پورتال دریچه ای به سوی کاربران

نام پورتال ها را زیاد شنیده ایم، اما شاید برای برخی این سئوال پیش آمده باشد كه واقعاً یك پورتال چیست؟ چه ویژگی ها و خصوصیاتی دارد؟ و چه تفاوتی با یك وب سایت دارد؟ ترجمه كلمه Portal به فارسی در فرهنگ های لغت «دریچه»، «درگاه» و «مدخل» ذكر شده اما كلمه پورتال در تكنولوژی اطلاعات معنی متفاوتی دارد. به زبان ساده پورتال صفحه وب واسطی است كه امكان دسترسی آسان را به هر چیزی كه كاربر، برای انجام وظیفه یا خواسته اش نیاز دارد _ بدون توجه به اینكه محل فیزیكی آن كجاست، فراهم می كند. به بیان دیگر پورتال «درگاهی» است به دنیایی مجازی كه كاربر می تواند از طریق امكانات فراهم شده در آن تمامی نیازهای خود را برآورده كند. نیازهایی مانند جست وجو، خرید، دسترسی به حساب بانكی، افزایش و كاهش اعتبار یك حساب اعتباری و یا به روز رسانی اطلاعات سخت افزاری از محل كار. پورتال همه چیز را از طریق درگاهی واحد برای كاربر خود فراهم می سازد. اما ویژگی های اصلی یك پورتال عبارت است از: جمع اطلاعات، هدف دار بودن اطلاعات، دردسترس بودن اطلاعات و دریچه ورود منحصر به فرد یك پورتال نیز مانند یك كامپیوتر خانگی، اطلاعات و خدمات گوناگونی را در یك صفحه وب واحد و به صورتی سازگار و خوش تركیب در دسترس می گذارد. گاهی به این صفحه web top هم گفته می شود. پورتال می تواند نقطه شروع یا صفحه اولیه مشخصی داشته باشد كه كاربران در زمان اتصال به وب آن را مشاهده كنند. اگرچه بر خلاف صفحه كامپیوتر، پورتال می تواند از طریق مجموعه وسیع دستگاه هایی كه قابلیت اتصال به وب در آنها پیش بینی شده (از جمله تلفن های موبایل) مورد استفاده قرار گیرد. هر چند شباهت ظاهری فراوانی میان یك وب سایت و یك پورتال وجود دارد به گونه ای كه در نگاه اول تفاوت محسوسی میان آن دو مشاهده نمی شود اما این دو كاملاً از یكدیگر متفاوت اند. سئوال اینجا است كه به طور مشخص تفاوت آن دو در چیست؟ و در پاسخ به این سئوال باید گفت ویژگی های زیر در یك پورتال آن را از یك وب سایت متمایز می كند: درگاه ورود منفردی كه از طریق آن می توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دست یافت. نمایش هدف دار اطلاعات با استفاده از تجربیات كاربر. دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده. در اختیار گذاشتن امكان ارتباط و همكاری میان تمامی كاربران و استفاده كنندگان پورتال. امكان پیوستن به نرم افزارها و سیستم های نرم افزاری كه گردش كاری مشخص و تعریف شده ای دارند.
