آموزش مدیران و کارکنان نیاز امروز و فردای آموزش و پرورش

اولین نکته مورد توجه هر سازمان حفظ بقا و حیات خود است و تداوم حیات بستگی به تعامل پویای آن با محیط درونی و بیرونی دارد.
براثر این تعامل تازه ترین اطلاعات و یافته های علوم و فنون بشری دریافت و منجر به تغییراتی در شیوه های عمل و رفتار سازمانی می گردد. همچنین دراین تعامل، سازمان باید منابع کافی و موردنیاز خود را کسب کند و همسازی لازم را با درخواست های واقعی محیط به عمل آورد.
حیات سازمان تا حدود زیادی بستگی به مهارت ها و آگاهی های عمومی و تخصصی نیروی انسانی آن دارد. هرچه این زمینه ها به روز و بهینه باشد، قابلیت سازگاری با محیط متغیر نیز بیشتر می شود، از این رو آموزش و توسعه منابع انسانی نه تنها در ایجاد دانش و مهارت ویژه درکارکنان نقش بسزایی دارد، بلکه باعث می شود تا افراد در ارتقاء سطح کارآیی و اثربخشی سازمان مشارکت بیشتری نمایند و خود را با فشارهای متغیر محیطی وفق دهند. تغییرات در تکنولوژی به عنوان عامل دگرگونی در سازمان ها، می تواند تغییر کلی در مهارت ها و دانش سازمانی ایجاد نمایند، بنابراین آموزش مستمر و منطبق با واقعیات و شرایط زمانی و مکانی، حائز اهمیت و ضرورت فوق العاده است و علاوه بر این، نیاز مستمر به ارزیابی توانایی مدیریت، برای تحقق و تطبیق خود با تغییرات محیطی دارد.
آموزش کارکنان فرآیندی برای سازگاری افراد با محیط متحول سازمانی و در نتیجه انطباق سازمان با محیط بیرونی است و چنانچه برنامه ریزی دقیق، حساب شده و منطقی انجام نشود، چنین امری محقق نخواهد شد. برنامه ریزی آموزشی عمدتا اهدافی از قبیل افزایش میزان اطلاعات، دانش و مهارت ها و قابلیت های کارکنان را پی می گیرد و آنان را برای ایفای وظایف شخصی خود و قبول مسئولیت های جدیدتر و بالاتر در سازمان بیش از پیش آماده و مجهز می سازد، به عبارت دیگر هر برنامه آموزشی باید به نحوی تدوین شود تا نیازهای حرفه ای کارکنان و مشکلات در محیط کار را برطرف سازد. بنابراین آموزش و بهسازی نیروی انسانی موجب بینش و بصیرت عمیق تر، دانش و معرفت بالاتر و توانایی و مهارت بیشتر کارکنان در سازمان برای اجرای وظایف و مسئولیت های شغلی و در نتیجه موجب نیل به اهداف سازمانی با کارآیی و ثمربخشی بهتر و افزون تر می گردد.
● ضرورت و اهداف کلی برنامه
برنامه های آموزش و توسعه برای کمک به افراد، گروه ها و تمام سازمان به منظور اثربخشی بیشتر طراحی شده است. ضرورت آموزش از آن جا ناشی می شود که مشاغل و سازمان ها همیشه درحال تغییر هستند. آموزش و توسعه معمولا با افرادی که تازه به سازمان پیوسته اند شروع می شود و در مدت اشتغال آنها ادامه می یابد. به برنامه های آموزش و توسعه در مقیاس گسترده، توسعه سازمانی نیز می گویند. هدف توسعه سازمانی دگرگون سازی محیط درونی سازمان به منظور یاری به افراد در ایفای نقش خود به گونه ای اثربخش است.
