مدیریت زمان شخصی برای مدیران گرفتار

فرزند زمان خویشتن باش (حضرت علی (ع))
به یاد گذشته خویش باشیم حال را به خوبی بگذرانیم و در باره ی آینده از مال اندیشی خودداری نكنیم.(سنكا)
روزگار نسبت به كسی كه بداند وقت خود را چگونه مصرف كند فوق العاده مهربان است.(لرد آویبوری)
زمان به سرعت می گذرد. این مقاله به توضیح اصول زمان شخصی مدیریت كه چگونه یك مدیر می تواند، كنترل منابع اصلی و پایه ای را بدست بگیرد می پردازد.
● لغات EFF
▪ سه كلمه EFFعبارتند از :
ـ موثر؛كارامد داشتن تعریف یا تاثیرمطلوب
ـ لایق؛یا كیفیت تولید با حداقل تلفات (هدررفتگی) و حداقل تلاش.
ـ سعی و تلاش
تنظیم زمان شخصی مدیریت؛درباره به كار بردن لغات EFF است.با این وجود كه عملی ساختن آنها بدون سعی و تلاش امكان پذیر نیست.
● زمان شخصی مدیریت چیست؟
زمان شخصی مدیریت درباره كنترل استفاده از منابع با ارزش است . دو سوال را بررسی می كنیم:
۱) اگر شما پولهای شركت را با محافظه كاری زمانی صرف كنید، چه اتفاقی خواهد افتاد؟
۲) آخرین باری كه تخصیص و تقسیم بندی زمان را در برنامه خود بررسی وتجدید نظركردید؛چه موقعی بود؟
نبودن زمان تخصیص مدیریت، توصیفی است؛ برای آخرین دقیقه ای كه شما با عجله جهت رسیدن به موعد مقرر یا جلسه ای كه دو باره آن را رزرو كرده اید صرف می كنید.
تفكیك محیط منجر به افزایش استرس و كاهش موفقیت در عملكرد می شود،درنتیجه باید متوقف شود.مدیریت ضعیف و نامرغوب اغلب نشانه نقص یا معضلی از اعتماد به نفس است.تكنیك هایی را كه استفاده می كنید برای كار در پرو‍ژه های كوچك وظرفیت كاری خود به سادگی قابل استفاده در پرو‍ژه های بزرگ هستند.اما تاثیری كه با اهمیت بود در پرو‍ژه های كوچك،قابل تعمیم به پروژه های بزرگ نمی باشد.شما نمی توانید موتور سیكلت را مانند دوچرخه برانید،یا یك فروشگاه زنجیره ای را مانند بازار مدیریت كنید.
تقاضا ها ،مشكلات و كم توجهی نسبت به افزایش تاثیر، مسئولیت رشد را برای شما گسترش می دهند .
شما باید تكنیكهای مناسب یا بهتر و مفید را بوسیله كسانی كه این كاررا انجام می دهند بیاموزید.تمرین ناقص و ناكافی ،ممكن است دلیلی برای تنظیم زمان مدیریت باشد كه به ندرت تحت تاثیر سنجش، ارزیابی وعملكرد مجدد قرار می گیرد.پیش بینی شما، چه مقدار نقطه ضعف (شكست )داشت ،چگونه و به چه جنبه هایی از كاری كه شما انجام داده اید بستگی داشت؟
تنظیم زمان شخصی مدیریت رخدادهای زیادی دارد .بسیاری از مردم (مدیران ) تعدادی از آنها را می پذیرند ولی تعداد پذیرفته شده ،شامل تمامی رخدادها نمی شود.
مفهوم ساده ای از همراهی انظباط روزانه و ایده ارتباطی از برنامه ی فعالیت وجود دارد ولی از طرفی ،اینها یك ابزار برای نظم و انظباط سیستماتیك برای تآثیر گزاری شما روی حوادث است ، مهارتهای مربوط به مدیریت مانند برنامه ریزی پرو‍‍ژه ها همچنان موثر و كارآمد هستند.
تنظیم زمان شخصی مدیریت مجموعه ای از ابزار هستند كه به شما اجازه میدهند:
▪ تفریط را حذف كنید.
▪ برای جلسات حاضر شوید .
▪ حجم بالای كا ر را نپذیرید .
▪ بر پیشرفت پروژه ها نظارت كنید .
▪ تشخیص زمان را برای كارهای مهم انجام دهید.
