مدیریت اثربخش جلسات

● مقدمه
دردنیای امروز به دلیل پیچیدگی ساختارها و فعایتهای سازمانها مدیران برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان جلساتی را به منظور همفكری و تعامل باسایراعضاء جهت تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات برگزار می نمایند. این جلسات زمانی به بهبود و كارائی سازمان منجر خواهد شد كه از مدیریت مناسب برخوردار باشد. درمقاله حاضر ابتدا تعریفی از جلسه سپس انواع و اركان جلسه همراه با وظایف آنها ارائه خواهد شد. درضمن موانع و مشكلات جلسات و نیز اثربخشی جلسات را عنوان خواهیم نمود.
● تعریف جلسه :
درفرهنگ معین جلسه را به معنی یك بار نشستن درفرهنگ دهخدا جلسه اجتماع جمعی از مردم برای انجام امری با شنیدن نطق و داشتن یك رئیس تعریف شده است .
جلسه عبارتست از گردهمایی افراد مشخص كه ازطریق بحث و گفتگو پیرامون یك موضوع یا موضوعات مختلف برای رسیدن به یك هدف یا اهداف گوناگون درزمان ومكان معین .
● انواع جلسات:
۱) جلسه حل مساله : دراین جلسه آنچه اهمیت دارد این است كه وضعیت موجود باید تغییر یابد تا مشكل حل شود. مشكل میتواند شامل ابهام در مورد یك سری مقررات جدید نداشتن نام برای محصول و ... باشد.( جلسه حل مسئله برخورد با مساله است والزاما" تصمیم گیری نیست )
۲) جلسه تصمیم گیری : دراین جلسات هدف تصمیم گیری نهائی است . تعداد اعضاء گروه نباید كمتر از۱۵ نفر باشد. و قبل از جلسه باید اطمینان حاصل شود كه همه افراد از نحوه تصمیم گیری آگاه هستند و آن را قبول دارند.
۳) جلسه گزارش دهی واطلاع رسانی : درصدی از جلسات اداری مخصوص گزارش دهی و استفاده از اطلاعات است . هدف از این جلسات حصول اطمینان از انجام كارها میباشد. ازطریق مبادله اطلاعات كاركنان می توانند مشكل سازمان خودرا حل و فصل نمایندو ازطرفی مدیر از تمام دانشها و تجربیات اعضاء به منظور پیشبرد اهداف سازمان استفاده می نماید. مبادله اطلاعات ( از بالا به پائین) نسبت به مبادله اطلاعات افقی( میان مقامات همسطح) از اهمیت بیشتری برخورداراست .
۴) جلسه ارزیابی : درچنین جلساتی افراد زیادی اظهار نظرو پیشنهاد ارائه می كنند. این گونه جلسات باید سازمان یافته و برنامه ریزی شده باشد.
● اركان جلسه :
▪ اركان جلسه عبارتند از
۱) رئیس
۲) دبیر
۳) عضو
۱) رئیس جلسه:
كسی است كه تمایل افراد را درراه رسیدن به هدفهای جلسه جلب می نماید وی دستور نمی دهد بلكه تعادل بین هدفهای فردی و گروهی را برقرار می سازد و درخاتمه جلسه نظرات اعضاء را گردآوری تلخیص و استنتاج می نماید.
● وظایف رئیس جلسه:
▪ ایجاد محیط آرام جهت بحث و گفتگو
▪ هدایت جریان بحث و مذاكره بطور صحیح
▪ ایجاد فرصت جهت ارائه نظرات كلیه اعضاء
▪ حفظ بحث و مذاكره درحدود دستور جلسه
▪ ارائه خلاصه پیشرفت مذاكره
▪ ایجاد و حفظ نظم درجلسه
▪ استفاده از توانائیهای خاص افراد درجلسه
▪ جلوگیری از عوامل بازدارنده
▪ شروع و ختم به موقع جلسه
۲) دبیر جلسه:
كسی است كه نسبت به تنظیم دستور جلسه واعلام آن به اعضاء اقدام نموده و درنگهداری سوابق و تمهیدات برگزاری جلسه تلاش نماید و حكم منبع اطلاعاتی را دارد كه هروقت اعضاء سوالی داشته باشند پاسخ روشن بدهد.
