برنامه ریزی توسعه فردی

برنامه توسعه فردی یك برنامه زمان‌بندی شده مكتوب برای برآورده شدن نیازهای حرفه ای افراد در جهت رشد و توسعه آنهاست. در این برنامه سعی می گردد تا كاركنان با توجه به توانائیها و قابلیتهای خود، در راستای اهداف سازمان و شغل خویش توسعه یابند و بین نیازهای توسعه فردی و وظایف شغلی خویش ارتباطی پویا برقرار كنند. برنامه ریزی توسعه فردی به عنوان یك «ابزار كاربردی» باعث رشد و ارتقای دانش و مهارت كاركنان ازطریق مشاركت فعال سرپرستان و مدیران می شود كه مهمترین ویژگی آن تعامل دو سویه كاركنان و سرپرستان (مدیران) است. در این مقاله مفاهیم مربوط به برنامه توسعه فردی (ضرورت، تعریف، اهداف و مزایا)اشاره می شود و در ادامه فرایند ۶ مرحله ای از برنامه توسعه فردی (شناسایی اولویتهای عملكرد، تعیین ارزیابی نیازهای مهارتی و اهداف توسعه ای، شناسایی گزینه های توسعه و انتخاب فعالیتها، در میان گذاشتن اهداف توسعه با سرپرستان و بحث با آنها پیرامون اهداف توسعه ، اجرا ونظارت بر پیشرفت فرایند)، به تفصیل تشریح می گردد.
انسان، محور بهره وری است، وكلیه سازمانها با هرنوع ماموریتی كه دارند باید بیشترین سرمایه، وقت وبرنامه رابه پرورش انسانها از ابعاد مختلف اختصاص دهند. به گونه ای كه انسان سازمانی، در ابعاد مختلف آمادگی ایجاد پرورش و كاربردی كردن بهروری فردی گروهی و سازمانی را دارا باشد.
توسعه منابع انسانی در سازمانها به نوعی تعهد و انتظار متقابل و وظیفه دو سویه بین فرد و سازمان مبدل شده است. در چهارچوب این تعهد و انتظار متقابل، كاركنان باید ضمن نشان دادن التزام عملی به انجام وظایفی در راستای اهداف سازمانی، و همچنین رفتار در چهارچوب نظامنامه آن، حقوق متقابلی را نیز برای خود تعریف كنند. از اهم این حقوق می توان به بهره مندی از فرصت توسعهٔ مستمر دانش و مهارت كاری و تكامل جنبه های مختلف شخصیتی كاركنان اشاره كرد. از سوی دیگر سازمان نیز در چهارچوب انتظارات به حق خود از كاركنان می خواهد كه با نهایت تلاش و تعهد در راستای تحقق اهداف سازمان گام بردارند(ابیلی، ۱۳۸۲).
امروز اغلب سازمانها و افراد موجود در آن با عـــدم اطمینان و تغییرات محیطی مواجه می شوند. بعضی عوامل تأثیر گذار بر سازمانها شامل تقاضا برای كیفیت بیشتر، رشد جهانی شدن اقتصاد و رقابت و افزایش سطوح فناوری است. در چنین وضعیتی سازمانها باید یاد بگیرند كه چگونه انرژی های خلاق افراد را آزاد سازند و همچنین آنها باید یاد بگیرند كه چگونه به افراد مختلف سازمان احترام بگذارند، تا آنها قادر باشند كه عملكرد موفقی در سازمان داشته باشند و بتوانند با همدیگر در راستای اهداف مشترك كار كنند و بتوانند بر مشكلات سازمانی فائق آیند . (Nixon,۱۹۹۴)
تفكر سنتی مدیریت در عبارت «من مدیر هستم و این افراد برای من كار می كنند» خلاصه می شد. در این نوع تفكر، جهت دهی و كنترل با اقتدار كامل از طرف سازمان اعمال می شد. در این شیوه اعضای تیم از جهت دهی تعیین شده از طرف مدیران پیروی می كردند و از آزادی عمل كمتری برخوردار بودند و از آنهاخواسته نمی شد كه برای گستردگی كارهای روزانه خود فكر كنند. مدیران برای اعضای تیم برنامه ریزی می كردند و تیم ها وابسته به مدیران بودند.
