مزایای بهره گیری از روش رایانه ای و اتوماسیون مکاتبات اداری

پیاده سازی سیستم جامع دبیرخانه اتوماسیون در سازمانهای اداری از جمله صنعت برق كشور، سبب تسریع در نامه نگاری و انجام امور اداری می شود.سیستم جامع دبیرخانه متمركز در مقایسه با سیستم‌های سنتی بسیار كارآمدتر و مفیدتر است.
در مقاله زیر كه به قلم بهرام كریمیان مدیر خدمات عمومی شركت توزیع برق استان اصفهان تدوین شده است، ویژگی های سیستم جامع دبیرخانه اتوماسیون و مقایسه آن با روش سنتی مورد بحث و بررسی قرار گرفته است.
ثبت مكاتبات، ارسال مراسلات و نامه رسانی از دیرباز پایه‌های اولیه علوم اداری بوده است. دفترداری و منشی گری هنری است كه در گذشته به بعضی مورخان اختصاص داشت و امروز می‌توان گفت كه دبیرخخانه قلب واحدهای اداری است.
بدیهی است كه ارتباطات در قرن حاضر نقش روزافزونی یافته و كاربرد آن در ادارات و موسسات خصوصی و دولتی راهگشای مسائل بسیاری است. تماسهای تلفنی، ارسال فاكس یا دورنویس، تلگرام و ارتباطات شبكه‌های كامپیوتری همه و همه از این راه امكان پذیر شده است. آموزش و استفاده صحیح از امكانات ارتباطی و پاسخگوئی و ایجاد رضایت مردمی به وسیله ارتباطات مباحث دیگری است كه در این مقاله به آن اشاره شده است.
سیستم جامع دبیرخانه از دیرباز ساختار سازمانی اداره ها بوده و اكنون نیز یكی از اركان اصلی شركتها، ادارات و سازمانها است.
تاكنون از سالهای گذشته سیستم سنتی دبیرخانه به شكل ملموس و به تدریج تغییراتی را شاهد بوده است. در سیستم سنتی در دبیرخانه امكانات و عملیات بیشتر به صورت دستی و تجهیزات در حد ساده و معمولی بود. اما امروزه با پیشرفت علم و صنعت و همچنین پیشرفت علوم رایانه ای و اینترنت و در پی آن سیستم دبیرخانه
نیز از آنها تاثیر گرفته و در حال پیشرفت است. بدین صورت كه در سیستم پیشرفته عملیات دبیرخانه به صورت كامپیوتری و پیشرفته انجام می گیرد.
●سیستم سنتی عملیاتی دبیرخانه
در سیستم دبیرخانه سنتی عملیات ثبت نامه‌ها به شرح زیر انجام می‌شود.
▪ثبت نامه‌های وارده: نامه‌های وارده یا نامه‌های دریافتی و ثبت نامه‌های صادره به صورت دستی یا از طریق پست، ارباب رجوع یا پیك‌های مربوطه تحویل دبیرخانه شده و در دفتر اندیكاتور یا اندیكس ثبت می‌شود. به این صورت كه شماره و تاریخ نامه همچنین موضوع در دفتر اندیكاتور نوشته شده و شماره دفتر به این نامه تعلق می‌گیرد و سپس نامه را به صورت دستی در كارتابلهای مدیران مربوطه گذاشته و آنان پس از رویت و خواندن نامه آن را دستی ارجاع داده و پس از كپی گرفتن با دفاتر ارسال مراسلات تحویل دفاتر و مسوولان آنها شده و رسید گرفته می شود.
▪نامه‌های صادره: نامه‌های صادره ابتدا به صورت پیش‌نویس تهیه و به قسمت تایپ كه به صورت دستی یا كامپیوتری است داده شده تا تایپ شود. پس از آن و امضاء مسئولان ذیربط نامه در دفتر اندیكاتور ثبت شده و شماره ای به این نامه اختصاص می‌یابد. این قسمت از ثبت را نامه‌های ارسالی تشكیل می‌دهند كه نامه بعد از شماره شدن در دفتر به صورت پاكت تحویل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال می‌شود. برای داشتن سابقه‌ای از نامه‌ها حتماَ یك نسخه كپی باید در بایگانی دبیرخانه نگهداشته شود.
▪سیستم‌رایانه‌ای و پیشرفته: اتوماسیون اداری دبیرخانه نرم‌افزار رایانه‌ای است كه از آن برای ارسال مراسلات به صورت غیرفیزیكی و سیستمی استفاده شده و در برنامه كار دبیرخانه‌ها گنجانده شده است. مزیت این نرم افزار نسبت به سیستم دستی این است كه عملیات ثبت نامه‌ها را به صورت نرم افزاری و سیستمی انجام می دهد. یعنی دیگر نامه‌ها در دفاتر فیزیكی وارد نشده و روال كار دبیرخانه در سیستم رایانه ثبت و ضبط می شود.
