مدیریت از نقطه صفر

مدیریت چیست و گره مدیریت كجاست؟ برای ارائه راهكار حل گوشه ای از تنگناهای مدیریت در قالب مدیریت از نقطه صفر نخست به تعریف آن می پردازیم: به یك تعبیر مدیریت عبارتست از انجام امور به وسیله دیگران به بهترین نحو ممكن در یك محیط درحال تغییر.(۱)
همچنین برای هر مدیری چهار وظیفه اصلی برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و نظارت تعیین شده است. لیكن اصول مدیریت و آنچه كه به عنوان وظایف مدیران تعیین شده است در اجرا محدودیتهایی دارند، كه برخی از آنها عبارتند از:
▪ این اصول صرفاً راهنما و ابزاری است برای بارور كردن افكار و جهت دهی به فعالیتها؛
▪ برای عملی كردن این اصول بعضاً ابزارهای كافی وجود ندارد؛
با عمل كردن به اصول، باز هم موفقیت ما تضمین نمی شود، مثلاً برنامه ریزی جامعی وجود دارد ولی نتیجه دلخواه به دست نمی آید.
شرایط، نقش تعیین كننده ای در اجرای اصول و نحوه بكارگیری آن دارد و گذشته از اینها با بكارگیـــری اصول تنها قسمت هموار راه را می توان پیمود. پس انتظار آن است كه با اندیشه و آگاهی و با بهره گیری از پارامترهایی كه می تواند نقاط ضعف را در مقوله موردنظر بپوشاند فراتر از اجرای اصول مدیریت و به منظور دستیابی به نظامهای سازمانی متعالی باجدیت و درایت حركت كرد.
روش و نظام فكری مدیریت از نقطه صفر تنها یكی از راهكارها و ابزارها برای تعالی سازمان ازطریق مدیریت است.
● مدیریت از نقطه صفر چیست؟
مدیریت از نقطه صفر در هر موقعیت نقطه صفر خاص خود و نحوه مدیریت خاص خود را داراست، لیكن باتوجه به آنچه كه در محتوای هر موقعیتی می گنجدمدیریت از نقطه صفر محملی است كه مدیر با علم به نتیجه عملكردهـــــــای گذشته روشها و پیش فرضهای غلط گذشته را زیرپا می گذارد و با بهره گیری از ویژگیهای یاری دهنده مدیریت از نقطه صفر كه در ذیل به آن پرداخته می شود و با تعاریفی نو از موقعیت كه تكیه گاه محكمتری مبتنی بر تعریف صحیح تری از موفقیت و شكست دارند از نقطه صفر شروع می كند.
نقطه صفر كجاست؟ محدوده مشخصی ندارد. یك مدیر دارای شرایط مطلوب در موقعیت نیز می تواند برای تضمین و استحكام موقعیت موردنظر از نقطه صفر شروع كند.
درواقع، حركت از نقطه صفر شروعی دوباره با اندیشه ای از نوع مدیریت از نقطه صفر است.
ابزارهای مدیریت از نقطه صفر كدامند؟ تحلیل موقعیت، اصلاح تعاریف عملی موفقیت و شكست موقعیت و ویژگیهای یاری دهنده مدیریت از نقطه صفر.
● تحلیل موقعیت: بررسی و تحلیل یك موقعیت خاص باتوجه به پیچیدگیهای هر موقعیت خاص كلید رمزهای مختص به آن موقعیت را دارد. لیكن انتخاب دیدگاه مناسب برای تحلیل صحیح و سریع هر موقعیت شرط اولیه و لازم است.
● اصلاح تعاریف عملی موفقیت و شكست موقعیت: پس از تحلیل موقعیت در نقطه صفر و كنكاش در اهداف، برنامه ها، راهبردها، عملكردها و عوامل موثر در موفقیت و شكست به شناختی عینی تر و تعریفی دقیق تر از موفقیت و شكست موقعیت می رسیم.
