مدیریت دانش و سرمایه فکری در سازمان

عصر حاضر، عصر اقتصاد دانش محور نامیده شده است. در این دوران توجه مدیران سازمانها به مقوله هایی همچون دانش و خلاقیت بیشتر جلب شده است و در پی آن انسانهای دانشگرا نسبت به انسانهای عملگرا اهمیت بیشتری پیدا كرده اند.
صاحب نظران معتقدند دهه۸۰ ،دهه جنبش كیفیت و دهه۹۰، دهه مهندسی مجدد (بهبود فرایند كسب و كار و كاهش هزینه ها) بوده و دهه كنونی، دهه مدیریت دانش است. به گفته پیتر دراكر نیز چالش۵۰ سال اول هزاره سوم، بهره وری دانش در سازمان است كه جز ارزیابی دانش امكان پذیر نیست.
برای روشن تر شدن این بحث تعریف واژه های زیر ضروری است.
●داده: براساس تعاریف موجود در منابع، داده ها گروهی از نمادها، كلمات، اعداد، نمودارهایی هستند كه اطلاعات خامی را شامل می شوند و از طریق مشاهده و تحقیق بدست می آیند و هنوز پردازش نشده اند مانند تاریخ، مقدار یك صورتحساب، تعداد پرسنل شركت، جزئیات لیست حقوق. این نمادها از منابع داخلی و خارجی تهیه می شوند و برای درك بهتر آنها به توضیحات بیشتری نیاز است.
●اطلاعات: اطلاعات، داده های پردازش شده و حقایقی با مفهوم هستند كه به توصیف و تعریف داده ها می پردازند و توسط گیرنده پیام، درك و تفسیر می شود. در واقع داده ها پس از تفكیك زمینه (Context) ، طبقه بندی (Categorization) ، محاسبه (Calculation) ، اصلاح (Correction) و جمع بندی (Condensation) شده و بر اساس نیاز كاربران به اطلاعات تبدیل می شوند. تناسب با زمان و شرایط، دقت و قابلیت فهم از جمله ویژگی های اصلی اطلاعات است.
●دانش: اطلاعات درمرحله بعد، توسط تحلیلگران به دانش تبدیل می شوند. برای تبدیل اطلاعات به دانش نیازمند اطلاعات، نیروی انسانی و مدیریت دانش هستیم تا بتواند طی یك فرایند این اطلاعات به دانش تبدیل شود.
واژه دانش در منابع علمی مختلف تعاریف متعددی دارد كه عبارتند از:
▪ دانش آمیخته ای از نظریات، تجربیات، تئوری ها، الگوها، مهارتها و سرمایه های اطلاعاتی است.
▪ دانش عبارتست از شناخت های بدست آمده از اطلاعات و داده هایی كه می تواند به روشهای مختلف و در شرایط گوناگون موثر باشد.
▪دانش فهمی است كه از طریق تجربه، استدلال و یادگیری بدست می آید.
▪ دانش همان صورت ذهنی ایده ها، واقعیتها، مفاهیم، داده ها و روش های ثبت شده در حافظه انسان است.
به طور كلی دانش به دو گونه است كه شامل دانش آشكار (Explicit) كه می توان به سادگی آن را در قالب اسناد و مدارك و آیین نامه ها منتشر و مخابره كرد- و دانش ضمنی (Tacit) -كه ناملموس است و در پس زمینه ذهنی انسانها شكل می گیرد و تشریح آن بسیار مشكل است- می شود .این دو نوع مكمل یكدیگرند و آنچه ما دانش می خوانیم از تعامل بین دانش آشكار و دانش ضمنی بدست می آید. دراین میان، چالش اصلی مدیریت دانش عبارتست از تبدیل هر چه بیشتر دانش ضمنی به دانش آشكار.
نوناكا و تاكاچی خلق دانش سازمانی را با استفاده از دو شاخص شكل (Form) و سطح (level) تشریح می كنند و بدین ترتیب دو نوع تعامل را برای شكل گیری دانش تعریف می كنند كه عبارتند از تعامل میان دانش ضمنی و دانش آشكار (تعامل میان دو شكل از دانش) و تعال میان دانش فردی و دانش سازمانی (تعامل دو سطح). این تعاملات چهار فرایند شكل گیری دانش در شركت را مشخص می كنند:
▪ از ضمنی به ضمنی: برای مثال حسابدار شركت مهارت خاصی را به همكارش منتقل می كند. این نوع خلق دانش، قابلیت كمتری در ایجاد تحول سازمانی دارد. از آشكار به آشكار: حسابدار شركت اطلاعاتی را از سراسر شركت جمع آوری و به صورت گزارش مالی منتشر می كند.
