سه شنبه ۸ فروردین ۱۳۹۶ / Tuesday, 28 March, 2017

نحوه برگزاری جلسات و میتینگهای اداری


نحوه برگزاری جلسات و میتینگهای اداریجلسات و میتینگ ها راهی بسیار فوق العاده برای خلق ایده ها، توضیح و تفصیل افکار و اداره فعالیت های گروهی است. اما این برخورد رو در رو با اعضای گروه و همکاران، اگر با آمادگی قبلی نبوده و مدیریت صحیح نداشته باشد، شکست می خورد.
● اهمیت آمادگی قبلی
برای اطمینان از اینکه همه ی افراد بتوانند مشارکتی موثر و کارآمد داشته باشند، خوب است زمانی را برای جلسه انتخاب کنید که افراد فرصت ایجاد آمادگی قبلی در خود را داشته باشند.
وقتی زمان و مکان میتینگ انتخاب شد، باید خود را برای سوالاتی که ممکن است از طرف شرکت کنندگان جلسه پرسیده شود، آماده کنید. اگر شما مدیر جلسه هستید، خوب دستور جلسه ای با قید کامل و دقیق جزئیات تهیه کنید.
در این یادداشت ها، هدف اصلی و ساختار جلسه را طرح ریزی کنید و آن را در اختیار شرکت کنندگان نیز بگذارید. این کار باعث می شود همه ی شرکت کنندگان با آمادگی لازم برای بررسی هدف در جلسه شرکت کنند.
موفقیت یک میتینگ یا جلسه اداری به مهارت های رئیس جلسه بستگی دارد. برای اطمینان از موفقیت جلسه، رئیس باید کارهای زیر را انجام دهد:
● تهیه دستور جلسه
ـ شروع بحث و تشویق دیگران به شرکت فعالانه در جلسه
ـ متعادل کردن روند جلسه—نه خیلی سریع و پرشتاب و نه خیلی کند
ـ خلاصه کردن بحث موردنظر و ارائه پیشنهادات در انتهای هر بخش از جلسه
ـ اطمینان یافتن از اینکه کلیه شرکت کنندگان خلاصه مذاکرات و صورت جلسات را دریافت کرده اند.
علاوه بر این نکات که به شما کمک میکند تا میتینگی پربار و سودمند داشته باشید، موارد مهم دیگری را نیز باید مد نظر قرار داد.
● مدیریت و رهبری میتینگ
یکی از اصلی ترین کلیدهای موفقیت هر جلسه کاری، انتخاب صحیح شرکت کنندگان است. باید شرکت کنندگانی را انتخاب کنید که بتوانند تصمیمات خوب و ارزنده ای بگیرند و پیشنهادات سودمند ارائه دهند. تعداد شرکت کننده ها نباید از ۱۲ نفر تجاوز کند، حتی کمتر از این تعداد باشند هم بهتر است. این افراد باید اطلاعات لازم برای مباحثه درمورد مواردی که در صورت جلسه قید شده را دارا باشند.
▪ نکته:
کافی است فقط چند لحظه به مخارجی که این میتینگ برایتان در بر خواهد داشت فکر کنید. متوجه می شوید که راه انداختن میتینگ کاری تقریباً پرهزینه است، به همین خاطر مهم است که افرادی که در جلسه شرکت می کنند و هر دقیقه از زمان این میتینگ ارزش دار باشند. پس افرادی را به جلسه دعوت کنید که حرفی برای گفتن داشته باشند و بتوانید از وجود آنها استفاده کنید. همچنین برای موضوعات و مشکلات ساده و پیش پا افتاده ای که می توان آنها را به راحتی با ایمیل یا نامه برطرف کرد، لازم نیست میتینگ تشکیل دهید.
