هدف گذاری

تعیین هدف یكی از اساسی ترین مراحل در فرایند مدیریت است. تعیین هدف درمورد برنامه ریزی پروژه های خاص، جلسات، امور تجاری، امور شخصی و یا هر برنامه دیگری كه در آن تاكید بر روی حصول نتایج باشد، مورداستفاده فراوان دارد.
فعالیتهایی كه بدون هدف انجام می گیرد بی ارزش یا حداقل كم فایده خواهندبود. فرض كنید كه برای گذراندن تعطیلات، سفری را با اتومبیل بدون درنظر داشتن مقصد خاصی شروع كنید، مثلاً از تهران به سوی كاشان حركت كنید، در بین راه عقیدتان را عوض كرده به طرف اراك بروید اما در این مسیر دوباره فكر كنید كه اگر به اصفهان بروید بهتر است و بالاخره زمانی كه به سوی اصفهان می روید، تصمیم بگیرید كه به مسافرت نروید و به طرف منزل روانه شوید. البته اگـر منظور شما از این مسافرت تنها اتومبیل سواری بی هدف بوده، منظورتان بــرآورده شـده ولی در غیر این صورت به نتیجه ای نرسیده اید.
همین طور هیچ سازمانی را نمی توان پیدا كرد كه مایل باشد هزینه فعالیتهایی را متحمل شود تنها به خاطر اینكه فعالیتهایی بدون درنظرگرفتن نتایج حاصل از آنها انجام پذیرند. هدفها اساس تعیین فعالیتهایی هستند كه باید انجام گیرند همچنین به ایجاد ضوابطی كه برای ارزیابی كمی و كیفی فعالیتها لازم است، كمك می كنند. بدین ترتیب تعیین هدفها یكی ازمهمترین عوامل در اجرای مدیریت موثر در سازمان هستند. البته فرایند هدف گذاری باید متناسب با نیازهای هر سازمان باشد. برخی از سازمانها از یك ساختار رسمی خشك برای فرایند هدف گذاری استفاده می كنند درحالی كه برخی دیگر از سازمانها فرایند غیررسمی را ترجیح می دهند.
● مزایای هدف گذاری
▪ اگر كاركنان اهداف سازمان را بدانند بهتر كار می كنند و احتمال اجرای خواسته های سازمان افزایش می یابد؛
▪ اگر كاركنان تصویر روشنی درمورد آنچه كه باید انجام دهند داشته باشند، شانس اجرای آنها افزایش می یابد؛
▪ اندازه گیری پیشرفت كل سازمان وهریك از واحدها را میسر می سازد؛
▪ معیــارهـایی برای ارزیابی كاركنان فراهم می آورد و هنگامی كه كاركنان بدانند چگونه ارزیابی می شوند درانجام وظایف شغلی شان بسیار راحت خواهندبود؛
▪ مدیریت مشاركتی را تقویت می كند، و محیط مناسبی برای دریافت بازخوردهای مفید از كاركنان ایجاد خواهدكرد و ارتباطات درون سازمانی (بویژه بین كاركنان و مدیریت) را افزایش می دهد.
●● ویژگیهای هدف گذاری خوب
●یك هدف گذاری وقتی واجد مزایای فوق است كه ویژگیهای زیر را داشته باشد:
▪ واقع بینانه، دردسترس، امكان پذیر درعین حال چالشگر و قابل رشد باشد؛
▪ در یك تاریخ معین تكمیل شود؛
▪ برای سازمان، معنی دار و مناسب باشد؛
▪ نتایج قابل اندازه گیری داشته باشد؛
▪ منعطف بوده و بیش از یك روش برای دستیابی داشته باشد؛
▪ واضح، معین و قابل فهم باشد.
ضمناً اگر در فرایند تعیین اهداف سازمان، شرایط زیر لحاظ شود، اهداف سازمانی با اهداف فردی كاركنان منطبق خواهدشد كه این امر احتمال دستیابی به اهداف را به شدت افزایش خواهدداد:
▪ هدف گذاری با مشاركت تمام افراد صورت پذیرد.
▪ هدف برای تمام اعضاء قابل فهم و قابل قبول باشد.
▪ هدف برای تمام افراد سودمند باشد.
●● فرایند هدف گذاری
● فرایند هدف گذاری شبیه فرایند حل مسئله است و بــا پــاسخ بـه سوالهای ذیل حاصل می شود:
▪ چرا: توضیح می دهد نیازها و خواسته های اساسی برای تحقق اهدافتان چیست؛
▪ چــه: احتمــالات و تنگنــاهــای هریك از راه حلهایی را كه شما بخواهید اجرا كنید بیان می كند؛
▪ چه وقت: زمان انجام هریك از اجزاء كار و فعالیتها را (مانند طرح ریزی، جلسات كاری و...) را كه اتفاق خواهد افتاد، می شناساند؛
▪ كجا: محل وقوع هریك از حوادث و فعالیتها را مشخص می سازد؛
▪ چه كسی: مسئولیتهای اجرای هریك از فعالیتها و اجزاء كار را، به افراد محول می كند؛
▪ چگونه: درمورد چگونگی اجرای راه حل انتخاب شده تصمیم گیری می كند.
● طرح ریزی
