استخدام و گزینش کارکنان

یکی از زمینه ها و علایق خاص روانشناسان صنعتی سازمانی انتخاب و گزینش کارکنان مناسب است.دو وظیفه عمده روانشناس صنعتی سازمانی در حوزه مدیریت منابع انسانی هر سازمان عبارتند از:
۱) تأمین یا جایگزینی نیروی انسانی با استفاده از شیوه‌های علمی آزمایش و انتخاب.
۲) حفظ‌ و نگهداری بهینه منابع موجود در سازمان.
در روانشناسی بهره‌وری و مدل نظام‌مند انتخاب و به‌كارگیری اثربخش منابع انسانی در سازمان كه بر اساس دسته‌بندی تجربی عوامل و موانع انسانی بهره‌وری در سازمان‌های ایران تدوین شده است، انتخاب علمی كاركنان یكی از عوامل درون سازمانی اصلی و مؤثر بر بهره‌وری شناخته می ‌شود.
وقتی می ‌خواهیم كاركنان موردنیاز یك سازمان را از بین گروهی داوطلب انتخاب كنیم، لازم است:
۳) قبلاً آن شغل را تجزیه ‌و تحلیل كرده باشیم.
۴) ارزش آن شغل را در رابطه با مشاغل دیگر و همچنین با مشوقهای مالی پیش‌بینی شده، برای داوطلبان انتخاب شده روشن كنیم.
۵) پیش‌بینی ‌های لازم برای آموزش اثربخش آنان را كرده باشیم.
۶) بدانیم بعداً چگونه عملكرد شغلی آنان را ارزیابی خواهیم كرد.
۷) روشن سازیم چنین افرادی با چه سبك رهبری و مدیریت در سازمان بهتر كار خواهند كرد.
۸) وضعیت آنان را از لحاظ سلامت روانی و جسمانی ارزیابی كنیم.
۹) فرهنگ و جو سازمانی محل كارشان را برای آنان روشن سازیم.
۱۰) آمادگی آنان را برای ملحق شدن به گروه‌های غیررسمی (سازنده یا مخرب) پیش‌بینی نماییم.
۱۱) علاقه یا آمادگی آنان را در زمینه خلاقیت و نوآوری ارزیابی كنیم.
۱۲) توانمندی آنان را در برقراری ارتباط اثربخش با دیگران، مورد سنجش قرار دهیم.
۱۳) با نگرش‌های آنان در رابطه با شغل و سازمان موردنظر، با همكاران، مدیریت سازمان و ... آشنا شویم.
۱۴) انگیزه اصلی آنان را برای پیوستن به سازمان، جویا شویم.
۱۵) ابزار، وسایل، اتاق كار و ماشین‌آلات مورد استفاده آنان را به‌نحوی طراحی كنیم كه بهره‌وری شغلی بیشتری داشته باشند.
۱۶) ایمنی آنان را در محیط كار تأمین كنیم و آموزش‌های لازم را نیز در این زمینه برایشان فراهم آوریم.
۱۷)استعداد آنان را برای انواع فساد اداری (دزدی از وقت، كم‌كاری و ...) بسنجیم.
۱۸) میزان توجه یا نگرش آنان را در رابطه با زمان، ارزیابی كنیم.
۱۹) آمادگی آنان را برای مشاركت اثربخش در گروه‌های كاری، بسنجیم
۲۰) توان آنان را برای سازگاری با تغییرات آینده در سازمان، مورد ارزیابی قرار دهیم.
۲۱) فرایند و رویه‌های انتخاب علمی كاركنان:
در دو دهه اخیر، رویه‌های انتخاب كاركنان براساس روش شناختی علوم فنی، طراحی شود. یكی از مزایای این رویه‌ها آن است كه كلیه "الزامات" سازمان استخدام‌كننده و همچنین انتظارات داوطلب شغل موردنظر، مورد توجه قرار می ‌گیرد.
