نکات قابل تأمل و توجه در تغییر و تحول سازمان ها

۱) اولین قدم برای تحول، داشتن هدف است.
بطور کلی هدف تحول عبارت است از نقطه ای که تلاش ها و کوشش ها معطوف به آن است. هدف تحول نتیجه فعالیت ها است. تعیین هدف برای هر برنامه تحول، لازم و ضروری است؛ زیرا بدون هدف گذاری هیچ برنامه ای قابل سنجش و اندازه گیری نخواهد بود. اگر اهداف مشخص نشوند، حوادث و پیشامدها تعیین کننده فعالیت ها خواهند بود و تلاش ها و فعالیت ها بی ثمر خواهند ماند. هدف به تلاش ها جهت و معنی می بخشند. هیچ پیشرفت و تحولی بدون هدف گذاری تحقق نمی یابد و یک انسان موفق هیچ گاه بدون هدف تلاشی را انجام نمی دهد. تلاش در جهت تحول بدون هدف گذاری، مثل رها کردن تیری در تاریکی است؛ ممکن است هر قدر سرعتش بیشتر باشد به همان اندازه انحرافش زیاد باشد. هدف خوب برای تحول هدفی است که دست یافتنی، روشن، قابل اندازه گیری، در محدوده زمان، مدون، مورد تأئید و قابل انعطاف باشد. برای تعیین هدف تحول، به دنبال جواب سؤالات ذیل باشیم. چرا تحول ؟وضعیت موجود چه مشکلاتی دارد؟ در کجا هستیم؟ به کجا می خواهیم برویم؟ چگونه می خواهیم برویم؟ در هدف گذاری باید چیستی و چرایی تحول معلوم و مشخص شوند.
۲) تحول از طریق تدوین و ابلاغ آئین‌نامه‌، بخش‌نامه و دستورالعمل اتفاق نمی‌افتد؛
تغییر و تحول تجویزی نیست و با ابلاغ دستورالعمل و تصویب و ارسال آئین نامه‌های اجرایی تحقق پیدا نمی‌کند. اگر در هر روز برای ایجاد تحول، چندین بخش‌نامه و دستورالعمل تدوین شود کافی نیست. شاید فراهم کردن بسترهای قانونی و مقرراتی شرط لازم باشد ولی شرط کافی نخواهد بود. برای ایجاد تغییر و تحول باید اعتقاد و ایمان راسخ داشت. حتی پذیرفتن و قبول کردن تحول کافی نیست؛ بسیاری از مدیران تحول را می‌پذیرند و خواستارند ولی اعتقاد و ایمان ندارند. بین قبول تحول و ایمان به تحول تفاوت بسیار است. " ایمان داشتن " خود حرکت ایجاد می کند و تحول آفرین است. تحول در بسیاری مواقع باید از درون سیستم خواسته شود و بر اساس ضرورت و نیاز تدوین گردد تحول یک نسخه واحدی نیست که برای همه سازمان ها یکسان تجویز گردد بلکه باید بر اساس مقتضیات هر سازمان برنامه تحول تدوین و اجرا شود.
۳) تحول از طریق زور، اجبار و ارعاب حاصل نمی شود :
تحول را نمی توان از طریق زور، اجبار و ارعاب ایجاد نمود؛ زیرا تحولی که بر اساس زور ایجاد گردد، با از میان رفتن آن عامل، حرکت تحول نیز متوقف می شود. تجربه نشان داده است که هر گونه فشار و زور غیرمنطقی در مسایل فرهنگی - از جمله تحول - اثرات و پیامدهای منفی زیادی خواهد داشت. تحول از طریق چوب و چماق حاصل نمی شود، بلکه تحول نوعی انجماد زدایی اندیشه های سنتی و باورهای غلط و قدیمی است و جایگزینی اندیشه های درست و باورهای جدید است. تا زمانی که باورهای قدیمی ذوب نشوند تحولی اتفاق نخواهد افتاد.
