پنج شنبه ۳ خرداد ۱۳۹۷ / Thursday, 24 May, 2018

بدترین رفتار ممکن در یک جلسه


بدترین رفتار ممکن در یک جلسه
به عقیده بسیاری از کارشناسان، جلسات اداری در اکثر موارد "وقت تلف کردن" بوده و تنها در صورتی که چای و شیرینی در میان باشد، قابل تحمل هستند. همه ما - کارمندان - هنگامی که یک نفر در جلسه شروع به سخنرانی درباره موضوعی کاملا بی ربط میکند، معذب شده، با حمله یکی از اعضا به یک عضو کمروی جلسه برایش دلسوزی کرده و در تعجب مانده ایم که بعضیها چگونه با ردیف کردن کلمات نامفهوم و غریب جمله هایی طولانی میسازند و زمان را با سخنان بیهوده خود هدر میدهند.
اما یک جلسه اداری هر قدر خسته کننده و انرژی بر به نظر برسد، نباید آن را دست کم گرفت. در حقیقت این جلسات میتوانند موقعیت حرفه ای شما را در جهت مثبت - یا منفی - تحت الشعاع قرار دهند.
در اینجا به ۱۰ مورد از کارهایی که هرگز نباید در یک جلسه انجام داد، اشاره میکنیم :
۱) دیر رسیدن:
وارد شدن در جلسه ای که مدتی است آغاز شده یعنی " من بی نظمم". چند دقیقه زودتر رسیدن نه تنها نشانه این است که شما برای "وقت" دیگران احترام قائلید، بلکه موجب میشود جای بهتری هم پیدا کنید.
۲) آماده نبودن:
اگر از قبل مواردی برای مطالعه یا صورت جلسه را در اختیار شما قرار داده اند، آنها را بخوانید. از قبل به سوالات یا پیشنهاداتی که میتوانید در جلسه مطرح کنید، فکر کنید.
۳) در انحصار گرفتن گفتگو:
هنگامی که زمان تبادل نظر میرسد، رسم جاری بر این است که ابتدا اشخاصی که مقام بالاتر یا تجربه بیشتری دارند به بیان دیدگاه و نظرات خود بپردازند و پس از پایان یافتن نوبت این افراد، نوبت به دیگران میرسد که نظر خود را "به طور خلاصه" بیان کنند. در این هنگام با صدای یکنواخت و آهسته صحبت نکنید و به یاد داشته باشید که اگر نکته مهمی برای گفتن ندارید، مجبور به صحبت نیستید. هیچ نگفتن بهتر از گفتن چیزی بیهوده است.
۴) نظر خود را به شکل پرسش مطرح کردن:
بیان کردن نظر قطعی به شکل و آهنگ یک پرسش، به دیگران فرصت میدهد که با آن مخالفت کرده، درباره آن بحث کنند و در آخر ایده شما را به نفع خود تمام کنند. بهترین کار این است که نظر خود را در قالب جمله ای قطعی مانند این "بیایید بیشتر تحقیق کنیم" بیان کنید، نه اینکه بگویید: "بهتر نیست بیشتر تحقیق کنیم؟".
۵) تعبیر نادرست از مسیر گفتگو:
سعی کنید نیازها و حال و هوای موجود در جلسه را درک و دریافت کنید. با دقت به سخنان دیگران گوش دهید تا متوجه شوید که جو حاکم تا چه حد پذیرای نظرات شما خواهد بود. شما باید کاری کنید که پیامتان برای جمع مناسب باشد. برای مثال اگر همه بر روی کاستن از هزینه تمرکز کرده اند و شما قصد دارید درباره ارتقای سیستم صحبت کنید، یا باید راهی پیدا کنید که این ارتقای سیستم را به مبحث کاستن از هزینه ربط دهید یا اینکه مطرح کردن آن را برای جلسه دیگر بگذارید.
۶) پرخاش کردن:
متاسفانه گاهی عده ای یک جلسه اداری را بیشتر به عنوان میدان جنگ لفظی و خودشان را گلادیاتورهای مسلح به شمشیر زبان فرض میکنند. اگر شما هدف اتهام یا تمسخر چنین افرادی قرار گرفتید، با خونسردی از خود دفاع کنید.
اگر برای پاسخ به فکر کردن نیاز دارید، با پرسیدن پرسشی که طرف مقابل را به جوابگویی وادارد، برای خود زمان بخرید. برای مثال بپرسید:" آقای... از روی چه حسابی تصور میکنی من برای نتایج فروش ارزش قائل نیستم؟"
۷) جویدن آدامس.
