روابط عمومی و سازمان های غیر رسمی در فضای مجازی

افراد به این منظور در سازمان ها گرد هم می آیند تا کارها و فعالیت هایی را که به تنهایی از عهده ی انجام آنها بر نمی آیند، به کمک همدیگر پیش ببرند. سازمان رسمی وسیله ی انجام بخش عمده ای از اینگونه فعالیت ها به شمار می آید. سازمان رسمی به معنی ساختار آگاهانه ای از نقش ها در یک سازمان می باشد که به صورت رسمی سازماندهی شده اند.
توصیف سازمان به عنوان رسمی، به معنی آن نیست که در درون آن هیچ چیز غیر قابل انعطاف و زائدی وجود ندارد. سازمان رسمی اگر مدیر درست آن را سازماندهی کرده باشد؛ باید انعطاف پذیر باشد. ساختار باید محیطی را فراهم آورد که در آن فرد به آسانی بتواند نقش خود را به گونه ای اثر بخش چه در زمان حال و چه در آینده در راستای هدف های گروهی ایفا کند.( koontz ۱۹۹۰, ۱۳۵ )
سازمان رسمی در سازمان چهره ی دومی نیز دارد که به عنوان سازمان غیر رسمی شناخته شده است. سازمان غیر رسمی در دل سازمان رسمی پدیدار می شود و بدون آن نمی تواند ایجاد شود. در هر صورت سازمان عیر رسمی، سایه ی سازمان رسمی بوده و در عین حال بر آن اثر می گذارد و دارای خصوصیاتی متفاوت با سازمان رسمی است.
نویسندگان کلاسیک مدیریت، سازمان غیر رسمی را هرگونه فعالیت شخصی مشترک بدون آگاهی از هدف مشترک می دانند، اگر چه به نتایج مشترک منجر شوند. " کیت دیویس " ، سازمان غیر رسمی را به عنوان شبکه ای از روابط اجتماعی و شخصی می داند که به وسیله ی سازمان رسمی ایجاد نشده، اما همکاری افراد با یکدیگر را افزایش می دهد.
برخی از مدیران با شناختی که از میزان تأثیر سازمان های غیر رسمی بر فعالیت و عملکرد سازمان رسمی دارند، به گونه ای سعی در شناخت روابط سازمان های غیر رسمی و عضویت در آن را دارند تا بدین وسیله به رشد و تکامل سازمان رسمی کمک نمایند.
روابط عمومی به عنوان اصلی ترین کانال ارتباطات درون سازمانی می تواند در شکل گیری، عضویت و حتی هدایت اینگونه سازمان ها نقش داشته باشد. ولی امروزه با رشد تکنولوژی و آگاهی های مردم و با وجود و حضور روز افزون فن آوی های نوین ارتباطات در ادارات، سازمان ها و حتی منازل عامه ی مردم؛ سازمان های غیر رسمی نیز دچار تغییر شده اند و با خروج از شیوه ی سنتی خود، در یک فضای مجازی شکل جدیدی یافته اند.
وبلاگ های گروهی سازمان های مختلف که نویسنده یا نویسندگان آنها مشخص نیست، حضوری فعال در میان کارکنان دارند، به طوری که همه ی کارکنان در هر روز بیش آن یک بار به آن سر زده مطالب آن را مطالعه می کنند و نظرات خود را در آن منعکس می نمایند.
چنین وبلاگ هایی در حقیقت پیوند بین کارکنان یک سازمان را به صورت زنجیره ای در یک فضای مجازی شکل می دهند. آنان در این فضا اخبار دست اول سازمان خود را بدون هیچ واسطه، روتوش یا ممیزی بازگو می کنند و مانند چشم های تیز بین و گوش های حساس سازمان تمامی فعالیت های ریز و درشت سازمان را به رشته ی نقد در می آورند.
هر چند که این نوع از سازمان های غیر رسمی، پیچیده تر از نوع سنتی آن بوده و حتی عملکرد و میزان تأثیر گداری آن بر سازمان رسمی نیز ممکن است متفاوت تر باشد؛ ولی روابط عمومی با شناخت کامل از چنین فضایی و تسلط کامل بر آن، می تواند در جهت دهی و هدایت و حتی رهبری چنین سازمان هایی نیز تأثیر گذار باشد.
در چنین شرایطی اگر روابط عمومی با مهارت های روابط عمومی الکترونیک آشنایی نداشته باشد و مدیران نیز به آن اعتقادی نداشته باشند؛ بدون شک رشد فزاینده ی سازمان های غیر رسمی در فضای مجازی، حرکت سازمان رسمی را نیز به سمتی سوق خواهند داد که چرخه و کنترل امور از دست مدیریت خارج شده و به گونه ای دیگر رقم خواهد خورد.

منبع : پنجره