سه شنبه ۵ بهمن ۱۳۹۵ / Tuesday, 24 January, 2017

نحوه برگزاری جلسات و میتینگهای اداری


نحوه برگزاری جلسات و میتینگهای اداریجلسات و میتینگ ها راهی بسیار فوق العاده برای خلق ایده ها، توضیح و تفصیل افکار و اداره فعالیت های گروهی است. اما این برخورد رو در رو با اعضای گروه و همکاران، اگر با آمادگی قبلی نبوده و مدیریت صحیح نداشته باشد، شکست می خورد.
● اهمیت آمادگی قبلی
برای اطمینان از اینکه همه ی افراد بتوانند مشارکتی موثر و کارآمد داشته باشند، خوب است زمانی را برای جلسه انتخاب کنید که افراد فرصت ایجاد آمادگی قبلی در خود را داشته باشند.
وقتی زمان و مکان میتینگ انتخاب شد، باید خود را برای سوالاتی که ممکن است از طرف شرکت کنندگان جلسه پرسیده شود، آماده کنید. اگر شما مدیر جلسه هستید، خوب دستور جلسه ای با قید کامل و دقیق جزئیات تهیه کنید.
در این یادداشت ها، هدف اصلی و ساختار جلسه را طرح ریزی کنید و آن را در اختیار شرکت کنندگان نیز بگذارید. این کار باعث می شود همه ی شرکت کنندگان با آمادگی لازم برای بررسی هدف در جلسه شرکت کنند.
موفقیت یک میتینگ یا جلسه اداری به مهارت های رئیس جلسه بستگی دارد. برای اطمینان از موفقیت جلسه، رئیس باید کارهای زیر را انجام دهد:
● تهیه دستور جلسه
ـ شروع بحث و تشویق دیگران به شرکت فعالانه در جلسه
ـ متعادل کردن روند جلسه—نه خیلی سریع و پرشتاب و نه خیلی کند
ـ خلاصه کردن بحث موردنظر و ارائه پیشنهادات در انتهای هر بخش از جلسه
ـ اطمینان یافتن از اینکه کلیه شرکت کنندگان خلاصه مذاکرات و صورت جلسات را دریافت کرده اند.
علاوه بر این نکات که به شما کمک میکند تا میتینگی پربار و سودمند داشته باشید، موارد مهم دیگری را نیز باید مد نظر قرار داد.
● مدیریت و رهبری میتینگ
یکی از اصلی ترین کلیدهای موفقیت هر جلسه کاری، انتخاب صحیح شرکت کنندگان است. باید شرکت کنندگانی را انتخاب کنید که بتوانند تصمیمات خوب و ارزنده ای بگیرند و پیشنهادات سودمند ارائه دهند. تعداد شرکت کننده ها نباید از ۱۲ نفر تجاوز کند، حتی کمتر از این تعداد باشند هم بهتر است. این افراد باید اطلاعات لازم برای مباحثه درمورد مواردی که در صورت جلسه قید شده را دارا باشند.
▪ نکته:
کافی است فقط چند لحظه به مخارجی که این میتینگ برایتان در بر خواهد داشت فکر کنید. متوجه می شوید که راه انداختن میتینگ کاری تقریباً پرهزینه است، به همین خاطر مهم است که افرادی که در جلسه شرکت می کنند و هر دقیقه از زمان این میتینگ ارزش دار باشند. پس افرادی را به جلسه دعوت کنید که حرفی برای گفتن داشته باشند و بتوانید از وجود آنها استفاده کنید. همچنین برای موضوعات و مشکلات ساده و پیش پا افتاده ای که می توان آنها را به راحتی با ایمیل یا نامه برطرف کرد، لازم نیست میتینگ تشکیل دهید.
