکرد واقعی سیستم با عملکرد پیش بینی شده و مورد انتظار را انجام می دهد.
یکی از مهمترین اصول طراحی و مدیریت سیستمهای اطلاعاتی نظم است. در یک سیستم اطلاعاتی منظم تاکید بسیاری بر سازمان و ساختار می شود به گونه ای که اجزای سیستم با سازماندهی مناسب بتوانند بر اساس یک برنامه از پیش تعیین شده با هم کار کنند. ساختار مورد نظر در چارت سازمانی دیده می شود و از طریق تعایف تعیین شده برقراری ارتباطات مناسب بین سلسله مراتب را تسهیل و تسریع می بخشد این مسئله شا خصی دیگر از یک سیستم اطلاعات را به ذهن متبادر می کند و آن تعامل و تبادل اطلاعات مناسب بین اجزای یک سازمان می باشد. به طور مثال ارتباط ما بین بخش تبلیغات با فروش و یا مالی با پشتیبانی زمینه تعامل و تبادل مناسب را بین اجزا سیستم برقرار می سازد.
برای اینکه بتوان برای پیکره یک سازمان یک سیستم اطلاعاتی طراحی کرد و مدیریت این سیستم را به نحو احسن انجام داد باید به ماهیت سازمان نگاهی سیستماتیک داشت. در یک تعریف کوتاه می توان سازمان را سیستمی دانست که از سازماندهی و ترکیب منابع مختلفی از قبیل نیروی انسانی مواد، ماشی آلات، تجهیزات، پول و... تشکیل شده. نقش مدیریت اطلاعات در این تعریف بسیار حیاتی و تاثیر گذار می باشد و در واقع وقتی یک سازمان قابل تلفیق بامدیریت اطلاعات می شود که از یک ساختار سیستماتیک بهره مند شود. در این صورت این امکان برای مدیر فراهم می شود تا با استفاده از مجموع اطلاعات ورودی تصمیم لازم را در مورد چگونگی پردازش ازجنبه کمی و کیفی بگیرد و سطح توزیع این اطلاعات پردازش شده را تعیین کند. اهمیت نقش مدریت منابع اطلاعاتی به دلیل پیشرفتهای روز افزون تکنولوژی های مربوطه که با استفاده از دانش مهندسی اطلاعات شکل گرفته دو چندان شده است. اطلاعات موجود در یک سازمان اعم از اطلاعات پردازش شده و اطلاعات خام به عنوان خونی در رگهای سازمان تلقی می شوند و مدیریت اطلاعات با طراحی سیستم های اطلاعاتی مناسب زمینه راجریان انداختن این خون در رگهای سازمان فراهم می کنند.امروزه از بررسی سیستم های اطلاعاتی در یک سازمان ابعاد مختلفی را مورد توجه قرار می دهند و در واقع این امکان برای مدیران و جود دارد که اساس مدیریت اطلاعات را بر پایه های مختلفی و استوار کنند. یکی از روش ها مدیریت اطلاعات بر اساس وظایف سازمانی است. همانطور که آگاه هستید هر سازمان یا موسسه ای بر اساس ساختار خود دارای وظایف تعریف شده و مشخصی مثل امورمالی، تولید، فروش، نیروی انسانی و... می باشد. که درهمه این وظایف نقش سیستم های اطلاعاتی غیر قابل انکار و چشم پوشی است. مدیریت اطلاعات در مقابل اطلاعات موجود در هنگام توزیع آن بین بخش های مختلف باید از نیاز های هر یک ازوظایف سازمانی به اطلاعات آگاهی پیدا کنند. با این توصیف شاید بخش های مختلفی باید از نیازهای هر یک از و ظایف سازمانی به اطلاعات آگاهی پیدا کنند. بااین توصیف شاید بخشی از اطلاعاتقابل استفاده مشترک نیز باشند که خود مبحث اشتراک گذاری منابع اطلاعاتی در سازمان را باز می کد. که با استفاده از تکنولوژی های موجود امری آسان و مفید برای سازمان می باشد. اما چون هر یک از وظایف سازمانی در مقابل فعالیت ها و مسئولیتهای خود مجزا هستند بنابراین در سازمان های بزرگ برای هر یک از این و ظایف یک سیستم اطلاعاتی ویژه تعیین می شود به طور مثال در سیستم اطلاعاتی فروش داده های مربوط به فروش را جمع آوری و پردازش می کنند ونتایج را باتوجه به سطح توزیع در اختیار نمایندگی ها، فروشگاهها و مدیران می گذارند.
