مدیریت تحول سازمانی از تئوری تا عمل

دنیای امروز، دنیای آشوب و بی نظمی است. مدیران در چنین موقعیتی با آگاهی و تشخیص مطلوب، سازمانهای خود را جهت سازگاری پویا، دستخوش تغییر و توسعه در زمینه های خط مشی، ساختار، فناوری و رفتار قرار دهند. بنابراین، ضرورت تغییر و تحول، سازمانها را به مدیریت تغییر نیازمند ساخته است.
این كتاب درباره چگونگی طراحی یا نوآوری نیست. از این رو، این كتاب مدیران را مخاطب قرار داده و به گونه ای طراحی شده است كه ضمن مطرح كردن ماهیت تغییر و تحول، نكات لازم برای مدیریت موثر فرایندهای نوآوری و طراحی را كه در مقوله تحول سازمانی قرار دارند به آنها ارائه كند. همچنین سعی شده است، مشاركتی عملی در تحول سازمانی با راهبردها، سیاستها و برنامه های كارامد رخ دهد و مدیران را در نظارت بر سیستم های مدیریت نوآوری و طراحی یاری كند.
● محتوای كتاب
۱ - نویسنده پس از تعریف فرایند مدیریت و شرح وظایف مدیر و اشاره به ویژگیهای مدیران نوآور به طور كلی مدیران تحول گرا، مفاهیم، ضرورتها و نظریه های تحول را ارائه و ادامه می دهد، عواملی كه تغییر و تحول را در سازمانها ضروری می سازد شامل دو نوع عوامل درون سازمانی و برون سازمانی هستند:(۴۲)
الف - عوامل درون سازمانی؛
— توسعه سازمان؛
— تغییرات در مدیریت عالی؛
— تحول در علم مدیریت؛
— كاستی ها و كمبودها؛
— تعارض سازمانی؛
— فقدان و یا كمبود اطلاعات؛
— نارسایی در تحقق اهداف.
ب – عوامل برون سازمانی؛
— انقلاب های تكنولوژیك؛
—مشكلات اقتصادی؛
— رقابت شدید؛
— شدت ادغام ها؛
— تقاضای مصرف كنندگان؛
— جهانی شدن تجارت و سرمایه؛
— تغییرات اجتماعی و فرهنگی.
تغییر و تحول به معنای خروج از وضع و حالتی و رسیدن و مستقر شدن در وضع و حالتی دیگر است. تغییر و تحول عبارت از دگرگونی یك سازمان از وضعیت موجود ساختار سازمانی، فناوری، نیروی انسانی وظائف و عملكردهای تولیدی و خدماتی، به وضعیت مطلوب است. تغییر و تحول علاوه بر اثر بخشی دو هدف بقا و توسعه به اهدافی مانند، افزایش بهره وری و اثر بخشی، كاهش هزینه ها، دستیابی به شرایط با اطمینان جهت برنامه ریزی و تصمیم گیری، افزایش یكپارچگی و هماهنگی در سازمان، افزایش قدرت مالی سازمان، افزایش قدرت پیش بینی، و تنوع بخشیدن به تعداد و نوع محصولات و خدمات را مورد نظر قرار می دهد. عموماً تغییر و تحول در مدیریت سازمانی، مبتنی بر تغییر و تحول برنامه ریزی شده می باشد. در این كتاب به پنج الگوی خاص تحول سازمانی اشاره شده كه عبارتند از الگوی تغییر « لوین » الگوی برنامه ریزی شده توسط « لی پیت و ... »، الگوی پژوهش عملی، الگوی بهبود و الگوی جامع تحول سازمانی كه هر كدام دارای فرایند ویژه ای هستند. (۶۱)
۲- تشخیص یكی از اركان و شاید حیاتی ترین ركن فرایند مدیریت تحول سازمانی است. در عصر كنونی، سازمانی موفق است كه انعطاف پذیر و تغییر پذیر باشد. تشخیص سازمانی با فراهم آوردن اطلاعات، سازمان را برای تغییر فعالانه آماده و مجهز می كند. هدف تشخیص با تبیین تحلیلی دقیق اطلاعات در مورد ساختار، فناوری، رفتار، روش ها و دیگر عوامل اساسی سیستم سازمانی است.
چارچوبهای نظری و فكری كه دست اندركاران تحول سازمانی برای شناخت سازمان به كار می برند « الگوهای تشخیص » نامیده می شوند. الگوهای تشخیص تعیین می كنند كه به كدام موارد نگاه كنیم و چه سوالاتی رامطرح كنیم تا چگونگی عملكرد را ارزیابی كرده باشیم. (۷۳)
۳- مدیریت تغییر سازمانی، فرایندی مهم و پیچیده است. نقطه آغازین برای راهبرد تغییر، داشتن تعریفی از كل راهبرد تغییر است. نقش علل تغییر و ارتباط سازمان و همچنین شرایط سازمانی برای انتخاب راهبردهای تغییر، تاثیر می گذارد كه هدف آن بهبود بهره وری سازمان است. چهار راهبرد اساسی تغییر سازمانی عبارتند از، خط مشی، ساختاری، فنی و رفتاری، برخی از این استراتژی ها عبارتند از : (۱۲۵)
الف – راهبرد مدیریت استراتژیك یكپارچه؛
ب – راهبرد برنامه ریزی سیستم باز؛
پ – راهبرد توسعه فرا سازمانی یا چند سازمانی؛
ت – راهبردهای ساختاری؛
ث – راهبردهای فنی و تكنولوژیك؛
ج – راهبردهای سیستم های فنی – اجتماعی؛
چ – راهبرد كیفیت زندگی كاری؛
ح – راهبردهای رفتاری؛
خ – مهندسی مجدد، راهبرد نوین تغییر.