وجوه دیگر از آموزش و توسعه، برنامه ریزی شغلی، افزایش کارایی، و ارزشیابی عملکرد است. برنامه ریزی شغلی فرایندی است که پس از تعیین هدف های فردی، روش های دستیابی به آنها را نیز معین می کند. سرنوشت سازمان و افراد از یکدیگر متمایز و مجزا نیست. سازمان ها باید به کارکنان خود در برنامه ریزی شغلی به نحوی کمک کنند تا نیازهای سازمان و آنها بتواند ارضا شود. اهداف آموزش نیروی انسانی رامی توان به طور اجمالی این گونه دسته بندی کرد:
▪ ایجاد معلومات و شناخت های کاری که موجبات افزایش کارآیی کارکنان را فراهم می سازد.
▪ افزایش رشد کارایی کارکنان، در صورتی که پست های اشغالی آن را طلب کند و گرنه زمان آموزش به صورت ساعت تفریح درمی آید.
▪ توجه کارکنان در سطوح مختلف به منظور رفع نیازهای اجرایی و رفتاری.
▪ به روز نگهداری معلومات کارکنان هم عرض با تحولات تکنولوژیکی سازمان.
▪ جلوگیری و کاهش بروز حوادث و ضایعات در حین کار.
▪ ایجاد تغییرات بنیادی در سازمان.
▪ گسترش سازمان و افزایش سرمایه های جاری.
▪ تکمیل مدیریت و رهبری در سطوح مختلف سازمان.
در بحث راجع به سرمایه انسانی استدلال می شود که با کالای سرمایه ای همیشه به عنوان وسایل تولید مولد برخورد شده است، ولی اندیشه کالای سرمایه ای به طور کلی محدود به عوامل مادی بوده و مهارت های انسانی و سایر توانایی ها که بر اثر سرمایه گذاری در سرمایه انسانی افزایش می یابد، مورد توجه قرارگرفته است. توانایی های مکتسبه مردم در کوشش های اقتصادی آنها مفید و مؤثر است.
وسایل و ابزار تولید، محصول دست بشر است و از این نظر نوعی کالای سرمایه ای محسوب می شود که عرضه آن قابل افزایش و انضمام است.
هدف هر فعالیت آموزشی، تغییر در رفتار عملی فرد است، این تغییر منجر به بهبود مهارت ها می گردد و سطح دانش موجود فرد را افزایش می دهد، به طوری که کارگر یا کارمند بتواند شغل فعلی خود را به طور مؤثر و کارآمد انجام دهد و آمادگی لازم را برای ارتقاء شغل همراه با مسئولیت های بیشتر به دست آورد. در هر حال اثربخشی کارکردهای هر سازمان در یک سطح رضایت بخش مستلزم آموزش ضمن خدمت کارکنان است، لذا سازمان باید فرصت هایی را برای آموزش مستمر کارکنان تدارک ببیند.
۱) پرورش آگاهی، بینش، دلبستگی و قدرشناسی ژرف از نقش دولت و جامعه. کارکنان دولت باید به این نکته واقف گردند که دولت یک نهاد بایسته تحول و دگرگونی است و بی یاری دولت و نظام اداری آن نمی توان به تنظیم امور گوناگون جامعه در راه دستیابی به نیک فرجامی گام برداشت.
۲) پرورش آگاهی و هوشیاری نسبت به مسائل و دشواری های اجتماعی، اقتصادی و اداری کشور و وقوف بر کوشش هایی که برای از میان بردن این دشواری ها به کار بسته می شود.
کارکنان نظام اداری همانند اعضای یک خانواده به شمار می آیند. از این رو آنان باید از همه مسائل و دشواری ها، از همه آرمان ها و برنامه های بلندمدت، استراتژی ها، از همه امکانات و فرصت ها و نگرانی ها و محدودیت های آن آگاه باشند و بر کوشش هایی که از سوی نظام اداری در راه برطرف کردن محدودیت ها و کاهش میزان کاستی ها صورت می گیرد وقوف پیدا کنند.