▪ تعریف وظایف:
در اولین مرحله، لازم است نقش روش‌ها یا رویه‌های به‌كارگرفته شده، تعریف شوند. به‌عبارت دیگر، روش‌های به‌كار گرفته شده برای انتخاب كاركنان باید به‌گونه‌ای باشد كه:
(۱) امكان گردآوری اطلاعات مربوط‌، فراهم آید؛
(۲) با استفاده از این رویه‌ها بتوان به پیش‌بینی عملكرد شغلی فرد انتخاب شده در آینده، پرداخت؛
(۳) ارزیابی عملكرد شغلی وی پس از شروع به‌كار، امكان‌پذیر باشد؛
(۴) براساس آن بتوان به تصمیم‌گیری در مورد انتخاب فرد پرداخت، و بالاخره (۵) امكان آگاه ساختن سازمان استخدام‌كننده و فرد داوطلب شغل در این موارد، فراهم باشد.
▪ بهره‌گیری از رویه‌های تركیبی:
در این مرحله، باید :
(۱) به طراحی شیوه‌های جدید انتخاب داوطلب پرداخت؛
(۲) رویه‌های شناخته شده قبلی را كه در عمل اثربخش بوده‌اند، یا تركیبی از رویه‌های كلاسیك و رویه‌های دیگری كه همراه با خلاقیت و نوآوری برای شغلی خاص طراحی شده است، به‌كار گرفت.
▪ ارزیابی رویه‌های به‌كار گرفته شده:
در این مرحله باید به ارزیابی رویه‌های به‌كار گرفته شده پرداخت و طی آن رویه‌های به كار گرفته شده را از جهات گوناگون نظیر عملی ‌بودن، قابلیت این رویه‌ها در زمینه پیش‌بینی موفقیت فرد در شغلی كه به وی واگذار خواهد شد، هزینه آن، مدت زمان لازم برای طراحی و به‌كارگیری آن، ظرفیت این رویه‌ها برای انتخاب مناسب‌ترین داوطلبان، اثربخشی این رویه‌ها نظایر آن، مورد ارزیابی قرار داد.
▪ تصمیم‌گیری:
در این مرحله می ‌توان به تصمیم‌گیری در مورد استفاده از شیوه‌های سنتی انتخاب كاركنان یا رویه‌های پیشنهادی توسط "روی"، پرداخت و مراحل اجرایی رویه‌های انتخاب موردنظر را آغاز كرد. اما باید دانست كه قبل از هرگونه استفاده از آزمون‌های استخدامی، لازم است شغل موردنظر، تجزیه ‌وتحلیل شده باشد.
تجزیه ‌وتحلیل شغل پیش نیاز هرگونه تصمیم‌گیری در زمینه روش انتخاب فرد مناسب برای شغلی است كه قصد داریم برای تصدی آن، مناسب‌ترین داوطلب را از بین داوطلبان دیگر، انتخاب كنیم. تجزیه شغل، یعنی، فرایند جمع‌آوری اطلاعات درباره یك شغل و تعیین و تعریف همه وظایف خردی است كه باید انجام گیرند. در فرایند تجزیه‌ وتحلیل شغل، باید:
(۱) كارها، فعالیت‌ها، رفتارها یا وظایف مهم آن شغل تعیین شوند و
(۲) اهمیت نسبی و دفعات تكرار هر فعالیت، مشخص گردند. نتایج حاصل از تجزیه‌وتحلیل شغل پیش‌نیاز فعالیت‌هایی نظیر توصیف شغلی، تعیین شرایط احراز شغل، تهیه نیم‌رخ روانی شغل، طبقه‌بندی شغل، ارزیابی شغل، تعیین نیازهای آموزشی افرادی كه استخدام می ‌شوند و ارزیابی عملكرد شغلی كاركنان است. اما یكی از مهمترین و فوری ‌ترین نتایج حاصل از تحلیل یك شغل، تعیین ویژگی‌های شخصی لازم برای انجام دادن موفقیت‌آمیز وظایف آن شغل است. بر این اساس، می ‌توان تصمیم گرفت كه از كدام ابزار سنجش، یعنی،
(۱) بررسی سوابق قبلی فرد،
(۲) آزمون‌های شناختی (هوش و استعداد)،
(۳) آزمون‌های عملی،
(۴) آزمون‌های شخصیت،
(۵) نگرش سنج‌ها،
(۶) مصاحبه استخدامی (فردی، گروهی)،
(۷) مشاهده فرد در حین انجام دادن وظایف شغلی،
(۸) معاینه جسمانی، معاینه روانی (مصاحبه بالینی) و نظایر آن، استفاده كرد.
