جمعه, ۱۰ فروردین, ۱۴۰۳ / 29 March, 2024
مجله ویستا


ارتقاء سطح کیفیت در کتابخانه ها


ارتقاء سطح کیفیت در کتابخانه ها
● ارتقاء سطح کیفیت چیست؟
در دهه ۱۹۵۰ ژاپنیها از دبلیو ادوارد دمینگ که یک آمارگر و تئوریدان مدیریت بود خواستند تا به آنها کمک کند اقتصاد پس از جنگ آنها را بوسیله انجام اصول ارتقاء سطح کیفییت بهبود بخشد . کشورژاپن بصورت دراماتیکی و تجربی اقتصادش شکوفا شد . در دهه ۱۹۸۰ هنگامی که ایالات متحده کاهشی در سهم بازار جهانیش در مقایسه با ژاپن داشت متخصصین متوجه برنامه ارتقاء سطح کیفیفیت کروسبی نیز در توسعه تئوریهای ارتقاء سطح کیفیت دمینگ در رابطه با تجارت شدند. جوزوف جوران و فیلیپ کروسبی نیز در توسعه تئوریهای ارتقاء سطح کیفیت مدلها وابزار کمک کردند. حالا ارتقاء سطح کیفیت در تجارت ، حکومت ، ارتش ، آموزش و در سازمانهای غیر انتفایی از جمله کتابخانه ها کاربرد دارد .(جورو و بارنارد ۱۹۹۳).
ارتقاء سطح کیفیت یک سیستم مداوم برای بهبودی کار و مدیریت تمرکزیافته در نیازهای مشتریان است .(جورو و بارنارد۱۹۹۳ ). اجزاء کلیدی ارتقاء سطح کیفیت شامل بهبودی در کار و آموزش در حین کار ، حل مشکل تیم های کاری ، روش های آماری ، اهداف بلند مدت و تفکر و شناسایی در سیستم ، نه افراد ، بی کفایتی ها را کاهش می دهد . کتابخانه ها می توانند از ارتقاء سطح کیفیت به سه روش سود ببرند:
۱) کنار زدن حصارهای دپارتمانهای داخلی
۲) تعریف جدیدی از سودمندیهای خدمات کتابداری بعنوان مشتریان داخلی (کارکنان) و مشتریان خارجی (مراجعین)
۳) و رسیدن به یک وضعیت در تداوم پیشرفت (جورو و بارنارد ۱۹۹۳)
کتابخانه باید روی ایجاد بهترین خدمات ممکن تاکید نماید و تمایل داشته باشد تا خدمت به مراجعینش را متحول نماید . به منظور تامین میزان خدمات نیاز به تغییرات برای ساختن احساس می شود و مدیر کتابخانه باید از خود بپرسد: بازارهای درهم برهم چه هستند ؟ مراجعین چرا به این مکان وارد می شوند ؟ من چطور می توانم متوجه بازده کتابخانه ام گردم ؟ چطور ما می توانیم در حال حاضر به مراجعین که امروزه وجود دارند خدمت نمائیم ؟ (ارتقاء سطح کیفیت ،۱۹۹۵).ابتدا در باره مشتری اطلاعات کسب کنیم ، سپس مشکلاتشان را حل نمائیم .
● ۱۴ قدم تا ارتقاء سطح کیفیت
مبتنی بر اثر آقای دمینگ و والتن در سال ۱۹۸۶ مدیران ژاپنی و دیگران ۱۴ قدم را برای مدیران طرح ریزی نمودند که در آن هر نو سازمانی می تواند نیاز به برنامه ارتقاء سطح کیفیت را احساس نماید :
۱) ایجاد تداوم هدفی برای بهبودی تولید و خدمت . هدف نیاز به ابداعات ، سرمایه گذاری در تحقیق و آموزش استمرار بهبودی تولید و خدمت نگه داری از ابزار و وسایل ، اثاثیه و لوازم نصبی وکمک های جدید برای تولیدات .
۲) پذیرش فلسفه جدید . مدیریت باید تحمل کند دگرگونی و شروع را به منظور معتقد شدن به تولیدات و خدمات کیفی .
۳) توقف وابسته شدن به بازرسی تولیدات و خدمات فقط به اندازه ای برای قادر شدن در شناسایی روشهایی برای انجام فرایند .
۴) در پایان عمل برچسب قیمت گذاری برای آگاهی تجاری کالاهایی که قیمت های پایینی دارند همیشه بالاترین کیفیت را ندارند ، انتخاب یک بیس ذخیره شده روی پیشینه بهبودی و سپس ایجاد وقبول بلند مدت آن.
۵) پیشرفت مداوم و جاویدان سیستم تولید و خدمات .پیشرفت تلاشی یکباره نیست ، مدیریت ارتباط دارد با هدایت کردن سازمان در عمل بهبودی مداوم در کیفیت و تولید .
۶) آموزش و بازآموزی در سازمان . کارگران نیاز دارند بدانند چطور انجام دهند حرفه اشان را بطور صحیح حتی اگر چه آنها نیاز دارند به آموزش مهارتهای جدید .