۳) پرورش مجموعه ای از دانش های علمی و عملی که برای ایفای خدمت به نظام اداری و فرهنگی ضرورت دارد. دانش های فنی و کاردانی های شغلی موجود در نظام اداری کشور به تبعیت از دگرگونی ها و پیشرفت های علمی و فن شناختی دگرگونی سریع و پی درپی پیدا می کنند. در زمینه کارهای فنی و تخصصی، دانش های نو و شیوه های تازه فراهم می گردد، نظام اداری به عنوان ستاد فکر و اندیشه و بازوی عمل و اجرای جامعه باید همیشه خود را با دگرگونی ها آشنا سازد و با تحولات فنی و علمی همگام گردد.
● خط مشی ها و مسئولیت آموزشی:
خط مشی های کلی مدیریت در هر سازمان، راهنمای همه برنامه ریزی ها از جمله برنامه ریزی آموزشی است. در تعیین خط مشی های آموزشی لازم است ابتدا هدف های اصلی سازمان مورد توجه و تجزیه و تحلیل قرار گیرد و خط مشی های آموزشی در جهت تأمین آن هدفها وضع گردد.
از آن جا که هدف ها و ماهیت کار مؤسسات یکسان و مشابه نیست، نمی توان یکسری خط مشی های آموزشی استاندارد و یکسان پیشنهاد نمود، ولی به طور کلی می توان گفت زمینه های عمده ای که در مورد آنها، خط مشی وضع می شود به قرار زیر است:
الف) هدف های برنامه های آموزشی.
ب) مسئولین برنامه ریزی های آموزشی و حدود وظایف و اختیارات آنها.
ج) روش های آموزش و پرورش.
د) انواع آموزش های مورد نیاز و درجه تأکید بر آنها.
ه) اولویت و ارجحیت آموزش از نظر نوع و رده سازمانی.
و) محل و زمان ارائه آموزش ها.
ز) امتیازاتی که به دوره های آموزشی داده می شود.
ح) تداوم یا تناسب آموزش ها
ط) نحوه ارتباط و استفاده از مؤسسات خارج از سازمان مثل دانشگاه ها، مدارس حرفه ای و غیره
ی) حدود هزینه های قابل قبول.
● اهمیت و ضرورت آموزش ضمن خدمت
بدون شک با تغییرات تکنولوژی فراوانی که در جوامع بشری صورت پذیرفته است، امروزه مشاغل موجود در سازمان ها نیز تحول یافته اند و انسان های مورد نیاز برای این مشاغل، افرادی نیستند که تنها در یک موضوع شغلی دارای مهارت و دانش باشند، بلکه جوامع نوین به انسان هایی توسعه یافته نیاز دارند که بتوانند با بینش مناسب، مجموعه ای از مهارت های مختلف را در مشاغل متعدد به کار گیرند، انسان هایی که با خلاقیت، ابتکار، دانش و مهارت گسترده ضمن انجام دادن بهینه مأموریت های شغلی به تحقق اهداف سازمانی خود کمک کنند. واقعیت این است که در جهان امروز آن چه بیش از همه دارای اهمیت است، نیروی انسانی است. به طوری که اقتصاددانان معتقدند آن چه در نهایت میزان روند توسعه اقتصادی و اجتماعی یک کشور را تعیین می کند، منابع انسانی آن کشور است و نه سرمایه یا منابع مادی دیگر.
سه عامل وجود دارد که فعالیت های آموزشی کارکنان را ضروری ساخته است:
۱) پیشرفت تکنولوژی:
اتوماسیون و مکانیزه کردن کارخانه برای بقا سازمان ضروری است و افزون بر این، آموزش کارکنان برای کسب مهارت بیشتر نیز اساسی و مهم است.
۲) پیچیدگی سازمان:
افزایش اتوماسیون و توسعه تکنولوژی و تولید انبوه منجر به پیچیده شدن مکانیسم های کنترل، سلسله مراتب اداری و ساختار سازمانی شده است. همچنین هماهنگی و انسجام فعالیت های سازمانی را دشوار ساخته است. این پیچیدگی ها، نیاز به آموزش و بازآموزی در تمام سطوح، از مدیران سطح بالا تا کارگران و کارمندان را ضروری ساخته است.