جویدن آدامس با صدای "تق تق" و "چلپ چلپ"ی که در سکوت جلسه به خوبی شنیده میشود و حالت حرکت مداوم دهان، نه تنها توهین آمیز و عصبی کننده که بسیار غیر حرفه ایست.
۸) روشن گذاشتن تلفن همراه.
همانطور که میدانید باید تلفن را در سینما و کنسرت خاموش کنید، متوجه باشید که خاموش کردن تلفن همراه یا بستن صدای آن در جلسات هم ضروری است. صدای زنگ رشته کلام گوینده را قطع کرده و حواس شنوندگان را از موضوع منحرف میکند. در ضمن، پاسخ دادن به تلفن در جلسه هم به هیچ وجه شایسته نیست.
۹) منحرف شدن از موضوع.
موضوع گفتگو را تغییر ندهید. بر روی آنچه که با همکارانتان بررسی میکنید، متمرکز شوید تا به نتیجه برسید. اگر پرداختن به بخشهای نامربوط به نظرتان ضروری میرسد، قبلا نظر موافق حاضران را جویا شوید. یک روش مناسب برای عنوان کردن نکات مهم اما خارج از برنامه گفتگو، یادداشت کردن آنها و مطرح کردن آن در زمان مناسب است.
۱۰) حاضر نشدن در جلسه.
بله، شما مطمئنا با حضور نیافتن در جلسه و نشستن پشت میز خود میتوانید به بسیاری از کارهای مهمتر رسیدگی کنید. اما اگر این جلسه به درخواست یکی از مدیران شرکت یا مقام بالاتر شما تشکیل میشود، شما فرصت معرفی خود را به این شخص از دست میدهید. به یاد داشته باشید که جلسات اداری تنها درباره بهره وری، سود و زیان نیست، این جلسات مکان مناسبی برای ارایه تصویری مثبت از شما و آموختن از حرفه ایهاست.


منبع : ایرانیان انگلستان

مطالب مرتبط

استعداد برقراری رابطه

استعداد برقراری رابطه
آیا از صحبت كردن در میان عموم می‌ترسید یا نمی‌ترسید؟ دریایی از استعدادها در شما وجود دارد و به شما كمك می‌كند تا ارتباطی مفید برقرار كنید. «برایان بریم»
سخنرانی عمومی تأثیرگذار، برای موفقیت در تجارت ضروری است. سخنرانان مؤثر باید قادر باشند سخنان روشنی ارائه دهند، سخنانی كه نشان دهنده بینش و اهداف شركت، برای نیروی كار باشد. فروشندگان باید مزایای محصول و یا خدمات را به مشتریان خود ارائه دهند. كارمندان باید بتوانند در جلسات و كنفرانس‌های شركت، از عهده سخنرانی‌های پرحرارت و سودمند برآیند و بتوانند در مورد انبوهی از موضوعات، گفت و شنود كنند. این موضوعات از برنامه سود سهام تا تغییرات اساسی در سیستم‌های فناوری اطلاعات را در بر می‌گیرند.
هیچ‌كس اهمیت بسزای ارتباط سودمند را انكار نمی‌كند، اما همه افراد این‌گونه احساس نمی‌كنند كه در زمینه برقراری رابطه قوی، بااستعداد باشند. در یك نظرسنجی كه گالپ۱ در این مورد در ایالات متحده انجام داد، در واقع ۴۰ درصد از پاسخ دهنده‌ها، این‌گونه بیان كردند كه از سخنرانی در برابر جمعی از تماشاگران، می‌هراسند. (بیشتر امریكایی‌ها، از سخنرانی عمومی بیشتر از رفتن به پزشك می‌ترسند).
به هر حال، بسیاری از مشاغل نیاز به سخنرانی در برابر عموم دارند. برای شما كه از سخنرانی عمومی می‌ترسید، دلهره دارید و یا در این زمینه چندان خوب عمل نمی‌كنید، اما مجبورید هر طور شده، این كار را انجام دهید، جای امیدواری وجود دارد. بگذارید ماجرای سام را برایتان تعریف كنم.
«سام از قبل برای سخنرانی‌هایش طرح می‌ریزد».
