پرتال سازمانی شرکت مخابرات استان تهران راهی به سوی دولت الکترونیک

● مقدمه
سازمان الکترونیکی یکی از جدیدترین و کلیدی ترین دستاوردهای عصر دیجیتال محسوب می شود .این دستاورد پایه ای ترین فعالیتهای سازمانها و شرکتها را هدف قرار داده و می کوشد با بهینه سازی فعالیتهای موجود و ارائه خدمات از طریق اینترنت به شهروندان و فراهم آوردن امکان خدمت رسانی به پرسنل سازمان بر بستر اینترانت و برپایی اتوماسیون اداری ، سازمان را به بالاترین سطح کارائی ممکن برساند .
این کار به سازمان این امکان را می دهد تا بدون توجه به گستردگی و توزیع مکانی ، تعداد نیروی انسانی و حجم تراکنش های آن سازمان به برنامه ریزی و طراحی وپیاده سازی محیط های عملیاتی در سازمان بپردازد .
در راستای رسیدن به دولت الکترونیک ، شرکت مخابرات استان تهران بر آن است تا با راه اندازی پرتال شرکتی ،دامنه فعالیتهای خود را منطبق با برنامه های کلان جمهوری اسلامی گسترش دهد و بستر خود را برای چنین توسعه ای آماده کند .
در این مقاله سعی شده است ضمن تعریف پرتال سازمانی (پرتال انواع مختلف دارد که بحث ما در این مقاله بر روی پرتال های سازمانی می باشد ) مسائل و موانع موجود در راه رسیدن به پرتال سازمانی بیان گردد .عمده ترین موانع مربوط به قوانین حقوقی و آیین نامه های سازمانی و تامین اعتبارمالی جهت بستر سازی و پیاده سازی این طرح می باشد. پیشبرد تجارت الکترونیک در سازمانی با ابعاد شرکت ما ،هزینه بسیاری در بر دارد .به گزارش شرکت گارتنر که یک شرکت بزرگ معتبر و جهانی و مشاور در زمینه IT می باشد ، راه اندازی تجارت الکترونیک در سازمانها با توجه به اندازه آنها در سال ۲۰۰۳ بین ۳ میلیون تا ۱۵ میلیون دلار برای سازمانها هزینه در بر داشته است.لذا در صورتیکه ضرورت رسیدن به دولت الکترونیک و پیاده سازی پرتال سازمانی در شرکت پذیرفته شده است ، می بایست برای ایجاد این تحول در ITشرکت اعتبار مالی مناسبی در نظر گرفته شود .همچنین باید اقرار نمود که برخی از قوانین حقوقی ونیز آیین نامه های شرکت از قبیل قوانین مربوط به احراز هویت در واگذاری ،مالکیت ریز مکالمات و سایر موارد مشابه و نیزعدم وجود قانون جامع حمایت از داده / حریم خصوصی ، موانع مستحکمی درراه رسیدن به تجارت الکترونیک و رشد ITدر سازمان می باشد.لذا قبل از هر چیز وظیفه مسئولین تدوین آیین نامه های شرکت است که با بازنگری آیین نامه هایی که بعضاٌ عمر آنها به درازای عمر وزارت پست و تلگراف و تلفن !!! می باشد و تنظیم آیین نامه های جدید در راستای ارائه خدمات از طریق اینترنت ، گامی موثر در راستای دولت الکترونیک بر دارند .حتی در تصویب نامه هیئت وزیران به شماره ۳۱۷۶۶/ت ۳۳۲۲۹ه مورخ ././۸۴ یکی از وزارتخانه هایی که به عنوان متولی اصلاحات از آن نام برده شده است وزارت ارتباطات و فن آوری اطلاعات می باشد .به امید آن که مدیریت شرکت مخابرات استان تهران ، به عنوان یکی از بزرگترین شرکتهای تابعه وزارت، پیشگام در این امر مهم باشد.
