مشخصات یک مدیر خوب

آنچه میخوانید فهرستی از احکام اصلی مدیریت است که تمام مدیران آنها را تایید میکنند، اما تنها مدیران موفق و خوب از آن پیروی میکنند.
▪ هر مدیر باید از آنچه در قلمرو او میگذرد، باخبر باشد.
این گفته به این معنا نیست که شما برای مطلع بودن از تمام جزئیات-گاهی بی اهمیت- کاری که به کارمندان خود سپرده اید، دست به هر کاری بزنید. مداخله شما هرگز نباید مانع اجرای کار شود. با اینحال این واقعیت وجود دارد که هرقدر مدیر اطلاعات بیشتری داشته باشد، میتواند به شکل بهتری از اداره کار بربیاید.
▪ لزوما نباید تمام کارها را خودتان انجام دهید
حتی در صورتی که قادر باشید تمام امور را به تنهایی پوشش دهید، باید مسئولیتها را بر عهده دیگران نیز بگذارید.البته متکی بودن بیش از حد به تنها یک نفر هم کار عاقلانه ای نیست و از طرفی در حق دیگر کارکنان نیز اجحاف خواهد شد. روئسا و مدیران باید کار خود را چنان سازمان دهی کنند که اگر لازم باشد از محل دور شوند، از انجام بدون اشکال امور مطمئن باشند. یکی از بهانه های بسیار رایج برای در دست گرفتن همه امور این است که مدیر میگوید کارمندان بسیار جوان یا بی تجربه اند. ارتقا دادن دانش و توانایی کارکنان از وظایف مدیر است و با محول کردن مسئولیتهای مختلف، کارکنان با تدبیر و خلاق شده و میتوانند در هر مورد تصمیم گیریهای صحیحی انجام دهند.
▪ در کار خود اولویتها را رعایت کنید
از آنجایی که معمولا برای انجام تمام کارها زمان کافی وجود ندارد، بسیار مهم است که عادت کنید در ابتدا تنها بر روی امور مهم متمرکز شوید. امور مهم، کارهایی هستند که شما به طور مستقیم مسئول اجرای آنها هستید. اگر در زمینه وظایف اصلی خود چندان مطمئن نیستید، هرچه زودتر پاسخ را پیدا کنید. امور مذکور باید در هنگام تقسیم بندی زمانی، در اولویت اجرایی اول قرار بگیرند و پس از آن شما میتوانید کارهایی که در درجه دوم اهمیت قرار دارند را به کارکنان خود واگذار کنید. یک قانون عمومی مفید این است که هرگز کاری که از عهده کارکنان یا بخش دیگری از اداره برمی آید را خودتان بر عهده نگیرید.
▪ عادت تبدیل کردن مسائل به ساده ترین شکل را ترویج کنید
بعضی از افراد علاقه وافری به گل آلود کردن آب دارند یا از آن دسته افرادی هستند که به دلیل وجود درختان نمیتوانند جنگل را ببینند. عادت جمع بندی، فشرده سازی، خلاصه و ساده کردن مسائل را در خود ایجاد کنید. این نوع انضباط ذهنی و به عبارتی رفتن به سراغ "لب مطلب" یکی از با ارزشترین ویژگیهای یک مدیر موفق است.
▪ هنگام وقوع امور اضطراری هیجان زده نشوید
بسیاری از شرایط بحرانی آنقدر که در ابتدا به نظر میرسد بد نیستند، پس اصولا موقعیتهای ناگوار را بیش از آنچه هست بزرگ نکنید. از ابتدا نشانه های بروز مشکل را ندیده نگیرید تا بعد غافلگیر نشوید. با اینحال بیاموزید که بین موارد استثنایی و همه گیر تفاوت قائل شوید.
اتفاقات خطیر موجب واکنشهای آنی و پرخاشجویانه میشوند. اما نکته مهم این است که در ابتدا جویای حقایق باشید و بلافاصله پس از تهیه مدارک و شواهد کافی از منابع موثق، که به شما امکان تصمیم گیری منطقی میدهند، وارد عمل شوید.
▪ جلسات نباید بسیار بزرگ یا بسیار کوچک باشند.
این که در جلسات بزرگ معمولا موضوع اصلی در میان مخالفتها یا نظرهای نامربوط حاضرین گم میشود، حقیقت دارد، اما اینکه چنین اتفاقی بیافتد یا خیر، کاملا به تواناییهای اداره کننده جلسه بستگی دارد.
برای مدیریت جلسات بزرگ و نگهداشتن گفتگو در مسیر مورد نظر، احتراز از پراکنده گویی و دور شدن از موضوع یا تکرار مباحث عنوان شده، به مهارت زیادی نیاز داریم. نکته مهم در هر جلسه مواجه شدن با موضوع، حل کردن مسئله و پرداختن به مورد بعدی است. بسیاری از اوقات موضوعاتی وجود دارند که همه علاقمند به نادیده گرفتن یا به تعویق انداختن آنها هستند و یا میگذراند ماجرا "بالاخره یک جوری خودبخود حل شود". شکی نیست که در نهایت همه چیز به خودی خود سرانجامی پیدا خواهد کرد، اما چنین روشی حاکی از ضعف مدیریت است.