اگر شما رهبر جلسه هستید، اطمینان حاصل کنید که افکار و ایده های همه ی افراد شرکت کننده در جلسه مطرح شود و اختیار عنان جلسه دست عده ای خاص نباشد و همه بتوانند آزادانه حرفهایشان را مطرح کنند. بهتر است پس از پایان یافتن هر بخش از موارد ذکر شده در دستورجلسه، توقف کوتاهی کنید، بحث انجام گرفته را خلاصه بندی کنید و سپس به سراغ مبحث بعدی بروید.
وقتی یکی از موضاعات و اهداف دستورجلسه به نتیجه می رسد، مسئولیت آن را به یکی از افراد حاضر در جلسه بسپارید. برای جلوگیری از هرگونه سردرگمی و سوء تفاهم، عملیات را خلاصه کرده و در گزارشات صورت جلسه قید کنید.
● زمانبندی
معمولاً گفته می شود که جلسات اداری نوعی اتلاف وقت هستد. در این قسمت راهکارهایی برایتان عنوان می کنیم که به شما کمک میکند چطور از اتلاف و هدر رفتن زمان در جلساتتان جلوگیری به عمل آورید.
● جلسه را سر ساعت آغاز کنید.
اگر کسی دیر سر جلسه حاضر شد، مطالب گفته شده را دوباره برای او ذکر نکنید، چون اینکار باعث می شود گمان کنند دیر آمدن سر جلسات اشکال و ایرادی ندارد و وقت ارزشمند دیگران را نیز هدر می دهد.
زمان مشخصی برای اتمام جلسه در نظر گیرید و تا هر زمان که دوست دارید جلسه را طول ندهید.
برای اینکه بتوانید بهتر وراحت تر مطالب لازم را تا زمان تعیین شده برای اتمام جلسه برسانید، می توانید موضوعات دستورجلسه را به ترتیب اهمیت فهرست کنید، با این کار اگر وقت کم بیاورید، بررسی موضوعات مهم را از دست نداده اید.
اگر به همه ی مضوعات دستورجلسه رسیدگی به عمل آورده اید و مسئله دیگری بر جا نمانده است، می توانید قبل از رسیدن وقت اتمام جلسه، جلسه را پایان دهید.
● تهیه گزارش کار
تصمیمات اتخاذ شده و عملکردهای توافق شده را می توانید در این گزارش کار ذکر کنید. در جلسات بعدی می توانید از این گزارش کار به عنوان مروری بر تصمیمات و عملکردهای قبلی استفاده کنید و با این روش پیشرفت بیشتری در کارها روی می دهد.
سبک نگارش این گزارش کار یا صورت جلسه بستگی به موقعیت دارد. در موقعیت ها ی مهم و بحرانی و زمانیکه ثبت گزارش اهمیت زیادی دارد ، این صورت جلسات باید تفصیلی بسیار دقیق باشند. در شرایط معمولی این صورت جلسات می تواند فهرست ساده ای از تصمیمات اتخاذ شده و عملکردهای توافق شده باشد. اندازه این گزارشات باید برحسب نیاز باشد، تا حد ممکن خلاصه و با ذکر کلیه اطلاعات لازم. تهیه چنین گزارش کاری ساده تر و سریعتر خواهد بود.
رئیس جلسه باید این گزارش کار را تا ۲۴ ساعت پس از اتمام جلسه در اختیار شرکت کنندگان قرار دهد و اگر اینکار در همان روز جلسه صورت گیرد، چه بسا بهتر خواهد بود.