▪ از پروژه های طولانی مدت اطمینان حاصل كنید و آنها را نادیده نگیرید .
▪ یك روز موثر را طراحی و برنا مه ریزی كنید.
▪ یك هفته كار امد را برنامه ریزی كنید .
▪ و كارهارا به سادگی وبا كمی نظم و انظباط شخصی انجام دهید.
▪ از انجایی كه زمان شخصی مدیریت یك فرایند مدیریتی، مانند سایر فرایند هاست باید بر نامه ریزی ، طراحی و پیش بینی شود و به طور منظم مورد رسیدگی وبررسی قرار گیرد.
▪ در پیروی از این بخش ما باید روشهای اصلی و وظیفه هایتان را از زمان شخصی مدیریت ، امتحان كنیم. از آنجایی كه درك درست و صحیح بستگی به تجربه بالا دارد؛ شما تعیین خوا هیدكرد كه چه مقدار زمان برای یك قسمت با توجه به جنبه های كاری خودتان نیاز دارید.
حالا اگر وقتی برای این كار ندارید از خودتان بپرسید؛ چرا ؟
● تمرین رایج ((متداول ))
چیزی كه این نویسنده ازآن حمایت می كند این است كه برخی یقین های آن این است كه به شما،كنترل بیشتری برای استفاده و بهره مندی از منابع اصلی می دهد(زمان).
قبل از اینكه از آینده شروع كنیم، زمان حال ارزش بررسی دارد. این كار شامل كارهای ساده برای ارائه توجه، به چگونگی صرف زمان شما برای دوره های طولانی مناسب از زمان است.
یك مثال ساده این است كه یك جدول تهیه كنید واز آن ۶تا كپی بگیرید وبا خودتان هر جا كه می روید، به همراه داشته باشید وهر تغییری در برنامه تان را در آن ثبت كنید.
بعد از یك هفته زمانی، جدول را مرور و بررسی كنید و اگر مناسب بود ادامه دهید.
● جلوگیری از هدر رفتن
در اینجا ما به ایجاد طبقه جدیدی از كارها برای افزایش اثر بخشی توجه نداریم، اما به سادگی این روش كارساز است. شركت IEE با این روش به مهندسان خود ، حدود۲۷۰۰۰ پوند در سال می پردازد (حدود۵۰/۱۲ پوند در هر ساعت). به عبارت آنها هر یك پوند در هر دقیقه. برای هر ۵ دقیقه كار چه مقداری به شما پرداخت می شود؟
اولین قدم برای ارزشیابی انتقادی چگونگی صرف زمان شما و سوال كردن درباره تعدادی از عادتهای شما در برنامه زمانی شما است زمانی كه ممكن بود بهترین استفاده را داشته باشد.
منا بع هدر رفتنی متفاوت هستند، متداول ترین آنها جامعه است، مكالمات تلفنی،مكالمات حول ماشین قهوه(حرفهای چرت و پرت كه زمان را از بین می برند)
البته احمقانه خواهد بود كه همه كارهای مرتبط با این فعالیتها حذف شود زیراهمه نیاز به تفریح داریم.
برنامه زمانی شما نشان خواهد داد كه آیا این یك وسیله است، وشما ممكن است تمایل داشته باشید كه كارهایی را در این مورد قبل از اینكه رییس شما كاری انجام بدهدرا انجام بدهید. در برنامه زمانی شما، هر فعالیت چقدر ارزش زمانی دارد و مقایسه كنید كه چه مقدار زمان واقعی صرف آن می كنید ؟
بعد از ظهر را صرف پاك سازی و جدا سازی نامه های داخلی می كنید ، یك ساعت را جهت گفتگو با همكارتان هدر می دهید ، یك دقیقه را صرف مرتب كردن نامه ها می كنید .این نوع از فعالیت به طور طبیعی كنترل و اداره كردن زمان شما را پایین خواهد آورد ، چون كه شما هیچ زمانی را برای كارهای جزئی و كم اهمیت تخصیص نداده بودید.
مخصوصا" اگر شما كاری را برای انجام دادن داشته باشید ، قبلا" تصمیم بگیرید كه چقدر از وقت شما را خواهد گرفت و برای موعد مقرر كار كنید –سپس به سوی كار بعدی حركت كنید. یكی از منابع رایج اتلاف وقت به تاخیر انداختن كار است كه نامطلوب است ، به جهت پیدا كردن تحریف و نادرستی كه كمتر مهم جلوه می نماید.
