تاثیر میز کار مرتب در مدیریت زمان

همانقدر که تمرکز می‌تواند باعث شود که در مدت زمان کمتری کارتان را با دقت بیشتری انجام دهید، عدم تمرکز بر عکس آن تمام کارها را ناقص می‌گذارد.
اگر شما هم مثل من در میز کاری خلوت‌تر تمرکزتان بیشتر است، پیشنهادهایم را مورد توجه قرار دهید. من برای اینکه میز کاری خلوتی داشته باشم اینگونه عمل کردم: - رفتم سراغ کشوهای میزم. وسیله‌ای گرانبها که بیشتر مواقع نمی‌دانیم چگونه از آن استفاده کنیم و چه چیزی را باید یا نباید در آن بگذاریم و حتی گاه هر چیزی در آن یافت می‌شود. شاید تعجب کنید از اینکه بیشتر آنچه در کشوها یافت می‌شود دیگر به درد نمی‌خورند چون مربوط به زمان خودش بوده‌اند و شما لازم نیست الان اقدامی روی آن صورت دهید چون یا برای شما اولویت نداشته‌اند یا کارهایی با اولویت بالاتر مانع از آن شده‌اند که روی آنها کار کنید. به هر حال این اتفاق افتاده است که شما زمان انجام آن کارها را از دست داده‌اید. یا باید بایگانی کنید، یا دور بریزید و یا اینکه اگر واقعا ارزش کار کردن دارد برای آن برنامه‌ای مشخص اختصاص دهید.
▪ بعد از خلوت کردن کشوها نوبت سطح میز شماست.
من از چیزی به اسم کازیه استفاده نمی‌کنم. چون باعث می‌شود چیزی در آن قرار دهم به امید آنکه بعدا به آن مراجعه کنم و کارش را انجام دهم و این خودش سطح میز مرا اشغال می‌کند و بعد از مدتی پر می‌شود از نامه‌های گوناگون همه لوازم اداری میزتان را مرتب کنید. ببینید واقعا لازم است همه آنها را روی میز بچینید؟ یا اینکه می‌شود یکی از کشوها را به لوازم تحریر و ملزومات اداری اختصاص داد؟ مثلا سال‌ها منگنه و پانچ من روی میزم بود. الان جز جای خودکاری و یادداشت و تقویم رومیزی و جای کارت ویزیت و البته مونیتور و کیبرد و موس چیزی روی میزم نیست. پیشنهاد می‌کنم شما نیز اینگونه عمل کنید. فرض کنید همین الان هیچ کاری ندارید که باید انجام شود. در آن صورت روی میزتان چه چیزهایی باید باشد؟ بقیه را به کشو منتقل کنید.
می‌ماند کارهایی که منتظر نظر لطف شما هستند. نامه‌ها و بروشورهای پست شده و مجلات و کارتابل و ... که چند هفته است وقت نکرده‌اید سری به آنها بزنید. جای آنها روی میز شما نیست. همه را سریع مرور کنید و طبقه بندی کنید. مثلا مجلات را جدا کنید برای اینکه در ساعات بعد از ناهار ورقشان بزنید و آنها را به منشی تان بسپارید تا هر روز بعد از ناهار یکی از آنها را برایتان بیاورد. نامه ها را هم بعد از اولویت‌بندی بدهید به منشی تا بر اساس اولویتی که خودتان تعیین کرده اید برایتان بیاورد و از انباشته شدنشان روی میزتان جلوگیری شود.
با این کار ظرف مدت کمی کارهای عقب افتاده را انجام داده و به روز می‌شوید. یعنی چون خودتان نتوانسته‌اید لذا برای انجامش از منشی‌تان کمک گرفته شد. اگر حجم نامه‌های ورودی به میز شما بیش از توانایی شماست باید یک بازنگری جدی روی این موضوع انجام دهید. شاید واقعا لازم نیست همه آنها را شخص شما ببینید و منشی شما یا دبیرخانه بتواند آنها را بین سایر مسوولان شرکتتان تقسیم کنند.
▪ برخی از کارها هستند که یک روزه نمی‌شود تمامش کرد. اسمش را بگذاریم پروژه. مثلا چون کار سنگینی است و نمی‌شود یک روزه تمامش کرد به آن پروژه میگوییم. این اصطلاح را برای رساندن مفهوم این پست استفاده می‌کنم. اتفاقا بد هم نیست در ذهنتان همین نام شکل بگیرد. برای هر کدام از آنها یک فولدر یا پوشه جداگانه اختصاص دهید و در یکی از کشوها قرار دهید. هر بار فقط یکی از آنها را مطالعه کنید تا با اصل تمرکز بتوانید با راندمان بیشتری کارهایش را پیش ببرید. این پوشه تنها چیزی است که باید سطح میز شما را اشغال کند.
هر بار هم که جلسه داشتید چند دقیقه قبل از جلسه آن را مرتب کنید و ببندید و در یکی از کشوها که خاص کار جاری است قرار دهید. تا اینجا فقط از سه کشو استفاده کردیم. اگر میز شما کشوهای بیشتری دارد میتوانید استفاده‌های بیشتری از میزتان ببرید. پوشه‌ی پروژه جاری من رنگش با بقیه پوشه‌های کشو متمایز است.

منبع : روزنامه تفاهم