● تعریف پرتال سازمانی
پرتالها در حقیقت رابط های مبتنی بر وب هستند که با اتصال به منابع اطلاعاتی مختلف و دریافت اطلاعات ، آنها را در یک چهارچوب منسجم و ساخت یافته در اختیار کاربران قرار می دهند .پرتال سازمانی درگاهی است که از طریق آن دستیابی توزیع شده به اطلاعات و خدمات و سرویسها برای کاربرانی که خواهان این اطلاعات و خدمات هستند به سادگی و با سرعت کافی امکان پذیرمی باشد .یکی از انواع پرتالهای سازمانی پرتالهای مبتنی بر نقش کاربران می باشد.در این نوع پرتالها که پیاده سازی آن در شرکت مد نظر اداره کل رایانه می باشد ،تمامی کارمندان و مشتریان با مراجعه به پرتال و ورود نام و رمز کاربری خود وارد صفحه شخصی خود شده و با توجه به نقش و حقوق تعریف شده در پرتال ،به اطلاعات ، خدمات و سرویسهای مختلف دستیابی پیدا می نمایند.برای مثال یک شهروند به اطلاعات و اخبار عمومی و امکانات درخواست تلفن ثابت و سایر سرویسهای مخابراتی امکان دسترسی داشته و با استفاده از بکارگیری ابزار مدیریت جریان در سیستمهای مکانیزه ،همواره از طریق صفحه شخصی در جریان مراحل انجام تقاضای خود در شرکت قرار خواهد گرفت .همچنین کارمندان با ورود به پرتال و صفحه شخصی می توانند کلیه درخواستها و وظایف سازمانی خود را انجام دهند .
● اهداف پرتال
▪ هماهنگ سازی و مجتمع کردن خدمات و اطلاعات درون سازمانی و برون سازمانی
▪ ارتقا ظرفیت جهت استفاده از اطلاعات و تکنولوژی اطلاعات در بین بخشهای مختلف
▪ ساده و موثر کردن خدمات دولتی در راستای ایجاد دولت الکترونیکی
▪ ارتقا کیفیت ارائه خدمات به عموم مردم
▪ ارتقا کارایی و اطمینان
● ارتباطات در پرتال شرکت مخابرات استان تهران
از آنجائیکه پرتال سازمانی درگاهی است که می بایست بتوان از طریق آن خدمات و سرویسهای شرکت را ارائه نمود ، می بایست سرویس گیرندگان و سرویس دهندگان در ارتباطات پرتال مشخص و امکانات و وظایف هر یک مشخص گردد.
▪ ارتباط مشتریان
یکی از ارتباطات مورد نیاز در پرتال کلیه افراد حقیقی و حقوقی می باشند که به نوعی پس از ارتباط با شرکت از طریق پرتال ، خواهان دریافت خدمت و یا اطلاعات می باشند .لذا در این بخش مشتریان شرکت به شرح زیر تعریف می گردند :
۱) متقاضیان تلفن ثابت
۲) مشترکین تلفن ثابت
۳) متقاضیان خط خصوصی و دیتا
۴) مشترکین خط خصوصی و دیتا
۵) متقاضیان استخدام و .....
▪ ارتباط کارمندان
ارتباطات کارمندان در پرتال به دو منظور گرفتن سرویس و خدمات مورد نیازشان و نیز انجام وظایف سازمانی از طریق پرتال تعریف می گردد.
▪ ارتباط پیمانکاران و شرکتها و سازمانهای
شرکت مخابرات جهت انجام وظایف خود و برخی فرآیندهای سازمانی با شرکتها و سازمانهای متعددی در ارتباط است که در پرتال نیازهر یک به تفکیک در نظر گرفته می شود
● سرویسهای قابل ارائه از طریق پرتال
در پرتال های سازمانی میبایست سرویسها و خدمات و اطلاعات مورد نیاز برای چهار نوع ارتباط که عبارتند از : ارتباط مشتریان،ارتباط پیمانکاران و همکاران،ارتباط کارمندان و ارتباط شرکاء در نظر گرفته شود.از آنجائیکه شرکت ما در واگذاری تلفن ثابت به صورت انحصاری عمل می نماید و هنوز شریک تجاری در بخش خصوصی ندارد،لذا جهت ارتباط فوق فعلاٌ سرویسی پیش بینی نگردیده است .