اگر شما هر جلسه ای را که با درک کامل از آنچه باید انجام شود، کسانی که قرار است کار را انجام دهند و زمان اجرای موضوع، به پایان نرسد، یک شکست کامل بدانید، هرگز جلسات را "همینطوری" به پایان نخواهید برد.
▪ عادت کنید تصمیماتی سریع و صریح اتخاذ کنید.
این کار مشکلترین و مهمترین بخش کار مدیریت است. بعضی از مدیران حتی برای اتخاذ تصمیات بسیار جزئی نیز دچار کشمکشی شدید میشوند زیرا هرگز بر ترس خود از اشتباه کردن فائق نشده اند.
در صورتی که اطلاعات اصلی و ضروری را در دست داشته باشید، تصمیمگیری ساده تر شده و دفعات بیشتری درست خواهد بود. اینجاست که مطلع بودن از امور یا به دست آوردن حقایق مربوط به ماجرا اهمیت خود را آشکار میکنند. توانایی قضاوت صحیح، نیازمند اصول، سیاست و برقراری مقررات است. لزومی ندارد که همیشه تصمیم درستی اتخاذ کنید، میگویند کافی است که یک مدیر خوب تنها ۵۱% از دفعات، درست تصمیم بگیرد. سعی در خوشحال نگهداشتن همه به جایی نمیرسد. هنگامی که همه طرفین حرف خود را زده و هرچه داشتند رو کردند، تصمیم نهایی و قطعی خود را اعلام کنید، حتی اگر با اینکار کسانی را ناراحت کنید. در غیر این صورت همه ناراضی خواهند بود.
▪ انتظارات خود از کارکنانتان را واضح و روشن بیان کنید.
امیدوار بودن به اینکه بدون زمینه قبلی رفتار خاص یا عملکرد ویژه ای از کارمندانتان سر بزند، انتظار بیهوده ایست و میتوان گفت که در اکثر اوقات ناامید خواهید شد. مدیران موفق اهداف و انتظارات خود را برای کارکنان خود به روشنی و صراحت بیان کرده و با نظارت و پشتیبانی از آنان کار را دنبال میکنند.
▪ شما وظیفه دارید کارکنان خود رابه طور صحیح از اوضاع و شرایط کار مطلع کنید.
همانطور که قبول مسئولیت بدون اقتدار، ناممکن است، پذیرش مسئولیت بدون آگاهی نیز امکان پذیر نیست. اینکه از دیگران بخواهیم به بهترین شکل و با به خطر انداختن اعتبار خود برای انجام پروژه ای که چیزی از مشکلات گذشته، موقعیت فعلی و برنامه های آینده آن نمیدانند، بکوشند، منصفانه نیست. یک روش عالی برپا کردن جلسات بنا به موقعیتهای مختلف است تا در آنها کارکنان از سیاستهای اصلی، تصمیمات جدید و پیشرفتهای قسمت خود و کل شرکت مطلع شوند.
▪ کارمند خود را در مقابل دیگران، به خصوص در مقابل کارمندان خودش، سرزنش نکنید.
این کار به آبرو و روحیه هردو طرف لطمه میزند. به خصوص متوجه باشید که به خاطر اشتباه خودتان، دیگران را سرزنش نکنید. در اکثر موارد امکان پیگیری ریشه این خطا به سمت شما عملی است و به شدت موجب لطمه اعتبارتان خواهد شد.
▪ به کاری که کارمندانتان انجام میدهند علاقه نشان دهید
هنگامی که رئیس نسبت به کار کارمندان علاقه نشان ندهد، چیزی درباره آن نپرسد یا نظری درباره آن ارایه ندهد، موجب دلسردی آنان خواهد شد. کمی توجه تاثیری بسیار زیاد خواهد داشت، پس قدری وقت بگذارید.
▪ هرگز فرصت تشویق کسی که کاری را خوب انجام داده، از دست ندهید.
به یاد داشته باشید که کار شما تنها انتقاد کردن و ترساندن کارکنان نیست. یک مدیر درجه یک همانقدر که منتقد است باید رهبر و مشوق خوبی هم باشد. مهمترین بخش کار شما کمک کردن، توصیه دادن، تشویق کردن و ایجاد انگیزه در کارمندان است.
▪ همواره مسئولیت گروه خود و اعضای آن را بر عهده بگیرید.
هرگز تقصیر را به گردن دیگران نیاندازید یا هیچ یک از کارمندان خود را محکوم نکنید، حتی اگر آنها مایوستان کرده باشند. قرار است شما کنترل کامل را در دست داشته باشید و همانطور که خوب انجام شدن یک کار موجب بالا رفتن اعتبار "شما" میشود، تقصیر اصلی در به سرانجام نرسیدن آن هم متوجه شما خواهد بود.

business.timesonline.co.uk

منبع : سایت فریا