۳) روابط انسانی:
رشد و پیچیدگی سازمان ها، منجر به بروز مشکلات انسانی گوناگونی مانند از خودبیگانگی مشکلات درون فردی و درون گروهی شده است. به همین دلیل آموزش در زمینه روابط انسانی بر حل مشکلات انسانی ضرورت می یابد. این سه عامل ایجاد می کند، آموزش امری مداوم مستمر باشد.
بنابراین آموزش و بهسازی منابع انسانی باعث بینش و بصیرت عمیقتر، دانش و معرفت بالاتر و مهارت بیشتر انسان های شاغل در سازمان برای اجرای وظایف محوله می شود و در نتیجه موجب نیل به هدف های سازمان با کارآیی و ثمربخشی بهتر و بیشتر می گردد. امروزه کمتر سازمانی قادر است بدون آموزش کارکنان خود بهبود و توسعه یابد.
● عملکرد گذشته و وضع موجود برنامه ریزی آموزش ضمن خدمت
دنبال جنگ جهانی دوم و نوسازی اقتصادی دو کشور شکست خورده و ویران شده ژاپن و آلمان بود که مفهوم و ارزش آموزش و پرورش دگرگونی یافت و آثار ژرف و کارساز آن در ناتوانی جامعه آشکار گردید.
بر پایه این تجربه کامیاب بود که بسیاری از دانشمندان علم اقتصاد، نخست با دشواری سپس با رغبت، آموزش و پرورش را یک کوشش سازنده دانستند و هزینه های آن را در شمار سرمایه گذاری های اقتصادی به حساب آوردند. آنان دریافتند که سرمایه گذاری در کارخانه و ماشین آلات از زمان برپایی و جای گرفتن با استهلاک رویاروی است، در حالی که سرمایه گذاری در نیروی انسانی ظرفیت رشد و شایستگی و میزان سود و بهره وری را افزایش می بخشد.
آلفرد مارشال، با ارزش ترین سرمایه گذاری را پرورش نیروی انسانی قلمداد کرد و بر این باور بود که پرورش یک صنعتکار یا مخترع می تواند هزینه آموزش و پرورش مردم یک شهر را جبران کند. او می گفت که هیچ اتلاف ثروت ملی بالاتر از این نیست که بگذاریم نابغه ای که در یک خانواده فقیر و گمنام به دنیا آمده است، عمر خود را در انجام دادن کار کم اهمیتی صرف کند.
ویلیام جیمز از دانشگاه هاروارد در یک بررسی نتیجه گرفت که کارکنان در سازمان ها از ۲۰ تا ۳۰ درصد توانایی خود استفاده می کنند. تحقیق او نشان داد که اگر کارکنان آموزش ببینند و به طور شایسته برانگیخته شوند، ۸۰ تا ۹۰ درصد از توانایی ها و قابلیت های خود را بروز می دهند. با توجه به این که مدیران خود یکی از کارکنان درون سازمان محسوب می شوند، ارقام فوق اهمیت و ضرورت آموزش آنان را آشکار می سازد. از سوی دیگر مدیران می توانند با کسب آموزش های مطلوب در ایجاد انگیزه در کارکنان بسیار موثر باشند و از این نظر ضرورت آموزش آنان مضاعف می شود.
● آموزش در رابطه با مراکز آموزشی و فرهنگی
مدارس به عنوان پر جمعیت ترین مراکز آموزشی، صف عملیاتی روند آموزش و پرورش رسمی کشور به حساب می آیند. مدیران کادر آموزشی و کادر اداری باید در کنار امکانات عادی و وسایل و تجهیزات در تعامل با یکدیگر، زمینه حصول بر اهداف کلی و جزیی تعلیم وتربیت را فراهم سازند. با گسترش روزافزون علوم و فنون و پیچیده تر شدن شرایط اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی جامعه این ضرورت بیش از پیش احساس می شود که مدیران برای برخورد موثر با مسائل و مشکلات آموزشی و تلاش برای حل آنها باید با استفاده از روش های جدید و بدیع و بهره برداری از حداکثر توانایی های علمی، شیوه های مدیریتی خویش را تکامل و توسعه بخشند. در این راستا، دوره های آموزش ضمن خدمت مدیران یکی از سریع ترین و مفیدترین اقدامات آموزشی است که عهده دار ارتقای سطح علمی، کاربردی و کیفی مدیران می باشد. اصولاً آموزش افراد نوعی سرمایه گذاری مفید محسوب می شود و تخصیص منابع بیشتر به این بخش سبب رشد اقتصادی می گردد.