▪ سرویسهای مشتریان
اهم سرویسهایی که در این بخش دیده شده است عبارتند از :
۱) درخواست تلفن ثابت (با انواع واگذاری)
۲) درخواست تغییرنام فیش
۳) استرداد ودیعه
۴) درخواست دایری انواع سرویس ویژه
۵) درخواست قطع انواع سرویس ویژه
۶) درخواست تغییر مکان
۷) درخواست تغییر نام
۸) درخواست تعویض شماره
۹) درخواست اصلاح آدرس
۱۰) درخواست قطع و رزرو تلفن
۱۱) درخواست قطع تلفن
۱۲) درخواست وصل تلفن
۱۳) درخواست کشف مزاحم
۱۴) درخواست IN
۱۵) درخواست ISDN
۱۶) درخواست باز و بستن صفر اول
۱۷) درخواست باز و بستن صفر دوم
۱۸) مشاهده ریز مکالمات
۱۹) پرداخت صورت حساب
۲۰) استفاده از سیستم ۱۸۱۸
۲۱) درخواست خط خصوصی و دیتا
۲۲) درخواست انواع استخدام (در صورت مجوز جذب نیرو)
و ....
۲۳) اطلاعات و گزارشات متنوع از مراکز تلفنی ، وضعیت واگذاری در هر مرکز و به طور کلی هرگونه اطلاع رسانی که نیاز باشد از طریق بخشهای مرتبط در پرتال می تواند صورت گیرد
▪ سرویسهای کارمندان
دسته اول شامل اطلاعات کلی وسرویسهای عمومی مورد نیاز کلیه پرسنل است که همه کارمندان باید به آن دسترسی داشته باشند کلیه کارمندان شرکت می بایست با نام کاربری و رمز عبور وارد پرتال شرکت شده و به اطلاعات پرسنلی و رفاهی خود و سرویس هایی در این رابطه دستیابی داشته باشند. برخی از اطلاعات مورد نیاز عبارتند از :
۱) آیین نامه ها و قوانین
۲) اخبار سازمانی ،آموزشی ، رفاهی ، .....
۳) بخشنامه های داخلی
۴) اطلاعات انواع وام ها
۵) تعرفه های درمان
۶) لیست مراکز خدمات درمانی طرف قرارداد
۷) لیست کلیه اماکن رفاهی
برخی از اطلاعاتی که در صفحات شخصی می بایست به آن دسترسی داشته باشند عبارت است از :
۱) اطلاعات احکام سالانه (کارکنان رسمی ، قراردادی ،پیمانی ، بیمه ای )
۲) اطلاعات ارزشیابی های سالانه
۳) اطلاعات مربوط به آموزش
۴) اطلاعات مربوط به مرخصی ها
۵) اطلاعات مربوط به ماموریتها
۶) اطلاعات مربوط به ابلاغ ها (ابقا ، انفصال ، بازنشستگی ، طرح نیمه وقت ،مرخصی بدون حقوق، انتقال ، مرخصی استعلاجی بیشتر از ۱۲۰ روز و .. )
۷) اطلاعات حقوق و دستمزد(برای شاغلین و بازنشستگان)
و .....
برخی از سرویسهایی که در صفحات شخصی می بایست به آن دسترسی داشته باشند عبارت است از :
۱) درخواست مرخصی
۲) درخواست ماموریت تحصیلی
۳) درخواست استفاده از اماکن رفاهی
۴) درخواست استفاده از وام
با توجه به خدمات وسرویسهایی که قرار است در پرتال به ارتباطات مختلف ارائه گردد، بسیاری از پرسنل شرکت درگیر ارائه خدمت یا سرویس فوق خواهند بود .لذا امکان دسترسی به سیستمهای موجود و یا سیستمهایی که بایدطراحی و پیاده سازی گردد ، ازطریق پرتال باید وجود داشته باشد. پرتال نقش یک درگاه را جهت دسترسی به کلیه سیستمهای کاربردی مانند اتوماسیون اداری،طرح جامع مشترکین ، طرح جامع مالی ، طرح جامع تدارکاتی و انبار ، طرح جامع رفاه ، طرح جامع نیروی انسانی و .... برای کاربران سیستمهای فوق خواهد داشت .