● ویژگیهای یاری دهنده مدیریت از نقطه صفر: در ادامه به تعدادی از ویژگیهای یاری دهنده مدیریت از نقطه صفر كه از ابزارهای ضروری بـــرای مدیریت از نقطه صفر هستند، اشاره می كنیم:
۱ - تعیین نقطه شروع و پایان: به نقل از بزرگی، اگر ندانیم نقطه شروع كجاست از هر كجا شروع كنیم به هیچ جا نمی رسیم و اگر ندانیم مقصدمان كجاست به هر نقطه ای كه برسیم مطلوب ما خواهدبود. (۲)
۲ - دویدن به نقطه شروع: فراموش نكنیم از نقطه صفر بــاید شروع كنیم. پس ضروری است زمینه های لازم برای شروع از نقطه صفر ازجمله تعاریف اصلاح شده ای از موقعیت و نیازهای آن را مهیا كنیم.
۳ - رك و صریح بودن: ابهام گرایی و رك نبودن كه ریشه های مختلفی مثل ترس و عدم اعتماد به دیگران دارد، مانعی است بلند كه باید برای رسیدن به اهداف موقعیت، ارتباطات سالم درمجموعه و زمینه های جدید موفقیت در یك فضای صمیمی از آن عبور كرد.
۴ - اگر می خواهیم تیم خوبی داشته باشیم، خود خوب باشیم: به زبان ساده برای رسیدن به نیكی و موفقیت در آنچه كه مطلوب ماست، باید جوهره خوبی را در موقعیت جاری كرد. اگر در موقعیت مدیر، راستی و درستی جاری باشد، به تبع آن اعتمـــــاد هست، همدوستی هست، هم افزایی هست، هم پایانی هست و مطمئناً موفقیت هم هست و یك مدیر به عنوان عنصر انتقال فرهنگ، نقش عمده ای در ایجاد فضایی زلال و نیك در موقعیت ایفا می كند.
۵ - پرهیز از حرافی: زیاد حرف نزنیم و الا چشمهایمان هم باید گوش بدهند لذا حرفهایمان باید در متن عملكردمان قرار گیرد.
۶ - گرایشها را فراموش كنیم و منطق گرا باشیم: تنها اولویت ما كار ماست و بقیه مسائل فرع این مصلحت است. در این خصوص استفاده از مشاوران خارجی در موقعیتهای بحرانی، نوع ناقصی از مدیریت از نقطه صفر است كه در آن بعضی ویژگیهای مدیریت از نقطه صفر من جمله پرهیز از گرایش و جانبداری لحاظ شده است.
۷ - اندیشه گرایی بهتر است از تحمیل اندیشه (نقدپذیری و نقادی منصفانه): جداكردن خود از تعارفات و شعارگویی و بسته نگری و رسیدن به پله نقد موقعیت خویش. فراهم كردن فضای هم‌افزایی و هم‌گرایی اندیشه ها.
۸ - اعتقاد عملی به كلمه نمی دانم درجایی كه نمی دانیم: انسانهـــای آگاه ارزش این كلمه را می دانند. یقیناً «نمی دانم» پله اول برای حركت به سوی سكوی پرتاب دانستن است و این اعتقاد باید به عنوان یك فرهنگ بویژه در بین مدیرانی كه دارای اختیارات و حیطه عمل وسیع هستند و ندانستن در لای اختیاراتشان پنهان می شود و پیشامدهای غیرقابل پیش بینی در كمینشان است، جاری شود.
۱۰ - آگاه باشیم كه به زودی واقعیتهای جاری از تصورات و پیش بینی های ما پیشی خواهند گرفت. دقت كنیم كه قبل از سبقت، مركب خود را عوض كنیم و تصورات و پیش بینی هایمان را بر واقعیتهای جاری منطبق سازیم.