مرحله آخر، هم پایان کار است و هم آغازی برای تحولی دیگر. پایان و انتهایی برای تحول و بهبود وجود ندارد. فلسفه تغییر و تحول عدم رضایت به وضع موجود و تلاشی برای بهبود مستمر است. فرآیند تحول، فرآیند دائمی و مداوم است برنامه های تحول تدوین، اجرا و سپس ارزیابی شده و بازخوردهایش باعث اصلاح در برنامه های تحول می شود.
در هر حال تحول تنها اصل ثابت است و در آن پایان یک چیز آغاز چیز دیگر است، ولی برای برجسته کردن مرحله پایانی می توان نوعی جشن یا مراسم اهداء جوایزی برگزار نمود تا از این طریق بتوان میزان دسترسی به اهداف تحول ودستاوردهای آن را بیان نمود. تحول هیچ وقت در مقصد حاصل نمی شود بلکه همواره در مسیر اتفاق می افتد.
۴) تحول اتفاقی و شانسی نیست :
تغییر و تحول اتفاقی و شانسی نیست بلکه به تلاش، اندیشه، برنامه ریزی و مدیریت مدبرانه بستگی دارد. بسیاری بهبود و بالندگی را به تقدیر و سرنوشت نسبت می دهند. اما واقعیت این است که تحول بستگی به اندیشه ما، قدرت انتهای بازوان ما و تلاش کف دستمان بستگی دارد. قانون طبیعت این است که جوینده یابنده است. با دست روی دست گذاشتن ، تلاش نکردن، امید واهی داشتن، هیچ اتفاقی نمی افتد. امروز منتظر فرصت ماندن از دست دادن آن است، پس باید فرصت آفرین شد. برخی افراد از مشکلات فرصت می آفرینند و برخی دیگر از فرصت های بدست آمده نمی توانند استفاده کنند و در درون هر فرصتی به مشکل آن می اندیشند، پنجره فرصت ها را بسته اند و از پشت شیشه های آن منتظر معجزه هستند. معجزه خود ما هستیم که اگر اراده کنیم خواهیم توانست.
۵) نیروی انسانی را کانون در برنامه های تحول قرار دهید. هدف و عامل تحول انسان ها هستند برای همین منظور انسان ها در قالب تحول قرار می گیرند. تحول نتیجه نگاه هوشمندانه به جایگاه عادتمندانه است. افراد تحول گرا جور دیگری می بینند بدون تغییر در دانش، نگرش، باور و اندیشه های نیروی انسانی تغییر و تحول انجام نخواهد شد. ابزار تحول نیروی انسانی است بدون تحول در نیروی انسانی سایر برنامه های تحول پایدار و مستمر نخواهد بود. تحولات از انسان ناشی می شود که کانون اصلی تمامی دگرگونی هاست، ضروری است که زمینه های تغییر و تحول در او هم به عنوان پذیرنده و هم به عنوان بوجود آورنده آن مورد بررسی قرار گیرد.
۶) تحول ایجاد شده را به مرحله ثبت برسانید.
برخی از برنامه های تحول خیلی خوب تدوین شده و دقیق نیز اجرا می شوند، ولی به مرحله تثبیت و پایداری نمی رسند. به همین خاطر کلیه هزینه ها و سرمایه گذاری های انجام شده، برای تغییر و تحول اتلاف می گردد. وضعیت جدید حاصل شده در اثر تحول بسیار شکننده و آسیب پذیر است؛ به مشابه طفلی که تازه متولد شده به مراقبت و نگهداری بیشتری نیازمند است. بسیاری از برنامه های تحول همچون کشی است که کشیده شده و اگر رها کنید به جای اولش باز می گردد. تثبیت مرحله ای است که اثرات و نتایج تحول نمایان می شود اگر اجمادزدایی انجام گرفته و تغییر صورت گرفته دوباره منجمد و یخ زدگی مجدد نشود سریعاً به سوی مدل مرحله پایداری و یخ زدگی مجدد در آغازین فرآیند تغییر به مراقبت بیشتری نیاز دارند. زیراعادت ها و سنت ها دشمن قسم خوردة تحولند. چرا که موجودات زنده تنوع و دگرگونی را دوست می دارند خصوصاً انسان ها که موجوداتی هستند تنوع طلب. ولی از خصایص ویژگیهای ذاتی دیگری که با تغییر متضاد است عادت کردن به وضعیت موجود است که حتی با عواملی که وضعیت عادت شده را به هم بزنند برخورد می کنند. البته این دو ویژگی ذاتی هستند و در افراد متفاوت یکسان نیستند.