▪از ضمنی به آشكار: حسابدار شركت، براساس تجربه چند ساله خود، روش جدیدی را برای بودجه بندی شركت تدوین می كند. از آشكار به ضمنی: یكی از كاركنان شركت، گزارش مالی شركت را به عنوان ابزاری نو در عملكرد سازمانی خود به كار می بندد.
●خرد: پس از ایجاد دانش، خرد یا بینش (Wisdom) ، مرحله نهایی این فرایند است. خرد یا بینش در برگیرنده مبانی، اصول و الگوهای اولیه برای فهم و بكارگیری دانش مناسب خاص یا معین است. به عبارت دیگر دانش روش پیاده سازی و استفاده از اطلاعات است. به عنوان مثال دانش دانستن اینكه غذای پرچرب باعث چاقی می شود و خرد دستور العمل مربوط به آن است.
●مدیریت دانش: در۱۰ سال گذشته بیش از۷ هزار عنوان مقاله علمی معتبر در مجلات و كنفرانس های علمی در باره مدیریت دانش سازمانی منتشر شده است كه هر یك از زوایه ای خاص، مساله را مورد تحقیق قرار داده اند.
مدیریت دانش سازمانی مجموعه ای از راهكارهاست كه به منظور فهم هر چه بیشتر و به بكارگیری دانش در سازمان ارایه می شود. مدیریت دانش سازمانی، سیاستی سازمان یافته است كه روشها و راهكارهای شناسایی، ارزیابی، سازماندهی و بكارگیری دانش سازمانی را برای رسیدن به اهداف موردنظر تعریف می كند.
لازم است تا مدیریت دانش را طرحی مدیریتی و یكپارچه دانست كه بر هدفهای استراتژیك سازمان تمركز یافته، بر محورهای كسب و كار حركت می كند و از تكنولوژی اطلاعات یاری می گیرد.
● اهمیت و مزایای مدیریت دانش: با توجه به آنچه در مورد نقش دانش در مدیریت سازمان گفته شد اهمیت وجود یك روش سازمان یافته علمی مشخص می شود. می توان اهداف و منابع مدیریت دانش در سازمان را به شرح زیر برشمرد. این موارد برای سازمان هایی كه دانش محور هستند مانند سازمانهایی كه امور پروژه ای در آنها جریان دارد از اهمیت بالایی برخوردار است.
۱ـ اعطای دانش مناسب در زمان مناسب به فرد متقاضی
۲ـ تعیین اینكه چه كسی در سازمان چه چیزی را می داند و در چه جایگاهی قرار دارد
۳ - جلوگیری از كسب دانش تكراری (حتی به شكل استخدام)
۴- جلوگیری از هدر رفتن دانش و تجربه كاركنان و مشاوران حتی بعد از بازنشستگی و قطع ارتباط كاری با آنها
۵- ایجاد فضای خلاق و نوآور در سازمان
۶- حفظ و نگهداری كاركنان متخصص سازمان
۷- ایجاد تجربه های علمی ارزشمند از دانشهای ایجاد شده در پروژه ها
۸- ارتقا و پیشرفت در بكارگیری دانش و تخصص به جای پنهای سازی آن
۹ - ارزشیابی عملكرد علمی كاركنان سازمان و جلوگیری از پیوستن آنها به شركت های رقیب
۱۰- كاهش هزینه های سازمان در ارتباط با دانش
●مدلهای مدیریت دانش:
مدلهای زیادی برای مدیریت دانش ارایه شده است كه یكی از آنها مدل پایه ای ساختمان مدیریت دانش است و شامل۸ مرحله زیر می شود:
تعیین هدف های دانش، كشف دانش، كسب دانش، توسعه دانش، تسهیم دانش، استفاده از دانش، نگهداری از دانش، ارزیابی دانش
●روش های پیاده سازی مدیریت دانش:پیاده سازی مدیریت دانش شامل مراحل زیر است:
۱ - تصمیم جدی مدیریت عالی سازمان
۲- انتخاب مشاوران با صلاحیت
۳- تشكیل تیم علمی (با حضور مدیرعامل، مدیر پروژه ها، مدیر IT ، مدیر منابع انسانی، مشاوران و سایر ذینفعان اصلی)
۴- تعریف مشاغل علمی (مدیر دانش ، مهندس دانش، متخصص، دانش كار و ... )
۵ - تشكیل تیم های كاری (برای توسعه مدیریت دانش)
۶ - ارزیابی وضعیت علمی سازمان
۷- تدوین نظامنامه علمی به عنوان پشتوانه قانونی فرایندها (حدود و اختیارات، حمایتها، تشویق ها، تخلفات و وظایف)
۸- فرهنگ سازی

نویسنده: پژوهش : علی میرشفیعی
منابع در دفتر ماهنامه موجود است.

منبع : ماهنامه نفت پارس