از این رو سرمایه گذاری برای آموزش یک عامل کلیدی در فرایند توسعه است.
● برآورد احتیاجات و برنامه ریزی کارآموزی
برنامه های کارآموزی باید بر مبنای احتیاجات تنظیم و به مرحله اجرا گذاشته شود. در صورتی که این برنامه ها بدون توجه به نیازهای واقعی انجام گیرد، بیشتر جنبه نمایشی و تشریفاتی پیدا می کند، البته در این میان نیازهای غیرملموس نباید فراموش شود.
به عبارت دیگر داشتن مهارت و تخصص برای خوب انجام دادن کار لازم است، ولی مسلماً کافی نیست و تقویت نیروی ایمان کارکنان و ایجاد اعتقاد به کار در آنها که خود نیاز به آموزش های خاص دارد، باید در متن برنامه های آموزشی کارکنان گنجانده شود. برنامه های کارآموزی نباید تنها در جهت تخصص گرایی پیش رود و به ساختن انسان های ماشینی منتهی شود.
نتایج حاصله از آموزش ضمن خدمت
۱) افزایش خدمات.
۲) کاهش اتلاف سرمایه های مادی و انسانی.
۳) بهبود روش های انجام کار.
۴) تقلیل غیبت و ترک خدمت.
۵- تقلیل زمان یادگیری وظایف شغلی(به جای استفاده از روش آزمایش و خطا با آموزش موثر، انجام دادن وظایف را در حداقل زمان فراگیرند).
۶) تقلیل میزان کنترل بر کار کارکنان.
۷) تقلیل شکایات.
۸) فراهم آمدن امکان ارتقای شغلی کارکنان.
۹) تقلیل سوانح؛ ضایعات و خسارات ناشی از کار.
۱۰) ایجاد تفاهم بیشتر بین کارکنان و استقرار ارتباطات صحیح.
۱۱) بهبود روحیه کارکنان و ایجاد رضایت از انجام وظایف.
۱۲) افزایش قابلیت انعطاف کارکنان نسبت به اعمال روش های جدید و استفاده از وسایل و تجهیزات (کاهش مقاومت در برابر تغییر).
۱۳) رشد و پرورش استعداد و توانایی بالقوه کارکنان.
۱۴- ایجاد علاقه در کارکنان به ادامه خدمت موثر در سازمان.
۱۵) برقراری ارتباط انسانی و منطقی بین مدیر و کارکنان.
● پیشنهادها:
۱) پیش بینی تخصیص بودجه قابل ملاحظه برای آموزش کارکنان در بودجه سالیانه دستگاه.
۲) جلب توجه مدیران به اهمیت و ضرورت آموزش ضمن خدمت و اثرات مثبت آن در بازدهی.
۳) تشخیص صحیح و دقیق نیازهای کارکنان جهت برنامه ریزی آموزشی.
۴) پیش بینی عوامل انگیزشی برای تشویق کارکنان جهت شرکت در دوره های آموزش ضمن خدمت.
۵) استفاده از مدرسین شایسته و توانا به تناسب هر موضوع آموزشی.
۶) پیش بینی مکان و فضایی برای آموزش مناسب و همجوار با محل کار برای جلوگیری از اتلاف وقت کارکنان.
امید است با عنایت متولیان و مسئولان امر آموزش نیروی انسانی در آموزش و پرورش به این پیشنهادها، شاهد پویاتر شدن فعالیت های آموزشی کارکنان باشیم.

زهرا انصاف

منبع : روزنامه کیهان