نقش استراتژیست‎ها در سازمان

كشور ما سرزمین نسبتاً خشك و كم آبی است كه بین شرق و غرب و در چهارراه تاریخ و جغرافیایی كره زمین واقع شده است. در طول تاریخ این مرز و بوم، زندگی مردم به طور عمده از طریق كشاورزی تأمین می‎شده و كشاورزی در هزاران روستای كوچك و پراكنده، اغلب برپایه نظام آبیاری خاص مناطق كم آب، با استفاده از چاه و قنات و با سختی و مرارت و تسلیم در برابر شرایط جوی و محیطی و آفات طبیعی صورت می‎گرفته است. در ضمن به دلیل وضع جغرافیایی ویژه، فلات ایران در مسیر تجارت و همچنین در معرض حملات و تجاوزهای رومیان، مغولان، افغان‎ها و قبایل مهاجم دیگر در سده‎های دور و امپراتورهای عثمانی، روس و بریتانیا در تاریخ معاصر و قرین ناامنی مستمر بوده است.
این عوامل درونی و بیرونی موجب تضعیف روحیه و برخورد انفعالی و تسلیم طلبانه در برابر شرایط محیطی و نیز رشد فرهنگ تقدیری و استبدادی و در نهایت سازگاری ایرانی شد. فرهنگ سازگاری، فرهنگی ضد برنامه‎ریزی است زیرا سازگاری، انطباق تسلیم طلبانه و منفعلانه در برابر شرایط محیطی است ولی برنامه‎ریزی برای كنترل و تسلط و یا هماهنگی و همكاری فعالانه با محیط صورت می‎گیرد. هر چند شرایط تاریخی و اقلیمی یادشده باعث بی‎برنامگی مستمر و نهادینه شدن فرهنگ سازگاری در كشور ما شده اما امروز با افزایش آگاهی‎های مردم و تحولات اجتماعی و دگرگونی‎های جهانی، جامعه ایران به جای تسلیم در برابر شرایط محیطی، در آستانه انتخاب سرنوشت خویش و ساختن آینده مطلوبتر است. ساختن چنین آینده‎ای نیازمند نظم و همكاری و تفاهم و برنامه‎ریزی است. اگر در اقتصاد كشاورزی گذشته برنامه‎ریزی ممكن نبود، امروز با وجود هزاران كارخانه صنعتی و تولیدی و سازمان علمی و فنی و شركت تجاری و خدماتی، برنامه‎ریزی نه تنها مفید بلكه ضروری است. طی سه دهه اخیر شاهد پیدایش و رشد كمی هزاران سازمان علمی، صنعتی و اجتماعی بوده‎ایم و امروز نظاره‎گر گسترش بیشتر و افزایش پیچیدگی و رشد كیفی سازمان‎ها در بخش عمومی و خصوصی هستیم، نكته مهم آن كه رشد و توسعه در این جهان رقابت آمیز و پیچیده، به برنامه‎ریزی مستمر و مشاركت آمیز نیاز دارد.
در این فرایند جهانی، مؤسساتی موفق بوده‎اند كه توانسته‎اند حساسیت‎های لازم و بهنگام را به مقتضای موقعیت، توانایی‎ها و منابع خود نشان دهند. یكی از مقوله‎هایی كه می‎تواند این حساسیت را صیقل داده و از سطح ناخودآگاه به سطح خودآگاه ارتقا دهد، مقوله برنامه‎ریزی استراتژیك است. برنامه‎ریزی استراتژیك در حكم یك میانجی هوشیار و آگاه در تأثیرگذاری و تأثیرپذیری تعاملات درون و برون محیطی است.
برنامه‎ریزی استراتژیك تمامی این تغییرات، هدف، ساختار و طرز رفتار سازمانی را در درازمدت به صورت ناكافی درآورده، برخورد فعالانه با محیط را الزامی می‎كند. به این دلیل سازمان‎ها برای ادامه حیات خود، به فرایند برنامه‎ریزی استراتژیك با رویكرد اقتضایی به شرایط روی می‎آورند زیرا دیگر رویكردهای سنتی به تدوین استراتژی، پاسخگوی سازمان‎ها نیست و لازم است رویكردی پویا به منظور تدوین استراتژی شركت‎ها به كار گرفته شود.
