پورتال‌های سازمانی: رویکردی نوین در مدیریت شبکه محور

در دهه پایانی قرن بیستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، ظهور و گسترش فناوری اطلاعات كلیه شئونات زندگی و تعاملات اجتماعی را دستخوش تحول نمود. تا حدی كه تمامی جوامع ناگزیر از رویكرد به آن شدند (رحمتیان ۱۳۸۱). اینترنت شرایط تازه‎ای را پدید آورد كه در آن تولیدكنندگان، تامین‎كنندگان، فروشندگان و مشتریان، و تقریباً همه عوامل دست‎اندركار یك چرخه اقتصادی قادر شدند در یك فضای مجازی مشترك با یكدیگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اینترنت تئوری‎ها و نظریات جدیدی را به میان آورده است كه یكی از مشخصه‎های اصلی آنها نگاه تازه‎ای به مقوله كسب و كار است (نوعی‌پور ۱۳۸۲).
به جرأت می‎توان گفت كه تجارت الكترونیكی یكی از نمودها و كاربردهای ویژه فناوری اطلاعات است و هم اكنون حجم وسیعی از خرید و فروش‎ها در كشورهای پیشرفته به شیوه الكترونیكی صورت می‎پذیرد. بر اساس آمارهای رسمی اعلام شده، تجارت الكترونیكی آمریكا طی سال ۲۰۰۲ بالغ بر ۶/۱ هزار میلیارد دلار بوده است كه پیش بینی می‎شود در سال ۲۰۰۶ به ۱/۷ هزار میلیارد دلار برسد. تجارت الكترونیكی مالزی در سال ۲۰۰۲، ۷/۱۳ میلیارد دلار بود كه پیش بینی می‌شود در سال ۲۰۰۶ به بیش از ۱۵۸ میلیارد دلار خواهد رسید (شهیدی ۱۳۸۲). بدیهی است كه رسیدن به چنین حجم‎های دلاری در تجارت الكترونیكی بر اساس مدیریت و برنامه ریزی‌های مدون امکانپذیر خواهد بود.
مؤسسات و سازمانهای گوناگونی تاكنون با هدف ارائه راه‎حل‎های نوین جهت تسهیل فرایندهای مدیریتی تشكیل و تأسیس شده‎اند. پورتال‌های سازمانی۱ به عنوان یكی از این راه‎حل‎ها تا حدودی توانسته‎اند انتظارات و امیدهای مدیران را در عرصه‎های گوناگون مدیریت برآورده سازند. معمولاً اولین نگرانی مدیران یافتن اطلاعات جدید و منابع اطلاعاتی موثق است. پورتال‌های سازمانی با بررسی نیازهای اطلاعاتی مدیران، مجموعه‎ای از مسیرهای مطمئن اطلاعاتی را در اختیار آنها می‎گذارند. از آنجایی كه ارائه خدمات پورتال اساساً مبتنی بر شبكه و به ویژه اینترنت می‎باشد، پورتال‌های سازمانی خدماتی فراتر از آدرس دهی اطلاعات را انجام می‎دهند كه معمولاً شامل مواردی نظیر كاوش، سرویس پست الكترونیك، نظر سنجی، گروههای خبری و بحث و غیره است. امكان تعامل دو سویه میان مدیران و كاربران (کارمندان و ارباب رجوع) از طریق وب سایت اصلی پورتال و همچنین دیگر كاربران عضو در یك پورتال سازمانی، زمینه بهره‎برداری هر چه بیشتر از فرصتهایی را كه در عرصه‎های گوناگون پدید می‎آیند، فراهم ساخته است. در ادامه این مقاله نقش و كاركرد پورتال‌های سازمانی را در مدیریت شبكه محور مورد بررسی قرار می‌دهیم.
۲- پیدایش پورتال
همچنان كه استفاده از اینترنت در اوایل سال ۱۹۹۴ آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سایتها نیز به شدت افزایش پیدا كرد. این پدیده كه به خودی خود تقویت می‌شد منجر به بروز ضرورت یافتن راهی برای كمك به امر ناوبری۲ یعنی جستجو و تحقیق شد. به این منظور دو نوع از وب سایت‎ها یعنی «فهرست‌های راهنما۳» و «موتورهای جستجو» پا به عرصه ظهور گذاشتند (مجله بزرگراه رایانه ۱۳۸۲).
فهرست‌های راهنما، راهنمایان وب بودند كه متشكل از ویراستاران انسانی بوده و بر اساس مقولات مختلفی مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غیره سازماندهی شده بودند. نتیجه نهایی، معمولاً یك «پیوند۴» به یكی از صفحات معین وب بود كه اطلاعات مورد نظر كاربر را در خود داشت.