برنامه زمانی خود را برای مطمئن شدن از اینكه شما هیچ كاری را به تاخیر نینداخته اید چك كنید چون تاخیر ها كساد آور و مسئله ساز هستند.زمان اغلب بین تعویض فعالیتها از بین میرود.به همین سبب این برای گروههای كاری مشابه هم كه به صورت اجتناب پذیر با تاخیر كاررا شروع می كنند مفید خواهد بود.
برنامه زمانی شما ، نشان خواهد داد كه شما كجا می توانید ذخیره ها را به كار ببرید. شما ممكن است بعد از وارد شدن به یك كار روزانه ، با عوامل ثابت ولی به طور منظم در حال تغییر سروكار داشته باشید .
● انجام دادن كارهای دیگران
تاثیر و برخورد مهم كار شما می تواند تمایلی برای كمك به دیگران توسط كار دیگران باشد .حالا در این فضای آزاد و هماهنگ محیط كار ، مطلوبیتی كه شما باید مشتاق باشید برای كمك به بیرون راندن آن ،آشكار و بدیهی به نظر می رسد ، اما برنامه زمانی كار خودرا چك كنید و تصمیم بگیرید كه چه مقدار زمان صرف كارهای دیگران می كنید .برای نمونه اگر شما یك روز صبح را صرف چك كردن گرامر و دستور املائی در ارتباط با مواد آموزشی هر پروژه كنید ، شما آن وقت را هدر داده اید.
عموما" شما باید نمونه خوانی انجام بدهید كه آنها این كار را بهتر از شما انجام می دهند،شما باید تكنیكهای سطحی را حذف كنید .مسئله بعدی ،مدیر شما است .بررسی كنید كه چه دوره هائی در برنامه شما مفید بوده ؟كارهائی كه مدیر شما هم تكرار كرده یا آنها را چشم پوشی كرده یا دوباره آن كارها را انجام داده است ؟
اگر یك كار به صورت ناقص و بد تعریف شده باشد در باره روشنی و وضوح آن كاوش كنید.اگر مدیر بودن سخت است ،سعی كنید ویژگی های كوچكی از آن را برای هر كار قبل از شروع آن و موافق بودن در مورد آن بنویسید.در حالی كه شما نمی توانید با ظرافت و كاردانی قرارداد را برای مدیرتان اجرا كنید آیا او می تواند تغییر ذهنی داشته باشد .آن در آخر سر موجب خواهد شد كه او موضوع را قبل از آنكه شما زمان خودتان را مفید هدر دهید به زودی بررسی كند.● انتصابات خارجی
گام بعدی برای تنظیم زمان شخصی مدیریت، شروع كردن كنترل زمان شماست . اولین مسئله انتصاب و جایگزینی است.شروع با یك انتصاب ساده ی برنامه روزانه است .شما باید لیست كاملی از انتصاب های معلوم را برای آینده داشته باشید ، تعدادی از واحد های منظم كاری خود را -آنها را كه هم اكنون،انتصابات شما را شكل می دهند
ممكن است شما زمان ناهار داشته باشید كه می توانست زمان بهتر و مفیدی در یك كنفرانس باشد گام بعدی افزودن لیست یادداشت روزانه ی كارهاست، فعالیت های شخصی جهت استفاده از زمان موجود و دردسترس به شما كمك خواهد كرد . بررسی كنید! چه فعالیت مهمی به یادداشت روزانه شما اضافه شده است ؟ نه (اگر پاسخ منفی باشد) خواندن را برای لحظه ای متو قف كنید و واقعا"بررسی و رسیدگی كنید .
تنها نوع مهمی از فعالیت كه در زمان شما صرفه جویی خواهد كرد اختصاص دادن زمانی برای صرفه جویی وقت است كه زمان های كوتاه چندین روز را ذخیره و صرفه جویی خوا هد كرد . و مهمتر از همه فعالیتها، این است كه همیشه وقتی برای تنظیم زمان مدیریت اختصاص دهید . حتی اگر شده ۵ دقیقه ودر هر روز برای باقی ماندن هر قرار در یاداشت روزانه بررسی كنید كه چه كارهایی از فعالیت شما اعتماد واطمینان را از شما می گیرد (و به عبا رتی از انجام دادن آنها مطمئن نیستید) تا هیچ زمانی را از دست ندهید .