اگر شما رهبر جلسه هستید، اطمینان حاصل کنید که افکار و ایده های همه ی افراد شرکت کننده در جلسه مطرح شود و اختیار عنان جلسه دست عده ای خاص نباشد و همه بتوانند آزادانه حرفهایشان را مطرح کنند. بهتر است پس از پایان یافتن هر بخش از موارد ذکر شده در دستورجلسه، توقف کوتاهی کنید، بحث انجام گرفته را خلاصه بندی کنید و سپس به سراغ مبحث بعدی بروید.
وقتی یکی از موضاعات و اهداف دستورجلسه به نتیجه می رسد، مسئولیت آن را به یکی از افراد حاضر در جلسه بسپارید. برای جلوگیری از هرگونه سردرگمی و سوء تفاهم، عملیات را خلاصه کرده و در گزارشات صورت جلسه قید کنید.
● زمانبندی
معمولاً گفته می شود که جلسات اداری نوعی اتلاف وقت هستد. در این قسمت راهکارهایی برایتان عنوان می کنیم که به شما کمک میکند چطور از اتلاف و هدر رفتن زمان در جلساتتان جلوگیری به عمل آورید.
● جلسه را سر ساعت آغاز کنید.
اگر کسی دیر سر جلسه حاضر شد، مطالب گفته شده را دوباره برای او ذکر نکنید، چون اینکار باعث می شود گمان کنند دیر آمدن سر جلسات اشکال و ایرادی ندارد و وقت ارزشمند دیگران را نیز هدر می دهد.
زمان مشخصی برای اتمام جلسه در نظر گیرید و تا هر زمان که دوست دارید جلسه را طول ندهید.
برای اینکه بتوانید بهتر وراحت تر مطالب لازم را تا زمان تعیین شده برای اتمام جلسه برسانید، می توانید موضوعات دستورجلسه را به ترتیب اهمیت فهرست کنید، با این کار اگر وقت کم بیاورید، بررسی موضوعات مهم را از دست نداده اید.
اگر به همه ی مضوعات دستورجلسه رسیدگی به عمل آورده اید و مسئله دیگری بر جا نمانده است، می توانید قبل از رسیدن وقت اتمام جلسه، جلسه را پایان دهید.
● تهیه گزارش کار
تصمیمات اتخاذ شده و عملکردهای توافق شده را می توانید در این گزارش کار ذکر کنید. در جلسات بعدی می توانید از این گزارش کار به عنوان مروری بر تصمیمات و عملکردهای قبلی استفاده کنید و با این روش پیشرفت بیشتری در کارها روی می دهد.
سبک نگارش این گزارش کار یا صورت جلسه بستگی به موقعیت دارد. در موقعیت ها ی مهم و بحرانی و زمانیکه ثبت گزارش اهمیت زیادی دارد ، این صورت جلسات باید تفصیلی بسیار دقیق باشند. در شرایط معمولی این صورت جلسات می تواند فهرست ساده ای از تصمیمات اتخاذ شده و عملکردهای توافق شده باشد. اندازه این گزارشات باید برحسب نیاز باشد، تا حد ممکن خلاصه و با ذکر کلیه اطلاعات لازم. تهیه چنین گزارش کاری ساده تر و سریعتر خواهد بود.
رئیس جلسه باید این گزارش کار را تا ۲۴ ساعت پس از اتمام جلسه در اختیار شرکت کنندگان قرار دهد و اگر اینکار در همان روز جلسه صورت گیرد، چه بسا بهتر خواهد بود.