در مقابل این تفكر پارادایم دیگری مطرح شد. این تفكر می تواند در عبارت (من مدیر هستم و برای این افراد كاری می كنم) خلاصه شود. زیر بنای این نوع تفكر این است كه تیم و اعضای آن از شایستگی لازم برای سازماندهی كار خود برخوردار هستند. حركت از پارادایم وابستگی به سوی پارادیم توانمند سازی كار ساده ای نیست و آن مستلزم تغییر در طرز تفكر ادراكات و مهارتی مدیران دارد(Wilson, ۱۹۹۶).
«برنامه ریزی توسعهٔ فردی» ابزاری است كه ازطریق آن كاركنان مجهز به مهارتهای چند بعدی درزمینه شغلی، تخصصی، فكری، تحصیلی وخانوادگی مجهز می گردند كه باعث تحقق هدف توسعهٔ منابع انسانی می شود.
● تعریف برنامه ریزی توسعه فردی
«برنامه ریزی توسعه فردی» سند توافق شده ای بین كاركنان و مدیران سازمان است، كه در آن اهداف و برنامه ریزیهای سالانه با محوریت توسعه فردی كاركنان مشخص شده است. در برنامه ریزی توسعه فردی همكاری مؤثری بین كاركنان و مدیران صورت می پذیرد تا در آن «نیازهای آموزشی و رشد كاركنان» به منظور ارتقا شایستگی های و مهارتهای فردی مشخص گردد ( ۲۰۰۲ (Auckland University of Technology,. در این برنامه سعی می گردد تا كـــاركنان با توجه به توانائی ها و قابلیت های خود؛ در راستای اهداف سازمان و شغل خویش توسعه یابند و بین نیازهای توسعه فردی و وظایف شغلی خویش ارتباطی پویا برقرار كنند.
یك برنامه توسعه فردی یك برنامه زمان بندی شده مكتوب برای رسیدن به اهداف توسعه ای همسو با برنامه استراتژیك و عملی سازمان می باشد(U.S. Department of Energy, ۱۹۹۹).
● اهداف برنامه ریزی توسعه فردی
ازجمله مهمترین اهداف برنامه ریزی توسعه فردی كاركنان می توان به موارد زیر را برشمرد:
-۱شناسایی نیازهای توسعه كاركنان به وسیله مقایسه مهارتها و توانمندیهای كاركنان با نیازهای شغلی؛
-۲شناسایی فرصتهای مسیر شغلی و انتخاب بهترین گزینه آن برای هر فرد؛
-۳اجرای یك نظام توسعه فردی و تخصصی برای هر یك از كاركنان.
● مزایای برنامه ریزی توسعه فردی
برنامه ریزی توسعه فردی به عنوان یك «ابزار كاربردی» باعث رشد و ارتقای دانش و مهارت كاركنان ازطریق مشاركت فعال سرپرستان و مدیران می گردد كه مهمترین ویژگی آن تعامل دو سویه كاركنان و سرپرستان (مدیران) است. برنامه ریزی توسعه فردی ابزاری است كه طی آن سرپرستان با كاركنان برای توافق بر اهداف و نیازهای توسعه ای با یكدیگر ارتباط برقرار می كنند و با علایق كاركنان آشنا می شوند.برنامه ریزی توسعه فردی قسمتی از چرخه برنامه ریزی كل سازمان است. همان طور كه می دانیم برنامه استراتژیك سازمان بر اهداف بلند مدت تمر كز دارد و برنامه عملی در راستای برنامه استراتژیك سازمان تضمین دهنده محقق شدن اهداف استراتژیك است. مدیران و سرپرستان مسولیت اجرای برنامه های عملی را بر عهده دارند. بنابراین، كارها باید با اولویتهای مشخص شده از سوی سرپرستان برای انجام برنامه عملی، همسو باشدو سرپرستان باید مطمئن باشند كه كاركنان از دانش، مهارت و توانایی لازم برای دستیابی به اهداف تعیین شده برخوردارهستند. در این راستا طراحی و اجرای یك برنامه توسعه فردی و ارزیابی مهارتهای كاركنان نقش مهمی در انجام برنامه های عملی سازمان و در نهایت تحقق اهداف استراتژیك سازمان دارد.