از این رو یكی از مهمترین واحدهای سازمانی در دنیای متغیر و پرشتاب امروزی، واحد مطالعات و برنامه‎ریزی استراتژیك است. این واحد، نقش آینده نگری برای سازمان را برعهده دارد.
●نقش واحدهای برنامه‎ریز استراتژیك
۱- تحقیقات
▪فراهم آوردن داده‎های تحقیقاتی به منظور رهبری شركت در حوزه‎های ذیل:
▪روندهای محیطی خارجی: شامل اطلاعات روندهای سیاسی، اجتماعی، اقتصادی، تكنیكی و صنعتی كه ممكن است روی سازمان اثر داشته باشد.
▪ روندهای تجاری: شامل اطلاعاتی درخصوص استراتژی‎هایی كه توسط سازمان‎های كلاس جهانی پذیرفته می‎شوند و ممكن است شامل الگوبرداری شود.
▪ تحقیقات بازار: شامل خدمات مشتری و تحقیق در زمینه تغییر نیازهای مشتری و انتظارات او
▪ تحقیقات رقبا: بسیاری از دپارتمان‎های استراتژی اطلاعات پایه رقبا را تنظیم می‎كنند.
▪محیط داخلی سازمان: شامل بودجه، بازارها، توزیع‎ها، سیستم‎ها، ساختارها، تكنیك‎ها، تولیدات، مشتری مداری و ...
▪به روز نگهداری راهكارهای طراحی استراتژی شامل تكنیك‎هایی همچون طراحی استراتژیك مبتنی بر تیم‎ها و كارت‎های امتیازدهی متوازن و سایر رویكردها
۲- آموزش
● آموزش رهبری در هر دو حوزه طراحی استراتژی و تفكر استراتژیك.
رویكردهای مورد استفاده عبارتند از:
▪ دوره‎های آموزشی رسمی و كارگاه‎های آموزشی
▪ دعوت از صاحبنظران استراتژی دانشگاهی ماهی یكبار
▪درج در پست الكترونیك: یك فكر برای هر روز
▪ سخنرانی در كنفرانس‎ها و كارگاه‎های آموزشی كه توسط دیگر واحدهای سازمانی ترتیب داده می‎شود.
▪ معرفی و توزیع مقالات جالب در سازمان
▪ معرفی وب سایت‎های جالب به سازمان
▪سازمان‎دهی كنفرانس‎ها یا جلسات بحث در واحد برنامه‎ریزی استراتژیك
▪ اعزام افراد كلیدی به دوره‎های آموزشی بیرونی
۳- تسهیل گری
اغلب شركت‎ها طرح‎های استراتژیك خود را در كارگاه‎های سه روزه مرور می‎كنند. واحدهای آنها برنامه‎های استراتژیك خود را همراستا با برنامه‎های استراتژیك سازمان تهیه می‏كنند. آنها یا خود این جلسات را تسهیل می‎كنند یا تسهیل كنندگان خارجی را به كار می‎گیرند كه وابسته به سیاست‎های شركت نیستند. نقش این تسهیل كنندگان كمك به موارد زیر است:
▪ایجاد برنامه استراتژیك شركت
▪اعلام برنامه استراتژیك سازمان به دیگر واحدهای سازمانی و برقراری ارتباط میان آنها
▪ ایجاد برنامه‎های استراتژیك واحدهای تجاری استراتژیك همراستا با استراتژی‎های سازمان
▪ برقراری ارتباط بین برنامه‎های واحدهای تجاری استراتژیك سازمان
▪ شناسایی و مدیریت تغییرات مورد نیاز به منظور حمایت از برنامه‎های استراتژیك جدید
▪ به روزآوری تكنیك‎ها و ابزارهای طراحی استراتژی و آنها را در اختیار رهبران و واحدهای سازمانی قرار دادن
۴- یكپارچه سازی و هماهنگی سیستم‎ها
هدایت سازمان در مسیری مشخص مبتنی بر سیستم‎های مرتبط با برنامه‎ریزی استراتژیك شامل:
▪برنامه‎ریزی استراتژیك
▪ برنامه‎ریزی تجاری
▪ بودجه بندی
▪مدیریت عملكرد / پاداش / جبران عملكرد
▪ گزارش دهی
▪ اندازه‎گیری
●برنامه‎ریزان استراتژیك اغلب با یك تیم پروژه شامل واحدهای مالی، توسعه سازمانی، منابع انسانی و غیره كار می‎كنند تا مطمئن شوند همه برنامه‎ها و سیستم‎ها در یك راستا هستند. (یك سیستم برای شركت باید به گونه‎ای طراحی شود كه همه سیستم‎ها را یكپارچه كند.)
