مدیریت زمان

در شرایط فعلی كه عموم مردم در تلاش و كوششی پیگیر برای رسیدن به اهداف روزمره شان هستتند ، آنها را دچار اضطراب و ترافیك های ذهنی زیادی می بینیم كه یكی از مهم ترین عوامل ایجاد این آشفتگی در بیرون فرد ، تداخل برنامه ها در درون فرد است. یعنی آن كه در درجه اول فرد مسئول زندگی خانوادگی اش با زندگی كاری اش دچار تداخل و بی نظمی هر كدام بر دیگری نیز تأثیر می گذارد. در این میان ، مدیران مسئول نیز این بحران را بیشتر از بقیه احساس می كنند به خصوص اگر بخواهند چندین واحد را در یك زمان مدیریت كنند.
برای حل این مسائل در هم پیچیده و آشفته مدیریت و كنترل ذهن و به دنبال آن مدیریت زمان نقش مهمی را ایفا می كند.
● به منظور مدیریت جامع زمان ، لازم است كه حوزه های مهم زندگی را تعیین كنیم. این حوزه ها عبارتند از :
۱- خود ۲- خانواده ۳- كار ۴- عشق ۵- امور مالی ۶- اجتماع ۷- دانش
● برای خودتان نقشه های زمانی در نظر بگیرید :
چنانچه برای هر یك از جنبه های زندگی در قالب یك نقشه سازمان یافته زمانی برنامه ریزی كنیم تعادل خوشایندی كه بین كارهای شخصی و شغلی به موجود می آید كه طبیعتاُ در این حالت از انحام كارهای بیهوده یا با درجه اهمیت كمتر خودداری شده و به كارهای با درجه اهمیت بالاتر رسیدگی می شود.
▪ روش تهیه نقشه شما بدین طریق است كه :
روی یك برگه كاغذ در بالای صفحه روزهای هفته را یادداشت كنید و در ستون سمت راست ساعات روز را به طور عمودی درج نمایید.
شروع برنامه با بیداری و پایان آن با خواب تمام می شود.
برای ایجاد نقشه زمانی باید فعالیت های موجود خود را مشخص نمایید تا امكان تحلیل كردن آنها باشد. ساعات غذا خوردن ها را مشخص نمایید ، جلسات ، گرد هم آیی ها و كلاسها را بنویسید ، بعد به مدت یك یا دو هفته به فعالیت های ساعت به ساعت خود توجه كنید . اگر این كار دشوار است به این توجه كنید كه در چه زمانی فعالیت هایتان را تغییر می دهید. اگر به این نتیجه رسیدید كه هیچ كاری بیش از چند دقیقه به طول نمی انجامد و شما به سرعت و سر وقت به كار بعدی می روید این نشانه خوبی است كه به نقشه زمانی احتیاج دارد و از آن استفاده مطلوبی می برید.
اگر برنامه هایتان با هم همپوشی دارند ، مثلاً به اتفاق افراد خانواده یك فعالیت مذهبی هم انجام داده اید یعنی توانسته اید با موفقیت چند برنامه را در هم ادغام كنید ، هم یك فعالیت مذهبی را انجام داده اید و هم به بعد خانوادگی توجه كرده اید.
بعد از یك یا دو هفته به نقشه زمانی كه تهیه كرده اید نگاه كنید تا چه اندازه متعادل است؟ می توانید خانه های زمانی را رنگ آمیزی كنید. رنگ زرد برای خانواده ، آبی برای كار و ... این گونه جواب به روشنی می بینید و مشخص می شود كه در چه مواردی وقت بیش از اندازه صرف می كنید و به چه مواردی بی توجهید. پس از بررسی و كم و زیاد كردن فعالیتها از خود می پرسید آیا برنامه شما متعادل است؟ چه كارهایی انجام دهم تا به تعادل در كارم برسم؟
● مدیریت بحران :
اگر یك مدیر بحران زده هستید و اگر انرژی شما به طور دایم دستخوش تغییر است ، ممكن است به این نتیجه برسید كه تهیه نقشه زمانی نمی تواند به شما كمك كند اما این طور نیست. اگر شرایط كار شما به گونه ای است كه با عوامل غیر قابل پیش بینی رو به رو هستید ممكن است نتوانید برنامه های خود را در قالب های زمانی كاملاً شخصی طراحی كنید اما برای شما هم تهیه نقشه زمانی امكان پذیر است.