۷) رهبری در سازمان . رهبری شغل مدیریتی است . مدیران بطور مرتبط کشف می نمایند موانعی که پیشگیری می نماید کارکنان را ازتکبر در اینکه چه چیزی آنها انجام می دهند . این کارکنان این موانع را خواهند شناخت .
۸) غلبه بر ترس . افراد اغلب می ترسند تلافی کنند موجهای ایجاد شده را در محیط کاری . مدیران نیاز دارند ایجاد نمایند محیطی که کارگران بتوانند اظهار نظر نمایند و بحث نمایند با اطمینان .
۹) از بین بردن موانع بین کارکنان نواحی . مدیران باید تیم کاری را بوسیله کمک به کارکنان نواحی مختلف / دپارتمانهای کاری با یکدیگر ارتقاء دهند مواظب باشند تا ارتباطات داخلی متعلق به دپارتمانهایی که دلگرم می نماید تصمیم گیری کیفی عالی را .
۱۰) حذف شعارها ، نصایح ، و نشان ها برای نیروی کاری . استفاده از شعارها به تنهایی ، بدون باز جویی صورت گیرد در فرایندهایی از نیروی کاری که می تواند اهانت امیز باشد برای کارگران زیرا آنها می فهمند که کار بهتری می تواند انجام گیرد . مدیران نیاز دارند یادگیرند راههای درستی برای ارتقاء افراد در سازمانشان .
۱۱) حذف سهمیه های معدود . سهمیه ها کیفیت کار را زیاد پایین می آورد در هر شرایطی ، کارگران نیاز دارند تا انعطاف داشته باشند با مراجعین در سطوح خدماتی که مشتریان نیاز دارند .
۱۲) شکستن حصارهای غرور و تکبر و رسیدن بر مهارت و استادی . بر پایی بزرگداشت برای کارگران و باز خورد در باره اینکه آنها چطور کارشان را انجام می دهند .
۱۳) موسسه یک برنامه قوی آموزشی و باز آموزی در نظر گیرد . با شرایط ارتقاء شغلی ، توصیفات شغلی که در آن تغییراتی حاصل خواهد شد . در نتیجه مستخدمین نیاز به آموزش و باز آموزی دارند بنابراین آنها در ارتباطات شغلی و مسئولیت های شغلی موفق خواهند شد .
۱۴) در انجا تغییرشکل (دگردیسی) . مدیریت باید کار نماید بعنوان تیمی که ۱۳ قدم قبلی را انجام می دهد .
چگونه کتابخانه ها خدمات را با ارتقاء سطح کیفیت انجام می دهند :
کتابخانه های زیادی ارتقاء سطح کیفی را به صورت موفقیت آمیز انجام داده اند . کتابخانه کالج هاروارد ایجاد نمود یک وظیفه قوی را که نوشته شده بو در بیانیه دیداری کتابخانه و در نظرگرفت تغییراتی که باید به منظور توسعه فرهنگ سازمانی جدید انجام می شد که در آن تغییرات طبیعی و وظایف کارمندی و مسئولیت ها در یک دوره فراگیر از تغییرات مشخص شده است . با کمک مشاورین کتابخانه هاروارد اطلاعاتی در مورد ارتقاء سطح کیفیت کسب نمود و اصول عالی خدماتی تیم کاری ، آموزش مداوم و ایجاد مهارت ، فرایند تاکیدات روی سیستمها را پیدا کرد .
همچنین پیشرفت مداوم و همکاری در اثنای مرزهایی که بتواند کمک کند به آنها که بسازند تغییراتی که نیاز دارند .
کتابخانه های دانشگاهی ایالت اورگان همچنین تصمیم گرفتند ارتقاء سطح کیفیت را آزمایش کنند . دو تیم کوچک ، تیم طبقه بندی (قفسه بندی) از واحد نگهداری قفسه و تیم اسناد از واحد انتشارات حکومتی با همکاری افراد ترقی خواه روی آن کار کردند . هر تیم بررسی کرد مراجعین و کارکنان را و دریافت که مقداری از انتشارات بصورت انتقادی و توسط کارکنان ملاحظه شده و توسط مشتریان (مراجعین ) مورد نقد قرار نگرفته و بهرحال نیاز به تفکر مجددی در اصطلاحات ارتقاء سطح کیفیت احساس گردید تیم قفسه بندی که می خواست مشکل پس افت قفسه بندی در نشان دهد ، دریافت که قفسه بندهایی که به تنهایی روی طبقه ها کار کرده اند بصورت ایزوله و نمدمالی شده هیچ تغییر یا جهشی در پیشرفت ایجاد ننموده اند استفاده از این اطلاعات باعث شد تا این تیم تدبیری بیندیشد و برای قفسه بندهایی که کار می کنند در گروههای کوچک طرح ریزی نمایند و طبقه را واگذار نمایند .
در نتیجه افزایش در مراقبتهای گروهی انجام شد که باعث جریان جزرومدی در قفسه ها ایجاد شد و پس افت کمتری مشاهده گردید (باتچر ۱۹۹۳).