از طرف دیگر، موتورهای جستجو كلمات كلیدی را از روی صفحات وب در بانكهای اطلاعاتی گردآوری و تنظیم می‌كردند كه جستجوگران می‎توانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند. با وجود گسترش و تكامل موتورهای جستجو همچنان این سئوال به عنوان یك چالش مطرح بود كه چگونه دقیقاً چیزی را به كاربر بدهیم كه او می‎خواهد؟ روند تكاملی وب سایت‎ها سبب شد تا به تدریج استراتژی‎های خود را از «پیوند دادن سریع كاربران» به «سایتهای مقصد» تبدیل نمایند. در این مرحله ناظران صنعتی به فهرست‌های راهنما و جستجوی اولیه عنوان «پورتال» را دادند. این اصطلاح را در سال ۱۹۹۷، هالسی مینور۵ كه در آن زمان رئیس CNET بود، ابداع كرد. این كلمه به همان معنای عادی «دروازه» و «درگاه» است (مجله بزرگراه رایانه ۱۳۸۲).
در حوزه اینترنت تعریف پورتال ماهیت متغیر خود را حفظ كرد. در ساده‎ترین معنا، پورتال دروازه‎ای است به وب. پورتال سكوی پرتابی است كه هر كاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهای دیگر باید به صورت یك صفحه مبدأ از آن استفاده كند. مارشاك۶ معاون گروه پاتریشیا سیبولد۷ می‎گوید: «پورتال‌ها باعث كاهش میزان پرسه زدن افراد در وب می‌شوند» (مجله بزرگراه رایانه ۱۳۸۲). در عین حال پورتال‌ها به تدریج تبدیل به سایتهایی شدند كه هر كاربر در سراسر روز به منظور مدیریت طیف وسیعی از فعالیت‎های روزمره خود، به سراغ آنها می‎رود مانند بررسی كامل تیترهای خبری، قیمت سهام، ارسال نامه الكترونیكی و پیامهای دوربرد و پیوستن به تالارهای گفتگو.
از اینرو پورتال‌ها وظایف بسیار متفاوتی را انجام می‎دهند ولی جوهره همگی آنها متشكل از پنج عنصر اصلی است: مدیریت، جستجو، محتوا، ایجاد گروههای کاری و برنامه‎های خلاقیت فردی.
۳- از پورتال تا یک محل کار الکترونیکی
پورتال نیز همانند اغلب مفاهیم رایج در فناوری اطلاعات بر اثر اینترنت و شبکه گسترده جهانی۸ پدید آمد. کاربران عادی اینترنت معمولاً در هنگام ناوبری اطلاعات و کاوش موارد درخواستی خود در اینترنت مغلوب اقیانوس عظیم اطلاعات می‌شدند. در نتیجه وب سایت‌های کاوش نظیر Yahoo و AOL پدید آمدند تا به کاربران در یافتن مقاصد اینترنتی مورد نظرشان کمک کنند. این پورتال‌های اولیه هیچگونه امکان تنظیم شخصی را به کاربران خود ارائه نمی‌کردند، بنابراین انتظار چندانی نداشتند که کاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقی بمانند و از سایتی به سایت دیگری نروند.
پورتال‌ها این وضعیت را با ارائه امکانات تنظیم شخصی به نحو چشمگیری تغییر دادند و کاربران آنها می‌توانستند موضوعات درخواستی خود را مطابق سلیقه، اولویت‌ها یا نیازهای شخصی تغییر دهند و پیوندهای مطلوبی را در ارتباط با موضوعات مختلف نظیر اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تیم‌های ورزشی مورد علاقه، اوضاع جوی و هواشناسی و غیره به صورت متمرکز و در یک جا در اختیار داشته باشند. این ویژگی پورتال‌ها سبب شد تا کاربران آنها نوعی تعلق خاطر به آنها پیدا کنند و هر کاربر مرتباً به پورتال شخصی خود مراجعه نماید. همین امر سبب شد تا همان وب سایت‌های کاوش اولیه یعنی Yahoo و AOL با افزودن قابلیت‌های بیشتر به صفحات اصلی خود مانند امکان ارسال سریع پیام‌های کوتاه، گروههای بحث، صفحات شخصی رایگان، آلبوم‌های عکس‌های شخصی و خانوادگی و سرویس‌های رایگان پست الکترونیکی کارایی و بهره‌وری خود را افزایش دهند و در نتیجه وفاداری بیشتری را از سوی کاربران همیشگی خود دریافت نمایند. بدین ترتیب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد که کاربران به هنگام مراجعه به این وب سایت‌ها وقت بیشتری را نسبت به گذشته صرف دیدن صفحات گوناگون آنها می‌کنند (گروه نرم‌افزاری آی بی ام ۲۰۰۲).