طرحی را در دست تهیه داشته باشید تا از كار زیاد اجتناب كنید.بدین صورت اگر شما جلسه ای داشته با شید ، زمانی را برای خواندن آن گزارشها اختصاص بدهید تا از به تعویق افتادن جلسه اجتناب كنید و شانس تصمیم گیری درست را در همان بار اول افزایش دهید . بررسی كنید كه چه كارهایی از قبل نیاز به انجام شدن دارد و چه كارهایی باید در ادامه وبعد از آن انجام شوند حتی اگر قبل از رخ دادن ، نامشخص باشد شما باید باز هم زمانی را برای تجدید نظر وبررسی دوباره محصول و طرح نتیجه عمل اختصاص دهید .
در برنامه زمانی شما زمان ضروری برای انجام دادن كارها وجود ندارد (زمان ضروری در برنامه منظور نمی شود )
● برنامه پروژه ها
ایده اصلی این است كه موعد شخصی مدیریت شما بایدبه طور دقیق كسب شود ، مثل تكنیك هایی كه در پروژه های بلند مدت می خواهید استفاده كنید.
▪ چك كردن و بررسی ویژه ها – آیا شما مطمئنا" با آن چیزی كه تحویل داده خواهد شد موافق هستید.
▪ شكستن وتفكیك كارها به بخش ها وقسمت های كوچك، به طوریكه نیازهای زمانی هر یك را بتوانید برآورده كنید و بر پیشرفت آن نظارت كنید .
▪ برنامه تجدید نظر وبررسی پیشرفت شما ، بطوریكه شما به راحتی به مشكلات بتوانید جواب بدهید (از عهده مشكلات برآیید)
مانند اغلب ایده های مدیریت،این یك مفهوم رایج و متداول است. اگر یك پروژه ساده برنامه ریزی وتنظیم زمان مدیریت نشان دهد كه كار نمی تواند انجام بگیرد،پس آن انجام نخواهد شد اما با شناخت ، شروع كردن، شانس شما را افزایش خواهد داد كه چیزهایی را بتوانید در مورد آن انجام دهید در یك قرار غیر ممكن انفعالات و تاثیرات، به تنهایی شما را موفق نمی كنند اما به وسیله دیگران می توانید. منظور تولید برنامه ای برای آزادی و رهایی بیشتر در آینده است.
شما میتوانید از این نوع از مسائل به وسیله تمرین كردن برای تنظیم زمان و مدیریت اجتناب كنید شما همیشه درك روشنی از چگونگی صرف زمانتان و زمانی كه ان را اختصاص نداده اید خواهید داشت.
اگر یك كار جدید به شما واگذار شود شما می توانید تخمین بزنید كه آیا این عملی و شدنی است؟پروژه طراحی شده به شما می گوید كه چه مقدار زمان نیاز دارید و تنظیم زمان مدیریت به شما می گوید كه چه مقدار زمان در اختیار دارید.
ـ چهار راه برای سرو كار داشتن با موعدهای غیر ممكن و امكان ناپذیر وجود دارد :
۱) گرفتن یك مهلت طولانی (مدت دار )
۲) درخواست منابع بیشتر
۳) گرفتن درخواست مجدد قابل تحویل برای چیزها و كارهای عملی
۴) بیان كردن موقعیت به روشنی به طوریكه رئیس شما قضاوت منصفانه ای داشته باشد .
اگر این دیدگاه ساده، غیر واقع بینانه به نظر برسد، جانشین دیگری را بررسی كنید .
اگر شما یك فرمی را دارید كه غیر قابل حصول می باشد وشما آن را می پذیرید ،پس حاصل اطمینان شما از شكست است .البته پنجمین گزینه وجود دارد ،
● حركت شركت به وسیله برنامه واقع بینانه .
تاكتیك دفاعی دیگری كه وجود دارد، پس ندادن اطلاعات پایه ای و اساسی از زمان پاسخگویی شما و زمان واقعی است.
این كار به سرعت به صورت منبع باارزش اطلاعات ،صحت و درستی برنامه شما را گسترش خواهد داد.
هیچ دلیلی وجود ندارد چرا كه شما باید به تنهایی به موعدهای نا فرجام خارجی پاسخگو باشید .
گرفتن یك سطح بالاتر ، همان بررسی كما بیشی است كه احتمال دارد برای تولید هر سطحی از توسعه آن به كار بسته شود به طوریكه زمان كار مجدد را هشدار و كاهش می دهد .