نقش شناخت كاركنان از خود در فرایند برنامه ریزی توسعه فردی: خود ارزیابی در فرایند برنامه ریزی توسعه فردی، نقش مهمی دارد.اهداف توسعه ای برگرفته از نیازهای سازمانی و مهارتی كاركنان، به كمــك شناخت كاركنان از خود به دست می آید(US Department of Energy nd).
در فرایند شناخت از خود، هریك از كاركنان با شناسایی نقاط قوت و ضعف خود، سعی می كنند كه درك بهتری از خود به دست آورند و موارد غیر مرتبط را شناسایی می كنند(U.S Department of commerce nd).
در فرایند شناخت از خود هریك از كاركنان با پرسشهای " من كجاهستم؟، كجا می خواهم باشم؟ و چگونه می خواهم به مكان مورد نظر خود برسم؟" می توانند نقاط قوت خود را ارزیابی ونقاط قابل بهبود خود را شناسایی كنند.
من كجاهستم؟: ارزشهای من چیست؟، چگونه من از كار خود راضی می شوم، چونه كارم نیازهایم را برآورده می سازد، در صورت تمایل به ایجاد تغییر، چگونه می توانم آن را ایجاد كنم، من دوست دارم چه شخصیتی داشته باشم.
كجا می خواهم باشم؟:آیا من می خواهم به یك سازمان جدید منتقل شوم، آیا می خواهم كارم را غنی كنم، آیا می خواهم مهارتهای خود را توسعه دهم؟.
چگونه می خواهم به مقصد مورد نظر خود برسم؟: چه دانش و مهارتی را من دارا هستم، نقاط قوتم در انجام كارهای جاری و آینده ام چیست، موانع احتمالی عدم تحقق اهدافم چیست، من چگــونه می توانم بر موانع غلبه كنم؟
(U.S Department of Defense nd).
● فرایند برنامه ریزی توسعه فردی
برنامه ریزی توسعه فردی از یك تعامل دو جانبه بین كاركنان و سرپرستان شكل می گیرد.هر یك از كاركنان برای توسعه فردی خود مسئول هستند و بعد از طراحی آن درباره محتوای آن با سرپرست خود توافق می كنند.در منابع مختلف مراحلی برای برنامه ریزی توسعه فردی در نظر گرفته شده است.ولی فرایند استانداردی برای آن وجود ندارد.یكی از جامع ترین مراحل ارایه شده مراحل ششگانه برنامه ریزی توسعه فردی از نظر وزارت انرژی ایالات متحده است كه عبارتند از:
گام اول: شناسایی اولویتهای عملكرد؛
گام دوم:تعیین ارزیابی نیازهای مهارتی و اهداف توسعه ای؛
گام سوم: شناسایی گزینه های توسعه و انتخاب فعالیتها؛
گام چهارم: در میان گذاشتن اهداف توسعه با سرپرستان و بحث با آنها پیرامون اهداف توسعه؛
گام پنجم: اجرا؛
گام ششم: نظارت بر پیشرفت فرایند (شكل ۱).
▪ مرحله اول: شناسایی اولویتهای عملكرد: اولویتهای عملكرد ، وظایف و برنامه هایی هستند كه باید برای رسیدن به برنامه های عملی تكمیل گردند.اولویتهای عملكرد عوامل موفقیت را تعیین می كنند و معیاری برای سهم هریك از كاركنان در اهداف سازمان هستند. اولویتهای عملكرد اهداف شغلی و فعالیتهای مورد انتظار از كاركنان هستند و باید نشات گرفته از برنامه های استراتژیك سازمان ، برنامه های عملی و نیازهای عملیاتی روزانه باشند.برای اطمینان از واقعی بودن اولویتهای عملكرد، سرپرستان و كاركنان باید سه اولویت عملكرد مورد انتظار برای ۱۲ ماه آینده را شناسایی كنند.