کاربران سازمانی و به ویژه مدیران نیز به این نتیجه رسیدند که از همان قابلیت‌های پورتال‌های اینترنتی برای مدیریت منابع سازمانی خود اعم از منابع اطلاعاتی و انسانی (پرسنل) استفاده نمایند که البته یافتن اینگونه منابع اطلاعاتی (به لحاظ تخصصی بودن وظایف سازمانها) در اینترنت کار دشواری به نظر می‌آمد. افزودن ابزارهای همکاری، تعامل با سیستم‌های تبادل، گسترش امکانات به تجهیزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتریان جدید و مرتبط ساختن شرکاء و تأمین کنندگان به یک وب سایت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسیر تکاملی خود تبدیل به یک فضای کسب و کار الکترونیکی شود. این امر راهی را برای کاربران فراهم می‌کند تا به وسیله آن منابع، روابط و زنجیره ارزش۹ یک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مدیریت کنند.
۴- پورتال‌های سازمانی
از اوایل سال ۱۹۹۷ كه استفاده از پورتال‌ها در عرصه‎های مختلف كاوش و بازیابی اطلاعات در اینترنت مورد توجه قرار گرفت، بسیاری از سازمانهای تجاری و غیرتجاری به فكر طراحی و ایجاد پورتال‌های سازمانی برای خود و پرسنل و كاربران یا به عبارت بهتر مشتریانشان افتادند. شركت‎هایی مانند مایكروسافت و آی بی ام هم وارد این میدان شدند كه این رقابت همچنان ادامه دارد.
پورتال‌های سازمانی اساساً با دو هدف طراحی و در سطح سازمانها مستقر شدند. این دو هدف شامل مدیریت متمركز اطلاعات تجاری در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد می‎باشند. پورتال‌های سازمانی از یك سو امكان مدیریت متمركز در سازمان را برای مدیران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم می‎كنند و پنجره ای شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار می‎دهند و از سوی دیگر كاربران و مشتركین خود را از آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎های كاری و تجاری آگاه می‎سازند. این پورتال‌ها علاوه بر اطلاع‎رسانی زمینه‎های تعامل میان مدیران و كارمندان و مشتریان یا كاربران را ایجاد می‎نمایند. محیط شبكه‎ای پورتال‌های سازمانی به گونه‎ای طراحی می‎شود كه یك كاربر پس از ورود به آنها خود را در فضای مجازی یك محیط تجاری یا كاری می‎یابد و علاوه بر انجام امور اجرایی و تجاری در سراسر اوقاتی كه در این محیط به سر می‎برد احساسی از لذت را همراه با آموزش تجربه می‌نماید. یكی دیگر از ویژگی‎های پورتال‌های سازمانی این است كه كاربران با مشاركت در فعالیت‎های مبتنی بر شبكه خلاقیت‎های فردی را در خود پرورش می‎دهند. امكانات تنظیم شخصی‎ كه معمولاً در هر پورتال سازمانی پیش‎بینی و ارائه می‎شود ضمن به چالش گرفتن تجربیات فردی كاربران در كار با امكانات شبكه‎ای و بسترهای ارتباطی، زمینه‎های خلاقیت آنها را به شیوه‎ای كاربردی ایجاد می‎نماید.
قابلیت‎های موجود در پورتال‌های سازمانی نظیر كاوش، فهرستهای موضوعی، سرویس‎های صفحات زرد۱۰ برای یافتن شركت‎های محلی، سرویس‎های یافتن افراد برای ردیابی شماره تلفن‎ها یا آدرس‎های پست الكترونیكی، تیترهای خبری، قیمت سهام، نتایج ورزشی، پیش‎بینی وضع هوا، اطلاعات مسافرتی و پروازی، فهرست رویدادهای محلی، گروهای بحث و گفتگو، تابلوی پیامها، سرویسهای ارسال و دریافت سریع پیامها، آگهی‌ها و پیشنهادهای تجاری، دفترچه‎های آدرس، تقویم و دیگر قابلیت‎های كاربردی حقیقتاً آنها را تبدیل به محیط‎های شبكه‎ای كرده‎اند كه كاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎برداری از آنها دیگر نمی‎توانند از عضویت در آنها چشم‎پوشی كنند. این به معنی وابسته نمودن كاربران به یك محیط خاص شبكه‎ای نیست، بلكه به معنی ایجاد اعتماد در كاربران و مشتریان جهت مراجعه آنها به یك محل خاص در اینترنت به منظور انجام امور تجاری و اداری است.