انواع و ویژگی ‌های یك آزمون مناسب: آزمون مناسب باید دارای سه‌ویژگی عمده باشد یعنی روایی داشته باشد، از اعتبار كافی برخوردار باشد و در صورت امكان، هنجار آن نیز محاسبه شده باشد. لازم به یادآوری است كه محاسبه اعتبار، پایایی و هنجار یك آزمون باید براساس نظریه‌های مرتبط با روانسنجی و استفاده از روش‌های آماری پیشرفته انجام گیرد.
● آسیب‌شناسی فرایند انتخاب كاركنان در سازمان‌های ایران
در این بخش، مشكلاتی را كه در مراحل گوناگون فرایند انتخاب كاركنان در سازمان‌های كشور و به درجات كم یا زیاد در هر سازمان، مشاهده می ‌شود، معرفی می ‌نماییم و راه‌حلی ‌ها و راهبرد‌هایی را جهت رهایی از این مشكلات، ارائه می ‌دهیم.
▪ پیش‌بینی نیاز سازمان:
یكی از وظایف روانشناسان صنعتی سازمانی در سازمان‌ها، برنامه‌ریزی برای منابع انسانی یا پیش‌بینی افراد موردنیاز برای تصدی مشاغل در زمان حال، در آینده نزدیك و در آینده دور است.
ساده‌ترین روش برای پیش‌بینی نیاز سازمان به افراد جدید آن است كه:
(۱) روانشناسان صنعتی سازمانی یا مدیر منابع انسانی وضعیت بازار فروش كالاها یا خدمات سازمان را در وضع حاضر، در آینده نزدیك و دور روشن سازد؛
(۲) و براساس آن، افراد و تخصص‌های موردنیاز سازمان را تعیین كند؛ و
(۳) از مدیریت واحدهای مختلف سازمان بخواهد نیازهای فعلی و بعدی خود را در زمینه تخصص‌های و افراد اعلام كنند.
▪ تصمیم‌گیری در زمینه طرح انتخاب افراد موردنیاز:
مدیریت منابع انسانی سازمان باید از دیدگاه مشاور و متخصص روانشناسی كاركنان در رابطه به فرایند انتخاب علمی كاركنان آگاهی كامل داشته باشد و دلایل هر یك از مراحل را بداند.
انتشار آگهی در جراید كثیر‌الانتشار: انتخاب مناسب‌ترین افراد برای استخدام سازمان و تصدی پست‌های خالی در شرایط امكان‌پذیر است كه كلیه افراد واجد شرایط بتوانند آمادگی خود را برای استخدام در مشاغل موردنظر، اعلام كنند. بنابراین، هرچه تعداد داوطلبان واجد شرایط برای شركت در امتحانات استخدامی محدودتر باشد، به‌همان نسبت نیز احتمال یافتن بهترین‌ها در بین آنان، كاهش می ‌یابد.
▪ بررسی درخواست‌های ارسال شده:
یكی از وظایف مدیریت امور اداری سازمان استخدام‌كننده ان است كه برای هریك از مشاغل خود یك فرم درخواست شغل تهیه كند و بعد، به‌بررسی دقیق درخواست‌هایی بپردازد كه برای شركت در امتحانات استخدامی، ارسال شده‌اند. این نوع بررسی مقدماتی باید درحضور متخصص روانشناسی كار و كاركنان، مدیر امور اداری و نماینده مدیریت عامل، انجام گیرد تا هر یك از آنان، پذیرش یا عدم پذیرش مقدماتی درخواست‌ها را از دیدگاه‌های مختلف، انجام دهند.
