حذف پیچ و خم های اداری

متأسفانه نمی توان منكر این واقعیت شد كه تشكیلات اداری كشورهای جهان سوم براساس حفظ موقعیت و نگهداری منافع استعماری استعمارگران بنا نهاده شده است. تشكیلاتی كه انسان را به ماشین و مهره تبدیل ساخته و قدرت تفكر و انسانیت را سلب و او را مسخ و استعمار می كند، در چنین تشكیلاتی یك انسان مسخ شده، با نگاه كردن به ساعت، آخر وقت اداری را لحظه شماری می كند و با ورق زدن تقویم، آخر برج و سرانجام با تكرار مكررات سی ساله با ورق پاره ای به افتخار بازنشستگی نائل می شود.
با این توصیف كه دورنمای گذشته مملكت ما را نیز دربردارد، باید برای انقلاب اداری، كه مطابق با اهداف مقدس انقلاب اسلامی است، برنامه ریزی و مجاهدت كرد. بازنگری و بازسازی تشكیلات اداری امری ضروری است كه باید پیش ازاین انجام می شد. باید تارهایی را كه از گذشته بر تشكیلات اداری ما تنیده شده، پاره كرد و ذهن نسل جوان و مدیران آینده این مملكت را از زنگار مدیریت استعماری كه متأسفانه هنوز پس از گذشت ۲۶ سال ازانقلاب بر تشكیلات اداری ومراكز آموزشی سایه افكنده، زدود.باید مدیریت اسلامی را بر همه ادارات و سازمان ها حاكم كرد. مدیریتی كه انسان ها را به سمت هدفهای عالی و معنوی هدایت كند. با این تعبیر، مدیریت همان پدیده مقدسی است كه اگر بطور صحیح انجام بگیرد، یكی از باارزش ترین تكاپوهای انسانی است كه در هدف بعثت انبیا منظور شده و در این حالت است كه گفته می شود، سیاست و مدیریت ما عین دیانت ما بوده است كه این همان عبادت باارزش است كه در اسلام به طور واجب كفایی مقرر شده است.مدیریت ما باید نشأت گرفته از مكتبمان و سیره و روش پیشوایان مكتبمان باشد.باید فرمان مبارك حضرت علی(ع) به مالك اشتر، سرلوحه مدیریت ما قرار بگیرد. به گفته علامه جعفری محتویات این فرمان به جامعه مصر در آن دوران اختصاص ندارد بلكه همه انسان ها را در همه شرایط و موقعیت ها و دوران ها دربرمی گیرد.بنابراین در یك نظام اسلامی همانند نظام كشور ما، می توان از گوشه گوشه فرمان حضرت علی (ع) به مالك اشتر بهره گرفت و آنها را در تمامی نهادها و سازمان ها به كار بست.یكی ازاهداف این فرمان و اجرای آن وصول مالیات از آن كشور و جهاد با دشمنان و اصلاح مردم و آماده سازی شهرهای آن است.بنابراین سازمان های دولتی برای رسیدن به این مقصود، می توانند با ارائه خدمت و خدمتگزاری جهت كسب درآمد تلاش و كوشش كنند و همسو با سیاست های نظام درراه اصلاح مردم و آبادسازی شهرها بكوشند.از آنجا كه این مبحث بسیار گسترده است، شاید بهتر باشد، برای بررسی اهداف فرمان حضرت علی (ع) با بررسی یكی از بخش های دولتی و ارائه راهكارها، درجهت اصلاح نظام اداری كشور بكوشیم.شركت پست جمهوری اسلامی ایران یكی از بخش های بزرگ نظام به شمارمی رود. این شركت از نظر گستردگی فضا در اطراف و اكناف ایران ریشه دوانده و حتی در روستاهای كشورمان نیز شاهد حضور فعال این بخش هستیم.اهداف اصلی این شركت، كسب ترافیك پستی و درآمد با ارائه خدمات پستی و خدمتگزاری به مردم جهت یاری دولت در راه آبادسازی شهرها و اصلاح امور كارهای مردم با كم كردن مراجعه به ادارات، جلوگیری از اتلاف وقت، اسراف، دوباره كاری و آلودگی محیط زیست... است. اما برای افزایش بهره وری و تجدید نظر در روش های انجام كار، چه می توان كرد؟ تأمین نیازهای مشتری و اعمال استراتژی بازاریابی به منظور دستیابی به اهداف شركت یكی از مهمترین و مؤثرترین كارهایی است كه مسؤولان این شركت می توانند برای كسب رضایت مشتری به كار بندند. ضمن آنكه متمركزشدن تلاش ها بر بهبود بهره وری به علاوه سرعت دادن به كارها برای دستیابی به عاملی كه برشمردیم، است. البته نكته قابل توجه مسؤولان باید این امر باشد كه ارائه خدمات این چنینی نباید صرفاً در مراكز استانها باشد و توجه به این عامل در تمامی مراكز پستی، امری قابل توجه برای كاركنان ادارات پست است. ضمن آنكه برای رسیدن به این منظور نیز استفاده از تمام ظرفیت های موجود نیروی انسانی امری لازم و بایسته است.
یكی دیگر ازمواردی كه می توان برای آن اهمیتی بسیار قائل شد؛ جایگزینی شیوه مكاتبه به جای مراجعه است. اما این امر مستلزم بررسی چگونگی جایگزینی ارتباط پستی به جای مراجعه حضوری مردم است. البته تاكنون نیز این مسأله بارها مورد بررسی، تحقیق و تفحص قرارگرفته است اما متأسفانه این تحقیقات هیچگاه ضمانت اجرایی نیافته اند.دلیل این امر، سیستم بیمارگونه نظام اداری است كه تحقیقات را در كتابخانه های تحقیقاتی بایگانی كرده و به دست فراموشی می سپارد.