امروزه روشن شده است كه كاربران پورتال‌های سازمانی حدود یك سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، یك سوم را صرف پیامها و مشاركت در تالارهای گفتگو و یك سوم دیگر را صرف دستیابی به دیگر محتویات می‎كنند (مجله بزرگراه رایانه ۱۳۸۲). امكانات ارتباط از راه دور نظیر سیستم پیام كوتاه۱۱ كارایی پورتال‌های سازمانی را چند برابر ساخته است. كاربران این پورتال‌ها دیگر حتی برای ارتباط با پورتال مورد نظر نیاز به حضور فیزیكی در محل كار یا منزل جهت استفاده از رایانه شخصی ندارند، بلكه می‌توانند از طریق تلفن همراه خود و دیگر تجهیزات ارتباطی بی‎سیم نسبت به امور اداری و بازرگانی خود واكنش‎های مناسب و به موقعی را نشان دهند. به عبارت دیگر پورتال‌ها قادر به بهره‎برداری مفید و مؤثر از فناوری‎های بی‎سیم جهت برآورده ساختن نیازهای ارتباطی مشتركین خود شده‎اند. همه اینها كارایی پورتال‌های سازمانی را بیش از گذشته نمایان ساخته‌اند.
۵- چارچوب یک پورتال
یک فضای کاری پورتال صرفاً با قرار دادن یک طرح جذاب بر روی انبوهی از منابع محتوایی و کاربردهای مربوط به آن که قبلاً کاوش در آنها به سختی صورت می‌گرفت، حاصل نمی‌گردد. در واقع چالش ساختن یک پورتال در سطحی عالی در صفحه واسط کاربر آن نیست، بلکه در فراهم نمودن فرایندهای تجاری و کاری یکپارچه‌ای است که از میان بسیاری از سامانه‌های فناوری اطلاعات می‌گذرند تا چنین فرایندهایی را به صورت یک مجموعه واحد درآورند و قابلیت‌های کاوش جامع، دسترسی و یکپارچه سازی کاربردی، تنظیم شخصی، استقرار، مدیریت، همکاری، مدیریت محتوایی شبکه، استقرار تخصص، هوش تجاری، تجزیه و تحلیل کمی، امنیت و میزبانی دیگر گزینه‌های منحصر به سازمان را ایجاد نمایند. فروشنده ای که شما برای خرید خودتان انتخاب می‌کنید، باید بتواند کلیه این قابلیت‌ها را یا به صورت مستقیم و یا از طریق مجموعه ای از شرکاء فراهم نماید تا آنها را با یکدیگر ترکیب و مجتمع نموده و اطمینان یابد که این خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند یافت.این یکپارچه‌سازی ممکن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتوای اصلی آن شامل انبوهی از نرم افزارهای میانجی۱۲ است که با ساختارهای شبکه ای موجود درگیر و ترکیب می‌شوند و شرایطی را به وجود می‌آورند که در بهترین شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل می‌نماید و می‌تواند با نیازهای متنوعی منطبق گردد و فضای مناسبی را برای چیزی بیش از یک محصول فراهم نماید. این رویکرد فراتر از انتظار شرکت‌هایی نظیر IBM بوده است (گروه نرم‌افزاری آی بی ام ۲۰۰۲). این شرکت در ایجاد خانواده پورتال Websphere خود به چیزی فراتر از این دست یافت. مزایایی که از طریق استخراج ارزش‌های کاملاً جدید پورتال نظیر کاربردهای جاری، محتوا و ویژگی‌های تخصصی آن عاید کاربر می‌شد، در واقع مجموعه ای از دارایی‌های محتوایی پورتال را تبدیل به یک فضای کاری منفرد، جامع و مبتنی بر تجارت الکترونیکی ساخت. هر یک از پیاده سازی‌ها و کاربردهای پورتال متمرکز بر هدفی خاص می‌باشد. پورتال‌های تجارت به کارمندان (B ۲ E) متمرکز بر یکپارچه سازی کاربردهای سازمانی، توسعه اجتماعی و حرفه ای و همکاری برابر هستند در حالیکه پورتال‌های تجارت به تجارت (B ۲ B) تمرکز خود را معطوف بر امنیت اکسترانت۱۳ و کاربردهای عمومی (سلسله مراتبی) کرده اند. پورتال‌های تجارت به مشتری (B ۲ C) متمرکز بر قابلیت‌های سنجش، اجرای تبادلات و حفظ مشتری هستند. در رأس هر یک از پورتال‌ها می‌تواند تمرکز بر خود پورتال باشد، ضمن آنکه مجموعه‌ای از ویژگی‌های بیشتری را ممکن است در یک پورتال صنعتی تجاری بیابیم که هدف آن به عنوان مثال، در خصوص پورتال یک شرکت تولید کننده دارو می‌تواند پردازش فرایندهای تأیید دارو توسط وزارت بهداشت باشد. قبلاً، این ویژگی‌ها از طریق چندین پورتال برای یک سازمان فراهم می‌شد و از سوی گستره وسیعی از فروشندگان نرم افزارهای پورتال پشتیبانی می‌گردید که هر یک به جنبه خاصی از پورتال پرداخته بودند. به عنوان مثال، می‌توان گفت که یک بانک تجاری بزرگ از یک پورتال (B ۲ C) قابل دسترسی برای مشتری استفاده می‌کند که مشتریان تجاری از طریق آن می‌توانند به حسابهای خود دسترسی داشته باشند، به انتقال وجوه و دارایی‌ها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جدید را بدست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حسابهای خود را دریافت نمایند. علاوه بر اینها، بانک مذکور از یک پورتال تجارت به تجارت (B ۲ B) استفاده می‌کند که از طریق آن پرداخت وام‌های کوتاه مدت از بانک‌های تجاری بزرگ به بانک‌های کوچکتر مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد. مدیریت این روابط چندگانه فروشنده - خریدار، یک کار چندگانه و ترکیبی را برای تیم فناوری اطلاعات سازمان به وجود می‌آورد.