۴- «پیتر دراكر» در سال ۱۹۶۴ گفته است: « در صنایع آمریكا كمبود اندیشه وجود ندارد، بلكه عدم تمایل مدیریت در استقبال از اندیشه های نو در سازمانهای آمریكایی مشكل آفرین شده است. این مطلب امروز نیز در بسیاری از سازمانها در نقاط مختلف جهان واقعیت دارد.
خلاقیت فراوان است. اما باید پرورانده شود. وقتی مدیران، افرادی در اختیار دارند كه در زمینه های خلاق كار می كنند، برخی از آنها ممكن است این افراد خلاق را درك نكند و رفتار مناسبی با آنها نداشته باشند.
تحقیق در مورد خلاقیت و عناصر تشكیل دهنده آن بیش از یك قرن پیش توسط دانشمندان علوم اجتماعی شروع شد. هر چند تعاریف فراوانی از واژه خلاقیت شده، ولی خلاقیت، تركیب ایده هاو مفاهیم جدید با ایده هاو طرح‌های موجود از طریق تجدید ساختار و تركیب به نحوی جهشی و غیر منتظره است. (۱۳۹)
با در نظر گرفتن پیچیدگی موجود در مفهوم خلاقیت لازم است وجه تمایز بین مفهوم خلاقیت و نوآوری و فرایند نوآوری روشن شود. « كونتز » در سال ۱۹۸۸ نوآوری را به كارگیری ایده های نوین ناشی از خلاقیت یاد كرده و معتقد است كه نوآوری می تواند محصولی جدید، خدمتی جدید یا راهی جدید برای انجام كاری باشد در حالی كه خلاقیت، توانایی و قدرت ایجاد فكر و یا ایده جدید و نو است.
مراحل خلاقیت ممكن است به عنوان فعالیت قوه درك و خرد انسان با مراحل مجزا ولی به هم پیوسته تعریف شود كه انسان را به رهیافتهایی هدایت می كند. « اتریك » صاحب نظر مدریت فرایند خلاقیت را از اندیشه تا عمل به سه مرحله: به وجود آمدن اندیشه، پرورش اندیشه و به كارگیری اندیشه تقسیم كرده است. (۱۴۳)
سازمانهای خلاق خصوصیات ویژه ای دارند. مهم ترین ویژگی این سازمانها انعطاف پذیری آنها در رویارویی با بحرانهایی است كه غالباً ناشی از رقابتهای اقتصادی است. سازمان خلاق دارای عناصر، ساختار خلاق مانند ساختار پروژه ای، ساختار ماتریسی، ساختار مولكولی و ساختار ادهوكراسی(۱) است. همچنین از محیط خلاق افراد خلاق،گروه خلاق، رهبری خلاق، هدایت خلاق، و بالاخره كسب و كار خلاق هستند. (۱۵۳)
۵- افرادی كه با نوآوری و طراحی سروكار دارند باید نسبت به دو حوزه عمده آگاهی داشته باشند. اولین حوزه مربوط به حمایت از ایده ها، پیشرفتها و محصولات جدید است، و حوزه دیگر مسئولیت تولید است. قانون از تحقیقات افراد و سازمانها درباره ایده هایشان و ثمره این ایده ها حمایت می كند.
«حق مالكیت اندیشه و فكر» واژه ای است كه تدریجاً از «حق مالكیت صنعتی» به دست آمده، و از حمایتهایی برخوردار می شود، زیرا عقیده بر این است كه حق مالكیت نتیجه فكر خلاق است. (۱۹۰)
نویسنده برای نشان دادن اهمیت و ضرورت حمایت و مقررات در نوآوری و طراحی را با مثالی از انگلستان شرح داده است:
در سال ۱۹۸۶ دولت انگلستان لایحه قانونی «حق مالكیت فكر و اندیشه نوآوری» را كه آگاهی سازمان ها از این مقررات لازم بود انتشار داد. این حمایتها عبارتند از:
- حق اختراع ثبت شده؛
- حق طراحی ثبت شده؛
- حق انحصاری اثر.
محصولات و فرایندهایی كه می توانند به ثبت برسند باید: جدید باشند، دارای مرحله ای از اختراع باشند، كاربری صنعتی داشته و مستثنی نباشند.