• تاریخچه خلاصه پورتال
اگر در دنیای كامپیوتر به عقب بازگردیم، زمانی را خواهیم یافت كه در آن سیستم های نرم افزاری به گونه ای متحول شدند كه دیگر لازم نبود برای كار با یك برنامه، برنامه های دیگر بسته شوند، یعنی می توانستیم همزمان از چند برنامه كاربردی استفاده كنیم بدون آنكه با مشكلی مواجه شویم. امكانی كه قبل از آن وجود نداشت. تاریخچه پورتال ها از همان زمان آغاز شد و نسل های تكامل یافته آنها یكی پس از دیگری پا به عرصه دنیای اطلاعات گذاشتند. نسل اول پورتال ها: اولین پورتال ها، كه از آنها تحت عنوان نسل اول نام برده می شود، بر فراهم كردن محتویات ایستا، مستندات و همچنین خوراك های اطلاعاتی زنده در صفحات وب مبتنی بودند. مثال های نمونه این نسل سایت های yahoo یا Excite است. این پورتال ها در محیطی به هم پیوسته، اهداف مشابهی را دنبال كرده و صفحه واسط مشخص و منحصر به فردی را برای دستیابی به مجموعه اطلاعات توزیع شده در سراسر شركت یا سازمان خود، در اختیار كاربر می گذاشتند. این اطلاعات معمولاً شامل اخبار شركت، شرایط و فرم های استخدام، اطلاعاتی مربوط به كاركنان و چگونگی ارتباط با آنها، مستندات رسمی و سیاست های اعلام شده شركت و همچنین لینك های ارتباطی مفید بود. نسل دوم پورتال ها: نسل دوم پورتال ها بر اطلاعات مشخص تر و نرم افزارها متمركز بودند. در اساس شباهت زیادی به خصوص در زمینه فراهم آوردن اطلاعات با نسل اول داشتند با این همه تفاوت مهمی نیز وجود داشت: این پورتال های امكان همكاری كاربران را در محیطی به هم پیوسته فراهم می كردند و همین امكان، نقطه تمایز آنها با نسل پیشین محسوب می شد. پورتال های نسل دوم قابلیت همكاری متقابل را در ادارات مجازی برای تیم های كاری و به منظور انجام وظایفشان فراهم می ساختند. نسل دوم پورتال ها سرویس های متعددی داشتند كه از جمله آنها می توان به سرویس های مدیریت محتوا (سازمان دهی و مدیریت اطلاعات مرتبط) و سرویس های همكاری (كه به كاربران امكان می داد با یكدیگر گپ زده و برای یكدیگر ای میل فرستاده و قرار ملاقات تنظیم كنند) اشاره كرد. در این پورتال ها قابلیت تعریف گروه های كاربری نیز فراهم آمده بود. به بیان دیگر این پورتال ها ساز و كار همكاری داخلی را در یك سازمان فراهم می ساختند. نسل سوم پورتال ها: نسل سوم با هدف ایجاد فضای مجازی تجارت الكترونیك (E-Business) به وجود آمد. پورتال های نسل سوم به عنوان واسط ارتباطی كارمندان، تهیه كنندگان، تولید كنندگان و مشتریان قلمداد می شوند. ویژگی فوق العاده این پورتال ها امكان مرتبط شدن نرم افزارهای مستقر در سرورهای مختلف است. به بیان دیگر، این پورتال ها نقطه به هم پیوستن محتویات و برنامه های كاربردی مستقر در سرورهای مختلف به طور همزمان و با استفاده از همكاری سرویس های خدماتی آنان اند. به علاوه امكان دسترسی به محتویات و امكانات سیستم های مختلف را از طریق ابزارها و تجهیزات متنوع، بسته به نیاز كاربر امكان پذیر می كنند. این گروه پورتال ها مجموعه قابل توجه و ارزشمندی از اطلاعات، مستندات، امكانات و قابلیت های نرم افزارهای مرتبط را از طریق درگاه واحدی برای كاربر فراهم می كنند. به علاوه این پورتال ها به صورتی خودكار و براساس نقش كاربران هدفمند شده و ویژگی هایی خاص آنها می یابند. به بیان دیگر، نحوه نمایش، محتوا و امكانات در دسترس، بسته به نقش تعریف شده برای كاربر به گونه ای منحصر به فرد و خاص وی در اختیار او قرار می گیرد. كلید توسعه آینده این نسل از پورتال ها ایجاد چارچوب های كاری باز (از قبل تعریف نشده) برای سرویس های عمومی خواهد بود.