سام تكنسین تعلیم دهنده سیار است. او به مشتریان نشان می‌دهد كه چطور از ابزار تولیدی شركت، استفاده كنند. سام عاشق همكاری با مشتریان است و این رابطه را به كار تكنیكی ترجیح می‌دهد. بنابراین از ابتدا می‌دانسته است كه باید در انتقال پیام مؤثر و مفید، عمل كند. مشكل این جاست كه سام نه‌تنها در جلسات بلكه در مكالمات دونفره هم برای دسترسی به هدف مورد نظر با اشكالاتی روبه‌روست و با آنها دست و پنجه نرم می‌كند.
سام سرانجام عادت كرد در خانه فرض كند مشتریانش نشسته‌اند و به سخنرانی او گوش می‌دهند. او برای ارتقای مهارت سخنرانی خود، در كلاس‌های گفت و شنود شركت كرد كه به گفته خودش تا حدودی مؤثر بودند. این كلاس‌ها در كنار تعدادی از رهنمودهای مفید، خوب عمل كردند. او به نكاتی مانند اینكه «هر دو دقیقه مكث كن و از مشتری بپرس سؤال خاصی دارد یا نه.» استفاده كرد. مربیان گفت و شنود، از او می‌خواستند كه بیشتر تلاش كند. سام به سایت Cliftonstrengthfinder مراجعه كرد. این سایت ۱۸۰ سؤال ارزیاب دارد كه زمینه‌های استعداد كاربر را براساس ۳۴ رده‌بندی، آشكار می‌كند. سایت به افراد كمك می‌كند تا زمینه‌هایی را كه در آنها بیشترین ظرفیت و استعداد رشد و پیشرفت را دارند پیدا كرده و درك كنند. تئوری كه در پشت این ارزیابی قرار گرفته این است كه هر چه افراد استعدادهای خود را بهتر درك كنند، بیشتر می‌توانند موقعیت‌هایی را كه در آنها قرار می‌گیرند، كنترل كرده و به‌طور سودمند این موقعیت‌ها را هدایت كنند.
سام دریافت كه برخی از استعدادهایی كه به نظر می‌رسید برای برقراری ارتباط مؤثر، ضروری اند، جزو زمینه‌های استعداد او نبودند. برای مثال، زمینه استعدادی كه به نام گفت و شنود مطرح است و می‌تواند نقش بالقوه‌ای در مؤثر بودن انتقال افكار و اندیشه‌ها به دیگران داشته باشد، برای سام در انتهای فهرست قرار داشت. در جلسه‌ای كه برای سام گذاشته بودند تا نتایج ارزیابی سایت را بخوبی بفهمد، یاد گرفت كه برای مهارت‌هایی كه در انتهای فهرست استعدادهایش قرار دارد، نجنگد، اما در عوض به این فكر كند كه چطور می‌تواند با استفاده از توانایی‌هایی كه در بالای فهرست استعدادهایش قرار دارند، به‌طور موثرتری ارتباط برقرار كند. برای نمونه دو مورد از استعدادهای سام، «نظم‌پذیری» و «محیط نگری» بودند. افرادی كه استعداد خاصی در انضباط دارند، به برنامه روزانه و سازماندهی تمایل بیشتری نشان می‌دهند. اشخاصی كه از فكر كردن به گذشته لذت می‌برند و در جستجوی درك زمان حال از طریق كنكاش تاریخچه آن هستند، توانایی‌های محیط‌نگری را از خود بروز می‌دهند.
«سام استعدادهایش را به كار می‌گیرد».
نظم‌پذیری و محیط‌نگری، چه نقشی در برقراری ارتباط دارند؟ در نگاه اول، ممكن است مهم به نظر نرسند و مطمئناً به اندازه مهار‌ت‌های ارتباطی، بدیهی و روشن نیستند، اما یك مربی ماهر به سام كمك كرد تا دریابد چگونه از این دو برای ارتباط برقرار كردن كمك بگیرد. ابتدا سام از استعداد نظم‌پذیرش استفاده كرد تا پرونده‌ای دقیق و ساماندهی شده برای هر یك از مشتریانش ایجاد كند. سپس از استعداد محیط‌نگرش استفاده كرد تا پیش از سخنرانی در مورد مشتری، اطلاعات هر چه بیشتری كسب كند. این كار به او كمك كرد تا بفهمد كالایی كه در مورد آن توضیح می‌دهد چه تناسبی با سابقه تجاری فعلی مشتری دارد. سام به جای آنكه سخنان یكنواختی در مورد ویژگی‌ها و مزایای محصول ارائه دهد، توانست حرف‌هایی بزند كه در ارتباط با تقاضاها و توجهات خاص مشتریان او باشد.