● برنامه‎ریزان استراتژیك همچنین كلیه طرح‎های تجاری موجود در سازمان را به منظور جلوگیری از دوباره كاری‎ و نادیده گرفتن موضوعات مهم سازمانی در واحدهای گوناگون بررسی می‎كنند.
۵- نظارت و كنترل استراتژی
▪ همكاری با متخصصان تغییر به منظور تضمین محتوای برنامه استراتژیك و نحوه توزیع برنامه استراتژیك در سازمان
▪ بررسی موانع موجود بر سر راه استراتژی و اهداف و كمك به رفع آنها
▪اعمال تغییر در ساختار یا سیستم‎ها حسب ضرورت متفكر مدیر عامل
▪مخاطب قرار گرفتن در تهیه مطالعات امكان سنجی خارج از دایره اختیار سایر واحدهای سازمانی
▪مشاوره به مدیر عامل در خصوص تصمیمات استراتژیك مطمئن
▪ ایفای نقش مشاور سطح بالا برای مدیر عامل
▪ ایفای نقش مشاور داخلی برای دیگر رهبران داخلی سازمان
●وظایف یك استراتژیك
▪ اختصاص زمان‎های برنامه‎ریزی شده و هماهنگ با رهبر سازمان برای مرور موضوعات استراتژیك
▪ درخواست از مدیر سطح بالاترتان به منظور مشاركت دادن شما در جلسات بررسی موضوعات استراتژیك و بحث و بررسی با مدیرتان پس از جلسات
▪ درخواست از مشاورتان كه در تحلیل‎ها و تصمیم‎گیری‎ها استراتژیك، شما را نقد كند.
▪ استفاده از هر گونه فرصت برای حضور در جلسات مرتبط با موضوعات استراتژیك و مطالعه تفكرات حضار در جلسه
▪ درخواست از مدیران عملیاتی برای تجزیه و تحلیل محیط عملیاتی خویش و بحث با آنها در خصوص موارد نیازمند به تغییر
▪ توضیح و شفاف سازی استراتژی موفقیت شركت، حداقل دوبار در سال برای سطوح بالاتر
▪ استفاده از نظرات آنها، نشان دادن روحیه مشتاقانه پذیرای بازخور به آنها، دقت در تفكراتشان و سعی در گنجاندن نظرات مفید آنها در برنامه استراتژیك
▪ اجتناب شدید از حل فوری مسائل و دنبال كردن حل ریشه‎ای مشكلات. تفكر در جوانب مختلف تا یك مدل ذهنی بر شما غالب نشود. مشورت با سایر مدیران در حوزه‎های دیگر و با سبك‎های متفاوت به منظور برخورداری از چشم انداز وسیع‎تری از مسئله
▪ انتخاب یك حوزه برای تحلیل یا تصمیم‎گیری استراتژیك كه در آن بی‎تجربه‎اید و بحث با دیگر اعضای مجرب سازمان در آن حوزه
▪مرور ادواری میزان تأثیرگذاری خود و گروهتان بر تحقق اهداف و استراتژی‎های سازمان. پیشنهاد اقدامات جدید از طریق كار تیمی كه موقعیت سازمان در صنعت را تقویت می‎كنند.
▪استفاده از رویكرد تحلیل فاصله برای خود و تیمتان به منظور شناسایی مهارت‎ها و منابع مورد نیاز تیم یا سازمانتان به منظور پیاده سازی ایده‎ها و اقدامات جدید
▪تهیه فهرستی از گزینه‎های بالقوه برای هر تصمیم كه به شما این امكان را می‎دهد تا با دیدگاهی وسیع نسبت به ذینفعان مسئله، بیش از یك امكان یا راه حل را در ذهن داشته باشید.
▪ اطمینان از جلب مشاركت كلیه اعضای تیم توسط تسهیل‎گری شما در جلسات
▪تلاش برای حضور در هر جلسه تصمیم‎گیری. تفكر در مورد برنامه‎ریزی اقتضایی. تفكر درباره هر تصمیمی كه به اقدامی درخصوص عكس‎العمل رقبا، احساس مشتریان داخلی و خارجی و ملاحظات یا تغییرات مورد نیاز در تأمین كنندگان منجر می‎شود. (با تفكر بر روی نتایج تبعی هر تصمیم، به گزینه بهینه نزدیك‎تر خواهید شد.)