نویسنده: آرمند

منبع : مردمان پورتال جوانان

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
ارنست رادرفورد , فستیوال نپال , مرکزدریایی , لباس اسکی , معلق ماندن , فضای الکترونیکی , مود مخدر , احساس امانت داری , نامه به جوانان , تاکتیک مذاکره‌ای , حوادث و سوانح , لامپ LED , جهاد عماد مغنیه , جام جهانی سنگنوردی , تدوین فیلم , مشروات الکلی , مهدی بنی کچوئی , کاهش هزینه ها , الغیاره , نقشه ساختمان , رئیس پلیس فدرال آلمان , نوسنت گرایی , گروه موسیقی آقای سماع , تمرینات چهارشنبه , رشد، , انواع مغزها , سرمربی تیم امید , عباس صمدی , سلاح‌ هسته‌ای , ابلاغیه , Clash of Clans , آرایشی و بهداشتی , تفاوت ژنتیکی , مدیری , سالن گوشه , کشتی قرنگی , علمی فناوری , زئران , هتلداری، , ریف قنیطره , توسعه مکه , پروژه اکتشاف نفتی , هشت هسته ای , فراخ.ان جشنواره , خوردن، , اخبار بین الملل , کارلوس کروش , پایگاه نظامی آمریکا , Audubon , مریم نخستین ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
کپلک (Fasiola Hepatica) , حضور انگلیس در جزیره , چو نزدیک شد بیشه و جای گرگ , حکایت غافلی که از ابلیس گله داشت , عصر ارتباط شفاهی و زندگی دودمانی و قبیله‌ای , طرز تهيه شير ترش , آب و هوای تونس , طرح‌های گلدانی , رفت دوشم نفسی دیده‌ی گریان در خواب , تونس و مغرب عربی , جدول ذخایر بانک دولتی (میلیون دلار) (The Europa World Year Book 1994,P:2296.&2000,P:2831) , آرامگاه‌ها (۱۰) , آبگرم قوچارك، اهرم، بوشهر , استفاده از پرسش‌های از قبل نوشته شده , مصادره کردن و جبران خسارت , عشق آمد و آتشی به دل در زد , عمارت بادگیر , گره زدن , فرد , خصایص ویژه اجتماعی ,

برخی منابع مهم خبری
tik.ir تیک , salamatnews.com سلامت نیوز , kamooneh.com کمونه , tazeh.net تازه , jahannews.com جهان نیوز , namaknews.ir نمک , consbank.com ساخت و ساز , parsnews.com پارس نیوز , seraj24.ir سراج 24 , tehranpress.com تهران پرس , 3nasl.com سه نسل , ashtidaily.com فرهنگ آشتی , Http: روزنو , behdasht.gov.ir وزارت بهداشت , ghatreh.com قطره , ettelaat.com روزنامه اطلاعات , ikcopress.com ایران خودرو , mojnews.com موج نیوز , jamnews.ir جام نیوز , sobhetehran.com صبح تهران , caffecinema.com کافه سینما , akkasee.com عکاسی , narenji.ir نارنجی , eghtesadonline.com اقتصاد آنلاین , cinemanegar.com سینما نگار , sena.ir سنا , iscanews.ir ایسکانیوز , sinanews.ir سینا , marznews.com مرزنیوز , tejaratnews.com تجارت ,