به بیان دیگر، سام با استفاده از دو استعداد برتر خود، اهرمی ساخت تا بیشتر، مشتری‌مدار شود. او هیچ‌گاه در سخنرانی عمومی، «ستاره» نخواهد شد، اما توجه سنجیده‌اش به جزئیات تجاری مورد نیاز مشتریان به او این توانایی را داده است تا ارتباط قوی و مؤثر با مشتری برقرار كند. همچنین به او كمك كرده است تا تبدیل به سخنرانی تأثیرگذار شود.
سام شاهد تحولی اساسی در مكالمات خود با مشتری بوده است. او حالا احساس راحتی بیشتری می‌كند و جریان بحث و گفت‌وگوهایش با مشتری، طبیعی‌تر است. سام دیگر تلاش نمی‌كند آن كسی كه نیست، باشد و راهی را آغاز كرده است تا تمركز بیشتری بر موفقیت داشته باشد. سام در گذشته شخصاً با مشتریانش تماس می‌گرفت، اما «حالا اغلب مشتریان» برای سؤال و راهنمایی با او تماس می‌گیرند و گاهی صرفاً برای گفتگویی صمیمانه با سام صحبت می‌كنند. او با استفاده صحیح از استعدادهایش به رابطی قوی و فوق‌العاده، تبدیل شده است.

وبگردی
نخل طلای کن در فرودگاه به جعفر پناهی رسید
نخل طلای کن در فرودگاه به جعفر پناهی رسید - عوامل فیلم «سه رخ» با استقبال جعفر پناهی به ایران بازگشتند و جایزه جشنواره فیلم کن را به او رساندند. جعفر پناهی به همراه نادی ساعی ور، برای فیلم "سه رخ" جایزه بهترین فیلمنامه جشنواره فیلم کن امسال را دریافت کردند اما به دلیل آنکه پناهی ممنوعیت قانونی برای خروج از کشور داشت، موفق به حضور در جشنواره و دریافت جایزه نشد.
آزاده نامداری هم گزارشگر فوتبال شد!
آزاده نامداری هم گزارشگر فوتبال شد! - در ادامه حضور چهره های شناخته شده در کمپین "خانم گزارشگر"، این بار آزاده نامداری مجری تلویزیون تلویزیون اقدام به گزارش فوتبال کرد. او برای این کار بازی خاطره انگیز ایران - استرالیا در مقدماتی جام جهانی 98 فرانسه را انتخاب کرده است که گزارش ضعیف او با انتقادات فراوانی مواجه شده است، تا حدی که وبسایت مربوط به این کمپین ویدئوی گزارش این او را از سایت حذف کرد.
عکسی عجیب و جنجالی از سید ابراهیم رئیسی
عکسی عجیب و جنجالی از سید ابراهیم رئیسی - عکسی از حضور سید ابراهیم رئیسی در مراسمی ویژه منتشر شده است که گفته می شود متعلق به کنفرانس افق نو در مشهد بوده است. در این عکس حرکات عجیب خانمی با لباس های قرمز، چفیه بر گردن و پرچم در دست در مقابل ابراهیم رییسی به چشم می خورد که توجه کاربران بسیاری را در شبکه های اجتماعی جلب کرده است!
حمله ماموران شهرداری به پلیس راهور!
حمله ماموران شهرداری به پلیس راهور! - حمله ور شدن ماموران سد معبر شهرداری به ماموران راهنمایی رانندگی
دستگیری معروف ترین شرور تهران، در ۵۰۰ متری مرز ترکیه
دستگیری معروف ترین شرور تهران، در ۵۰۰ متری مرز ترکیه - شرور سطح یک که در آخرین اقدام خود یکی از دوستانش را در منطقه ولنجک به قتل رسانده بود؛ در ۵۰۰ متری مرز ترکیه دستگیر شد.
لحظه ریزش وحشتناک کوه در جاده هراز!
لحظه ریزش وحشتناک کوه در جاده هراز! - ریزش ناگهانی کوه که توسط مسافران به ثبت رسیده است...!
همسر محسن افشانی با ریش و سبیل در استادیوم آزادی دستگیر شد
همسر محسن افشانی با ریش و سبیل در استادیوم آزادی دستگیر شد - قبل از شروع بازی تیم‌های پرسپولیس و الجزیره یکی از بازیگران سینما کشورمان قصد داشت به همراه همسرش وارد ورزشگاه آزادی شوند که این دو نفر توسط نیروهای انتظامی بازداشت شدند.