پورتال‌ها به چارچوب یکپارچه تری تبدیل شده اند؛ چیزی که به عنوان راهی برای استقرار محتوا آغاز شد، اکنون مبنایی شده است که از طریق آن تبادلات چندگانه صورت می‌گیرند، مدیریت شبكه محور را امکان پذیر ساخته است و با مشارکت کنندگان بسیاری در تعامل می‌باشد. همانطور که ملاحظه می‌شود، تعریف کاربردی از پورتال (گروه نرم‌افزاری آی بی ام ۲۰۰۲) متمرکز بر نیازهای چندگانه بازار است: E ۲ E, B ۲ E, B ۲ C, B ۲ B. یک پورتال باید به سرعت مستقر شود، اما در عین حال باید به نحو گسترده ای در میان کاربران مختلف به صورت شخصی تنظیم شود، گستره ای وسیع از محتویات گوناگون را در بر بگیرد، همکاری لازم را میان کسانی که در ارتباط با یک موضوع خاص نیاز به کمک و مشارکت دیگران دارند، فراهم نماید و در تعامل با زمینه طراحی شده خود از انعطاف کافی برخوردار باشد و بالاخره اینکه یک فضای کاری الکترونیکی مناسبی را برای کاربران خودش به وجود آورد. به طور کلی، پورتال فضای کاری سنتی و محصول محور را به یک فضای پرتحرک تر، شخصی شده و قابل تعامل و مشارکت با مشتریان بیشتر تکامل و ارتقاء می‌دهد. برای اغلب افراد اوج خلاقیت‌های الکترونیکی آنها در عرصه‌های کاری و شغلی، در ارسال یک فایل الکترونیکی به وسیله پست الکترونیکی خلاصه می‌شود. این افراد تنها از ۵ درصد از امکانات قابل ارائه در یک پورتال استفاده می‌کنند. ۹۵ درصد دیگر از امکانات موجود در یک پورتال منتظر کسانی است که به سراغ آن می‌آیند و از این امکانات در جهت ارتقای شغلی و حرفه ای خود استفاده می‌کنند.
۶- اجرای مدیریت در پورتال‌های سازمانی
اسفاده از فناوری اطلاعات در انجام امور اداری، دارای دو تأثیر عمده ملی است: یكی «رشد اقتصادی»و دیگری «افزایش بهره‎وری». بررسی‎های انجام شده بیانگر این مطلب است كه بازگشت سرمایه فناوری اطلاعات در كشورهای مختلف، رقمی بین ۵۰ تا ۱۰۰ درصد می‎باشد. در كشورهای پیشرفته همچون آمریكا، سرمایه‎گذاری در فناوری اطلاعات باعث بازگشت سرمایه ۶/۷۰ درصدی در تولید ناخالص داخلی می‎شود؛ در واقع سهم بالایی در رشد اقتصادی به نسبت سایر سرمایه‎گذاری‎های كشور دارد (كرامر ۱۳۸۱). به علاوه باعث افزایش چشمگیر بهره‎وری شده كه از طریق مشاركت در سیستم‎های تولید و فروش (بازار) جهانی كه پایه همگی، فناوری اطلاعات می‎باشد، حاصل می‎گردد.