انتخاب مكان مناسب برای اجرای امتحانات: داوطلبان باید بتوانند در فضایی آرام و دور از هرگونه تنش، آلودگی صوتی و نظایر آن، به‌ سؤال‌های آزمون‌ها، پاسخ دهند. برای این منظور باید در هنگام ورود داوطلبان به محل امتحان:
(۱) رفتاری مناسب با آنان داشته باشیم؛
(۲) برای پارك كردن ماشین آنان جای مناسبی را درنظر گرفته باشیم؛
(۳) از تابلوهای راهنما برای هدایت داوطلبان به جلسه امتحان استفاده كرده باشیم؛
(۴) پیش‌بینی لازم برای پذیرایی از داوطلبان را در هنگام پاسخ‌ به سؤال‌ها، به‌عمل آورده باشیم.
▪ انتخاب ابزار سنجش مناسب:
یكی از دشوارترین و پیچیده‌ترین تصمیمات مدیریت منبع انسانی، انتخاب ابزار مناسب برای ارزیابی داوطلبان ورود به سازمان است. در این مرحله، مدیریت منابع سازمان و متخصص روانشناسی كار و كاركنان باید به سؤال‌های زیر پاسخ‌دهند:
۱) آیا پرسشنامه‌ای كه به‌منظور بررسی سوابق قبلی داوطلبان تهیه شده است؟
۲) آیا اعتبار و پایایی آزمون‌هایی كه به‌كار گرفته خواهند شد، قبلاً محاسبه شده‌اند؟
۳) آیا مصاحبه ‌استخدامی به‌وسیله متخصص روانشناسی كار و كاركنان انجام خواهد گرفت؟
۴) آیا برای انجام معاینه جسمانی و روانشناختی با افراد متخصص قراردادی بسته شده است؟
۵) آیا آزمون‌ها، پاسخنامه‌ها، راهنمای ‌آزمون و برگه شرح حال مختصر (كه باید پرشود) به تعداد كافی چاپ و شماره‌گذاری شده‌اند؟
▪ اجرای امتحانات استخدامی: اجرای امتحانات استخدامی هر سازمان باید به ‌وسیله روانشناس كار و كاركنان یا كارشناسانی كه در این زمینه آموزش دیده‌اند، انجام گیرد. اقدامات اجرایی مجری امتحانات استخدامی را می ‌توان در چند مرحله زیر، تقسیم‌بندی كرد:
الف) قبل از شروع جلسه امتحان استخدامی:
۱) بازدید از سالن امتحان به ‌وسیله مجری امتحان
۲) كنترل مجدد ابزار و وسایل لازم برای جلسه امتحان
۳) كنترل شماره صندلی ‌ها، وسایل سمعی ‌و ‌بصری، روشنایی سالن، تهویه مطبوع سالن، سروصداهای احتمالی و ...
۴) قراردادن یك میز بزرگ جهت استقرار مسئول یا سرپرست گروه "موزعان" سؤال‌ها
۵) كنترل نحوه ورود داوطلبان به سالن امتحان
۶) طراحی و چاپ یك پرسشنامه مختصر جهت توزیع بین داوطلبان در آخرین مرحله امتحان جهت آشنایی بیشتر با داوطلبان و همچنین دادن فرصت به موزعان جهت كنترل شماره‌های آزمون‌ها.
ب) در حین اجرای امتحان استخدامی:
۱) كسب اطمینان نسبت به اینكه كلیه داوطلبان، درجای خود قرار گرفته‌اند.
۲) كسب اطمینان نسبت به اینكه سرپرست موزعان براساس آموزش‌های قبلی، در جای خود قرار گرفته.
۳) خوشامدگویی به داوطلبان و ارائه توضیحی مختصر در رابطه به نحوه برگزاری امتحان.

منبع : موسسه روانشناختی کاریزما مشاور