شاخص های قابل اندازه گیری، برای بخش میزان موفقیت برنامه های تحول تدوین کنید. برای اطمینان از اجرای برنامه های تغییر و تحول باید شاخص های مناسب اندازه گیری طراحی و تدوین شوند، تا بتوان با اندازه گیری و پایش آن اصلاحات لازم را انجام داد. برنامه های تحول در پایان مورد سنجش و ارزیابی قرار نمی گیرند بلکه در طول اجراء نیز همواره مورد ارزیابی قرار گیرند. زیرا آنچه که قابل اندازه گیری نباشد اجرای آن نیز عملیاتی نمی شود. برخی از مشکلات برنامه های جامع تحول، عملیاتی کردن آن هاست.
۷) مدیران الگو و پرچمدار تحول هستند :
مدیران، هم می توانند از عوامل اصلی تحول به شمار روند و هم می توانند از مهم ترین موانع اساسی تحول محسوب شوند. هیچ تحول بدون حمایت و پشتیبانی مدیران ارشد در سازمان ها بوجود نمی آیند. اگر مدیران نسبت به برنامه های تحول تعهد داشته باشند، تلاش زیادی باید انجام گیرد ولی اگر مدیران اعتقاد و پشتیبانی نکنند هیچ تحولی ایجاد نخواهد شد. برای همین منظور در هر برنامه بهبود و تحول، اطمینان از حمایت و پشتیبانی مدیران ارشد لازم و ضروری است، اگر مدیران به تحول اعتقادی نداشته باشند باید توجیه لازم صورت گیرد. بدون حمایت مدیران آغاز هیچ برنامه تحولی توصیه نمی شود. تجریه نیز بیانگر آن است که اگر هر یک از سازمان های موفق و تحول، یافته را مورد بررسی و تحلیل قرار دهید، حتماً به مدیرانعلاقه مند تحول خواهید رسید.
● از آموزش به عنوان مؤثرترین ابزار تغییر استفاده کنید :
در فرآیند تغییر، باورها، اندیشه ها و عادت های کهنه و فرسوده به دور ریخته می شوند، و به جای آن ها اندیشه های جدید، باورهای نو، تکنولوژی تازه، ارزش های نوین و نظام های جدید شکل
می گیرند. در هر چیز جدید نیاز به یادگیری بیشتر احساس می شود، پس باید رفتارهای جدید آموزش داده شوند. آموزش چیزی جز تغییر نیست ولی اثرات آن متفاوت است. اثربخشی برخی از دوره های آموزشی فقط محدود به تغییر دانش می شود، ولی اگر آموزش مفیدتر باشد سطح آن از دانش فراتر رفته باورها و نگرش هارا نیز تغییر می دهد. آموزش های اثربخش و کارآمد فراتر از دانش و نگرش، رفتارها را نیز می توانند تحت تأثیر قرار دهند. بین یادگیری (آموزش) و مقاومت در مقابل تغییر، رابطه ای کاملاً معکوس وجود دارد. به هر میزان که یادگیری بیشتر شود، مقاومت در مقابل تغییر و تحول نیز کاهش می یابد.
برای ایجاد تحول، تیم های کاری تشکیل داده و از آن ها یاری بجوئید.
