دانش دارایی بی بدیل

تشكیل گروه های فكری به منظور نظریه پردازی از الزامات رسیدن به هدف جنبش نرم افزاری است. خوشبختانه با سخنان رهبر معظم انقلاب درخصوص علم و لزوم توجه به نظریه پردازان، شاهد رشد مباحث مطرح شده در این زمینه و استقبال نخبگان كشور از آن هستیم. مدتی است مباحث نظری و البته كاربردی درحوزه اقتصاد با حضور نخبگان كشور در مؤسسه عالی آموزش و پژوهش مدیریت و برنامه ریزی برگزارمی شود. تاكنون موضوع هایی چون اقتصاد و مدیریت دانایی محور، تورم، دولت الكترونیك و... در این مباحث مطرح شده است. گزارشی كه می خوانید خلاصه ای است از مباحث مطرح شده در این مؤسسه با عنوان مبانی مدیریت دانایی محور.
اساساً نوع نگاه ما به مدیریت دانایی با هرنوع نظریه یا رویكردی، باید به گونه ای باشد كه در درجه اول بخواهیم نظام اداری، سازماندهی شركتها و در سطح كلان ساختار حكومتی را برای خدمت رسانی بهتر به شهروندان اصلاح كنیم. در دو دهه گذشته رویكردهای متفاوتی برای دستیابی به این اهداف مطرح شده است.
در یك مرور سریع و كلی می توان برخی از این رویكردها را ذكر كرد: رویكرد كیفیت جامع درمورد سازمان ها و شركت ها اعم از دولتی و خصوصی كه خواهان بهبود مستمر هستند یكی از این رویكردها است.
در مقابل، كشورهایی كه شرایط مساعدتری داشتند تلاش كردند پله ها را یكجا طی كنند و با توجه به فرصت اندك، روند توسعه را سریعتر بگذرانند. این شیوه عمل را مهندسی مجدد می نامند.
مهندسی ارزش نیز رویكرد دیگری است كه درصدد است با حفظ سطح كیفیت (و یا حتی افزایش آن)، هزینه ها را كاهش دهد.
تغییر رویكرد نسبت به نیروهای انسانی نیز ازجمله مسائل دیگری است كه به شكلی متفاوت مطرح شد.
زمانی واحدهای كارگزینی انسان را به عنوان یك نیرو درنظر می گرفتند، درحالی كه می توان به انسان به عنوان یك منبع نیز نگاه كرد. در این صورت باید این منبع توانمند شود و اگر بتوان این توانمندسازی را دركاركنان ایجادكرد می توان تغییرات زیادی را در سازمان به وجود آورد.
توجه به سرمایه فكری رویكرد دیگری بود كه معتقدبود در یك سازمان تنها نیروی انسانی نیست كه سرمایه است، بلكه به مشتری سازمان نیز می توان به عنوان یك سرمایه نگاه كرد، حتی «تأمین كننده ها» نیز به عنوان سرمایه موردبحث قرارگرفتند.
یك رویكرد نسبتاً جدید معتقداست آنچه به عنوان نوآوری و خلاقیت در سازمان اتفاق می افتد «سرمایه فكری» آن سازمان است و این سؤال مطرح شد كه چگونه این سرمایه فكری را هدایت و سازماندهی كنیم؟ در پاسخ گفته شد باید مجموعه ای با عنوان مدیریت دانایی یا مدیریت دانش بر سازمان حاكم باشد تا بتواند از سرمایه انسانی و فكری به صورت بهینه استفاده كند. بنابراین سؤال بعدی این است كه مدیریت دانایی و یا مدیریت دانش چیست؟
در یك نگاه گذرای تاریخی می توان گفت در جامعه كشاورزی، كار و زمین عوامل اصلی تولید محسوب می شدند. با گذر از جامعه كشاورزی و ورود به جامعه صنعتی، دركنار كار و زمین، سرمایه نیز به عنوان یكی از عوامل تولید قلمداد شد. با ورود به جامعه اطلاعاتی، دانش به عنوان عامل اصلی تولید مطرح شد به این دلیل كه به كمك دانش از همان كار، زمین و سرمایه ارزش افزوده بیشتری حاصل می شود.