▪ سرویسهای پیمانکاران و شرکتها و سازمانهای
دراین بخش پرتال می بایست نیازهای اطلاعاتی و خدماتی شرکتها و سازمانهایی که رابطه تعریف شده ای می توانند با شرکت مخابرات استان تهران داشته باشند ، در نظر گرفته شود .با توجه به آنکه امکان سنجی پرتال هنوز پایان نیافته است ،سرویسهای مورد نیاز نیز به طور کامل شناسایی نگردیده است ولی برخی از آنها عبارتند از :
۱) برگزاری مناقصات و مزایده ها از طریق پرتال
۲) ارتباط اطلاعاتی شرکتهای مخابراتی استانها از طریق پرتال (مانند دستیابی به اطلاعات ، نرم افزارها و مستندات و ....)
۳) امکان برقراری ارتباط از طریق ویدئو کنفرانس ، تالار گفتمان و ... با شرکتهای استانی
۴) ارتباط بیمارستانهای طرف قرارداد
و ......
● تعیین سر فصل های اجرایی تحقق پرتال شرکت
جهت دستیابی به پرتال سازمانی می بایست مقدماتی ایجاد گردد .سرفصل های اجرائی تحقق پرتال به شرح زیر می باشد :
▪ امکان سنجی و بررسی نیازها
ابتدا در سطح کل سازمان امکانسنجی گسترده ای صورت گرفته و نیازهای سطوح مختلف سازمان بررسی می گردد.می بایست تمام سرویسها و خدمات عمده ای که از طریق پرتال در ارتباطات مختلف قابل ارائه می باشد ، شناسایی گردد.
▪ تهیه RFPپرتال
بر اساس امکانسنجی انجام شده ،RFPپرتال تهیه و مشخصات و شرایط که باید نرم افزار ایجاد کننده پرتال داشته باشد ، تا بتواند خواسته های شرکت را تامین نماید، مکتوب می گردد.همکاری بخشهای مختلف سازمانی در ارائه اطلاعات مورد نیاز در مرحله امکان سنجی ، مستلزم رسیدن به سند فوق می باشد .
▪ برگزاری مناقصه و تعیین پیمانکار
پس از تهیه RFPپرتال ، شرکت می تواند جهت برگزاری مناقصه اقدام و پیمانکار را مشخص نماید .بدیهی است که با توجه به رشد روز افزون تکنولوژی نرم افزار، طولانی گردیدن روند مناقصه باعث می گردد که بر انطباق RFPتهیه شده با تکنولوژی روز خدشه وارد شده و نیاز به تهیه مجدد آن باشد .▪ سیاست گذاری های مورد نیاز
بر طبق تصویب نامه هیئت وزیران به شماره ۳۱۷۶۶/ت ۳۳۲۲۹ه مورخ ././۸۴ که در آن برنامه جامع توسعه تجارت الکترونیکی به کلیه سازمانها و وزارتخانه ها اعلام گردیده است ،برای کلیه وزارتخانه ها برنامه ای تعیین و تکلیف شده است .در ماده ۴ این مصوبه آمده است :
- وزارت ارتباطات و فن آوری اطلاعات مکلف است ، نسبت به اصلاح قوانین مخابراتی برای همخوان کردن مصوبات نهادهای ذیربط در عرصه فعالیت تامین کنندگان خدمات اینترنتی و محتوا و پیروی این نهادها از قواعد عام مسئولیت مدنی و کیفری بر اساس نظریه های مرسوم حقوق مسوولیت حداکثر تا پایان اسفند ماه ۱۳۸۴ اقدام کند .
همچنین در ماده ۶ مصوبه آمده است :
- وزارت ارتباطات و فن آوری اطلاعات مکلف است با همکاری وزارت دادگستری ، قوه قضائیه، وزارت اطلاعات، بانک مرکزی، وزارت بازرگانی، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی نسبت به تدوین قانون جامع حمایت از داده / حریم خصوصی و قانون خاص حمایت از داده/حریم خصوصی در مخابرات به منظور حمایت خاص قانونی در عرصه تجارت الکترونیکی از سوی حاکمیت و الزام به رعایت ایمنی خاص توسط کاربران تجارت الکترونیکی ، حداکثر تا پایان سال ۱۳۸۵ اقدام کند .
و در آخر ماده ۳۸ مصوبه فوق به شرح زیر است :
- وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات (شرکت مخابرات ایران) مکلف است در چارچوب استانداردهای تجارت الکترونیکی طراحی و به بهره برداری رساندن سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان/مشترکین را تا پایان سال ۱۳۸۵ محقق کند .