در یک روش دیگر سیستم های اطلاعاتی را بر اساس ساختار های مدیریتی سازمان تعیین می کنند. در هر سازمان برای هر مدیری شرح و ظایف و فعالیتی تعریف می شود. که مهمترین آنها برنامه ریزی کنترل و تصمیم گیری می باشد. رده های مدیریتی بر اساس وظایف تعیین شده متغیر خواهد بود که در یک ساختار هرمی شکل مدیریت سطح بالا، سطح میانی و سطح پایین را شامل میشود. باید توجه داشت که بر حسب موقعیت هر مدیر در ساختار مدیریت سازمان تعاریف برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری محددود تر با گشترده تر خواهد شد. در سطوح بالا مدیران برنامه ریزی های استراتژیک و بلند مدت را انجام می دهند. در سطوح میانی برنامه ریزیهای تاکتیکی و میان مدت و در سطوح پایین برنامه ریزی کوتاه مدت و جاری انجام می پذیرد. اما به هر حال حلقه واسطاین سطوح برای تعیین، جمع آوری، تولید ، پردازش و انتقال اطلاعات سیستم های اطلاعاتی هستند که با تکیه بر مدیریت اطلاعات امکان پذیر خواهد بود.
با گسترش و پیشرفت فناوری های ارتباطات و اطلاعات سیستم های اطلاعاتی متنوعی برای افزایش کارایی مدیریت اطلاعات در سطوح مختلف تدوین شده است که به ام سیستم های اطلاعاتی مدیریت موسو اند.
سیستم های اطلاعاتی مدیریت دارای انواع مختلفی هستند که مهمترین آنها عبارتند از:
۱) سیستم گزارش های مدیریت(MIS )
۲) سیستم اطلاعاتی پشتیبان تصمیم گیری(DSS )
۳) سیستم اطلاعاتی مدیریت سطوح با لا(EIS )
درسیستم گزارش های مدیریت گزارش هایی به صورت مکتوب شامل اطلاعات و آمار، نمودار، عکس ... دراختیار مدیران قرار میگیرد نحوه آماده سازی اطلاعات خام باید با سرعت و دقت بالا انجام شود تا بر اساس نیاز های پیش بینی شده برای گزارش گیری مدیر در هر جایی با استفاده از یک کامپیوتر قادر باشد با اطلاعات مورد نظر خود دست پیدا کند. این امکان با استفاده از بستر های ارتباطی میسر خواهد بود. به عنوان مثال در ساختار یک شبکه داخلی مثل اینترانت هر مدیرمی تواند با اتصال به شبکه داخلی سازمان و با معرفی شناسه خود به سیستم به اطلاعاتطبقه بندی شده برای او دست پیدا کند. سیستم های اطلاعاتی پشتیبان تصمیم گیری که ادامه یا مکمل سیستم اطلاعاتی مدیریت هستند پشتیبانی اطلاعاتی لازم را برای تهیه اطلاعات و تصمصم گیری برای انتخاب مناسبترین شیوه برخورد با مسائل موجود در حوزه مدیریتی سازمان را فراهم می کند با توجه با اینکه مدیران سطوح بالا باید از جامعترین و جدیدترین اطلاعاتبرای برنامه ریزی های استراتژیک و کنترل کل سازمان برخوردار باشند کلیه اطلاعات، گزارش ها، تحلیل، آماری که وارد سازمان شده جمع آوری و پردازش می کند قرار می دهد و DSS با مطالعه این اطلاعات برآیند نتایج حاصل از سیستم های مدیریت اطلاعات را مورد تحلیل، تحقیق و تفسیر و امکان سنجی قرار می دهد. تلفیق این دو فعالیت مهم با استفاده از پایگاه داده هایداخلی و خارجی سازمان در اختیار مدیران ارشد قرار می گیرد.