در زمینه سرعت رشد دانش و اطلاعات گفته شده است كه ۸۰درصد یافته های فناوری و ۹۰درصد تمام دانش و اطلاعات فنی در جهان فقط در قرن بیستم تولید شده است. جالب این است كه هر ۵سال و نیم نیز حجم دانش دوبرابر می شود.
در باب اهمیت اقتصادی دانش و دانایی به این نكته اشاره می كنم كه دانش در عصر حاضر به عنوان موتور رشد اقتصادی درآمده است. دانش به عنوان دارایی استراتژیك سازمانی قلمداد می شود و رشد روزافزون مشاغلی كه بر پایه ایجاد و استفاده از دانش قرار دارند واقعاً موجب حیرت است. توزیع شغلی كاركنان در فعالیت های اقتصادی در كشور آمریكا در سال۹۳ نشان می دهد كه از مجموع شاغلین، ۱‎/۵ درصد در بخش كشاورزی فعالیت می كنند، حدود ۱۲ یا ۱۲‎/۵ درصد در بخش صنعت و معدن فعال هستند كه در مجموع كمتر از ۱۵درصد می شود، بنابراین بیش از ۸۵ درصد شاغلین در بخش خدمات فعالیت می كنند از ۸۵درصدی كه در بخش خدمات شاغل هستند، ۶۸درصد آنها در زمینه تولید و توزیع اطلاعات فعال هستند. مسلماً اكنون كه در پایان سال۲۰۰۵ هستیم درصد شاغلین در بخش اخیر افزایش یافته است.
البته رشد بی سابقه تكنولوژی اطلاعات و ارتباطات تنها مربوط به كشور آمریكا نیست، بلكه در همه جای دنیا و از جمله در كشورهای در حال توسعه نیز قابل مشاهده است. در سال،۲۰۰۳ از كل مشاغل خدماتی در سازمان های پیشرفته، ۸۰درصد در پست های مرتبط با دانش شاغل بوده اند. این بدان معنا است كه توانایی های فیزیكی افراد اهمیت كمتری یافته است و ما در حال حركت به سمت كارخانه های بدون كارگر هستیم، كارخانه هایی كه چند نفر در یك مركز كنترل تمام كارخانه را اداره می كنند.
اشاره شد كه هر ۵سال و نیم یكبار حجم دانش دوبرابر می شود وعلاوه بر آن هر سه سال، نیمی از آن كهنه می شود و این موضوع برای اشخاصی مانند من كه معلم هستند مهم است كه به معلوماتی كه در دو دهه پیش به دست آورده ایم غره نشویم و دائماً درصدد نو كردن دانش خود برآییم. باز در زمینه سرعت حیرت انگیز رشد دانش، آمارها حكایت از آن دارند كه در هر پنج دقیقه یك فرمول شیمی، در هر سه دقیقه یك رابطه فیزیكی و در هر پنج دقیقه یك موضوع جدید در علم پزشكی كشف، ایجاد و یا ابداع می شود.
همان طور كه در مباحث قبلی اشاره شد اقتصاد دانش محور، اقتصادی است كه در آن تولید، توزیع واستفاده از دانش نقش اصلی را در تولید ثروت ایفا می كند. در این زمینه، اینترنت به عنوان یك عامل هم افزایی در دانش جهانی مطرح شد. دولت الكترونیك و تجارت الكترونیك نیز به عنوان محمل هایی جهت استقرار اقتصاد دانش محور مورد بحث قرار گرفتند. پیشرفت ICT به شكل گیری و گسترش آموزش الكترونیكی انجامید و دهكده جهانی تا حدود زیادی به واقعیت پیوسته است. ارتباطات سریع و دقیق از راه دور جانشین ارتباط سنتی رو در رو شده است. بخش خدمات به شكل غیرقابل تصوری در حال توسعه است. در چنین اقتصادهایی اولویت منابع مورد استفاده بنگاه های اقتصادی هم تغییر كرده است و نیروی انسانی متخصص به عنوان مهم ترین منبع مطرح شده وتوسعه و آموزش نیروی متخصص دراولویت برنامه های سازمان های پیشرو قرار گرفته است. به عنوان مثال سود شركت IBM در سال۱۹۹۹ معادل ۶‎/۴ میلیارد دلار بوده است كه ۲‎/۲ میلیارد دلار آن صرف تحقیق و توسعه و آموزش شده است، یعنی آموزش، تحقیق و توسعه نه به عنوان هزینه بلكه به عنوان سرمایه گذاری تلقی می شود.