نخست باید بپذیرید كه ماهیت كار شماست كه در شرایط بحران به سر ببرید. برنامه شما برای كارهای برنامه ریزی شده محدود است. به همین دلیل وقتی نقشه زمانی خود را تنظیم می كنید بخش اعظم هر روز را به زمان مدیریت در بحران اختصاص بدهید.
فهرستی از كارهایی كه معمولاً فرصتی برای آن ندارید تهیه كنید. قبل از این كه فهرست را تكمیل كنید از خود بپرسید آیا مطلبی كه یادداشت می كنید ، برای رسیدن شما به هدف اصلی تان ضرورت دارد؟ حالا فهرستی از كارهایی كه فكر می كنید حتماً می خواهید انجام دهید تهیه كنید فهرست را به دو بخش تقسیم نمایید ، « كارهایی كه باید انجام شوند » و « كارهایی كه دوست دارید انجام شوند ».
● كارهایی كه باید انجام شوند :
همیشه در برنامه شما فرصت هایی وجود دارند كه بتوانید مهم ترین كارهایتان را انجام دهید ممكن است مجبور شوید صبح كمی زودتر از خواب بیدار شوید و یا ساعات صرف ناهار را كوتاه تر كنید و یا روزهای تعطیل آخر هفته ساعاتی را به كار اختصاص دهید البته در نظر داشته باشید كه خستگی شما هم به خودتان آسیب می رساند و هم اطرافیانتان را متضرر خواهد كرد پس حتماً زمانی را برای استراحت و تجدید قوا در نظر بگیرید.
وقتی كارهایی كه باید انجام شوند ، انجام نمی گیرند لازم است فهرستی از كارهایی كه انجام نمی شوند و برای شما تولید دردسر می كند را تهیه كنید و مثلاً یك جمعه ذخیره را برای انجام آنها در نظر بگیرید.
راه دیگر برای انجام دادن كارهایی كه حتماً باید انجام شوند این است كه آنها را در هر فرصتی كه پیدا می كنید منظور نمایید.
● كارهایی كه دوست دارید انجام دهید :
همیشه در برنامه شما فرصت هایی وجود دارند كه بتوانید مهم ترین كارهایتان را انجام دهید ممكن است مجبور شوید صبح كمی زودتر از خواب بیدار شوید و یا ساعات صرف ناهار را كوتاه تر كنید و یا روزهای تعطیل آخر هفته ساعاتی را به كار اختصاص دهید البته در نظر داشته باشید كه خستگی شما هم به خودتان آسیب می رساند و هم اطرافیانتان را متضرر خواهد كرد پس حتماً زمانی را برای استراحت و تجدید قوا در نظر بگیرید.
وقتی كارهایی كه باید انجام شوند ، انجام نمی گیرند لازم است فهرستی از كارهایی كه انجام نمی شوند و برای شما تولید دردسر می كند را تهیه كنید و مثلاً جمعه ذخیره را برای انجام آنها در نظر بگیرید.
راه دیگر برای انجام دادن كارهایی كه حتماً باید انجام دادن كارهایی كه حتماً باید انجام شوند این است كه آنها را در هر فرصتی كه پیدا می كنید منظور نمایید.
● كارهایی كه دوست دارید انجام دهید :
بعضی كارها هست كه در فهرست كارهایی كه حتماً باید انجام دهید قرار نمی گیرد و با این حال ممكن است به انجام دادن آنها اشتیاق داشته باشید.
برای این قبیل كارها فهرستی با عنوان فرصت های غیر مترقبه تهیه كنید.
در این فهرست انواع كارهای مورد علاقه تان را كه با توجه به مدت زمانش قابل اجرا باشد انجام دهید.
▪ توصیه می كنم كارهای مندرج در فهرست فرصت های غیر مترقبه را به سه بخش تقسیم كنید :
۱- كارهایی كه در مدت ۵ دقیقه یا كمتر از آن انجام می شوند : تلفن زدن ، خواندن یك مقاله و ...
۲- كارهایی كه حداكثر در سی دقیقه انجام می شوند : خواندن یك گزارش ، تهیه صورت مخارج و ...
۳- كارهایی كه حداكثر به وقت احتیاج دارند : مراجعه به اینترنت ، انجام یك تمرین ورزشی و ... ، هر گاه می خواهید كاری كنید از خود بپرسید كه این كار چه مدتی وقت می گیرد و با توجه به فهرست سه بخش كه تهیه كرده اید آن را انجام دهید.

منصور همایونی نژاد
فصلنامه احیاء / سال اول / شماره دوم / زمستان ۱۳۸۱

منبع : موسسه فرهنگی هنری سالم‌اندیشان خلاق