شبكه‎های رایانه‎ای، بازگشت سرمایه و ارزش استفاده از فناوری اطلاعات را افزایش می‎دهند. قدرت اقتصادهای شبكه‎ای در این است كه متناسب با افزایش حجم و اندازه شبكه، ارزش به‎كارگیری فناوری اطلاعات را افزایش می‎دهند. برای توضیح بیشتر مطلب، می‎توان مشاهده كرد كه یک رایانه شخصی به تنهایی، بهره‎وری را به میزان محدود و مشخصی افزایش می‎دهد. حال اگر این رایانه به شبكه‎ای متصل گردد كه بتواند با به اشتراك گذاشتن اطلاعات، ارتباطات و همكاری‎های سازمانی را نیز میسر سازد، بالطبع بهره‎وری آن چندین برابر می‎شود. در همین حال، وقتی به میلیونها رایانه دیگر در جهان نیز متصل می‎گردد و امكانات گسترده شبكه‎ای، تجاری، سازمانی و غیره را مورد بهره‎برداری قرار می‎دهد، بهره‌وری آن نیز بسیار افزایش می‎یابد. به علاوه، هنوز شاهدیم كه تمامی پتانسیل‎های شبكه اینترنت، مورد شناسایی و بهره‎برداری قرار نگرفته است. پورتال‌های سازمانی تنها به عنوان یكی از راه‎حل‎های ممكن در جهت بهره‎وری هر چه بیشتر در عرصه فعالیت‎های اداری و تجاری طراحی و ارائه شده اند.
آنچه كه در این میان مهم به نظر می‎رسد، فرایند و چگونگی اجرای مدیریت در این پورتال‌هاست. پورتال‌های سازمانی به لحاظ برخورداری از ویژگیها و قابلیت‎های خاص توانسته‎اند محیط مناسبی را برای انجام امور اداری فراهم سازند. بخش اعظمی از فعالیت‎های سازمانی میان فروشنده و خریدار در چارچوبی صورت می‎گیرد كه مورد توافق طرفین می‎باشد ضمن آنكه تجارب علمی و فنی طرفین به خودی خود نوعی ارزش افزوده محسوب می‎شود. در یك جمع‎بندی كلی از فرایندهایی كه در یك پورتال سازمانی در ارتباط با اجرای مدیریت صورت می‎گیرد، می‎توان به این مراحل اشاره نمود:
● ارتباط مدیر با حوزه مدیریت در پورتال
آگاهی از آخرین وضعیت و اطلاعات مربوط به کاربران (پرسنل و ارباب رجوع سازمان)
مطالعه و بررسی پیامهای دریافتی و ارسال پاسخهای مناسب
بررسی فرصتهای تجاری و تعیین گزینه‎های برتر
دریافت مشاوره از معاونان و واحدهای تابعه
اعلام نظر و صدور دستورات
تصمیم‎گیری و تصمیم سازی
خرید، سرمایه‎گذاری یا معرفی خدمات
دریافت مبالغ و هزینه‎های مربوط از طرق الكترونیك
ارزیابی از فعالیت‎های صورت گرفته برای برنامه‎ریزی‎های آتی
۷- پورتال‌های سازمانی و سرمایه‎گذاری مشترك
اقتصاد دانان اخیراً دریافته‎اند كه هزینه توسعه تكنولوژی‎های پیشرفته، سالانه ۱۰ درصد افزایش می‎یابد، و در واقع هر هفت سال و سه ماه یكبار دو برابر می‎شود (بوشهری ۱۳۸۱). در این شرایط حتی كشورهای ثروتمندی مانند آمریكا، انگلیس و غیره نیز مجبور هستند برخی پروژه‎های خود را با كشورهای دیگر شریك شوند. بنا‎بر‎این رویكرد مشاركت به ویژه در حوزه‎های اقتصادی كه اصطلاحاً سرمایه‎گذاری مشترك۱۴ نامیده می‌شود، یك واقعیت اجتناب ناپذیر است.
مهمترین شرط توفیق سرمایه‎گذاری مشترك، برخورداری از همكاری گروهی و اشتراك مساعی برای دستیابی به اهداف مشترك است. پورتال‌های سازمانی با ایجاد فضاهای گروهی بر روی شبكه در درجه اول امكان فعالیت‎های گروهی را فراهم می‌سازند و در درجه بعد با استفاده از قابلیت ‎های الكترونیك انجام تجارت الكترونیكی را عملی می‎نمایند. درج آگهی‌ها و اطلاعات مربوط به فرصت‎های سرمایه‎گذاری، سرمایه‎گذاران بالقوه در سطح سازمانها را به سوی منابع و مراجع مربوطه هدایت می‎كند. این قابلیتی است كه به صورت پویا و فعال در یك پورتال سازمانی پیش‎بینی و ایجاد می‎گردد.از آنجایی كه دستورالعمل واحد و جهان شمولی برای سازماندهی پروژه‎های مبتنی بر سرمایه‎گذاری مشترك وجود ندارد، سازماندهی آنها كار آسانی نیست و تیزبینی و دقت زیادی می‎طلبد. یكی از ویژگی‎ها یا به عبارتی هنر پورتال‌های سازمانی این است كه فضای مبتنی بر شبكه آنها سازماندهی سرمایه‎گذاری مشترك را به شیوه‎ای آسان عملی می‌سازد، ضمن آنكه كلیه طرفهای ذینفع در این سرمایه‎گذاری می‎توانند به طور روزانه از كلیه تغییرات و نوسانات مربوط به ارزش سهام خریداری شده و سود حاصل از آن آگاه شوند.