بدین صورت به وسیله اختصاص دادن زمان برای بررسی با كیفییت،شما زمان را برای كارهای مجدد ذخیره خواهید كرد و این تمام قسمتهای یك پروژه برنامه ریزی شده حمایت شده و كنترل شده به وسیله زمان مدیریت شمااست.
سرانجام برای هر فعالیتی باید برآورد كنید مقدار زمانی كه ارزش دارد صرف شود ، همان زمان را اختصاص دهید این ارزشیابی انتقاد آمیز ممكن است پیشنهاد نگرشهای متفاوتی را به وجود آورد یا متدهایی را ارائه دهندكه زمان برای كارهای مهم مطابقت داشته باشد .
● نظارت كردن برای كاركنان
همچنین تنظیم برای مدیریت روی مردم دیگر تاثیر میگذارد ،مخصوصا"بر روی كاركنان شما. طراحی پروژه ها تنها به معنی اختصاص دادن زمان شما نیست ولی كارهای شما را توزیع می كند ، وباید در همان برنامه ریزی، نظارت و بررسی روشی كه برنامه شما وجود دارد انجام شود.
● هدف های طولانی مدت
هدفهای طولانی مدت زیادی كه مدیران خوب باید كسب كنند وجود دارند ، مخصوصا" با تلقی كردن توسعه وگسترش و حمایت از گروههای كار . هدف های طولانی مدت مشكلات مهمی دارند ولی چنان ضروری و فوق العاده نیستند آنها مهلت معینی ندارند ، آنها دور دست وبعید هستند برای این منظور ،. به طور واضح باید تعادل برقرار شود . بهترین تنظیم زمان مدیریت این است كه بین تصمیم های عینی و هدف های نامشخص شخصی خودتان دربرنامه روزانه بتوانید تعادل و توازن را برقرار كنید.
صرفا" یك مدیر احتمال دارد یك ساعت در هفته را برای رسیدن به موضوعات پرسنل تعیین كند.
البته اگر كارخانه دچار آتش سوزی شود یا جنگ جهانی سوم اعلام وشروع شود ، مدیر احتمال دارد یك هفته ی مخصوص اختصاص دهد . ولی با پایان یافتن این دوره ها،این زمان ها باید جبران شوند وهمیشه برای رسیدن به هدف به كار گرفته شوند . مشابه این زمان باید برای توسعه و آموزش كاركنان اختصاص داده شود.
زمان واقعی صرف مدیریت میشود . كم وبیش بودن هدف طولانی مدت مسئله جزئی است . اما بدون برنامه سنجیده و حساب شده ، به دست نخواهد آمد .
به محض اینكه بخواهید تنظیم زمان مدیریت را به انجام برسانید ، آن استفاده با ارزشی از كنترل گسترده برای خودتان خواهد بود . در روزهای تعطیلی وساكت و خلوت شما باید برای هدفهای بلند مدت خودتان طرحی بكشید و مسیری برای رسیدن به آن هدفها برنامه ریزی كنید . شما ممكن است هیچ هدف بلندمدتی نداشته باشید ، در این صورت زمان را برای كارهای فرعی و ضروری اختصاص بدهید و بر پیشرفت آنها نظارت كنید.
اگر شما برنامه ای برای رفتن به جایی نداشته باشید ،بعید است كه شما به آنجا بروید .
● اظهار نظر آخر
زمان شخصی مدیریت یك عملیات سیستماتیك از استراتژی منطقی رایج است؛ كه تلاش كمی را لازم دارد و هنوز ترویج داده میشود. تمرین های كاری موثر به وسیله نكات برجسته ،منجر به استفاده موثر زمان به وسیله متمركز كردن زمان در فعالیتهای انتخابی شما میشود.
تنظیم زمان مشكلات شما را حل نمیكند ، بلكه آنهارا افشا می كندو
ساختار به انجام رساندن آن را بهبود می بخشد ، و راه حل را ردیابی می كند .
تنظیم زمان، شما را قادر می سازد كه بر زمان خودتان تسلط داشته باشید ، بدانید كه چگونه از زمانتان استفاده كنید ، و سپس خودتان را بالا بكشید (پیشرفت كنید)

محمدرضا نوروزی
منبع:
۱. Personal Time Management for busy managers. By Gerard M. Blair
*.اسماعیل عمران زاده.كارشناس ارشد رشته مدیریت دولتی.
*.محمدرضا نوروزی.دانشجوی كارشناسی مدیریت دولتی.