مكاتبه به جای مراجعه
همانطور كه گفته شد، كارشناسان شركت پست برای طرح توسعه فرهنگ مكاتبه به جای مراجعه، اهداف و مزایایی مطرح كرده اند. مطابق آنچه آنان برشمرده اند؛ درصورت اشاعه فرهنگ پاسخگویی به پیام ها و سؤالات كتبی و تلفنی متقاضیان، می توان آثار این تحول را درتمام نقاط كشور و جامعه مشاهده كرد.
بزرگترین نمودهای این تحول در سطح معابر شهر و كاهش ترافیك و درپی آن آلودگی هوا است. ضمن آنكه همانطور كه هم اكنون نیز در ادارات و سازمان های مختلف شاهد هستیم، بسیاری از كارهای بین سازمانی را پیك های سازمان ها و شركت ها انجام می دهند كه در صورت فعالیت ادارات پست با ترتیبی كه برشمردیم، انتقال فعالیت های پستی از سازمان ها و مؤسسات به شبكه پستی كشور سپرده و بخش بزرگی از بوروكراسی اداری موجود برطرف می شود و در هزینه هایی كه ادارات بابت این كار می پردازند، تا حد زیادی صرفه جویی می شود و دست دلالان و كارگزاران ناسالم نیز از ادارات كوتاه می شود و روابط و اشتغالات سالم در این اماكن حاكم می شود. برای بررسی دقیق تر و بهتر موضوع به ذكر یك نمونه اشاره می شود.وزارت صنایع و معادن، براساس مبانی قانونی با اكثر دستگاههای دولتی ارتباطی تنگاتنگ دارد. مراجعاتی كه این وزارتخانه با دیگر دستگاهها به طور متقابل صورت می گیرد، مراجعات مربوط به صدور مجوزهای صنعتی موافقت اصولی، تأمین مواد اولیه، ماشین آلات و ارز واحدهای تولیدی است كه باید به آنها، مراجعات بخاطر كامل نبودن مدارك و نقص پرونده، رفع ابهام در رابطه با قوانین و متقاعدكردن مراجعان را نیز كه ناشی از آگاهی اندك مراجعان است، افزود.اكثر این مراجعات به دلایلی چون صدور مجوز ورود یا صدور كالا، صدور پروانه بهره برداری، تعیین ارزبری، صدور حواله تحویل ماشین آلات و صدور موافقت اصولی انجام می شوند كه هركدام از اینها خود مستلزم استعلام ها و ارتباطات بسیار دیگری با سایر بخش ها و نهادهای دولتی است.در بررسی ها و افكارسنجی هایی كه از كاركنان این وزارت خانه صورت گرفته، مشخص شده است، به اعتقاد ۶۰ درصد از مراجعان بسیاری از كارها را می توان بدون ارتباط حضوری مراجعان و یا حداقل مراجعه آنان انجام داد.
استفاده از پست در تشكیلات دولتی:
شناخت مسائل پستی و موارد قابل انجام توسط آن در تشكیلات دولتی، برای سازمانها و وزارتخانه ها و ارگانهای وابسته به دولت امری ضروری است، به نحوی كه می تواند به نوعی در همه زمینه های ارتباطی كه مطلوب سازمان های دولتی، مردم و شركت پست است، عمیق و مؤثر باشد.دراین خصوص پست امكان ابلاغ راهنمایی ها و دستورات دولتی به استانها و مقامات محلی و ساكنان كشور را فراهم می آورد.اما بهره گیری ناقص از سیستم پستی موجب نشده سازمانهای دولتی با مصرف هزینه های كلان خود پستچی باشند كه این امر ضایعات پنهانی مختلفی در زمینه های ارتباطی با اشخاص حقیقی و حقوقی درپی دارد.حال آنكه استفاده صحیح از امكانات پستی با حداكثر ظرفیت و نیز ایجاد الزام قانونی متقابل جهت سازمانهای دولتی و سیستم پستی می تواند منجر به حذف بسیاری از ارتباطات حضوری غیرضروری مراجعان به دستگاههای دولتی شده و اثر مطلوبی در سیستم حمل و نقل عمومی داشته باشد.
در این رابطه طرحهایی نیز ازسوی دولت ارائه شده كه از آن میان طرح خدمات مراسلات پستی براساس مصوبه شورای عالی اداری و نیز تبصره ۴۰ برنامه اول توسعه است كه مبنی بر مبادله بین سازمانهای دولتی و وابسته به دولت در سطح استان و شهرها است كه درصورت توسعه می تواند در ارتباط ارباب رجوع با سازمانهای دولتی نیز خدماتی را ارائه كند. البته قابل ذكر است در زمینه پستی كردن آن دسته از ارتباطات حضوری مردم كه با مكاتبات متقابل قابل انجام است، در بدو امر خود دستگاههای دولتی باید این الزام را جهت مجریان و مراجعان ایجاد نكرده و شرایط لازم را جهت اجرای طرح و همچنین ضمانت اجرای آن مهیاكنند تا بتوان از امكانات پست در این راستا بهره گرفت.
حمیدرضا یاسری كارشناس امور پستی

منبع : روزنامه ایران