▪ تنظیم قرارهایی با مشتریان كلیدی و مصاحبه با آنها در خصوص نیازمندی‎های جاری و آتی‎شان و ترجمه این یادگیری به اهداف استراتژیك و سپس در میان گذاشتن یافته‎های خود با سازمان
▪بازدید از دیگر واحدهای عملیاتی و سایر واحدهای سازمانی برای نظارت بر استراتژی‎های مصوب و ایجاد استراتژی‎های خلاق
▪ اختصاص زمان مشخصی برای رهبرانی از سازمان كه در زمینه رویكرد اجرای استراتژی بحث می‎كنند.
▪ مشاركت در فرموله كردن طرح‎های تجاری استراتژیك «بهار و پاییز» سازمان (طرح‎های تجاری استراتژیك برای ظهور و افول كسب و كارها)
▪زمانبندی جلسات آتی برای تعیین یا بازنگری جهت‎گیری‎های استراتژیك سازمان
▪ موافقت با اختصاص زمان برنامه‎ریزی شده برای پرسنل یا تیمتان به منظور مطالعه كتاب یا مقالات مرتبط با استراتژی و سپس مباحثه براساس برنامه زمانبندی شده در خصوص یادگیری‎های كلیدی
▪ اختصاص زمانی برای بحث درباره نكات كلیدی مورد استفاده در سازمان براساس یادگیری‎های صورت پذیرفته از طریق مطالعه كتاب‎ها یا مقالات
●راهكارهای توسعه شخصی یك استراتژیست
▪توجه به یك تصمیم مرتبط به خارج از محیط كار و تلاش برای استفاده از تحلیل به جای احساسات در اتخاذ تصمیم
▪ مطالعه وال استریت ژورنال یا دیگر مجلات مرتبط تجاری. این كه چگونه شركت‎های دیگر استراتژی‎های موفق را انتخاب و اجرا می‎كنند.
▪ برقراری ارتباط یا اتصالی واضح بین استراتژی‎های مطالعه شده در كتاب‎ها و مجله‎ها با استراتژی‎های موجود سازمان. (مثلا بررسی این كه آیا شیوه تملك یا ادغامی كه شركت شما اتخاذ كرده، مطابق با استراتژی‎های پیشنهادی مایكل پورتر است.)
▪ پرداختن به بازی شطرنج یا دیگر بازی‎های استراتژیك
▪حضور و راهبری داوطلبانه كمیته برنامه‎ریزی استراتژیك شركت
▪ حضور در برنامه‎های آموزشی اجرایی ادواری در دانشگاه‎ها یا مؤسسات معتبر دنیا (مواردی كه مهارت‎هایی را در خصوص استراتژی، مدیریت و مفاهیم مالی آموزش می‎دهند.)
▪درخواست برگزاری برنامه‎های آموزشی داخلی و همچنین منابع خارجی از واحد توسعه و آموزش
●ویژگی‎های شخصی یك استراتژیست
▪مطمئن و قابل اعتماد و قادر به انجام كار با همه سطوح سازمانی
▪ مجهز به گستره‎ای از دانش، ترجیحاً دارای تجربه در سه تا چهار حوزه مختلف، تحصیلكرده MBA یا تجربه مدیریت عمومی
▪ قادر به انجام كارهای بسیاری ساختار نیافته
▪ قادر به همكاری با تیم‎های داخلی و خارجی سازمان و افراد در واحدهای سازمانی متفاوت و حتی با افراد شركت‎های دیگر در ائتلاف‎های صورت پذیرفته
▪داشتن اعتماد به نفس همراه با فروتنی
▪مهارت‎های تسهیل‎گری در اداره و راهبری جلسات
▪تمایل و علاقه مداوم به یادگیری تكنیك‎های جدید و كسب دانش نوین
▪عاشق نوآوری و راه‎های جدید برای انجام كارها
▪ داشتن حس دوستی و شادابی و نشاط

تهیه و تنظیم: حسین علی مؤمنی
مركز مطالعات و برنامه‎ریزی استراتژیك گروه سایپا
منابع
۱- The role of strategist; Diane Foster and Associates
۲- The role of a strategic planner; Contact Ruth Tearle at [phone] or email [e-mail]