سیرکین (۱۹۹۳) چندین روش را پیشنهاد می نماید که کتابخانه ممکن است استفاده نماید از اصول ارتقاء سطح کیفیت برای افزایش خدمات کتابخانه ای:
- ایجاد بروشورهای خدماتی و کیت های اطلاعاتی
- هدایت نمودن مراجعین در بررسی خدمات کتابخانه ای
- بهبودی نشانه ها به طور عموم و بصورت گروهی
- تغییر ساعتهای عملیاتی یا کاری
- ایجاد راحتتر برگشت مواد و منابع کتابخانه
- ساده کردن فرایند امانت گیری مواد
- استفاده قابل انعطاف در چیدن کارکنان در بخشهای مختلف کتابخانه
- همکاری با حکومت محلی
- درخواست کاتالوگ تولیدات فروشندگان
- دادن دیدگاه کامل و جدیدی به کارکنان
- ایجاد گروههای مشاوره در کتابخانه
- بهبودی قسمتهای فیزیکی کتابخانه
- پیگیری کردن انتقادات وشکایات
- توسعه یک برنامه توسعه فعال
- عمومیت بخشیدن به خدمات جدید و تغییر یافته
- توسعه مواد آموزشی برای مراجعین و کارکنان
- نشان دادن خدمات برای گروههای خاص
- پیشنهاد تحویل مدرک بصورت الکترونیکی
- پیگیری بخشنامه ها و بیانیه ها
- خوشرویی
● چالشهای بالقوه
زمانیکه ارتقاء سطح کیفیت بوضوح جنبه های مثبتی دارد ، پیچیدگی آن می تواند چالشهای بالقوه و خوبی داشته باشد .
جورو و بارنارد(۱۹۹۳) چهار مانع را برای قبول ارتقاء سطح کیفیت در کتابخانه ها مشخص نمودند :
۱) واژگان:ایراداتی به اصطلاحات از قبیل " سطح " ، "کیفیت" ، "ارتقاء " که دلالت دارد بر استانداردهای عالی که غالبا احساس نشده اند وارد شده است .
۲) تعهد:ارتقاء سطح کیفیت چند سالی است بصورت پیچیده و مورد نیاز بوسیله مدیران کتابخانه و بصورت ضروری بکار گرفته شده است .
۳) فرایند:فرهنگمان وسائلی را فراهم کرده که ما را بی حوصله می کند و ما سعی می نمائیم مشکلات را سریعا حل کنیم که فرایند ارتقاء سطح کیفیت نتیجه معکوس دارد .
۴) حرفه ای:کارکنان حرفه ای می توانند مقاومت نمایند در مقابل دو راهی خدمات و اعمالشان که آنها چه دریافتی از هوسهای یک نواخت مشتری دارند . "سیرکین (۱۹۹۳) همچنین متوجه شد که ممکن نیست تقاضا های هر شخصی رضایتبخش باشد ، انتخاب ها نیازمند به انجام شدن می باشند .
● خلاصه:
کتابخانه ها مکانهای ایده آلی هستند بر پیچیدگی ارتقاء سطح کیفیت .آنها سازمانهای خدماتی هستند که اهدا شده اند به مشتریان و مراجعینشان بوسیله فرموله کردن یک طرح خط مشی و بدنبال آن با یک تعهد برای بهبودی کیفی و مداوم ، مدیران کتابخانه می توانند انتقال و بهبود بخشند سازمانهایشان را . ریگس (۱۹۹۲) خلاصه کرد اصول یادداشتیش را در باره ارتقاء سطح کیفیت که شامل موارد زیر می باشد:
۱) ارتقاء با کیفیت :تصمیم گیریهای کتابخانه ای بعد از تحلیل های داده ای استنباط شده با ابزارهایی از قبیل چک شیت ها (ورقه های رسیدگی)، هیستوگرام ، و نمودارهای پارتو.
۲) حذف دوبازه کاری:کار کتابخانه اغلب کاریست ضروری – که بسادگی و بصورت مطمئن آنرا برای اولین بار باید انجام داد.
۳) احترام به فراد و ایده ها :کارکنان منابع ارزشمندی برای کتابخانه ها هستند و آنها باید تشویق شوند تا نشان دهند از مدیریت نمی ترسند .
۴) اختیار دادن به افراد:اعتماد به کارکنان کتابخانه برای عمل به وظیفه و دادن مسئولیت مناسب به آنها برای تصمیم گیری های که می تواند بهبود بخشد کیفیت کاری که آنها انجام می دهند . در نهایت به خاطر آوردن این نکته که ارتقاء سطح کیفیت " تنگنای سریعی " نیست . که این پیچیدگی در انجام ارتقاء سطح کیفیت (تنگنا) نیازمند یک دوره دو تا سه ساله می باشد.
نویسنده :
By Denise G. Masters
مترجم : فرض الله عزیزی
گرفته: بر
http://www.michaellorenzen.com/eric/tqm.html
نوشته : دنیس جی . ماسترز
مترجم : فرض الله عزیزی
http://farzollah.blogfa.com


همچنین مشاهده کنید