در یک نگاه کلی تر به سیستم های اطلاعاتی می توان آنها را از منظر ساختار فیزیکی مورد بررسی قرار داد. اجزای فیزیکی یک سیستم اطلاعاتی به صورت عام شامل سخت افزارها، نرم افزارها، و دستور العمل ها( سند های راهبردی) و نیروی انسانی می باشند. مدیریت اطلاعات سازمان باید نسبت به هر یک از اجزا فیزیکی سیستم اطلاعاتی اِشراف کامل داشته باشد تا در جریان تولید تا توزیع اطلاعات نظارت و کنترل مناسبی داشته باشد. در این جا اشاره ای به هر یک از اجزا می کنیم:
الف) سخت افزارها:
سخت افزارهایی که در جریان فرآیند مدیریت اطلاعات نیاز است بایستی با مطالعات کارشناسی دقیق گزینش و تامین شوند. ولی به طور کلی دستگاههایورودی اطلاعات مثل رایانه به همرا اجزا مناسبی مثل صفحه کلید مناسب و ... می باشد. دستگاههای خروجی اطلاعات می تواند انواع چاپگر های را شامل شود. دستگاههای جانبی برای ذخیره برنامه ها و داده ها مثل حافظه های سخت و یا دیسک های قابل جابه جایی می باشد پردازنده مرکزی در واقع حکم مرکز اطلاعات سازمان را خواهد داشت که توصیه می شود بهترین و قوی ترین اجزا را داشته باشد. وسایل ارتباط از راه دور بر حسب نوع خروجی اطلاعات و سطح توزیع اطلاعات از نظر جغرافیایی وسایل و بازارهای لازم برای این منظور باید تامین شوند
ب) نرم افزار:
در روند مدیریت اطلاعات انتخاب نرم افزارهای بر اساس استانداردهای از پیش تعیین شده صورت می گیرد شما با توجه به حجم و نوع کا سازمان سیستم عامل، بسته های نرم افزاری اداری و نرم افارهای ویژه طراحی بانکهای اطلاعاتی را تهیه می کنید تا در گزارش گیری بر اساس چهرچوب های مورد نیاز اهداف میدیرت اطلاعات تامین شود.
ج) دستورالعمل ها:
یکی از مسائل مهم در مدیریت اطلاعات تعیین سطح دسترسی برای بالا بردن امنیت اطلاعات است با توجه به مباحث مطرح شده پیرامون هرم سازمان این چهارچوب ها تعیین و تدوین می گردند.
د) نیروی انسانی:
توجه به جایگاه نیروی انسانی متخصص در روند مدیریت اطلاعات امری لازم الاجرا است. در مدیریت اطلاعات بر حسب حجم فعالیت به اپراتور، برنامه نویس، تحلیلگر اطلاعات و ... نیاز خواهید داشت.
ه) پایگاه اطلاعات:
تمامی مراحل ذکر شده وقتی مثمرثمر خواهد بود که اطلاعات به وسیله ای به افراد مورد نظر انتقال پیدا کند. مدیریت اطلاعات با مطالعه بر رود فعالیت سازمان و نگرش به آینده بهترین شیوه اطلاع رسانی را بر میگزیند. این اطلاعات می تواند در قالب دیسک های فشرده تا شبکه های گسترده انتقال پیدا کند.

منبع : وبلاگ مديريت فناورى اطلاعات