در كشور ما نیز بحث اقتصاد و مدیریت دانایی محور در قانون برنامه چهارم توسعه مطرح شده است. در فصل دوم،تعامل فعال با اقتصاد جهانی و در فصل چهارم، توسعه مبتنی بر دانایی در چارچوب مواد قانونی مورد تأكید قرار گرفته است. در مواد۴۵ ، ۴۶ و ۵۵ این برنامه كه در زمینه توسعه مبتنی بر دانایی است، ارتقا و توانمندسازی سرمایه انسانی، كاهش فاصله سطح دانش و مهارت نیروی كار كشور با سطح استانداردهای جهانی و توجه جدی به نظام آموزش های فنی و حرفه ای مطرح شده است.
با توجه به دستاوردهای جهانی و اهداف برنامه چهارم توسعه می توان پرسش محوری این جلسه را چنین مطرح كرد كه دانش و دانایی ومدیریت آن به چه معنا است و دید ما نسبت به آن چگونه است؟ اگر ساده ترین اجزای دانش را داده ها بدانیم در این صورت داده ها، سمبل ها یا نشانه هایی از چگونگی و كمیت واقعیات هستند. این كه جمعیت ایران ۷۰میلیون نفر است و یا GNP یك كشور فلان مقدار است داده های خام هستند. اطلاعات، زمانی ایجاد می شود كه انسان به این داده ها معنا ببخشد. بخشی از این معنا از طریق تركیب داده ها زیر چتر یك نظریه یا تحلیل علمی صورت می گیرد. حال می توان دانش را مجموعه ای از اطلاعات، تجربه، كارایی و آمادگی افراد قلمداد كرد.
یكی از ابعاد اهمیت مدیریت دانش و دانایی حفظ سرمایه های فكری است. در مورد خروج نخبگان از كشور، بحث های زیادی تحت عنوان مهاجرت یا فرار مغزها مطرح می شود، اما كمتر به آن توجه داریم كه وقتی شخصی از سازمان خارج می شود چه اتفاقی می افتد. شخصی كه از سازمان خارج می شود، در حقیقت دانش را از آن سازمان خارج می كند.
به بیان دیگر دانش در ذهن افراد دانشور به وجود می آید و به كار می رود و یكی از وظایف مدیریت دانش و دانایی این است كه آنچه را كه در ذهن افراد است استخراج كرده و در اختیار مجموعه سازمان قرار دهد. البته دانش در سازمان ها، نه تنها در مدارك و ذخایر دانش، بلكه در رویه های كاری، فرایندهای سازمانی، اعمال و هنجارها مجسم می شود. بخشی از دانش را می توان به صورت مكتوب در اختیار افراد قرار داد، اما بخش دیگری نیز وجود دارد كه در رویه های كاری، فرایندها، تجارب و شایستگی ها نمود پیدا می كند. دانش را می توان همچون سیالی تصور كرد كه در دو شكل مجازی یا «غیرآشكار» و شهودی یا «آشكار» ظاهر می شود. دانش غیرآشكار می تواند در تمامی گستره زنجیره خلق ارزش سازمان وجود داشته باشد، زنجیره ای كه از تأمین كنندگان شروع می شود وتوزیع كنندگان و بالاخره مشتریان را در برمی گیرد. مدیریت وظیفه دارد این دانش غیرآشكار را احصاكند و در اختیار سازمان قرار دهد.