نویسنده: آرمند

منبع : مردمان پورتال جوانان

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
کاووسیه , سرهنگ سپهری , مرکز ایران شناسی ایران , تقویت مو , دانشجوی دکترا , تکلیف تیم فولاد , بدجه , من شارلی هستم , یاسر گریوانی , عوض کردن نام , قیمت , شرکت ایرفرانس , انگکار , شورای ائتلاف اصولگرایان , خواستار امنیت , کوتا , تاکسی یاب آنلاین لیفت , امیرحسین جمشیدیان , انقلاب دینی , اولین رادیو در ایران , کشتی نوجوانان , کیفیت منابع آب , هپکوی اراک , اولین پارک , وانتافه , تشييع , کارآموزان , معصومه غلامی , عصر نازی‌ها , بکری حسن صالح , پل معلق , جکسون استرانگ , هیوندای سانتاکروز , کارگاه های صنعتی , هادی بهروز , گروه ملی صنایع فولاد , سردار رضوانی , پاداش پایان سال 95 , بنیاد هابیلیان , دوشنبه آبی , طرح کاهش مصرف دخانیات , فرهاد سلیمانی , هربرت مک مستر , تخلف پژوهشی , 12 هزار پرواز , لاک پشت های آمازون , شهیدان، , ترمیم ویندوز , رضا مقدم , کارشناس تیراندازی ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
محتشم چون عمر صرف خدمت وی میکنی , نفازودون , کاربردهای اصلی , قربان بایرام، استان گلستان , ترکیب کد، محتواء و نحوهٔ ارائه (۳) , عامل سوم: ثبات اجتماعی و سیاسی , محبت , خواندن انتقادی , دلایلی که به کمک آن می‌توان لد را به‌عنوان یک روانشناس کنشی معرفی کرد , بوتولیسم ـ botulism‌ , ای دل و جان زندگانی من , مشورت , توقیع , در مدح امیر علاء الدین اسحاق , التهاب عروق و غدد لنفاوی , به گوشم مژده‌ی وصل از در و دیوار می‌آید , قواعد کبیسه‌گری (۲) , پانکراتیت , مولودی‌خوانی، استان هرمزگان , بت نو رسیده‌ی من هوس شکار دارد ,

برخی منابع مهم خبری
tarikhirani.ir تاریخ ایرانی , zendeginews.com زندگی , fetnehnews.ir فتنه , techshot.ir تک‌شات , dolatema.com دولت ما , 9day.ir 9 دی , kheybaronline.ir خیبرآنلاین , shefanews.com شفا نیوز , varzesh3.com ورزش سه , eramnews.ir ارم , uromnews.ir اروم‌نیوز , shahrkhabar.ir شهرخبر , e-estekhdam.com ای استخدام , naftnews.net نفت , econews.ir اکونیوز , abna24.com ابنا , kasbokarnews.ir روزنامه کسب و کار , namayande.com نماینده , ipasand.com آی پسند , absarnews.com ابصار , gostareshonline.com گسترش صنعت , iusnews.ir خبرنامه دانشجویان , itiran.com آی تی ایران , mehrpress.com مهرپرس , salamatnews.com سلامت نیوز , arw.ir دیده بان حیوانات , baztaab.com بازتاب امروز , tejarat.donya-e-eqtesad.com تجارت فردا , parstourism.ir پارس توریسم , zamannews.ir زمان نیوز ,

وبگردی
عکس یادگاری منشوری با روحانی در توچال
عکس یادگاری منشوری با روحانی در توچال - عکس روحانی با لباس ورزشی در مجموعه تله‌کابین توچال
فیلم/ تصادف بیش از ۸۰ خودرو در اتوبان مشهد
فیلم/ تصادف بیش از ۸۰ خودرو در اتوبان مشهد - تصادف وحشتناک بیش از ۸۰ خودرو در اتوبان مشهد را مشاهده می‌کنید.
بازیگر ایرانی دختر شایسته کانادا شد +عکس
بازیگر ایرانی دختر شایسته کانادا شد +عکس - سحر بی نیاز در سال 1365 در تهران بدنیا آمده و پس از چندسال به همراه خانواده اش به کانادا مهاجرت کرده است.
افشاگری های خبرگزاری فارس در مورد شبکه من و تو !
افشاگری های خبرگزاری فارس در مورد شبکه من و تو ! - فیلم/ سکوت یک ساله «سولماز» شکست/ مسائل جنسی عامل تعیین کننده برای ماندن در استیج!
گفتگوی جنجالی علی معلم و صادق زیباکلام
گفتگوی جنجالی علی معلم و صادق زیباکلام - صادق زیباکلام هم همفکر مسعود فراستی شد.
عکسی دیده نشده از آخرین جشن تولد آیت‌الله هاشمی
عکسی دیده نشده از آخرین جشن تولد آیت‌الله هاشمی - به گزارش جماران، عکسی مربوط به جشن تولد 82 سالگی آیت الله هاشمی رفسنجانی(ره) در کنار همسرش عفت مرعشی در شبکه های اجتماعی منتشر شده است.
    پربازدیدها