طرح ریزی فرایندی است كه یك سری از فعالیتها را برای رسیــدن به هــدف تـرتیب می دهد. معمولاً طرح ریزی مطالب مختصری است درمورد وظایف، مسئولیتها و هزینه های شروع عملیات درقالب یك جدول سازمانی. همچنین طـرح ریزی سیستمی است كه بیان می كند چه كسی، چه كاری را چه وقت و با چه هزینه ای انجام می دهد. این یك قدم بسیار مهم در هدف گذاری است و برای یك طرح ریزی كامل گامهای ذیل را برداشت.
۱ - تعیین هدف: نتیجه نهایی كه شما مایلید با اجرای این طرح به آن دست پیدا كنید چیست؟ اهدافتان باید تاریخ شروع و تكمیل داشته باشد.
۲ - تعیین نتایج: درصورت تحقق هدف چه چیزی عاید سازمان خواهدشد؟ این موضوع باید در این بخش به طور شفاف و واضح بیان شود. ضمناً باید بین اهداف كوتاه مدت و بلندمدت و به تبع آن نتایج كوتاه مدت و بلندمدت، تمایز قائل شد.
۳ - فرضیه ها: شرایط همیشه ثابت نیستند و ما تحت شرایط خاصی، نتایج خاصی را انتظار داریم، لذا هنگام طرح ریزی اولاً باید این شرایط بیان گردد (مكتوب شود) و درثانی باید بیان شود كه اگر شرایط تغییر كند، نتایج چه تغییراتی خواهندكرد. به عبارت دیگر عواملی كه ممكن است روی برنامه اثر بگذارند و درنتیجه آن را دستخوش تغییر كنند و احتمال وقوع این عوامل، باید شناسایی گردد.
۴ - تعیین منابع موردنیاز: چیزهایی را احتیاج دارید تا برنامه را انجام دهید شناسایی و مكتوب سازید. منابع شامل پول، كاركنان، ماشین آلات، مواد، زمان، توانائیها، تجربه ها، انرژی و... می شود. منابع دربرگیرنده هر شخص یا هر چیز مفید و قابل استفاده است. جدولی از تمام این منابع تهیه كنید.
۵ - شناسایی محدودیتها: محدودیتها و یا عوامل محیطی كه ممكن است منابع شما را تهدید و یا محدود سازند را موردتوجه قرار دهید.
۶ - تعیین گامها یا وظایف اجرایی: فهرستی از فعالیتهایی كه برای دستیابی به اهداف لازم است انجام شود، تهیه كنید. ضمناً در این مرحله باید مشخص شود كه این فعالیتها چه مدت وقت می گیرد، چه كسی آنها را انجام می دهد و برای هر فعالیتی به چه منابعی احتیاج است.
۷ - برنامه ریزی: ترتیب انجام فعالیتها را مشخص كنید. (كدام یك از فعالیتها باید به ترتیب اجــرا شــونـد؟ كدام یك از فعالیتها می توانند به طور همزمان اجرا شوند؟) در این مرحله زمان اجرای فعالیتها را به دقت تعیین كنید و توجه داشته باشید كه برای اجرای آن زمان به اندازه كافی دارید.
۸ - اجــرا: طرحی را كه با عبور از مراحل هفت گانه فوق تهیه كرده اید، اجرا كنید.
۹ - ارزیابی: مقاطعی را برای ارزیابی آنچه كه انجام داده اید تعیین كنید. بهتر است تمهیداتی بیندیشید تا در طول اجرای برنامه مطمئن شوید كه فعالیتها به موقع انجام خواهندشد.
آیا برای رسیدن به اهداف بعدی نیاز به طرح ریزی دارید؟ آیا به طرح ریزیهای بیشتر برای یك مشكل به خصوص یا ساده تركردن یك گام ازطرح ریزی قبلی نیاز دارید؟ در این صورت این چرخه را از گام اول، تكرار كنید.
● خلاصه
▪ هدف گذاری، ترسیم جاده ای است برای آینده؛
▪ شما به یك طرح احتیاج دارید تا بدانید به كجا می روید؛
▪ طرح ریزی ضروری است. برای دستیابی به اهدافتان طرح تهیه و آن را هر روز مرور كنید؛
▪ باتوجه به طرحی كه تهیه كرده اید، فهرستی از فعالیتهایی كه برای رسیدن به اهدافتان باید انجام دهید را تنظیم و سپس آنها را زمان بندی كنید. این فهرست، »فهرست اجرائیات« نامیده می شود.
▪ فهرست اجرائیات، به شما كمك می كند سریعتر و با صرف انرژی كمتری به اهدافتان برسید.
▪ فهرست اجرائیات را دنبال كنید و آن را به تأخیر نیندازید.
▪ اهداف در طول زمان تغییر می كنند. ۱

مجید كریم زاده
منابع
۱ - یوجی آكائو، »هوشین كانری یا مدیریت كیفیت جامع« ترجمه داود محب علی و محمد صابری، انتشارات مركز آموزش مدیریت دولتی، تهران، ۱۳۷۶.
۲ - جورج موریسی، »مدیریت برمبنای هدف و...« ترجمه سیدمهدی الوانی و فریده معتمدی، انتشارات مركز آموزش مدیریت دولتی، تهران، ۱۳۷۲.
۳ - ویلیام اف گلوك و لارنس آرجاچ، »سیاست بازرگانی و مدیریت استراتژیك«، ترجمه سهراب خلیلی، انتشارات یادواره كتاب، چاپ چهارم، تهران، ۱۳۷۵.
۴ - جیمز استونر و ادوارد فریدمن، »مدیریت«، ترجمه علی پارسائیان و محمد اعرابی، جلد اول، انتشارات چاپ و نشر بازرگانی، چاپ اول، تهران، ۱۳۷۵.

منبع : ماهنامه تدبیر