به طراوت باران

توفان مغزی اصطلاحی است که هنگامی که، افراد برای هدف خاصی دور هم جمع می شوند، استفاده می شود. این واژه به زبانی ساده به معنای تشویق ابتکار است. قدر مسلم، جهت به حرکت درآوردن قوه خلاقیت به کارگیری چند فکر به مراتب مؤثرتر از یک فکر است. لذا افراد یک گروه در یک نشست به بحث و تفحص پرداخته و افکار خویش را بازگو کرده و پیرامون آن به گفت وگو می نشینند. این امر تا زمانی که تمامی افکار بیان شود ادامه داشته و قبول و یا رد پیشنهادها بعد از ارایه دلیل های کافی با رای گیری نهایی انجام می پذیرد.
عموماً بعد از هر نشست «توفان مغزی» ، یک دوره تفکر آغاز می شود و افراد در پی یافتن جواب شش سؤال «چه چیز، چرا، کجا، چگونه، چه زمان و چه کسی» برمی آیند. توفان اندیشه ها یا به بیان دیگر توفان فکری، یکی از روش های مؤثر حل مساله در گروه است.
این روش، افراد را قادر می سازد که موانع ذهنی را برطرف و در فاصله زمانی کوتاه نظریات بی شماری ارایه کنند، نرم افزار تخصصی Brainstorming Toolbox استفاده از تکنیک توفان مغزی را تسهیل می نماید.
موارد استفاده توفان مغزی یا بارش افکار
- قصد تعیین علل یا راه حل های احتمالی مسأله ای را داشته باشیم.
- تصمیم داشته باشیم گام های اجرایی یک طرح را تعیین کنیم.
- تصمیم به انتخاب مسأله ای گرفته ایم که باید در مورد آن، اقدامی عملی صورت پذیرد. (در شرایطی که باید طی یک مدت کوتاه، بیشتر نظریات جمع آوری شود، از این روش می توان استفاده کرد).
- قصد دریافت تمام عقاید را داشته باشیم.
* چگونه جلسه توفان مغزی را طراحی، برنامه ریزی و اداره کنیم؟
برای طراحی، برنامه ریزی و اداره موفق جلسه توفان اندیشه ها، رعایت این موارد ضروری است:
- جلسه توفان مغزی با انتخاب یک موضوع مشخص شروع می شود.
- برای اطمینان از شرکت تمام افراد، رهبر گروه از همه اعضا به نوبت نظرخواهی می کند.
- به کسی اجازه خرده گیری و سرزنش کردن داده نمی شود.
- چنانچه نظریات افراد به پایان رسید، سؤالاتی مانند چه کسی، چه، چه وقت، کجا، چرا و چگونه برای به جریان افتادن دوباره گفت وگو مطرح می شود.
- نظرات باید به دقت روی یک نمودار جریان یا تخته نوشته یا یادداشت شود تا همه به آن توجه داشته باشند.
- اعضا باید نظریات مختلف را جدا کرده، چند نظر کلیدی را انتخاب کنند و به تفصیل مورد گفت وگو قرار دهند و آنها را به ترتیب اهمیت، یادداشت کنند. موارد یادداشت شده برای استفاده در جلسات آینده نگهداری شود.
- سپس اعضاء یک یا دو نظر را برای بررسی عمیق انتخاب می کنند.
- توفان مغزی ممکن است مقدم یا به دنبال و یا همزمان با استفاده از سایر ابزارها و تکنیک های بهبود مورد استفاده قرار گیرد.
* در مراحل اولیه توفان مغزی، رهبر باید مسائل زیر را پیش بینی کند:
- عضوی که نظریات را روی تخته یا کاغذ می نویسد، به قدری آهسته این کار را انجام دهد که برخی از اظهار نظرهای مهم را از قلم بیندازد؛ برای جلوگیری از این کار، رئیس جلسه باید نظارت جدی بنماید.
- برخی از اعضاء نمی توانند در مقابل جمع صحبت کنند (در گروه های بیش از ۷ نفر).
- اعضاء می خواهند در همان لحظه ای که نظریات اظهار می شود در مورد آن گفت وگو کنند، به جای این که بگذارند در موقع مناسب این کار صورت گیرد.
- معطوف شدن نظریات روی اشخاص به جای فرایندها.
- انتقاد کردن در حین بیان نظریات.
- اعضاء در مورد چند نظر با هم گفت وگو کنند، به جای این که در مورد نظریات به طور مجزا صحبت کنند.
- پیشنهادهای ارایه شده به جای این که در زمینه موضوع اصلی باشد، به موارد جزئی مربوط می شود.
- قبل از این که مسأله به طور کامل درک شود، اعضاء ناگهان به نتایجی می رسند و گمان می کنند به راه حل هایی دست یافته اند.
- عضوی ممکن است تمایل داشته باشد که بر اعضاء دیگر مسلط گردد.
- رهبر قادر به حفظ نظم نیست به طوری که اعضاء نمی توانند به نوبت صحبت کنند.
رهبر جلسه باید برای غلبه بر این مشکلات آموزش ببیند.
* چگونه نظریات را در معرض تکوین قرار دهیم؟
جلسه توفان مغزی یک نشست کوتاه مدت است که هدف آن صرفاً جمع آوری نظریات متعدد است. پس از اتمام جلسه با توجه به ضرورت و سرعت برخورد با مسأله، نظریات ثبت شده به مدت معینی (چند ساعت تا چند روز) در معرض دید مجدد افراد گروه قرار داده می شوند. این عمل با نصب نظریات مذکور در محل کار یا محل قرارداد آنها انجام پذیر است. افراد گروه می توانند نظریات دیگری را که در فکر آنها پدید می آید، در فاصله زمانی تعیین شده در زیر نظریات ثبت شده بنویسند.
* بررسی نظریات ارایه شده در جلسه توفان مغزی چگونه انجام می شود؟
بررسی و تحلیل نظریات مذکور در جلسه دیگری صورت می گیرد. به این منظور رهبر گروه افراد را به جلسه دیگری دعوت و در آنجا نظریات نقد و بررسی می شوند و کاراترین آنها برای رفع مشکل انتخاب خواهد شد.
فاصله بین دو جلسه بستگی به اهمیت موضوع و سرعت برخورد با آن دارد و می تواند از چند ساعت تا چند روز متفاوت باشد.
جمع بندی
توفان مغزی فرایندی برای تولید نظریات، پیشنهادها و ایده های جدید در شرایط آزاد است. افراد بدون هیچ مانعی مجاز هستند ایده ها و راه حل های خود را آزادانه مطرح کنند. تمام نظرات و پیشنهادها مورد توجه قرار می گیرد و هیچکس مجاز به انتقاد نمودن نیست. در پایان جلسه، بررسی نظریات و جمع بندی صورت می گیرد و بهترین پیشنهاد و راه حل انتخاب می شود. علاقه مندان به مبحث توفان مغزی به سایت www.Brainstprming.co.uk مراجعه کنند.
مهندس صدر الله البرزی

منبع : روزنامه همشهری