با توجه به مصوبات فوق الذکر ،جهت دستیابی به پرتال سازمانی می بایست بستر سازی مناسبی صورت گیرد .بدیهی است تا رفع موانع حقوقی و قانونی و آماده گردیدن شرایط مطلوب ، امکان ارائه سرویس به ارتباطات مختلف شرکت نمی تواند وجود داشته باشد . مدیریت ارشد شرکت مخابرات استان متولی آن است که با اعلام سیاستهای جدید و تغییر در آیین نامه و بخش نامه های سازمان و تغییر در ساختار سازمانی ، بستر مناسبی جهت پیاده سازی پرتال ایجاد نماید .بدیهی است بدون انجام اقدام فوق ، هر حرکتی جهت تحقق پرتال بی ثمر است زیرا که فاقد ضمانت اجرائی خواهد بود .
الف) احراز هویت
ارائه تعداد زیادی از سرویسهای بیان شده در بخش ارتباط مشتریان و پیمانکاران مستلزم تغییر در قوانین و آیین نامه های اجرایی سازمان است .تا کنون شرکت جهت ارائه سرویسهای خود به مشترکین و متقاضیان مدارکی را جهت احراز هویت و رعایت موارد حقوقی از آنها طلب می نمود .ارائه سرویس از طریق پرتال مستلزم تغییر در روند کنونی می باشد .تا کنون شرکت برای ارائه خدماتی که از طریق سایت www.tct.irدر سطح جامعه انجام می دهد ، مشترکین را ملزم به مراجعه به مراکز و دریافت نام کاربری و رمز عبور نموده است .ولی با راه اندازی پرتال در مواردی مانند درخواست تلفن ثابت یا خط خصوصی و دیتا و .... دیگر نمی توان از مردم خواست که با مراجعه ، ابتدا احراز هویت گردند و بعد درخواست خود را ازطریق اینترنت ارسال نمایند .لذا قطعاٌ در سطح شرکت و با همکاری قوه قضائیه و وزارت دادگستری و سایر سازمانهای ذیربط می بایست چهارچوبها یی جهت احراز هویت مشتریان ایجاد و ابلاغ گردد.به طبع با تدوین دستورالعمل های مناسب، برای ارائه سرویسهای مشترکین نیز، دیگر نیازی به مراجعه به مراکز و دریافت رمز عبور نمی باشد .
از آنجائیکه ارائه خدمات به متقاضیان و مشترکین از اولویتهای اول در پرتال شرکت است ، لذا تدوین دستورالعمل های جدید جهت احراز هویت شهروندان از برنامه های با اولویت بسیار بالا می باشد .
ب) تغییر در فرآیندها
بدیهی است با ارائه خدمات و سرویسهاازطریق پرتال شرکت ، تعداد بسیاری از فرآیندهای سازمانی دستخوش تغییر خواهد شد و گردش کار واحدها و ادارات و ... متناسب با نیاز پرتال تغییر خواهند نمود .برای مثال نقشی که امروزه واحد امور مشترکین به عنوان رابط واحدهای مختلف مرکز در ارتباط با مشترکین و متقاضیان ایفا می نماید ، در هنگام ارائه خدمات بر بستر اینترنت ، با نقش امروزی آن متفاوت و در روند گردش کار فعالیتهای مختلفی مانند ،اصلاح آدرس، تغییر مکان و ..... می بایست تجدید نظر صورت گیرد .
لذا جهت انجام امر فوق ، می بایست تغییراتی که نیاز است در فرآیندها ایجاد گردد ،در مرحله طراحی و پیاده سازی پرتال مدون گردیده و در سطح سازمان اعلام و اعمال گردد .در این راستا احتمال تغییر شرح وظایف واحدها و ادارات و حتی حذف برخی واحدهای سازمانی وجود دارد (در صورتیکه یک فرآیند کاملاٌ سیستمی و جایگزین روش موجود گردد) ، لذا همکاری و پشتیبانی مدیران ارشد شرکت ضامن اجرایی آن خواهد بود .