▪سیستم جامع دبیرخانه اتوماسیون
سیستم‌وارده:نامه‌های‌ارسالی‌به شركت در سیستم وارده ثبت می شوند بدین صورت كه شماره نامه تاریخ نامه، موضوع و عطف و یا شماره نامه پیرو در سیستم ثبت شده و سپس ذخیره می‌شوند متن نامه توسط اسكنر اسكن شده و در سیستم ضبط می شود بعد از انجام این عملیات نامه با متن كامل چه یك صفحه و یا بیشتر در سیستم ثبت شده و توسط كاربر به عنوان مورد نظر (مثلاَ مدیریت عامل) ارسال می‌شود. در همان زمان مدیریت عامل نامه را در كارتابل كامپیوتری خود باز كرده و نامه را می خواند و پس از خواندن،‌نامه را به امور ذیربط ارجاع می‌دهد. این عمل از ارسال فیزیكی نامه به دفاتر و یا مدیران شركت جلوگیری كرده و با سرعت عمل بیشتری می‌توان نامه ها را ارجاع و اقدامات لازم روی آنها انجام گیرد. سپس فیزیك نامه در دبیرخانه بایگانی می‌شود. عملیات انجام شده در سیستم وارده همچنین به سرعت دسترسی به اطلاعات نامه توسط كاربر، برای سهولت در پیدا كردن نامه برای ارباب رجوع كمك زیادی می كند. ارباب رجوع با در دست داشتن شماره ثبت نامه دیگر نیازی به جستجو در راهروها و اتاقها را نداشته و با مراجعه به دبیرخانه كل گردش نامه و آخرین ارجاع نامه برای او مشخص و حتی دستورات روی سیستم مشخص است.
▪سیستم صادره: نامه‌های خروجی شركت از ابتدای مرحله تایپ در سیستم اتوماسیون تایپ می شود به شخص امضاء كننده (مدیر عامل و یا مدیر امور) ارجاع می شود و به سرعت امضاء شده و به صورت خودكار به كارتابل دبیرخانه ارسال می شود. پرینت نهایی نامه در دبیرخانه گرفته شده و پس از امضاء فیزیكی روی اصل نامه، نامه از طریق دبیرخانه پست و یا به محل مورد نظر ارسال می شود.
●بایگانی
بایگانی به صورت سنتی: دانشمندان علوم اداری بایگانی را همچون حافظه یك سازمان و در مقیاس كلان به صورت تاریخ یك ملت می نگرند. یعنی اداره، سازمان و كشوری كه دارای بایگانی منظم بوده است، از هویت مشخص برخوردار است. به این ترتیب اهمیت بایگانی صحیح برای همگان روشن است.
▪متخصصان علوم اداری بایگانی را در سه بخش زیر مورد بررسی قرار داده‌اند:
▪بایگانی متمركز: در این بخش تمام واحدها و ادارات و دوایر یك سازمان مكاتبات و مراسلات خود را پس از اقدامات انجام شده به واحد و افراد خاصی به نام بایگان و بایگانی تحویل می دهند و اداره یا دایره ای مشخص مسوولیت حفظ اسناد و مدارك را برعهده دارد. در این روش دوباره كاری و بایگانی تكراری وجود ندارد. تنها اشكالی كه در این روش دیده می شود این است كه پرونده در بین راه (فاصله ای كه بایگان به كارمند مربوطه پرونده را تحویل می‌دهد ممكن است مفقود شود یا اوراق آن ریخته و كم و زیاد شود یا ممكن است مراجعه كننده اطلاعات پرونده را دستكاری كند. (البته با توجه به پشت شماره كردن اوراق و ثبت آن بر روی فرم مخصوص، تعداد اوراق مشخص و بنابراین كم و زیاد شدن آن منتفی است.) از سوی دیگر بایگانی متمركز باید در مكانی ایجاد شود كه از نور مناسب برخوردار بوده و فاقد هرگونه رطوبت باشد.
▪بایگانی‌پراكنده‌(غیرمتمركز): در این روش هر كارمند یا واحد مدارك و اسناد مربوط به خود را در فایل یا قفسهای جدا نگهداری می‌كند. اشكال این روش این است كه مدارك مربوط به یك موضوع چند بار در واحدهای مختلف بایگانی می شود و ممكن است دوباره كاریهای بسیاری به وجود آید. به طور مثال در واحدی درباره موضوعی خاص قراردادی منعقد می‌شود و در واحد دیگر مكاتبات متضادی درمورد آن انجام می‌گیرد و احتمال حجیم‌شدن پرونده و تضاد عملیات در اینگونه بایگانی دیده می‌شود.
▪بایگانی مركب: در این روش بایگان در سیستمی واحد و مدیریت متمركز مدارك و اسناد یك سازمان را نگهداری می كند. اما هر بخش با نظارت مدیریت مركزی در اختیار كاركنان مربوطه است. شیوه فوق به دو قسمت تقسیم می شود:
۱- بایگانی متمركز مركب: در این شیوه محل بایگانی مكانی است با استانداردهای مربوط به بایگانی متمركز اما پرونده های هر بخش و اطلاعات مربوط به آن به طور جداگانه بایگانی شده است و كاركنان آن نیز با پرونده ها و محل آن آشنا هستند.
