نگاهی دیگر به مدیریت زمان

● مقدمه
بسیاری از افراد ادعا می كنند كه وقت آنها به هدر نمی رود و ابراز می دارند كه: من خیلی سازمــاندهی شده كار می كنم، می دانم كجا می روم، می دانم چكار می كنم و... اگر شما واقعاً و صادقانه جزء این دسته از افراد هستید باید بگوییم كه در گروه اقلیتی جای گرفته اید. خیلــی از مردم نسبت به روزهای بدون بهره وری (بی حاصل) خود بی تفاوت هستند در حالی كه همگی مایل هستیم كارهای بسیاری را در یك روز انجام دهیم، ولی معلوم نیست كارهایمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسی اولویت بندی شده اند و چقدر وقت باید صرف آنها كنیم.
مثلاً گاه برای گرفتن یك جواب یا ارسال یك نامه یا درخواست كالا از انبار، بیش از اهمیت موضوع موردنظر به پیگیــری، تعارفات و حاشیه پردازی مشغول می شویم. همچنین در بسیاری از جلسات مسایل جنبی نظیر سیاست، تجارت، خانواده، اوضاع اجتماعی، اخبار سازمانی، و... بیشتر از موضوع یا دستور جلسه موردبررسی و تبادل نظر قرار می گیرند.
مقوله مدیریت زمان سالهاست كه ذهن افراد و صاحب نظران رشته های مختلف را به خود مشغول كرده و تاكنون دوره های آموزشی و سمینارهای بسیاری در این ارتباط برگزار شده است. اما آیا واقعاً توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا كرده و آن را در كنترل خود داشته باشیم.
حقیقت آن است كه ما باید خود را اداره كنیم نه زمان را. چرا كه زمان اساساً اداره شدنی نیست و خواه ناخواه زمان می گذرد و این ما هستیم كه بایستی از آن به خوبی استفاده كنیم.
به یك تعبیر مدیریت زمان درواقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید مهارتهایی كه ما برای اداره كردن دیگران نیازمندیم، همان مهارتهایی است كه برای اداره كردن خود نیازمندیم مانند توانایی ومهارت در برنامه ریزی، تفویض اختیار، سازماندهی، رهبری و كنترل.
شناخت صحیح و به موقع عواملی كه وقت ما را هــدر می دهند، خیلی مهم است زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را كوتاه خواهیم كرد. بد نیست این سوال را مطرح كنیم كه وقت روزانه شما صرف چه كارهایی می شود؟ فرقی نمی كند دارای چه موقعیت شغلی و كاری هستید فقط كافی است لحظاتی روزهای گذشته و امروز خود را مرور كنید.
شاید قبل از اینكه به پاسخ شما بپردازیم بهتر است در یك مورد، تكلیف خود را روشن كنیم و آن این موضوع كه آیا شما با ارباب رجوع سروكار دارید یا خیر؟
اگر شما ارباب رجوع ندارید دو حالت دارد:
۱) یا مدیر هستید، اختیارات و كارها را تفویض كرده اید.
۲) یا اینكه ماهیت شغل شما به گونه ای است كه با ارباب رجوع سروكار ندارید. ازطرح این سوالها دو هدف را دنبال می كنیم.
الف) ذكر این نكته كه میان صرف وقت برای كسی كه ارباب رجوع دارد و كسی كه با ارباب رجوع سروكار ندارد خیلی فاصله است.
به عبارت دیگر، افرادی كه با ارباب رجوع سروكار دارنــد، وقتشان طوری دیگر صرف می شود كه مطلب مهمی است و در تجزیه و تحلیلهای مربوط به مدیریت زمان اغلب دیده شده كه موردغفلت قرار گرفته است.
ب) ذكر این نكته كه شما باید اختیارات و كارهای خود را به دیگران تفویض كنید.
خوب برگردیم بر سر سوال قبلی مان. واقعاً وقت شما در طول روز صرف چه كارهایی می شود؟ شاید پاسخهای شما برحسب فراوانی و اهمیت اینگونه باشد:
۱) دیدن كارتابل نامه ها؛
۲) جلسات و تماسهای تلفنی؛
۳) بررسی پرونده ها و تهیه پیش نویس نامه ها یا اخبار و اطلاعات لازم؛
۴) بازرسی و سركشی به قسمتها؛
۵) ماموریتهای اداری؛
۶) انجام امور شخصی؛
۷) ارتباطات غیررسمی و حضور در غذاخوری و نظایر آن.
● شناسایی عوامل موثر در اتلاف وقت
به طور اجمال می توان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار زیر برشمرد:
▪ عدم تفویض اختیار؛
▪ تماسها و مكالمات زیاد تلفنی؛
▪ جلسات بسیار (درون سازمانی و برون سازمانی)؛
▪ قبول و یا تحمیل بیش از حد مسئولیت و كار؛
▪ آشفتگی و بی نظمی فردی و عدم تمركز فكری؛