نمونه هایی از اولویتهای عملكرد كاركنان به شرح زیر است:
اجرای كنترل های ایمنی رایانه؛
فراهم كردن ایمنی و آموزش سلامتی؛
فراهم كردن اطلاعات و آموزش برای كاربران كارتهای اعتباری؛
اجرای فعالیتهای كارمند یابی برای بخشهای مختلف؛
تنظیم برنامه های مدیر كل برای یك منشی.
مرحله دوم: ارزیابی نیازهای مهارتی و تعیین اهداف توسعه ای: از زمانی كه اولویتهای عملكرد تعیین می شوند، ارزیابی نیازهای مهارتی آغاز می شود. ارزیابی نیازهای مهارتی، فرایند شناسایی آن دسته از شایستگیهای كاركنان است، كه باید به منظور دستیابی به اولویتهای عملكرد دارا باشند.این شایستگیها شامل دانش، مهارت و توانایی است.در این مرحله، شغل، استانداردهای انجام شغل، شرح شغلی و ارزیابی عملكرد مورد توجه قرار می گیرد.منظور از دانش، اشراف كامل بر یك موضوع است.منظور از مهارت شایستگیهای فیزیكی برای انجام كار است و منظور از توانایی ، پتانسیل های استفاده از دانش و مهارت در مواقع لزوم است. اهداف توسعه ای فعالیتها و بیاناتی هستند كه شایستگیهای مورد توجه در برنامه ریزی توسعه فردی را طرح ریزی می كند.(U.S Department of Energy,۱۹۹۹).
یك هدف توسعه، بیانی از یك پیامد مطلوب یا انجام و اجرای آن است كه مشخص ، قابل مشاهده و واقعی است. بر اساس اطلاعاتی كه كاركنان از شناخت از خود و مرحله اول جمع آوری كرده اند، اهداف توسعه ای خود را طی یك سال آینده مشخص می كنند.در آماده كردن اهداف توسعه ای باید توجه شود كه اهداف، قابل دسترسی باشد. اهداف توسعه ای با طرح پرسشهای سوالات زیر مشخص می شود:
آنچه كه من می خواهم انجام دهم و شایستگیهایی كه می خواهم در طول سه سال آینده به دست آورم، چیست؟
چه عاملی ممكن است مانع از انجام به موقع كارهایم شود؟
چگونه می توانم بر این موانع غلبه كنم؟
مثال زیر نمونه ای از تعیین اهداف توسعه بر مبنای اولویتهای عملكرد و ارزیابی نیازهای مهارتی است:
اولویت عملكرد یك منشی به شرح زیر است:
"نگهداری و تنظیم برنامه های مدیر كل"
ارزیابی نیازهای مهارتی نشان می دهد كه منشی به شایستگیهای زیر نیازدارد:
دانش سیستم تقویم رایانه ای؛
توانایی برای انجام مهارتهای رایانه ای چند گانه.