فعالیت های تیمی از مهم ترین مواردی است که در سازمان های امروزی اتفاق می افتد. نتایج عملکرد تیم های اثربخش بیش از عملکرد افرادی است که مجزا فعالیت می نمایند. رفتار فردی افراد، تحت تأثیر هنجارها و ارزش های اجتماعی – فرهنگی تیم کاری قرار می گیرد. تصمیماتی که در
تیم های کاری، اتخاذ می شوند تصمیماتی درست و دقیق خواهند بود، زیرا به جای یک مغز چندین مغز با یکدیگر هم اندیشی کرده و تصمیمات خام تصویب نمی شود. از طرفی دیگر اعضای
تیم های کاری در اشاعه تحول، پذیرش تحول و کاهش مقاومت در مقابل تغییر، نقش بالایی را ایفا می نمایند.
انعطاف لازم را در اجرای برنامه های تحول داشته باشید. یکی از ویژگی های خوب برنامه های تحول انعطاف پذیری آن ها است. برنامه ای که نتواند انعطاف، پویایی و انطباق پذیری داشته باشد، محکوم به شکست است. در هنگام اجرای برنامه ها نرمش نشان دهید، به راهنمائی ها و بازخوردها توجه داشته باشید. اطمینان داشته باشید پیروزی با شما خواهد بود. اصلاحات نباید در پایان فرآیند تحول انجام گیرد بلکه در هنگام تدوین، اجراء و ارزیابی باید صورت پذیرد.
تحول را با قدرت و جسارت آغاز کنید : پایداری و هرگز تسلیم نشدن، رمز موفقیت برنامه های تحول به شمار می رود. اگر به برنامه های تدوین شده برای تغییر و تحول اطمینان دارید، بدون درنگ آغاز کنید. اگرچه در زمان تدوین برنامه تأمل جایز است ولی اگر وقت اجرا رسید دیگر تردیدها و شک ها را باید کنار گذاشت و با تمام توان و جسارت برنامه های تدوین شده را اجراء نمود. تحول و بهبود مدیون افرادی است که جوری دیگر می بینند و بر خلاف عادت ها و جریان رودخانه شنا می کنند. اگر قرار باشد با اولین مانع سست شوند قطعاً برنامه های تحول شکست خواهد خورد. بدانید که هیچکس به قطار ایستاده سنگ نمی اندازد. هر حرکت تحول آفرینی با مقاومت روبرو است. آغاز تحول بسیار مشکل است ولی با ایستادن و حرکت نکردن نیز نمی توان تحول ایجاد کرد.
تحول بدون مشارکت افراد محکوم به شکست است : در برنامه های تغییر و تحول به هر میزان مشارکت مدیران، کارکنان و ذینفعان بیشتر باشد به همان اندازه تحول سریع تر اتفاق می افتد. میزان مشارکت اگر بیشتر باشد مقاومت در مقابل تغییر نیز کاهش می یابد. مشارکت بیشتر، میزان پذیرش برنامه های تغییر و تحول را افزایش می دهد.
▪ تحول قابل تفویض نیست :
تحول یکی از وظایف اصلی مدیران به شمار می‌رود. همانطوری که مدیران وظیفه نگهداشت سازمان را به عهده دارند وظیفه بهبود آن را نیز عهده‌دار هستند. مدیران وظایف متعددی مثل برنامه‌ریزی، سازماندهی، بودجه‌ریزی، کنترل و ... انجام می‌دهند، معمولاً وظایف فوق را به دیگران تفویض می‌نمایند برخی مدیران وظیفه تحول سازمانی را به زیر دستانشان تفویض می‌نمایند در حالی که تحول وظیفه‌ای مثل سایر وظایف نیست که قابل تفویض باشد بلکه وظیفه‌ای در دل سایر وظایف است مدیران تنها وظیفه‌‌ای که نمی توانند تفویض کنند وظیفة تحول و بهبود است. مدیران باید خودشان در برنامه‌های بهبود و تحول درگیر شوند. مدیرانی که علاقه‌مند تحول هستند باید بدانند که خود باید در تحول سازمانشان درگیر شوند و این وظیفه را به دیگران محول نکنند.
واقعیت این است که دیگران نمی‌توانند سیستم را تغییر دهند و یا فراتر از خواست سیستم عمل کنند، فقط مدیریت قادر به این کار است.

نوشته شده توسط بهرام جلیل‌خانی