نقش اطلاعات در مدیریت موثر

پیدایش شرکت‌های بزرگ به ۱۲۷ سال قبل برمی‌گردد. تنها الگویی که این شرکت‌ها برای سازمان‌دهی خود پیش رو داشتند همانند ارتش با هرم فرماندهی و کنترل گروه‌های صف و ستاد بود. امروزه، اگر چه نیروی انسانی و نظارت بر اجزای هر سازمان امروزه نیز عاملی بسیار مهم به شمار می‌رود و مدیریت خاص خود را می‌طلبد، اما باید اذعان داشت که در سازمان، فقط سازمان‌دهی نیروی انسانی نیست که دستیابی به اهداف را تضمین می‌کند. در کنار عوامل انسانی، اطلاعات مربوط به مواد خام، ماشین‌آلات و سرمایه نیز نیازمند مدیریت صحیح و کارآمد خواهد بود و برای این منظور باید کاربرد "نظام مدیریت اطلاعات" مطابق نیازها، شرایط و اهداف سازمان مورد توجه قرار گیرد تا عملیات گردآوری، سازمان‌دهی، تولید اطلاعات و انتقال آنها به مدیران به نحوی بهینه انجام پذیرد. "نظام مدیریت اطلاعات" به عنوان اهرمی پنهان در تمامی سطوح سازمان، توانایی‌های مدیریت را گسترش داده و مدیریت را برای انتخاب صحیح و مناسب مهیا می‌سازد.
● وضعیت جغرافیای سیاسی "اطلاعات" در جهان معاصر:
اشراف و نظارتی که طراحان سیستم‌های اطلاعات بر نظام‌ها دارند را "مدیریت اطلاعات" گویند. این تلقی نشان می‌دهد که اطلاعات، منبع است و قابلیت اداره شدن دارد. منابع اطلاعاتی بخصوص در جهان سوم به سهولت قابل دسترسی نیست. وجود فقر فزاینده اطلاعات در این کشورها، آنها را در چالشی دیگر به نام رقابت بر سر اطلاعات، مرعوب برتری کشورهای توسعه یافته کرده است، زیرا اکثر دولت‌های جهان سوم، توان اقتصادی و سرمایه‌گذاری در زمینه‌های تجهیز، استفاده،‌کاربرد و آموزش این سیستم‌ها را ندارند.
این برتری صوری که مرهون تولید، سازماندهی، بهره‌وری و مدیریت اطلاعات است ناشی از اولویت عنصری به نام اطلاعات است که در سایر کشورها (به خصوص کشورهای جهان سوم) علاقه چندانی نسبت به ایجاد زیرساختهای آن مشاهده نمی‌شود. کافی است تاملی در نظریات یکی از دست‌اندرکاران خبرگزاری‌های مهم جهان در اجلاس ۱۹۷۸ میلادی داشته باشیم تا به عمق و اهمیت این موضوع پی ببریم: جریان اخبار از کشورهای توسعه یافته نسبت به جهان در حال توسعه،‌هم از نظر محتوا و هم از نظر حجم، جریانی غیرمتوازن است. خبرگزاری‌های غربی، آگاهانه به وقایعی نظیر بحران‌ها و درگیری‌های جهان سوم توجه بیش از حدی نشان می‌دهند و در صورت وقوع این حوادث در کشورهای توسعه یافته آن را نادیده می‌گیرند...
پیشرفتهای فناوری که در تعداد انگشت‌شماری از کشورهای توسعه یافته حاصل آمده، کسب، نگهداری و بازیابی مقادیر بیشتری از منابع اطلاعاتی را به نحوی صحیح‌تر و با سرعت بیشتر امکان‌پذیر ساخته است. دانش و اطلاعات مربوط به منابع خاک، هوا ، پیشرفت‌های فنی و اوضاع بازار امتیازهای فراوانی را در اختیار کشورهای برخوردار از این اطلاعات قرار داده و این امر موجب شده تا بخش عظیمی از منابع اطلاعاتی اعم از طبیعی و صنعتی توسط بخش کوچکی از جهان مدیریت گردد. به عنوان مثال ۹۰ درصد از مجموع اطلاعات و داده‌هایی که در پایگاه‌های اطلاعاتی در سراسر دنیا نگهداری می‌شود متعلق به امریکاست و حداقل ۵۰ درصد از سهم ارتباطات در کشورهای توسعه یافته به شرکت آی. بی. ام تعلق دارد. جریان اطلاعات در این کشورها با وضع قوانین امنیتی به شدت کنترل شده و از انتشار آن به دیگر کشورها جلوگیری می‌گردد. از این رو کشورهای توسعه یافته بنا به دلایل مطرح شده در بالا، به جوامعی آسیب‌پذیر تبدیل شده‌اند که باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن نسبت به اتخاذ راهبرد پوشش دفاعی اطلاعات اقدام نمایند.
● اطلاعات چیست؟
قبل از تعریف اطلاعات باید بین داده‌ها و اطلاعات مرزی را تعیین نمود.
داده‌ها، علائمی هستند که بر رفتار، عملکرد و تصمیم انسان تاثیر نمی‌گذارند در صورتی که اطلاعات به آن دسته از علائمی اطلاق می شود که ظهور و بروزشان بر رفتار و عملکرد انسان تاثیرگذار می‌باشد و دارای ویژگی‌هایی نظیر:
هدفداری، قابلیت توضیح، قابلیت اطمینان، در دسترس بودن و قابلیت خلاصه شدن می‌باشد.