● وظایف دبیر جلسه:
▪ سوابق و مدارك لازم را درصورت نیاز جهت ارائه آماده داشته باشد
▪ قبل ازتشكیل جلسه از آماده بودن وسایل و لوازم مورد نیاز اطمینان حاصل نماید
▪ مطمئن باشدكه كلیه اعضاء جلسه آگاهی لازم را دررابطه با موضوع زمان و مكان برگزاری جلسه را داشته باشد
▪ درتمام طول مدت جلسه ضمن یادداشت و یا ضبط مطالب ارائه شده از سوی اعضاء برای ارائه مدارك و سوابق امر آماده باشد.
▪ اطمینان حاصل كند كه عینا" ارائه راه كار و راه حل یك مشكل را كه توسط یك عضو جلسه ارائه شده یادداشت كرده باشد.
▪ رازدار و محرم جلسه است نباید مطالبی كه دراختیار دارند را برله و یا علیه سایر اعضاء بطور مستقیم یا غیر مستقیم استفاده كند
▪ پس از تنظیم صورتجلسه نسبت به ارسال به كلیه اعضاء اقدام نماید
▪ مواردی كه درجلسه بعد باید عنوان گردد نسبت به ثبت آن اقدام نماید
▪ اگر به افراد عضو درجلسه مسئولیتهایی محول شده پیگیری واقدام نماید
▪ خودرا برای جلسه بعد آماده نماید
۳) اعضاء جلسه: مشاركت كننده فعال درجلسات میباشند.
● وظایف اعضاء جلسه:
▪ به موقع درجلسه حاضر شوند
▪ به گفته حاضران خوب گوش كنند( هنر شنیدن)
▪ دربحث ها فعالانه شركت كنند
▪ هوشمندانه سوال كنند
▪ واقع بیننانه به مسائل بنگرند
▪ پیشنهادهای عملی و سازنده ارائه دهند
▪ خارج از موضوع بحث صحبت نكنند
▪ از نظرات درست دیگران به زعم خود حمایت كنند
▪ تا مطالب به طور كامل تحلیل نشده قضاوت نكنند
▪ در اداره صحیح و نظم جلسه كمك كنند
▪ مطالب مهم وكلیدی را یادداشت كنند
▪ با ارزیابی دقیق جلسه به رئیس بازخورد دهند
▪ تصمیماتی را كه مورد توافق قرارگرفته است به مرحله اجرا درآورند
● موانع و مشكلاتی كه سبب بی حاصلی جلسه ها می شود:
▪ نداشتن برنامه كار
▪ غیبت افراد اصلی
▪ آماده نبودن شركت كنندگان درجلسه
▪ رئیس جلسه سلطه جو
▪ انحصار طلبی های اعضاء درجلسه
▪ برخوردهای شخصی
▪ نداشتن تسهیلات و امكانات
▪ ایجاد وقفه به لحاظ عوامل برونی
▪ تصمیم نگرفتن و به نتیجه نرسیدن
▪ هدر دادن هزینه ها بصورت نامرئی
▪ تبدیل جلسات به كانون قدرت و قدرت طلبی
● توصیه هایی برای اثر بخشی جلسات:
▪ اهداف جلسه مشخص باشد
▪ تنظیم دستورجلسه
▪ محدودیت شركت كنندگان درجلسه
▪ تمركز محور بر موضوعات مورد بحث
▪ وقت شناس بودن
▪ تعیین زمان اتمام جلسه
▪ اجرا جلسه بدون وقفه
▪ انتخاب مكان مناسب جلسه
▪ جمع بندی و نتیجه گیری نهائی
▪ تعیین وقت جلسه بعدی

منبع : سایت سازمان تربیت بدنی جمهوری اسلامی ایران