فیلم | خسرو معتضد: جسد مومیایی قطعا متعلق به رضاخان است
فیلم | خسرو معتضد: جسد مومیایی قطعا متعلق به رضاخان است - فیلم - در ویدئوی زیر بخشی از صحبت های خسرو معتضد، مورخ را می شنوید که نتیجه تحقیقاتش را درباره مومیایی پیدا شده در حرم حضرت عبدالعظیم بیان می کند.
پهلوانان این روزهای ما
پهلوانان این روزهای ما - تصویری زننده و به شدت ناراحت کننده بر جا مانده از مسابقه انتخابی تیم ملی کشتی ایران که به کتک کاری و جنجال کشید. خانواده عبدولی باز هم پای ثابت این درگیری بود که چهره ورزش پهلوانی ایران را تیره کرد
(ویدئو) تشویق اصغر فرهادی در جشنواره کن توسط بزرگان سینمای جهان
(ویدئو) تشویق اصغر فرهادی در جشنواره کن توسط بزرگان سینمای جهان - در این ویدئو تشویق اصغر فرهادی و پنه لوپه کروز، خاویر باردم و دیگر عوامل فیلم «همه میﺩﺍنند» در جشنواره کن توسط بزرگان سینمای جهان را مشاهده می‌کنید.
فیلم حجوم داعشی‌های حاتمی کیا به یک مرکز خرید و وحشت و اعتراض مردم
فیلم حجوم داعشی‌های حاتمی کیا به یک مرکز خرید و وحشت و اعتراض مردم - عوامل فیلم «به وقت شام» روز گذشته با حضور عجیب و رعب آور در پردیس سینمایی کوروش مردم را وحشت زده کردند. در این حرکت تبلیغاتی بازیگران نقش داعش، با گریم و پوشش داعشی ها، سوار بر اسب راهی پردیس سینمایی کوروش شدند و با حضور در مرکز خرید و فودکورت مجموعه، رفتارهای عجیبی نشان دادند که باعث وحشت و اعتراض مردم شد.
تصاویر مخفی از بزرگترین مرکز فروش مواد مخدر در جنوب تهران / فیلم
تصاویر مخفی از بزرگترین مرکز فروش مواد مخدر در جنوب تهران / فیلم - این گزارش حاوی تصاویری از بزرگترین مرکز فروش و مصرف مواد مخدر در جنوب شرق تهران است که مخفیانه ضبط شده‌است.
کشتار اسب‌های کولبران / فیلم
کشتار اسب‌های کولبران / فیلم - متاسفانه طی یک ماه گذشته دستکم سه نوبت و هر نوبت دستکم 30 اسب باربر متعلق به کولبران در جنگل میرآباد شهرستان اشنویه با شلیک گلوله از پای درآمده‌اند.
سید احمد خمینی معمم شد
سید احمد خمینی معمم شد - سید احمد خمینی فرزند آیت‌الله سید حسن خمینی در حضور جمعی از علما و پدر و پدربزرگ خود در حسینیه جماران معمم شد.
دختران پرسپولیسی با ریش و سبیل در ورزشگاه آزادی!
دختران پرسپولیسی با ریش و سبیل در ورزشگاه آزادی! - امروز عکسی از 5 تماشاگر بازی روز گذشته در رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی منتشر شده که نشان می‌دهد 5 دختر جوان با گریم‌های عجیب و حرفه‌ای خودشان را به عنوان پسر جا زده و وارد ورزشگاه شده‌اند.
اگر با وجود این مشکلات ملت قیام کند همه ما را به دریا خواهد ریخت
اگر با وجود این مشکلات ملت قیام کند همه ما را به دریا خواهد ریخت - از ملتی که ستون فقراتش شکسته انتظار مقاومت دارید؟ بسیاری از کشور فرار کردند یا جای فرار خود را فراهم آوردند اما ما جای فرار نداریم
جنجال ویدیو دختر بازیگر روی کول بازیکن پرسپولیس!
جنجال ویدیو دختر بازیگر روی کول بازیکن پرسپولیس! - عکس و ویدیویی منتسب به ستاره پرسپولیس فرشاد احمدزاده و ترلان پروانه بازیگر سینما و تلویزیون در فضای مجازی منتشر شده است. عجب پاپراتزی‌هایی داریم!