بدیهی است که اطلاعات هر سازمان را متخصصان از طریق تحقیق روی محیط و یا از تبدیل داده‌های داخلی سازمان به دست می‌آورند. اطلاعات دارای طول عمر مشخص است و به عبارت واضح‌تر، زمان‌دار است. اطلاعات همواره اضافه، تلفیق یا دستکاری می‌شود و در نهایت بعد از استفاده و کاربرد، ذخیره و یا نابود می‌شود. این روند، فرایند تولید تا مرحله ذخیره و یا حذف اطلاعات در نظامی به نام "نظام اطلاعات مدیریت" قرار گرفته و در راستای اجرای وظایف و نیل به اهداف سازمان انجام می‌پذیرد.
● ترسیم ساختار سازمانی بر اساس اطلاعات:
اداره امور سازمانها به شکل مطلوب، مستلزم بررسی و پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که گاهی با هم در تضاد و تفاوتند و با آهنگی متناسب با شرایط و وضعیت سازمان رشد و تغییر می‌کنند و در مواردی تحلیل آنها را مشکل می‌نماید و این امر سرعت حرکت مدیریت را به سمت اثربخشی تصمیم، کند می‌کند.
مدیران در تمامی سطوح و در تمام رده‌های عملکردی (برنامه‌ریزی راهبردی و نظارت میانی) بایستی در مورد خط‌مشی‌ها، تاکتیک‌ها و عملیات شرکت تصمیم‌گیری نموده و با افرادی که به آنها گزارش می‌دهند و همچنین دیگر مدیران (خارج یا داخل سازمان) ارتباط برقرار کنند. در تمامی ارتباطات، اطلاعات مبادله می‌شود. این اطلاعات نیازمند مدیریت هدفدار و صحیح است. واضح است که ساز و کارهای قدیمی اطلاعات مدیریت، پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیستند و نمی‌توان در مواجهه با مسائل عمده و حیاتی سازمان صرفا به ذهنیات یا گزارش‌های خام تکیه کرد. دریافت اطلاعات صحیح و پردازش و تحلیل آنها توسط مدیر، وی را به درجه‌ای از شناخت می‌رساند که بر اساس آن، گزینه‌های موثر در حل مسائل را تشخیص داده و مناسب‌ترین آنها را انتخاب می‌کند؛ بدیهی است سرعت عمل مدیر درتصمیم‌گیری و درستی آن به کم و کیف اطلاعات بستگی خواهد داشت.
اگر سازمانی بتواند ساختار خود را بر اساس اطلاعات موردنیاز طراحی کند، قابلیت افزونتری خواهد یافت، چرا که اگر ساختار ارتباطی برپایه اطلاعات، از پایین به بالا بنا گردد، مدیریت ارشد از آنچه که در کل سازمانش می‌گذرد مطلع می‌شود. از طرف دیگر، دریافت اطلاعات دسته‌بندی شده باعث کاهش عدم اعتماد و موجب تسهیل در روند تصمیم‌گیری مدیر خواهد شد. علم مدیریت، تصمیمی را درست می‌شناسد که ۹۰ درصد آن را اطلاعات و ۱۰ درصد آن را قضاوت شخصی تصمیم‌گیرنده تشکل می‌دهد.
درواقع اطلاعات عاملی است مفهومی که ساختاری خاص دارد و در رفتار عمومی نظام و تعامل آن با محیط خارج و داخل ایجاد تشخیص و وحدت می‌کند و در نتیجه از نظر رفتاری، زمینه نظارت، هدایت و توسعه نظام را برای مدیریت آماده می‌سازد. با این وصف باید گفت در حقیقت، زمان ترسیم ساختار سازمانی برپایه اطلاعات فرارسیده است.
● اثربخشی مدیریت در سازمان‌ها
بیان و تعریف اثربخشی، یکی از مباحثی است که اکثر نظریه‌پردازان مدیریت در مورد آن دچار اختلاف نظر هستند. وقتی درباره مدیری موفق و خوب سخن می‌گوییم، گاه اثربخشی را بامواردی از قبیل داشتن رفتاری هم شان مدیران، خوب بودن و دوست داشتنی بودن اشتباه می‌گیریم و بر این اساس، اثربخشی را ارزیابی می‌کنیم. درحقیقت اگرچه می‌توان مدیر خوب را براساس بعضی از این تلقی‌ها، ارزیابی و تشریح کرد، اما در این بحث منظور ما از اثربخشی مدیر یا مدیریت موثر این است که گروهی که مدیر هدایت می‌کند و سرپرستی آنان را به عهده دارد، تا چه اندازه، وظایف خود را به نحو مناسب انجام می‌دهند. ناگفته پیداست که عملکرد گروه فقط به مدیر بستگی ندارد، بلکه عوامل گوناگونی ازجمله هوش، مهارت،‌سطح انگیزه، آموزش و ابزار در آن دخیل‌اند. هدف ارزیابی اثربخشی مدیر، دسترسی به میزان بهره‌وری گروه است. دستیابی به متغیرهای محیطی مانند عوامل سیاسی، اجتماعی،‌ اقتصادی،‌ فناوری نیازمند به کارگیری نظامی است که اطلاعات را برحسب نیاز،‌استخراج، پردازش و طبقه‌بندی کند و در اختیار مدیران قرار دهد.
استقرار نظام برنامه‌ریزی متکی بر اطلاعات مرتبط با مجموعه، امکان سنجش و مقایسه کارآیی سازمان را با واحد تحت مدیریت میسر می‌سازد .

شهرام شیرکوند

منبع : مجله گسترش صنعت