وبگردی
روز عزا یا روز عدم احساس مسوولیت؟
روز عزا یا روز عدم احساس مسوولیت؟ - بهتر می بود این روز را، روز سهل‌انگاری مسئولان و مدیران این مملکت نسبت به انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان می‌نامیدند تا در تقویم‌ها ثبت شود و همیشه به یادمان بماند عدم احساس مسوولیت و سهل‌انگاری، و تساهل و تسامح در انجام وظیفه به ویژه آن‌جا که پای جان و مال مردم در میان است چه فجایعی به بار می‌آورد.
آوار پلاسکو را کجا میبرند؟!
آوار پلاسکو را کجا میبرند؟! - هزارها تن آوار از ریزش ساختمان پلاسکو برجای ماند...حال سوال اینجاست که این آوار به کجا انتقال داده میشود؟!
علت «کل کل» احمدی‌نژاد با هاشمی از زبان وزیرش
علت «کل کل» احمدی‌نژاد با هاشمی از زبان وزیرش - تصاویر با شما سخن می گویند؛ تصاویری بی روتوش با سخنانی بی روتوش‌تر؛ می‌خواهیم با بخش خبری «فوتونیوز»، مقامات با شما بی روتوش و رودررو سخن بگویند.از این پس، عصرگاه هر روز با «فوتو نیوز» تابناک، حرف و سخن مقامات داخلی و خارجی را به عکس بی روتوش‌شان، الصاق می‌کنیم، تا بهتر بدانیم چه کسی حرف زده و از چه سخن گفته است. کوتاه و مختصر؛ به احترام وقت شما و فرصتی که برای دانستن می‌گذارید.
 تصويری دیده نشده از آيت الله هاشمی
تصويری دیده نشده از آيت الله هاشمی - انتخاب - این تصویر مربوط به سفر آیت الله هاشمی به شمال است
تصاویر/ ترامپ رئیس جمهور شد.
تصاویر/ ترامپ رئیس جمهور شد. - دونالد ترامپ امروز به عنوان چهل و پنجمین رئیس جمهور ایالات متحده آمریکا سوگند خورد و همسرش ملانیا نیز به عنوان بانوی اول جدید امریکا معرفی شد.
مکالمه آمریکایی ها زمانی که با گشت ایرانی روبرو میشوند!
مکالمه آمریکایی ها زمانی که با گشت ایرانی روبرو میشوند! - مکالمه اعضای نیروی دریایی آمریکا زمانیکه با نیروهای ایران در خلیج فارس مواجه می شوند/ ایرانی ها در محدوده خودشون گشت میزنند.
کچلی از زبان مهران غفوریان در خندوانه
کچلی از زبان مهران غفوریان در خندوانه - استندآپ کمدی بسیار خنده دار مهران غفوریان درباره کچل ها و نکاتی که به آن ها توصیه می شود.
عکسی دیده نشده از آخرین جشن تولد آیت‌الله هاشمی
عکسی دیده نشده از آخرین جشن تولد آیت‌الله هاشمی - به گزارش جماران، عکسی مربوط به جشن تولد 82 سالگی آیت الله هاشمی رفسنجانی(ره) در کنار همسرش عفت مرعشی در شبکه های اجتماعی منتشر شده است.
آیت‌الله هاشمی در استخر مجموعه سعدآباد سکته کرد
آیت‌الله هاشمی در استخر مجموعه سعدآباد سکته کرد - محافظین ایشان متوجه می‌شوند که تاخیری پیش آمده وقتی مراجعه کردند دیدند آن اتفاقی که نباید رخ داده است
صحبتهای فاطمه هاشمی برسر جنازه پدر
صحبتهای فاطمه هاشمی برسر جنازه پدر - صحبت های فاطمه هاشمی با سرلشگر فیروز آبادی، بالاسر جنازه آیت الله هاشمی ، پدر من فتنه نبود... ضد فتنه بود / ویدیو از آپارات
همسر هاشمی در اولین صبحانه بدون او
همسر هاشمی در اولین صبحانه بدون او - عفت مرعشی همسر آیت الله هاشمی به رسم ٥٨ سال زندگی مشترک، امروز نیز هنگام صبحانه یاد او را گرامی داشت.
گفتگوی آزاده نامداری با نیکی کریمی
گفتگوی آزاده نامداری با نیکی کریمی - آبان | نیکی کریمی: نمی توانستم با بازیگری حرفم را بزنم.
سونیا بیطوشی ملکه زیبایی ایران در سال 2017 !
سونیا بیطوشی ملکه زیبایی ایران در سال 2017 ! - سونیا بیطوشی طراح مد و لباس که به عنوان دختر شایسته ایران در مراسم ملکه زیبایی 2016 شرکت کرده بود قصد دارد در مسابقات ملکه زیبایی 2017 نیز حضور داشته باشد.
روی چه کسی «سیاه» است؛ گور خواب ها یا...؟
روی چه کسی «سیاه» است؛ گور خواب ها یا...؟ - ما که با نام و نشان می نویسیم، چراغ مان در این خانه می سوزد. دلمان با این نظام است و تن مان می لرزد از سست شدن باور مردم. سقف این خانه بریزد روی سر همه مان می ریزد.
فیلم/ چالش مانکن دولت تدبیر و امید
فیلم/ چالش مانکن دولت تدبیر و امید - کلیپ چالش مانکن دولت تدبیر و امید با حضور وزرای کابینه روحانی آماده نمایش شد.
مونا برزویی ، شاعر شادمهر عقیلی و ابی
مونا برزویی ، شاعر شادمهر عقیلی و ابی - برنامه آزاده نامداری در آپارات
مادر و دختر باورنکردنی در سینمای ایران! + عکس
مادر و دختر باورنکردنی در سینمای ایران! + عکس - مادر و دختری که هیچ کس باورش نمی شود با هم رابطه ای داشته باشند اما باید گفت که لادن سلیمانی مادر هانیه غلامی می باشد که هر دو بازیگران سینما و تلویزیون هستند.
پربازدیدها