در واقع پورتال‌های سازمانی در قالب یك بنگاه مشترك الكترونیك محلی برای میزبانی سرمایه‎گذاران و فعالان اقتصادی هستند كه اقدام به سرمایه‎گذاری مشترك در حوزه‎های مورد علاقه می‌نمایند. معمولاً سرمایه‎گذاری مشترك به دو صورت قراردادی و سهامی شكل می‎گیرد. پورتال‌های سازمانی قابلیت عقد قراردادهای الكترونیك و فروش الكترونیك سهام را در خود دارند. راه‎اندازی پورتال‌های سازمانی علاوه بر تسهیل امور تجاری سازمانها به جذب فرصتهای سرمایه‎گذاری برای سرمایه‎گذاران بومی و داخلی كشورهای در حال توسعه كمك شایان توجهی می‌كند. موضوع ظریف دیگری كه نباید مورد غفلت قرار گیرد این است كه در پروژه‎های سرمایه گذاری مشترك، پس از خاتمه پروژه و حتی در حین انجام پروژه، خود پورتال به عنوان بخشی از دارایی‎های الكترونیك شركت‎های متولی یا سرمایه‎گذار محسوب می‎گردد كه این به نوبه خود باعث ارزش افزوده در فعالیت‎های تجاری الكترونیك می‌شود. بدیهی است پورتال در پایان فعالیت خود بر اساس آنچه كه اصطلاحاً چرخه حیات پورتال نامیده می‎شود در قالب بخشی از دارایی‌های مبتنی بر شبكه شركت‎های وابسته به فعالیت‎های عادی و عمومی خود ادامه می‎دهد و زمینه‎ای بالقوه برای اعلام سرمایه‎گذاری‎های مشترك در آینده خواهد بود.
۸- هزینه ایجاد پورتال‌های سازمانی و بازگشت سرمایه
علیرغم تعهداتی كه سازمانها نسبت به مشتریان خود در خصوص بازگشت سرمایه آنها در زمینه سرمایه‎گذاری مرتبط با فناوری می‎سپارند، محاسبه مقادیر بازگشتی كاری مشكل است. هزینه پیاده‎سازی یك پورتال سازمانی برای سازمانهای بزرگ بالا است و در حین استقرار بالاتر هم می‎رود كه این به خاطر نیاز روزافزون سازمانها و پدیدار شدن نیازهای جدید همزمان با طراحی و استقرار پورتال است. اما اگر فرایند طراحی و استقرار پورتال به درستی در یك سازمان صورت گیرد، منافعی كه در كوتاه مدت و دراز مدت عاید سازمان می‌سازد به مراتب بیشتر از هزینه‎های صرف شده خواهد بود. بر اساس یك محاسبه به عمل آمده در ایالات متحده (پلز و هریس ۲۰۰۱) مجموع هزینه‎های راه اندازی یك پورتال سازمانی (شامل نرم افزار برای ساخت صفحات مشتری پسند و یكپارچه‎سازی داده‎های ورودی در طول مدت نصب و راه‎اندازی پورتال) معمولاً از ۱۵۰ هزار تا سیصد هزار دلار متفاوت است. اما برای انجام یك پروژه در عرض یك دوره دو ساله، شركت‎ها خود را آماده می‎سازند كه بیش از یك میلیون دلار سرمایه‎گذاری كنند و این تازه صرف یكپارچه سازی داده‎های پروژه می‌شود كه از منابع مختلف گردآوری شده است.
هزینه ایجاد یك پورتال سازمانی تقریباً برای ۵۰ یا ۵۰۰ نفر كارمند یكسان است، بنابراین هزینه آموزش كارمندان برای استفاده از پورتال با كاهش تعداد آنها تقلیل می‎یابد. ایجاد یك پورتال سازمانی برای یك سازمان با پرسنلی كمتر از ۵۰۰ نفر مفید است، اما به لحاظ اقتصادی چندان به صرفه نیست. اگر تعداد كاربران یك پورتال سازمانی به مرز ۷۰۰ نفر برسد، آنگاه ایجاد چنین پورتالی به صرفه خواهد بود (پلز و هریس ۲۰۰۱). وقتی تعداد كاربران یك پورتال از پرسنل شاغل در یك سازمان فراتر می‎رود و مجموعه‎ای از چند سازمان را در بر می‎گیرد و كاربرانی به تعداد حد اقل ۲۰۰۰ نفر می‎یابد و افراد بیشتری از آن استفاده می‎كنند، می‎توان گفت كه چنین پورتالی به اهداف اقتصادی خود بیش از هر زمان دیگری نزدیك شده است.