موضوع دیگری كه در بررسی مدیریت دانش باید مورد توجه قرار گیرد، تفاوت فرایند با برنامه است. برنامه از جایی شروع می شود ودر جایی تمام می شود اما فرایند استمرار دارد. در این دیدگاه، مدیریت دانش یك برنامه نیست، بلكه فرایندی است كه پیوسته درصدد كشف، كسب، توسعه، ایجاد، تسهیم، نگهدرای و ارزیابی و به كارگیری دانش است. در این فرایند، توسعه و ایجاد دانش از جایگاه ویژه ای برخوردار است. به بیانی دیگر دانش، فناوری و مهارت را می توان از دیگران آموخت ولی فرایند توسعه را می توان در این چارچوب دید. ژاپن در ابتدا به تقلید تولیدات دیگران پرداخت، ولی پس از مدتی موفق شد دانش را توسعه دهد.چین نیز در حال حاضر، در حال تقلید تولیدات دیگران است، اما به سمت تولید دانش حركت می كند و با برنامه ریزی در تلاش است در سال۲۰۲۰ به مرحله تولید دانش برسد. چین اعلام كرده است كه حاضر است با ۰‎/۱ درصد سود در صحنه رقابت جهانی حضور داشته باشد. در واقع یكی از ابعاد مدیریت دانش آن است كه ما را قادر می سازد تا از طریق ایجاد پیوند مناسب بین تكنولوژی،منابع انسانی و ساختار سازمانی مناسب، بتوانیم در این صحنه پررقابت باقی بمانیم.
یكی از ویژگی های مدیریت دانش این است كه نوعی مدیریت یكپارچه است. نمی توان در انجام یك فعالیت به تعدادی دانشور اهمیت داد و از دیگر كاركنان انتظار داشت بقیه كار را انجام دهند، بلكه مدیریت دانش یك طرح یكپارچه است و كل سازمان را در بر می گیرد.
مدیریت دانش بر پایه هدف های استراتژیك بنا شده است، بر محور فرایندهای كسب و كار حركت می كند و از فناوری های اطلاعات كمك می گیرد. به عنوان مثال سازمان مدیریت و برنامه ریزی در نظر دارد نخبگان را وارد سیستم اداری كند. اگر قرار باشد كه تنها بر روی نخبگان سرمایه گذاری كنیم نتیجه ای به دست نمی آوریم، اما اگر این افراد به عنوان الگو وارد نظام اداری شوند و اگر نظام اداری را به گونه ای سامان دهیم تا با آنها سازگار باشد آنگاه با این مدیریت یكپارچه حصول نتیجه ممكن خواهد بود.
در مدیریت دانش، مدل های مختلفی مطرح شده است. مدل اول، مدل مبتنی بر رمزگذاری است، به این معنی كه آنچه را در اختیار داریم به گونه ای مطرح كنیم كه همه بتوانند از آن استفاده كنند. وقتی فرایندها را مستند سازی می كنیم از این مدل استفاده می كنیم. استفاده مجدد از دانش و تبادل مستندات دانش بر پایه تكنولوژی ارتباطات در این الگو قرار دارد.
مدل دوم مبتنی بر تجارب فردی است، یعنی تبادل دانش بین افرادی كه بحث مدیریت منابع انسانی را برجسته می سازند. در این الگو تجربه و شایستگی های فردی از طریق ارتباط رو در رو، مبادله می شود.
به نظر می رسد مدل مناسب، الگوی مبتنی بر اجتماعی كردن است. یعنی تبادل و تولید دانش از طریق ارتباطات و سازماندهی مجدد، یا به عبارت بهتر تركیبی از الگوی كد گذاری و الگوی مبتنی بر تجربه فردی، به این صورت كه آنچه را می توان به راحتی كد گذاری كرد مطرح كنیم و آنچه را نمی توان كدگذاری كرد به روشهای مختلف در اختیار همگان قرار دهیم.