▪ نداشتن كاركنان و همكاران شایسته و كارآمد؛
▪ مسافرتها و ماموریتهای متعدد اداری؛
▪ امور شخصی و گرفتاریهای خانوادگی؛
▪ عدم برنامه ریزی مناسب؛
▪ كار امروز را به فرداافكندن.
همانگونه كه مشاهده می شود موضوع «عدم تفویض اختیار» به عنوان شاید مهمترین عامل اتلاف وقت بویژه برای مدیران عنوان گردیده است.
به راستی چرا شما بخشی از اختیارات خود را به دیگران واگذار نمی كنید؟ بد نیست در این قسمت مهمترین دلایلی را كه برای عدم تفویض اختیار برشمرده شده است را ذكر كنیم:
۱) كاركنان هنوز كار بسیاری برای انجام دادن دارند و واگذاری و تفویض اختیار بیشتر به آنها معقولانه نیست؛
۲) كاركنان توان انجام دادن برخی كارها را ندارند، لذا نمی توان اختیاری به آنها تفویض كرد؛
۳) كاركنان نمی خواهند به آنها تفویض اختیار شود؛
۴) فرد مناسبی نیست كه كارها و اختیارات به او واگذار شود؛
۵) قدرت وجسارت لازم در تفویض اختیار وجود ندارد؛
۶) مدیران ترجیح می دهند برای حفظ شأن و شخصیت خود از تفویض اختیار پرهیز كنند؛
۷) ممكن است تفویض اختیار نشانگر ضعف مدیر در سازمان تلقی شود.
اگر شما به عنوان خواننده این نوشتار، مدیر هستید ببینید كه واقعاً كدام مورد یا موارد از هفت گزینه بالا شامل شما هم می شود. بعد كمی تأمل كنید كه چرا در چنین وضعیتی به سر می برید؟
خوب جای دارد كه به یك موضوع مهم دیگر اشاره كنیم كه نوعاً خیلی وقت ما را هدر می دهد.
تماسهای تلفنی خارج از برنامه و ملاقاتهای بدون هماهنگی. بهتر است طرف خود را طوری مقید و هدایت كنید كه در كوتاهترین زمان مكالمه یا ملاقات حرف خود را بزند. شاید این تجویز در وهله اول سخت باشد ولی می تواند در وقت شما صرفه جویی شود، چون در غیر این صورت برای اینكه محبوب همه باشید ناگزیر هستید كه كاملاً در اختیار درددلها، مشكلات، درخواستها، غیبتها و... این و آن باشید و از انجام كارهای ضروری باز بمانید.
یك چیز دیگری كه معمولاً كاركنان را رنج می دهد و ممكن است خود آنها خیلی متوجه نباشند كه بر روی اتلاف وقت آنان چه تاثیر مهمی دارد، موضوع شلـــــــوغ بودن و به هم ریختگی میز كار است.
آیا از آن قبیل افرادی هستید كه دوست دارند میز شلوغ داشته باشند یا نه سعی می كنید هر پرونده، نامه، و یا هر ارجاعی را به موقع و به نوبت و ترتیب اهمیت كنار دست خود قرار دهید و به آن رسیدگی كنید. این هم نكته بسیار بااهمیتی است كه علاوه بر وقت، اعصاب و روان شما را هم تحت تاثیر قرار می دهد.
● یك راهنمای كلیدی
برای آنكه بر زمان دراختیار، احاطه داشته و بتوانیم آن را مدیریت كنیم باید هدف گذاری مناسبی داشته باشیم. یعنی اینكه برای هر روز كاری خود اهدافی را ترسیم كنیم.
ازسوی دیگر برای هدف گذاری موارد ذیل را درنظــر بگیریم: هدف باید روشن، قابل اندازه گیری، واقع بینانه، قابل دسترسی و محدوده زمانی معینی داشته باشد.
خوب حالا به نظر می رسد كه دریچه ای دیگر به روی ما باز شده تا نسبت به زمان (وقت) طور دیگری نگاه كنیم و با به كارگیری مجموعه موارد مطرح شده بتوانیم از زمان حداكثر استفاده و بهره را ببریم، چرا كه زمان منتظر ما نمی ماند.
● نتیجه گیری
۱) ببینید كه از زمان چه می خواهید (چه انتظاری دارید)؟
۲) عواملی كه وقت شما را هدر می دهند شناسایی و دسته بندی كنید. سپس چاره ای برای برطرف كردن آنها بیابید.
۳) فعالیتهای روزانه خود را اولویت بندی كنید داشتن یك مسئول دفتر یا منشی فهیم، دوراندیش و پرانرژی در این زمینه شما را به خوبی یاری خواهدكرد.
۴) به موضوع تفویض اختیار جدا توجه كنید.
۵) هر از گاه به میز خود نگاه كنید و آشفتگی آن را برطرف سازید.
۶) شفاف و قاطع باشید و با عوامل اتلاف وقت با حسن تدبیر برخورد كنید.
۷) از مركب زمان به عنوان وسیله ای برای موفقیت و رشد و اثربخشی هرچه بیشتر استفاده كنید نه اینكه در دام آن گرفتار شده و دچار بی نظمی و آشفتگی گردید.

مترجمان: حسن قربانی ،حسن خسروی
منبع: اینترنت

منبع : روزنامه تفاهم