مدیریت زمان

مدیریت زمان موضوعی است اساسی که در عرصه فعالیت های اقتصادی و اجتماعی به دقت مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و در عمل اهمیت خود را به اثبات رسانیده است . نقش مدیریت زمان از آنجا حائز اهمیت است که سایر روشهای مدیریت بدون تأکید بر اجرای مدیریت زمان ناکارآمد بودن خود را نشان داده اند. از همین رو، مدیریت زمان ، از یک سو برای پیشبرد کار و از سوی دیگر برای انجام مراحل مختلف آن در مدت زمان معین نقش محوری ایفاء می کند، چنانچه زمان به گونه ای مناسب برای انجام امور یک سازمان مدیریت نشود فعالیت در محیط کار بازدهی لازم را نخواهد داشت.
کارشناسان امور مدیریت برای اجرای دقیق مدیریت زمان روشهای بسیار ساده ای ارائه داده اند که می توان با توسل به این راهکارها نحوه بهتر کارکردن و چگونگی استفاده بهینه از زمان را تجربه نمود. برای نیل به این هدف نخست فرد باید آمادگی لازم برای انجام کار را در خود به وجود آورد. برای مثال چنانچه شما سحرخیز باشید و کارتان را به طور جدی در صبح آغاز نمائید، اگر پیش از هر اقدامی این احساس در شما ایجاد شود که فعالیت روزانه تان را با کار سختی باید شروع کنید، آغاز کار برای شما سخت تر به نظر خواهد رسید. از این رو توصیه می شود ابتدا با کاری که از انجام آن لذت می برید شروع کنید. زیرا انجام کار فکری و عملی لذت بخش ، ذهن و جسم شما را قبل از مواجه شدن با کارهای طاقت فرسا آماده خواهد نمود.
افزون بر این سعی نکنید تمام کار را یکباره انجام دهید بهتر است در مرحله نخست قسمت بسیار کوچکی از کار را در دست بگیرید و پس از انجام آن به مراحل دیگر کار بپردازید. در این راستا قاطعیت و سرسختی در انجام کار نیز حائز اهمیت است . توصیه می شود کارها را برای پیگیری فهرست نمائید اگر یک یا دو مورد از کارها مدتی در فهرست باقی بماند، صادقانه از خود بپرسید: "آیا من واقعاً تصمیم دارم این کار را انجام بدهم ؟" چنانچه پاسختان منفی باشد یا برای انجام آن وقت نداشته باشید خود را سرزنش نکنید، کافی است به علت فرصت نداشتن یا بی اهمیت بودن آن کارها بر روی آنها در فهرست خط قرمزی بکشید. کارهای اساسی را که به طریقی برای بقاء کار شما ضروری است جدا از دلبستگی و علاقه به آن در دستور کار خود حتماً قرار دهید و با اعمال مدیریت زمان آن را به انجام برسانید. بیشتر افراد فهرست کارهایشان را به محض آغاز به کار تنظیم می کنند، از این شیوه تهیه فهرست کارها جداً اجتناب نمائید.
زیرا این عمل سبب می گردد که وقت برای انجام کارهای اساسی نداشته باشید و به تبع این موضوع شروع کارتان منطقی و کارآمد نخواهد بود. برای پیشبرد اهداف سازمان بخشی از زمان خود را نیز به بررسی وضعیت کارکنان سازمان خود اختصاص دهید. زیرا اهمیت دادن به کارکنان در بازدهی کار حیاتی است . در ضمن این نکته را باید در نظر داشت که کارکنان بخشی از سرمایه موسسه به شمار می آیند، از این رو برای آموزش و ارتقاء مهارت های آنها باید وقت و سرمایه کافی صرف نمائید و تا آنجا که می توانید به آنها آموزش داده و با تفویض اختیارات بیشتر حوزه فعالیت آنها را گسترش دهید. زمانی را نیز برای گفتگو با کارمندان جهت کسب آمادگی پذیرش مسئولیت کارهای پیچیده تر اختصاص دهید. برای اینکه بتوانید اختیار بیشتری را به آنها تفویض کنید برنامه ای برای افزایش آمادگی کارکنان ترتیب دهید. در راستای پیشبرد کارها، شناخت از استعداد، قابلیت ها و توانائی خودتان نیز بسیار اهمیت دارد. این موضوع واقع بینی را در انسان ایجاد می کند و مانع از بلندپروازی می گردد.
اگر می خواهید در کارها موفق باشید باید واقع بینانه از زمان استفاده بهینه نمائید. در مدیریت زمان توأم با واقع بینی باید هدفهایتان را محدود کنید و بپذیرید که بلندپرواز نبودن و واقع بینی یک مزیت است . به عنوان نمونه اگر تمام طول روز را کار کنید ممکن است نتوانید تمام کارهای فهرست شده را انجام دهید. در ضمن باید به این واقعیت نیز توجه نمود که در صبح بهتر می توانید کار کنید یا در عصر. بعضی اشخاص اوایل روز روحیه بهتری برای انجام کار دارند و سپس این احساس با گذشت زمان افت می کند. برخی از افراد عکس این حالت را دارند معمولاً این گونه اشخاص در اواخر روز فعال تر می شوند. از دیگر عوامل موفقیت برای پیشبرد کارها کسب اختیارات است تا بتوان استعداد و قابلیت خود را فعلیت بخشید.
از این رو، جهت پیشبرد کارها پیشنهاد می شود نخست آموزش و مهارتهای کارکنان را افزایش دهید. برخی از مدیران سرمایه گذاری بر روی افراد را نادیده می گیرند. این نگرش مانع از کارآمدشدن کارکنان می گردد. در حالیکه ضرورت ایجاب می کند کارکنان سازمان را برای تجزیه و تحلیل هر کاری که در شرکت انجام می شود به کار بگیرید و بررسی نمائید کدام مهارتها برای انجام هر کاری مورد نیاز است . این موضوع چندان دشوار نیست . یکی از کارمندان با تجربه و کارآمد را مأمور نمائید مشخص کند که آیا کارکنان مهارتهای لازم مورد نیاز سازمان را دارند؟ در صورت منفی بودن پاسخ لازمست برنامه آموزشی جهت ارتقاء سطح توانایی آنها ترتیب دهید. از سوی دیگر باید بر این نکته تأکید داشت که توجه به مشتریان باعث صرفه جویی در زمان می شود. یکی از مشکلات شرکتهای بزرگ این است که مدیران آنها مشغله فکریشان مشکلات سازمانی است نه مسائل و نیاز مشتریان ! این دسته از مدیران بخش اعظم تلاش و وقت خود را برای رتق و فتق اوضاع مالی و نیازهای شرکت صرف می کنند.
از این رو، مدیریت ارشد را متقاعد کنید اگر به کسب اطلاعات در زمینه نیاز مشتریان بپردازد به تبع تحولاتی که بسته به نیاز مشتری در سازمان انجام خواهد شد در زمان صرفه جویی می شود. در نهایت مشخص کنید که فرهنگ مدیریت در سازمان شما چیست ؟ آیا مدیران به این موضوع واقف اند؟ چقدر انرژی برای انجام کارها به خاطر فرهنگ رهبری نامناسب به هدر می رود!؟ در این زمینه باید به این واقعیت توجه داشت که فرهنگ سازمانی خوب است که از افراد موفق و کسانی که به خوبی در تیمها کار می کنند حمایت کند، اتلاف انرژی را به حداقل برساند و اولویتها را در جهت تحقق استراتژی سازمان قرار دهد.

منبع : مرکزاطلاعات‌فنی‌ایران