تقسیم بندی دیگر، رویكرد مبتنی بر انسان محوری و تكنولوژی محوری در حوزه مدیریت دانش است. رویكرد انسان محور بر جنبه های فرهنگی تأكید دارد و در آن مدیریت دانش، روش كسب، تسهیم و نگهداری دانش است. در این رویكرد بر كاركنان دانشی و بر مدیریت انتزاعی دانش یا اطلاعات تأكید می شود و سرمایه اصلی سازمان را انسان ها می دانند و بر روی آنها سرمایه گذاری كرده و با استفاده از افراد به تولید دانش می پردازد.
رویكرد دوم مبتنی بر فناوری اطلاعات و ارتباطات است. براساس این رویكرد، مدیریت دانش، مفهوم توسعه یافته سیستم های مدیریت اطلاعات است و بر مدیریت اطلاعات و ارتباطات داخلی بین منابع اطلاعاتی تأكید دارد.
حال می خواهیم بدانیم در این فرایند به چه چیزهایی نیاز داریم و چگونه می توانیم این مدل را تبیین كنیم؟ در اینجا بحث چرخه دانش مطرح است. در این چرخه نخست اطلاعات خام به دانش تبدیل شده و سپس از صحت دانش تولید شده اطمینان حاصل می شود و در مراحل بعد كسب و تأمین دانش، خلق دانش، تركیب دانش، تسهیم دانش و نهایتاً كاربرد آن را خواهیم داشت. ابتدا یك سازمان باید موجودی دانش خود را شناسایی كند و محیط درونی و بیرونی سازمان را شناسایی كند. بسیاری از سازمان ها به دلیل عدم آشنایی با موجودی دانش خود، در تصمیم گیری ها و هدف گذاری ها دچار مشكل می شوند.
بعد از این مرحله، نوبت به كسب دانش می رسد. دانش را می توان از محیط داخلی و خارجی به دست آورد. اینجا دوباره تأكید می كنم كه منابع دانش را باید در مشتریان، مراجعان، همكاران، رقبا، عرضه كنندگان و غیره جست وجو كرد. مرحله بعد، توسعه دانش با توجه به پایه های موجود است و برای این منظور باید توانایی ها و دانش كاركنان را افزایش دهیم. توسعه محصولات بهتر، خدمات بهتر، ایده های جدید تر و فرایند های مناسب تر همگی به مفهوم توسعه دانش در سازمان است و یا به عبارتی بهتر، تجلی توسعه دانش در این حوزه ها قابل مشاهده است.
مرحله بعد تقسیم دانش است. آنچه در مدیریت دانایی اهمیت دارد نحوه تقسیم دانش موجود و انتقال آن به محل مناسب و مورد نیاز و چگونگی انتقال دانش از سطح فردی به سطح گروهی و نهایتاً به سطح سازمانی است. اگر با سرمایه گذاری، افراد نخبه ای را آموزش دهیم و بتوانیم آن دانشی را كه این افراد دارند در افراد دیگر و در كل كشور توسعه دهیم آنگاه می توان ادعا كرد كه دانش را مدیریت كرده ایم.
ذخیره و به هنگام كردن دانش، گام بعدی است كه مانع از بین رفتن دانش می شود و امكان مورد استفاده قرار گرفتن را فراهم می سازد. مرحله بعدی در چرخه دانش، ارزیابی دانش است. نحوه رسیدن به هدف های تعیین شده و استفاده از نتایج آن به عنوان «بازخورد» برای تعیین یا اصلاح هدف به این مرحله مربوط می شود.
یكی از سؤالات مطرح در حوزه مدیریت دانش این است كه چه نوع دانشی در سازمانها مورد نیاز است؟ از جمله دانش های مورد نیاز، دانش ساختاری است. مدیریت دانایی فرهنگ، ساختار و نیروی انسانی خاص خود را می طلبد. برخی از انواع ساختارها كه تناسب بیشتری با مدیریت دانایی دارند عبارتند از: ساختار تخت، گروه های خود گردان كامل، سازمانهای حبابی، سازمان دورانی، سازمان شبدری، سازمان سلولی و بالاخره سازمانهای آمیبی. وجه تسمیه سازمان حبابی، عمر كوتاه آن است به این معنا كه با تغییر اوضاع، عمر آن پایان می یابد و یا در سازمان های آمیبی تغییر سریع ساختارها مورد نظر است تا با تغییرات سریعی كه در دانش و دانایی صورت می گیرد خود را هماهنگ كنند.