بر اساس ارزیابی نیازهای مهارتی، یك فعالیت توسعه ای ممكن است به شرح زیر باشد: توسعه عمیق دانش سیستم تقویم.▪ مرحله سوم: بررسی گزینه های توسعه و انتخاب فعالیتها: فعالیتهای توسعه ای می تواند شامل موارد زیر باشد:
● آموزش ضمن خدمت: آموزشهایی كه در محیط كار برگزار می شود؛
● آموزش كلاسی: یادگیری ساختاریافته كه در محیط كلاسی اتفاق می افتد؛
● روش : در این نوع آموزش، كاركنان كار یك فرد متخصص را مشاهده می كنند و آن مهارتها را را به وسیله بازخورد و ارزیابی فرا می گیرند؛
آموزشهای مبتنی بر رایانه: آموزشهایی هستند كه با استفاده از رایانه های شخصی انجام می گیرد.این آموزشها نقش كلیدی در كم كردن شكاف مهارتی و بهبود عملكرد كاری ایفا می كند و اجازه استفاده اثربخش از زمان را به كاركنان می دهد.این آموزشها می تواند از طریق سی دی های آموزشی یا وب سایت صورت بگیرد؛
● دوره های خود یادگیری: در این روش زمان یادگیری توسط خود یادگیرنده تعیین می شود.این روش زمانی مناسب است كه مواد آموزشی در دسترس و نیازها و پیش زمینه های افراد متفاوت باشد.همچنین این نوع آموزش زمانی مفید است كه نتوان همه افراد نیازمند به آموزش را در یكجا و در یك زمان مشخص، جمع كرد؛
● تكالیف چرخشی: در این نوع آموزش. فرد به طور موقت به كار ویژه مشغول می شود و بدین صورت فرصتی برای یادگیری و توسعه مهارت خاص مورد نیاز برای فرد ایجاد می شود(Department of Defense nd)؛
جلسات بحث با متخصصان:جلسات پرسش و پاسخ با افراد متخصص در یك موضوع با هدف یادگیری وظایف مشخص.
سه معیار می تواند در انتخاب بهترین فعالیت تعیین كننده باشد:
آیا فعالیت مورد نظر به برآورده شدن اهداف توسعه كمك می كند؟
هزینه های مستقیم و غیر مستقیم هر فعالیت چیست؟
آیا فعالیت توسعه ای به آسانی در دسترس است؟
▪ مرحله چهارم: بحث با سرپرستان پیرامون اهداف توسعه: نقش سرپرستان و مدیران در فرایند تدوین برنامه ریزی توسعه فردی به عنوان یك «مربی و هدایت كننده» است. سرپرستان و مدیران امكانات و تسهیلات لازم را برای افزایش دانش و مهارت و توسعه جنبه های مختلف كاركنان جهت دستیابی به اهداف توسعه فراهم می كنند.
بعد از مشخص كردن اهداف توسعه توسط كاركنان،هر یك از آنها برای بحث با سرپرست خود پیرامون برنامه توسعه فردی خود آماده می شوند.بحث بین كاركنان و سرپرست باید شفاف و دوستانه باشد.این جلسه زمانی صورت می گیرد كه كاركنان، اولویتهای عملكرد خود را مشخص كرده و ارزیابی از نیاز های مهارتی به عمل آورده باشند و اهداف و فعالیتهای توسعه را انتخاب كرده باشند.در این جلسه فعالیتهای توسعه مورد حمایت سرپرستی مشخص می شود وهمچنین فعالیتهایی كه به دلیل محـــــــدودیتهای بودجه و زمان قابل اجرا نیستند، شنلسایی می شود.این اطلاعات در توسعه یك برنامه عملی و امكان پذیر مثمر ثمر خواهد بود (Department of Energy,۱۹۹۹).
نقش سرپرستان قبل از بحث با كاركنان خود پیرامون برنامه توسعه فردی شامل موارد زیر است:
سرپرستان ابتدا باید به مرحله اول و دوم بازگردند.آنها باید كار و استانداردهای انجام كار، شرح شغلی، ارزیابی عملكرد،دانش مهارت و توانایی لازم برای انجام یك عملكرد خوب را در نظر بگیرند.آنها باید نیازهای ســـازمان در چند سال آینده را با توجه به برنامه های استراتژیك، تغییر در تكنولوژی، نیازهای كارمند یابی را در نظر بگیرند.همچنین آنها باید بعد از نیاز سنجی، پتانسیلهای براورده شدن نیازها را شناسایی كنند و فعالیتهای توسعه ای مورد نیاز برای براورده شدن نیازها را شناسایی كنند.
▪ مرحله پنجم: اجرای عمل
بعد از توافق بین كاركنان و سرپرستان شالوده یك برنامه توسعه فردی ایجاد می شود و هر یك از كاركنان آماده عمل كردن و تكمیل فعالیتهای توافق شده هستند.