۱۱ - جناب مدیر، هدف خردگرایی ابزاری است یا ارزشی؟ مراقب باشیم به كدام سو قدم برمی داریم.(۳)
۱۲ - جناب مدیر، اگر چه به هدفهای موقعیت دست نیـافته ایم به چه میزانی خود را مسئول می دانیم؟ اگر وضعیت فعلی به دلیل عدم كفایت در مدیریت ما در موقعیت بوده است، بهترین مدیریت ترك مدیریت به نحو مقتضی است. چیزی كه در بین مدیران ژاپنی بوفور دیده می شود.
۱۳ - به یاد داشته باشیم اتفاقات بد معمول و معلول شرایط بد است. شرایط بد چیست و راههای جلوگیری و مدارا با شرایط بد در هر مــــوقعیت كدام است، مراقب محیط باشیم، آن گونه كه بر آن سوار باشیم و نه بالعكس.
۱۴ - هر نقطه پایانی نقطه آغاز دیگری است. باید به این باور برسیم كه موفقیت یك امر نسبی است و پس از رسیدن به یك موفقیت كوچك در یك سطح بالاتر تازه در نقطه شروع قرار گرفته ایم.
۱۵ - درهر فعالیتی اصل آن چیزی است كه ما را به موفقیت می رساند، نه آن چیزی كه موفقیت را تعریف می كند. مقصود این است كه مراقب بـــاشیم اصلی كه موفقیت را تعریف می كند دایره آن را محدود نكنیم، بلكه آن اصل بسان سرچشمه ای باشد برای رسیدن به موفقیتهای بعدی.
۱۶ - ایجـــاد سیستم بهره وری فكری و تصمیم گیری در موقعیت: ازطریق ایجاد فرهنگ مشورت، فناوری اطلاعات، بهبود ارتباطات و نخبه پذیری در موقعیت و...
۱۷ - چیزهایی كه به ذهن ما نرسید: همیشه باید اعتقاد داشته باشیم چیزی كه ما به دنبال آن هستیم فراتر از آن چیزی است كه در تصور ما می گنجد و آنچه كه به ذهن و فكرما می رسد، بخش كوچكی است از آنچه كه به فكر ما نرسیده است. لذا با تصورات خودبینانه راه ترقی را بر خود نبندیم.
۱۸ - روح و فضای هر موقعیتی دارای شبكه ای است از روابط كاری بین افراد، روابط حسی و اخلاقی، روابط بین افراد بیرون از موقعیت با افراد درون موقعیت، رابطه هر فرد با كارش و رابطه مجموعه با وظایفشان و رابطه موقعیت موردنظر با موقعیتهای دیگر و... توجه داشته باشیم كه در این شبكه پیچیده، یك نظام علت و معلولی حاكم است. لذا باید پیوسته با شناسایی و تحلیل این شبكه به تنظیم و تعدیل آن پرداخت. البته باتوجه به گستردگی این شبكه، استفاده از نظرات مشاوران می تواند یاریگر باشد. پس ضروری است در نقطه صفر یكبار دیگر به تجزیه وتحلیل این شبكه بپردازیم.
۱۹ - هر مدیری ( در هر موقعیت و جایگاه) دارای شرح وظایفی است، اما لازمه موفقیت یك مدیر پیش از آنكه انجام شرح وظایف باشد رسیدن به هدف موقعیت است. حواسمان هست كه در بند بوروكراسی كاغذبازی نیفتیم و تمركز فكری و فعالیتهای عملی را در مسیر رسیدن به هدف موقعیت قرار دهیم.

منابع و ماخذ
۱ - STEPHEN LINSTEAD, UNDERSTANDING MANAGEMENT, ۱۹۹۵
۲ - فردآر.دیوید، مدیریت استراتژیك، ۱۳۸۱
۳ - دكتر سیدمهدی الوانی، مدیریت عمومی، ۱۳۸۰
ولی جوكار افشار

منبع : ماهنامه تدبیر