ج) هماهنگی با سازمانها و شرکتها
جهت ارائه برخی سرویسها از طریق پرتال نیاز به هماهنگی با سازمانها و شرکتهای بیرونی می باشد و می بایست مشکلات موجود بر سر راه انجام عملیات مرتبط با آنها برطرف گردد .از جمله موارد فوق هماهنگی با بانکها و تعریف روابط جدید با آنها می باشد .در ارتباط با بانکها سه مسئله پرداخت الکترونیک و ارتباط با بخش مالی سازمان،ارتباط جهت اعلام وصولی ها و در صورت امکان بحث ضمانتنامه های پیمانکاران می بایست بررسی و روشن گردد .لذا مدیریت شرکت می بایست گروهی را جهت مذاکره و بررسی معین نماید .
▪ نیازهای نرم افزاری
جهت رسیدن به پرتال سازمانی ،با تعریف بیان شده، می بایست شرایط لازم به منظور ارائه سرویس و خدمات آماده گردد .با چشم انداز فوق پروژه اتوماسیون اداری شرکت زیر نظارت اداره کل رایانه آغاز شده است .هدف از این پروژه جایگزینی دبیرخانه بدون کاغذ و ایجاد تبادل اطلاعات بین قسمتهای مختلف سازمان از طریق طرح اتوماسیون اداری و مدیریت جریان کار می باشد .در فاز اول پیش بینی ۲۵۰۰ سکوی پیاده سازی طرح جامع نامبرده گردیده و پس از پیاده سازی کامل آن ارتباط بخشهای مختلف سازمان در بستر اینترانت سازمانی از طریق آن خواهد بود .
الف) Web baseنمودن سیستمها
بسیاری از سرویسهایی که قابل ارائه از طریق پرتال می باشد و از آنها نام بردیم ، در حال حاضر مکانیزه می باشند .اما محیط پیاده سازی آنها محیط Client –Serverبوده و با ویژگیهای خاص محیط پیاده سازی شان امکان استفاده از آنها (بدون تغییر) در پرتال نمی باشد .لذا تبدیل سیستم ها و Web base نمودن آنها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است .در حال حاضر اداره کل رایانه در برنامه کوتاه مدت خود تعریف فرآیندها و Web base نمودن سرویسهای مورد نیاز ارتباطات ذکر شده می باشد.
ب) سیستمهای جدید مورد نیاز
برخی از سرویسهایی که در ارتباطات مختلف بیان گردیده است ، در حال حاضر نیز به صورت دستی بوده و باید جهت مکانیزه نمودن آنها تمام مراحل چرخه تولید یک نرم افزار طی گردد .در حال حاضر برخی از سیستمهای مورد نیاز طی بازنگری طرح های جامع در اداره کل رایانه ، بررسی و در حال انجام می باشد و برخی از آنها هنوز در برنامه کاری این اداره کل قرار نگرفته است که می بایست پس از بررسی دقیق نیازها در دستور کار قرار گرفته و برنامه زمانبندی آنها اعلام گردد.
ج) یکپارچه سازی سیستمها
نگرشی که تابه امروز در مکانیزاسیون فعالیتهای شرکت وجود داشته است طراحی سیستمها براساس TPS(Transaction Process System)بوده است .امروزه جهت ارائه سرویس و خدمات از طریق اینترنت در مهندسی نرم افزار بحث نگرش فرآیندی و طراحی سیستمها بر اساس سرویس (Service Oriented)مطرح است .از آنجائیکه برخی از فرایندها که منجر به ارائه یک سرویس در پرتال خواهند شد ،اقدامات آن از شروع تا پایان در یک واحد یا اداره یا حتی معاونت صورت نمی گیرد ، لذا نیاز است بین سیستمهایی مکانیزه موجود یکپارچگی ایجاد گردد و در طرح Web baseنمودن سیستمها ضرورت فوق در نظر گرفته شود.
همچنین جهت ارائه سرویس به متقاضیان و مشترکین تلفن ثابت و راه اندازی سیستم اطلاعات مدیریتی و سیستمهای تصمیم گیری برای سطوح مدیریت از طریق پرتال ، نیاز به یکپارچه سازی اطلاعات طرح جامع مشترکین از اهمیت بالایی برخوردار است و می بایست طرح جامع مشترکین از شکل فعلی که به صورت جزیره ای می باشد ،خارج و متمرکز گردد.