در حالی كه حق ثبت اختراع از ایده های اولیه مربوط به محصول یا فرایند حمایت می كند، حق ثبت طراحی فقط از شكل ظاهری یك محصول تولید شده حمایت می كند. حق انحصاری اثر اساساً با انواع دیگر حمایتها فرق دارد زیرا كه مالكیت اندیشه و فكر در آن خود به خود وجود دارد. (۱۹۳)
۶- مهندسی ارزش نگرشی است كه در طراحی محصولات ساخته شده به كار می رود تا عملكرد كیفیت مورد نظر را با حداقل هزینه بررسی كند، چنانچه محصولات موجود ارزیابی شوند، این كار ارزش سنجی نامیده می شود. اما مهندسی ارزش اصطلاح متفاوتی است و قبل از آن كه محصولات جدید در معرض پیشنهادهای تولیدی قرار گیرد این عمل انجام می شود. هدف مهندسی ارزش آن است كه كاركرد محصول را معین كند، و سپس اثر بخش ترین راه هزینه را برای دسترس به كاركرد مورد نظر پایه ریزی كند. اصطلاح « ارزش » دارای دو جز است. اولین ارزش، تناسب با مطلوبیت محصول یا مقصود مورد نظر آن است. یعنی برای هدف مورد نظر این محصول مناسب است. دومین ارزش با مالكیت همراه است یعنی مرتبه یا منزلتی كه برای صاحب كالا یا استفاده كننده فراهم می آورد. (۲۶۳)
۷- بشر امروزی در گذران اعصار مختلف جهت اداره امور و انجام وظایف از الگوها و پارادایم های مدیریتی متفاوتی استفاده كرده است. در عصر كنونی كه موسوم به عصر «فرا صنعتی» است، آنچه كه به عنوان نماد و ویژگی، مورد نظر قرار می گیرد، اطلاعات، است و پارادایم مدیریتی ویژه این عصر، مدیریت اطلاعاتی با استفاده از « فناوری اطلاعات » است. (۲۹۹)
اصطلاح سیستم اطلاعاتی مدیریت به سیستم های اطلاعاتی گفته می شود كه اطلاعات مدیریت را فراهم می كند. MIS عبارت از سیستمی اطلاعاتی است كه اطلاعات مورد نیاز مدیران را به منظور تصمیم گیری، برنامه ریزی و كنترل از طریق پردازش داده های درون و برون سازمانی تامین می كند. یك MIS پیشرفته كه به طور مطلوب طراحی شده باشد، دارای كیفیت های ریز است. فناوری رایانه ای، فرایندهای تصمیم گیری انسانی، پایگاه داده ها، پایگاه مدل ها و شبكه ارتباطات.
مدل عمومی MIS دارای ۶ لایه است: (۳۰۹)
الف - لایه مدیران - مدیران در سطوح مختلف از اطلاعات مورد نیاز، انوع تصمیم گیری، برنامه ریزی و كنترل را انجام می دهند، مانند سطح برنامه ریزی استراتژیك، سطح كنترل مدیریت، سطح كنترل عملیاتی.
ب – لایه سیستم های حمایت مدیریت – سیستم هایی هستند كه با پردازش ثانویه بر روی داده ها، اطلاعات مورد نیاز مدیران سطوح مختلف را جهت اتخاذ تصمیم، كنترل و برنامه ریزی فراهم می آورند. برخی از این سیستم ها عبارتند از: SDS ( سیستم ساختار یافته )، MRS ( سیستم گزارشی دهی مدیریت )، DSS، ( سیستم حمایت تصمیم گیری. EIS و یا SIS ( سیستم اطلاعاتی مدیران عالی و یا سیستم اطلاعاتی استراتژیك، EXS ( سیستم ای خبره ) .
برای طراحی و ایجاد سیستم های اطلاعاتی می توان از روند « چرخه حیات توسعه سیستم پیروی كرد. این طراحی دارای مراحل زیر است: (۳۲۰)
الف – برنامه ریزی سیستمی و استراتژیك؛
ب – تجزیه و تحلیل؛
پ – طراحی مفهومی و كلان؛
ت – طراحی تفصیلی؛
ث – پیاده سازی و نگهداری.
عواملی مانند مدیریت تغییر، حمایت مدیریت، تعامل موثر بین كاربر و طراحی سیستم، ایجاد انگیزش و آموزش كاربران، سیستم با كیفیت بالا و تنظیم و سازگاری و تنظیم و سازگاری ساختار سازمانی با MIS موجب موفقیت سیستم MIS می شوند. (۳۲۱)
كتاب حاضر دارای یك پیشگفتار، یك مقدمه و ۱۱ فصل است كه با نگاهی به هردو جنبه نظری و كاربردی تحول در ۳۲۴ صفحه منتشر شده است و می تواند برای دانشجویان رشته مدیریت با گرایشهای متفاوت مورد استفاده قرار گیرد.

پی نوشت
۱ – ادهوكراسی یك ساختار تشكیلاتی برای انجام یك كار علمی خاص استفاده می شود.
مولف : دكتر كاوه تیمورنژاد
معرفی: سید محمد باقری زاده

منبع : ماهنامه تدبیر