دانش فرایند از دیگر دانش های لازم برای استقرار مدیریت دانایی است. دانش فرایند در صدد تحلیل و بهینه سازی فرایندهای كاری است. مهندسی مجدد و مدیریت كیفیت جامع در حوزه دانش فرایند قرار می گیرد.
دانش پرسنلی نیز یكی از دانش های مورد نیاز برای استقرار مدیریت دانایی است كه در آن شایستگی ها و قابلیت های كاركنان داخلی مورد توجه قرار می گیرد.
علاوه بر آموزش های مرسوم به كاركنان، آموزشهای دیگری نیز برای استقرار مدیریت دانایی ضروری است. دانش پروژه ای یكی از این آموزش ها است كه در آن مهارت ها، گزارش ها و تخصص های ذخیره شده یا كسب شده در رابطه با انجام كار مورد مطالعه قرار می گیرد. مدل های حل مسأله و ابزار موردنیاز برای مدیریت پروژه ها به این حوزه مربوط می شود. مستند سازی تجربیات نیز در این قسمت مورد توجه قرار می گیرد.
دانش هدایت، محور دانش هایی است كه مدیران باید داشته باشند. شناخت دانش ضمنی و تبدیل آن به دانش آشكار، جزء جدایی ناپذیر و اصلی مدیریت دانایی است.
ویژگی ها و موانع سازمان های محروم از مدیریت دانایی را می توان به این شرح ذكر كرد: عدم نشانه های ابداع و ابتكار، عدم اولویت بندی و استفاده از دانش، نادیده گرفتن دانش خارجی، دشواری جذب نیروهای دانشی جدید، ضعف در جذب و استفاده از سیستم های اطلاعاتی، مخفی كردن یا سیاسی نمودن اطلاعات، جدا شدن كارشناسان و نیروهای دانشگر از سازمان، فراموش كردن مسائل مهم و اساسی و استفاده محدود از دانش های موجود آن هم به صورت غیر متمركز.
عدم توجه به رویكرد مدیریت دانایی باعث بروز مشكلاتی در حوزه منابع انسانی خواهد شد كه در زیر به برخی از آنها اشاره می شود. همكاران خود را به حد كافی آموزش می دهیم، اما اجازه نمی دهیم كه دانش خود را به كار بگیرند. تجارب زیادی را در پروژه ها فرا می گیریم، اما این تجربیات را به دیگران منتقل نمی كنیم. باوجودی كه برای حل مسائل سازمان یا كشور، مجموعه ای از افراد متخصص و خبره وجود دارد، اما كمتر كسی می داند كه چگونه باید آنها را شناسایی كنیم. در واقع به بخشی از كوه یخ كه در زیر آب قرار می گیرد، یعنی دانش ضمنی توجه نمی كنیم. افراد باهوش را استخدام می كنیم، اما چند سال بعد آنها را به نفع دیگران از دست می دهیم. همه را به تقسیم دانش تشویق می كنیم، اما دانش های حساس را برای خود نگه می داریم. هماهنگی های لازم را برای آموزش و یادگیری خود و دیگران فراهم می كنیم، اما هدفهای آموزشی را فراموش كرده و یا نمی شناسیم.
خلاصه بحث من این است كه انسان، سازمان و فناوری، ابعاد اصلی مدیریت دانایی را تشكیل می دهند كه باید به صورت یكپارچه مورد توجه قرار گیرند. ساختارها و فرایندها در بعد سازمان، فناوری اطلاعات و ارتباطات در بعد تكنولوژی وجنبه های روحی، فرهنگی، رفتاری و تخصصی در بعد سرمایه انسانی باید مورد توجه قرار گیرد و این مجموعه می تواند ما را به سمت استقرار درست مدیریت دانش هدایت كند.

منبع : روزنامه ایران