۲- بایگانی پراكنده با مدیریت متمركز: در این شیوه مدارك هر بخش در اداره یا اتاق كاركنان مربوطه نگهداری می شود اما نظارت و مدیریت واحدی به طور روزانه یا هفتگی پرونده های مربوطه را كنترل و سازمان دهی خاصی بر آن نظارت دارد.
با توجه به مباحث فوق به نظر می رسد، برای شركتهائی مانند شركت توزیع برق استان و واحدهای تابعه، بایگانی با تركیب پراكنده با مدیریت متمركز بهترین شیوه است. در این روش سرعت كار بسیار زیاد و مدارك همواره در اختیار واحدهای ذیربط است. به طور مثال مدارك مربوط به بهره برداری در اختیار واحد بهره‌برداری است و مدارك مربوط به تعمیرات نیز در اختیار همان واحد است و قراردادهایی كه واحد خدمات مشتركان منعقد كرد نیز در آن واحد نگهداری می‌شود. اما فرد یا سیستم خاصی باید بر مجموعه مذكور نظارت دائمی داشته و روشهای یكنواختی را برای همه مدارك یادشده اعمال كند تا اولاَ از دوباره كاریهای احتمالی اجتناب شده و ثانیاَ مدارك و اسناد كه پایه های حقوقی یك سازمان را استحكام می بخشد به شیوه مطمئنی حفاظت شوند و هر زمان بتوان به سهولت به پرونده مورد نظر دست یافت.
●شیوه های بایگانی
موضوعی – الفبائی: مانند روشی كه كتابداران كتابخانه‌ها را اداره می‌كنند.
▪روش كدبندی: در این روش بایگانی، مكاتبات و پرونده ها براساس كد و شماره بایگانی می شود. به طور مثال پرونده ۳۴ به مسائل پرسنلی، پرونده ۵۱ به قراردادهای مشتركان و پرونده ۸۹ به مسائل متفرقه اختصاص می یابد. در روش كدبندی پرونده ها اگرچه در فضای بدون محافظ نیز بایگانی شده باشد، افراد به سهولت می‌توانند بدان دست یابند.
ج- روش سلیقه ای: در این روش هر كسی با سلیقه خود مكاتبات را بایگانی می‌كند و مسلماَ تنها خود او است كه به سهولت به نامه‌ها دست پیدا می كند.
د- روش بایگانی براساس واحدها: روشی كه بعضی واحدها بدان روش عمل می كنند، روش بایگانی براساس واحدهاست. به طور مثال مكاتبات عملیات در پرونده های خاص و مكاتبات مربوط به تعمیرات در پوشه دیگری بایگانی می شود. اصولاَ اگر روش كدبندی در شركت جا بیفتد، اولاَ سیستم یكنواختی در بایگانی اعمال می شود و ثانیاَ بایگانی‌های موجود برای مكانیزه شدن آماده خواهد شد.
●بایگانی‌پیشرفته‌و سیستمی:
در سیستم كامپیوتری بایگانی‌ها هم به صورت غیر فیزیكی انجام می‌شود یعنی در این برنامه بایگانی ها را تعریف كرده و به صورت جداگانه نامه‌ها را در شاخه های اصلی و فرعی در برنامه دبیرخانه بایگانی می شود زیرا قبلاَ نامه ها به صورت تصویر اسكن شده در سیستم موجود است. بنابراین هر نامه را ما با تصویر – گردش ارجاعات و عملیات انجام شده بر روی آن نامه را در بایگانی خود جای داده می شود و برای دستیابی به طور سریع با جستجوی یك شماره و تاریخ می توان به نامه درخواستی رسید و سپس نامه را باز كرد و دید. این سیستم بایگانی از اتلاف وقت دفاتر برای بایگانی فیزیكی نامه ها جلوگیری كرده و سهولت دسترسی به آن را بهتر و بیشتر می كند.
●مزایا و معایب سیستم اتوماسیون اداری
مزیت‌ها: اصلی‌ترین مزیت سیستم جامع اتوماسیون اداری سرعت بسیار بالای ارسال اطلاعات و ارجاع نامه و سهولت دسترسی به اطلاعات و انجام گردشی نامه‌ها است. جلوگیری از اتلاف وقت مشتركان و مشتریان و ارباب رجوع و پرسنل مزیت دیگر این سیستم است اما در سیستم اتوماسیون با دادن یك شماره ثبت از دبیرخانه به نامه اسكن شده دسترسی به گردش و ارجاعات در زمان یك تا ۲ دقیقه انجام می شود.
از مزیت‌های دیگر جلوگیری از مفقودشدن نامه فیزیكی در سیستم دستی است با توجه به اینكه در این روش نامه ها دیگر به صورت فیزیكی ارجاع نمی شود اصل نامه ها در بایگانی دبیرخانه می ماند همچنین مزیت مهم سیستم این است كه كاغذ كمتر در بین دفاتر وامور مختلف رد و بدل می شود و تمام كاربران كارتابل خود را از طریق سیستم ارجاع داده و دیگر كاغذی ارجاع نمی شود.
عیوب سیستم: عیب قابل ملاحظه ای در سیستم نمی توان مشاهده كرد. فقط حجم بالای كار در دبیرخانه وجود خواهد داشت.