د) یکپارچه سازی اطلاعات
در مواردی یکپارچه سازی اطلاعات امری اجتناب ناپذیر است .برای مثال از ویژگی های پرتال این است که عمل احزار هویت (Identification)بر اساس Single sign onطراحی گردد .بدین معنا که کاربران در پرتال یک بار احراز هویت گردیده و با نام کاربری و رمز عبور خود قادر به دریافت همه سرویسهای ارائه شده (با توجه به نقش کاربر)از طریق پرتال باشند .لذا در ارتباط کارمندان با پرتال سازمانی ،اطلاعات پرسنلی و نقش آنها در سازمان می بایست در یک منبع اطلاعاتی قرار گرفته و همه سیستمها ، اطلاعات مورد نیاز خود را از ان دریافت نمایند .در چنین مواردی نیاز به یکپارچه سازی اطلاعات در سیستمهای موجود و سیستمهای در دست اقدام می باشد
▪ آماده سازی بستر پیاده سازی
بستر پیاده سازی پرتال اینترنت (برای ارتباط با مشتریان –B۲C) ، اینترانت (برای ارتباط با کارمندان – B۲E) و اکسترانت (برای ارتباط با سایر سازمانها – B۲B ) می باشد . لذا آماده سازی شبکه مورد نیاز از ضرورتهای راه اندازی پرتال است .
الف) راه اندازی شبکه موردنیاز پرتال شرکت مخابرات استان تهران
بستر پیاده سازی پرتال اینترنت (برای ارتباط با مشتریان –B۲C) ، اینترانت (برای ارتباط با کارمندان – B۲E) و اکسترانت (برای ارتباط با سایر سازمانها – B۲B ) می باشد .لذا می بایست در زمینه ایجاد بستر مناسب فعالیتهایی صورت گیرد .ایجاد بستر اینترانت در سطح شرکت مخابرات استان تهران از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است .
ب) مرکز داده (Data Center)
همانطور که در شکل ملاحظه می کنید ،با راه اندازی پرتال نیاز به تعدادی سرور مختص به پرتال می باشد که در ارتباط با سرور سیستمها و طرحها ، محیط پرتال و دسترسی به سرویسها را آماده سازد ، لذا وجود یک مرکز داده با پیکربندی مناسب جهت نگهداری سرورهای پرتال و سیستمها ضروری می باشد.
▪ نیازهای سخت افزاری
با توجه به ارتباط کارمندان شرکت در پرتال ، امید است که با راه اندازی پرتال و ارائه سرویسها و خصوصاٌ اتوماسیون اداری از طریق پرتال در آیندهای نه چندان دور ،تمام پرسنل شرکت وظایف کاری خود را از طریق پرتال انجام دهند ،لذا می بایست پیش بینی گردد که هر کارمند اداری بر روی میز خود یک کامپیوتر داشته و فعالیتهای روزمره خود را به صورت سیستمی انجام دهد .تعداد ایستگاههای کاری و چاپگر های مورد نیاز در سطح اینترانت شرکت می بایست برآورد و جهت تهیه آن اقدام گردد .با توجه به آنکه پیاده سازی پرتال کامل شرکت در چند فاز خواهد بود و در هر فاز بخشی از سرویسهای اعلام گردیده راه اندازی می گردد ، برآورد نیاز سخت افزاری منوط به طراحی و راه اندازی اینترانت و پرتال می باشد و نیازها بر اساس هر فاز تعیین و اعلام می گردد.
● فرهنگ سازی
از پیامدهای راه اندازی پرتال سازمانی رسیدن به یک سازمان بدون کاغذ است ،لذا می بایست تا قبل از آن فرهنگ سازی مناسب در سطح سازمان انجام و پرسنل در هر رده شغلی با مفاهیم پرتال آشنا و تصویر صحیحی از آینده سازمان داشته باشند .انجام این امر با برگزاری سمینارهایی در سطح مدیران ، کارشناسان و کارمندان و همچنین ارائه مقالات در نشریات داخلی سازمان می تواند صورت گیرد.

طاهره تقوی محرملی
کارشناس ارشد و مسئول سیستمهای اطلاعات مدیریتی اداره کل رایانه

منبع : شرکت مخابرات استان تهران