مرحله ششم: نظارت بر پیشرفت فرایند
فرایندIDP یك فرایند مستمر رشد و توسعه می باشد.اث بخش بودن یك برنامه توسعه فردی باید به صورت دوره ای مورد ارزیابی قرار بگیرد.برنامه توسعه فردی حداقل باید به صورت ۶ ماهه مورد ارزیابی قرار گیرد( Ibid).
همانطور كه در شكل مشاهده می شود چرخه برنامه توسعه فردی به صورت مستمر است.
جدول شماره یك نمونه از برنامه توسعه فردی یك منشی مدیركل است كه اولویت عملكرد آن نگهداری و تنظیم برنامه های مدیركل است.
●● نتیجه گیری :
تغییرات وچالشهائیكه در محیط صنعتی امروز درحال رخ دادن است، بیانگر این واقعیت است كه موفقیت یا شكست سازمانها در عرصه رقابت جهانی، متاثر از نقش كاركنانی میباشد كه از دانش ،مهارت و توانمندی بالایی برخوردارند. بی شك چنین كاركنانی مهمترین مزیت رقابتی سازمانها شمرده می شوند(سلیمی، ۱۳۸۲). برنامه ریزی توسعه فردی كاركنان به عنوان تكنیكی در توانمند سازی كاركنان باعث رشد وارتقائ كاركنان در راستای اهداف سازمان می گردد.توانمند سازی كاركنان مستلزم توسعه همه افرد در سازمان می باشد. در گذشته توجه به توسعه، محدود به مدیران و سرپرستان بود. در چنین سازمانهایی مدیران موفق از سطح سرپرستی به مدیر اجرایی ارتقاء پیدا می كردند. ارزیابی از مدیران در یك دوره سه ، شش و یا سالانه صورت می گرفت. در این گونه سازمانها یك سیاست توسعه مدیریت دنبال می شد و نقش مدیران ارتقاء عملكرد بود. در توانمند سازی توجه به توسعه و رشد، به همه كاركنان ودرهمه ابعاد می باشد. ارزیابی توسعه قسمت مهمی از برنامه توسعه هر فرد در سازمان می باشد. هدف ارزیابی توسعه شبیه ارزیابی مدیران با تمركز بر نیازهای توسعه ای فرد می باشد. اطلاعات ایجاد شده از ارزیابیهای توسعه اساس یك برنامه توسعه فردی راشكل می دهد كه سازمانها برای موفقیت درماموریتشان نیازمند این تكنیك می باشند.برنامه ریزی توسعه فردی در قالب یك فراِیند مداوم وپویا در جهت تعالی كاركنان حركت می نماید.

منابع
۱- ابیلی خدایار، سیستمهای توسعه منابغ انسانی، مجموعه مقالات اولین كنفرانس توسعه منابع انسانی؛ آبان ۱۳۸۲.
-۲ سلیمی قربانعلی، توان افزائی كاركنان برای رقابت پذیری در محیط جهانی اولین كنفرانس توسعه منابع انسانی؛ آبان ۱۳۸۲.
۳- U.S Department of Energy (۱۹۹۹), Headquarters Individual Development Planning Guide.
۴- U.S Department of commerce (nd), Individual Development Planning.
۵-Auckland University(۲۰۰۲), Individual Development Planning: A guide for Staff and Managers.
۶- U.S Department of Defense(nd), The Individual Development Plan: General Guidelines for Charting Your Career.
۷- Nixon Bruce(۱۹۹۴), "Developing an empowering culture in organization, empowerment in organization", Vol۲, No۱, pp:۱۴-۲۴
۸- Wilson Terry(۱۹۹۶),The empowerment manual, USA, Gower.
محمد صادق حسن زاده: كارشناس ارشد مدیریت دولتی از دانشگاه تربیت مدرس و كارشناس سازمان مدیریت صنعتی
عباس شهرانی: كارشناس ارشد مدیریت دولتی از دانشگاه علامه طباطبایی و كارشناس شركت ساپكو

منبع : ماهنامه تدبیر