معمولاً كاربران یك پورتال سازمانی نگران عمر و تداوم خدمات پورتال هستند. هزینه خدمات پورتال و پشتیبانی فنی می‎بایست از همان ابتدا محاسبه شود و در قالب بودجه شركت یا شركت‎های سرمایه‎گذار و یا از طریق دریافت حق اشتراك و هزینه درج آگهی‎های تجاری از مشتركان و مؤسسات دریافت شود. اگر قرار باشد كه پورتال سازمانی تبدیل به محلی برای نشان دادن تغییراتی شود كه در سازمان بروز می‎یابند، ایجاد یك زیرساخت مدیریتی برای پورتال ضروری خواهد بود تا اطمینان لازم حاصل شود كه پورتال مرتباً خود را با نیازهای سازمانی تطبیق می‎دهد.
۹- نتیجه گیری
اصطلاح پورتال امروزه واژه ای مشترک از زبان رایج در فضاهای اداری شده است. تعریف پورتال از دیدگاههای متفاوتی امکان پذیر است، زیرا کاربران امکانات زیادی را برای آن متصور می‌شوند. تا کنون تعابیر گوناگونی از پورتال ارائه شده است. همانطور که گذشت یک پورتال به عنوان یک فضای کاری برای مدیریت مبتنی بر شبکه با امکان تنظیم شخصی و محتوایی و برخوردار از قابلیت‌های مشارکت با دیگر همکاران و دسترسی بی سیم تعریف شده است. اما آنچه که در حوزه مدیریت به ویژه مدیریت مبتنی بر شبکه برای یک پورتال مطرح می‌باشد، عبارت است از تمرکز بر روی آنچه که پورتال‌ها می‌توانند برای یک سازمان فراهم کنند و اثربخشی آنها را افزایش دهند. استفاده از واژه جمع «پورتال‌ها» نیز اتفاقی نیست چرا که سازمانها برای مواجهه با مسائل چندگانه خود در حوزه‌های مدیریتی معمولاً بیش از یک پورتال دارند. نقش پورتال‌های سازمانی در انجام امور اداری و اعمال مدیریت، آن را تبدیل به یک محل کسب و کار الکترونیکی برای کاربران آن به ویژه مدیران نموده است. پورتال‌های سازمانی جدای از خدماتی كه در سازمانها ارائه می‌كنند، فرصت‎های بازرگانی نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمانها فراهم می‎نمایند. نمونه بارز این گونه فعالیت‌ها در آنچه که امروزه تحت عنوان سرمایه گذاری مشترک مطرح می‌باشد، قابل مشاهده است.

نویسنده: سید علیرضا حجازی
پی‌نوشت‌ها
۱. Enterprise Information Portals (EIPs)
۲. Navigation
۳. Directories
۴. Link
۵. Halcy Minor
۶. Marsh
۷. Patricia Seybold
۸. World Wide Web
۹. value chain
۱۰. Yellow pages
۱۱. Short Message System (SMS)
۱۲. Middleware
۱۳. Extranet
۱۴. Joint Venture
مراجع
بوشهری، علیرضا. ۱۳۸۱. سرمایه‎گذاری مشترك. گسترش صنعت ۶۱۱: ۱۵.
رحمتیان، امیر رضا. ۱۳۸۱. فروش در اقتصاد دیجیتال. گسترش صنعت ۶۱۱: ۱۲-۱۴.
شهیدی، مهدی. ۱۳۸۲. تجارت الكترونیكی ابزاری برای كاهش شكاف دیجیتالی. عصر ارتباط ۲۲: ۵كرامر، كنت. ۱۳۸۱. چارچوبی برای سیاست ملی فناوری اطلاعات. ترجمه محمدرضا میرزا امینی. گسترش صنعت ۶۱۱: ۱۴-۱۵.
مجله بزرگراه رایانه. ۱۳۸۲. پورتال‌های آنلاین. بزرگراه رایانه ۵۶: ۱۲۹-۱۳۱.
نوعی پور، بهروز. ۱۸۲. مدیریت زنجیره فراهم كنندگان. شبكه شهریور: ۴۴-۴۷.
IBM Software Group. ۲۰۰۲. Making Portals Fit for E-Business. KM World Magazine May.
Pelz, A. and C. Harris .۲۰۰۱. The Need for Portals. KM World Magazine December

منبع : راهکار مدیریت