• پورتال و اطلاعات
داده های ساخت یافته، داده هایی كه به صورتی سازمان یافته اند كه امكان جست وجوی آسان آنها وجود داشته باشد (اغلب به صورت سلسله مراتب و براساس كلمات كلیدی). فهرست الفبایی كتاب های یك كتابخانه مثال خوبی از داده های ساخت یافته است. داده های ساخت یافته اغلب شامل گزارش ها، تحلیل ها، پرس وجوهای مشخص و دیگر انواع دانش مرتبط با كسب و كار است. داده های بدون ساختار، كه جست وجو در آنها معمولاً دشوار بوده و خارج از یك بانك اطلاعاتی قرار دارند. از این نوع داده می توان متن ها، صوت، تصویر و یا گرافیك و اشكالی مانند مستندات Office، memos، ای میل، قرارهای ملاقات را مثال زد. اطلاعات خاص كه شامل محتویات قابل خرید و فروش (مثل انواع اخبار، گزارش ها، اطلاعات مربوط به سهام، كاریكاتورها و محتویات بی اهمیت) بوده و مخصوصاً به منظور استفاده در فرایندهای تولیدی دیگر تهیه و در اختیار قرار می گیرند. پورتال و خدمات آن همكاری (با عنوان خدمات ارتباطی نیز شناخته می شود) و به كاربران اجازه می دهد تا با یكدیگر گپ بزنند، در بحث های گروهی مشاركت داشته باشند، مطالب خود را در اختیار دیگران قرار دهند و... مدیریت محتوا كه انواع جست وجو ها، رهگیری ها را مدیریت كرده و همچنین قابلیت های خاصی را به منظور استخراج داده ها در اختیار می گذارد. خدمات شخصی (با عنوان خدمات تراكنشی نیز نام برده می شود) كه كاربران را قادر می سازد تا با دیگر سیستم ها (مثلاً سیستم های فروشنده و یا نماینده یك محصول) مستقیم و بدون واسطه مرتبط باشند. معمولاً این قابلیت به كاربر امكان می دهد تا محصولات یك سازمان را خریداری كند، ملاقات های خود را زمان بندی كند، حساب خود را مشاهده یا تراز كند در كلاس مورد علاقه خود ثبت نام كند و... یكی از ویژگی های جالب یك پورتال شكل و عملكرد متفاوت آن برای اشخاص مختلف است. یكی از روش هایی كه به این منظور استفاده می شود، متناسب سازی و تغییر شكل و قابلیت های پورتال بر حسب خواسته ها یا تجارب شخص یا گروه استفاده كننده از آن است. به همین دلیل است كه كاربران متفاوت شكل متفاوتی از یك پورتال مشاهده كرده و اطلاعات و خدمات متفاوتی در اختیار ایشان قرار می گیرد: امكان تغییر بر حسب خواسته ها، بر حسب تجارب شخص یا گروه عموماً personalize نامیده می شود و به این معنی است كه در پورتال امكان انتخاب نحوه نمایش محتوا پیش بینی شده است. اغلب این انتخاب به صورت خودكار و براساس نقش كاربر (مثلاً پست سازمانی وی) انجام می شود. برای مثال وقتی كارمند فروش به سیستم وارد می شود، به صورت خودكار فهرستی از جدیدترین محصولات برای وی به نمایش در می آید. با این همه در بعضی از پورتال ها انتخاب محتوای نمایش داده شده به كاربر محول می شود تا در زمان ورود به پورتال خود آن را انتخاب كند. تغییر و Customize شدن یك پورتال شامل انتخاب چگونگی شكل ظاهری آن (مثلاً رنگ و چیدمان صفحه)، مدل مرورگر و محل نمایش محتویات روی صفحه است. یك پورتال می تواند حتی برچسب و عنوان تجاری مشخصی داشته و ظاهر متفاوتی را برای انواع كاربرانش به نمایش گذارد. این دو ویژگی به پورتال امكان می دهد تا مجموعه مشخص و تعریف شده ای از كاربران (مثلاً مشتریان، شركا و یا كاركنان) را هدف قرار دهد. بعضی از پورتال ها حتی می توانند برای هر كاربر مشخص، شكل و شمایل متفاوتی از خود نشان دهند. از آنجا كه پورتال ها برای استفاده در محیط وب ساخته می شوند، در هر زمان و از هر مكانی با استفاده از یك مرورگر استاندارد وب در دسترس اند. انواع تجهیزات مبتنی بر وب نیز از جمله تلفن های موبایل، دسترسی به پورتال ها را به غایت آسان و مفید كرده اند.

منبع : روزنامه شرق