یکشنبه ۲ اردیبهشت ۱۳۹۷ / Sunday, 22 April, 2018

نحوه برگزاری جلسات و میتینگهای اداری


نحوه برگزاری جلسات و میتینگهای اداری
جلسات و میتینگ ها راهی بسیار فوق العاده برای خلق ایده ها، توضیح و تفصیل افکار و اداره فعالیت های گروهی است. اما این برخورد رو در رو با اعضای گروه و همکاران، اگر با آمادگی قبلی نبوده و مدیریت صحیح نداشته باشد، شکست می خورد.
● اهمیت آمادگی قبلی
برای اطمینان از اینکه همه ی افراد بتوانند مشارکتی موثر و کارآمد داشته باشند، خوب است زمانی را برای جلسه انتخاب کنید که افراد فرصت ایجاد آمادگی قبلی در خود را داشته باشند.
وقتی زمان و مکان میتینگ انتخاب شد، باید خود را برای سوالاتی که ممکن است از طرف شرکت کنندگان جلسه پرسیده شود، آماده کنید. اگر شما مدیر جلسه هستید، خوب دستور جلسه ای با قید کامل و دقیق جزئیات تهیه کنید.
در این یادداشت ها، هدف اصلی و ساختار جلسه را طرح ریزی کنید و آن را در اختیار شرکت کنندگان نیز بگذارید. این کار باعث می شود همه ی شرکت کنندگان با آمادگی لازم برای بررسی هدف در جلسه شرکت کنند.
موفقیت یک میتینگ یا جلسه اداری به مهارت های رئیس جلسه بستگی دارد. برای اطمینان از موفقیت جلسه، رئیس باید کارهای زیر را انجام دهد:
● تهیه دستور جلسه
ـ شروع بحث و تشویق دیگران به شرکت فعالانه در جلسه
ـ متعادل کردن روند جلسه—نه خیلی سریع و پرشتاب و نه خیلی کند
ـ خلاصه کردن بحث موردنظر و ارائه پیشنهادات در انتهای هر بخش از جلسه
ـ اطمینان یافتن از اینکه کلیه شرکت کنندگان خلاصه مذاکرات و صورت جلسات را دریافت کرده اند.
علاوه بر این نکات که به شما کمک میکند تا میتینگی پربار و سودمند داشته باشید، موارد مهم دیگری را نیز باید مد نظر قرار داد.
● مدیریت و رهبری میتینگ
یکی از اصلی ترین کلیدهای موفقیت هر جلسه کاری، انتخاب صحیح شرکت کنندگان است. باید شرکت کنندگانی را انتخاب کنید که بتوانند تصمیمات خوب و ارزنده ای بگیرند و پیشنهادات سودمند ارائه دهند. تعداد شرکت کننده ها نباید از ۱۲ نفر تجاوز کند، حتی کمتر از این تعداد باشند هم بهتر است. این افراد باید اطلاعات لازم برای مباحثه درمورد مواردی که در صورت جلسه قید شده را دارا باشند.
▪ نکته:
کافی است فقط چند لحظه به مخارجی که این میتینگ برایتان در بر خواهد داشت فکر کنید. متوجه می شوید که راه انداختن میتینگ کاری تقریباً پرهزینه است، به همین خاطر مهم است که افرادی که در جلسه شرکت می کنند و هر دقیقه از زمان این میتینگ ارزش دار باشند. پس افرادی را به جلسه دعوت کنید که حرفی برای گفتن داشته باشند و بتوانید از وجود آنها استفاده کنید. همچنین برای موضوعات و مشکلات ساده و پیش پا افتاده ای که می توان آنها را به راحتی با ایمیل یا نامه برطرف کرد، لازم نیست میتینگ تشکیل دهید.
اگر شما رهبر جلسه هستید، اطمینان حاصل کنید که افکار و ایده های همه ی افراد شرکت کننده در جلسه مطرح شود و اختیار عنان جلسه دست عده ای خاص نباشد و همه بتوانند آزادانه حرفهایشان را مطرح کنند. بهتر است پس از پایان یافتن هر بخش از موارد ذکر شده در دستورجلسه، توقف کوتاهی کنید، بحث انجام گرفته را خلاصه بندی کنید و سپس به سراغ مبحث بعدی بروید.
وقتی یکی از موضاعات و اهداف دستورجلسه به نتیجه می رسد، مسئولیت آن را به یکی از افراد حاضر در جلسه بسپارید. برای جلوگیری از هرگونه سردرگمی و سوء تفاهم، عملیات را خلاصه کرده و در گزارشات صورت جلسه قید کنید.
● زمانبندی
معمولاً گفته می شود که جلسات اداری نوعی اتلاف وقت هستد. در این قسمت راهکارهایی برایتان عنوان می کنیم که به شما کمک میکند چطور از اتلاف و هدر رفتن زمان در جلساتتان جلوگیری به عمل آورید.
● جلسه را سر ساعت آغاز کنید.
اگر کسی دیر سر جلسه حاضر شد، مطالب گفته شده را دوباره برای او ذکر نکنید، چون اینکار باعث می شود گمان کنند دیر آمدن سر جلسات اشکال و ایرادی ندارد و وقت ارزشمند دیگران را نیز هدر می دهد.
زمان مشخصی برای اتمام جلسه در نظر گیرید و تا هر زمان که دوست دارید جلسه را طول ندهید.
برای اینکه بتوانید بهتر وراحت تر مطالب لازم را تا زمان تعیین شده برای اتمام جلسه برسانید، می توانید موضوعات دستورجلسه را به ترتیب اهمیت فهرست کنید، با این کار اگر وقت کم بیاورید، بررسی موضوعات مهم را از دست نداده اید.
اگر به همه ی مضوعات دستورجلسه رسیدگی به عمل آورده اید و مسئله دیگری بر جا نمانده است، می توانید قبل از رسیدن وقت اتمام جلسه، جلسه را پایان دهید.
● تهیه گزارش کار
تصمیمات اتخاذ شده و عملکردهای توافق شده را می توانید در این گزارش کار ذکر کنید. در جلسات بعدی می توانید از این گزارش کار به عنوان مروری بر تصمیمات و عملکردهای قبلی استفاده کنید و با این روش پیشرفت بیشتری در کارها روی می دهد.
سبک نگارش این گزارش کار یا صورت جلسه بستگی به موقعیت دارد. در موقعیت ها ی مهم و بحرانی و زمانیکه ثبت گزارش اهمیت زیادی دارد ، این صورت جلسات باید تفصیلی بسیار دقیق باشند. در شرایط معمولی این صورت جلسات می تواند فهرست ساده ای از تصمیمات اتخاذ شده و عملکردهای توافق شده باشد. اندازه این گزارشات باید برحسب نیاز باشد، تا حد ممکن خلاصه و با ذکر کلیه اطلاعات لازم. تهیه چنین گزارش کاری ساده تر و سریعتر خواهد بود.
رئیس جلسه باید این گزارش کار را تا ۲۴ ساعت پس از اتمام جلسه در اختیار شرکت کنندگان قرار دهد و اگر اینکار در همان روز جلسه صورت گیرد، چه بسا بهتر خواهد بود.

نویسنده: آرمند

منبع : مردمان پورتال جوانان

مطالب مرتبط

خصوصیات‌ مسئولین‌ روابط‌ عمومی‌

خصوصیات‌ مسئولین‌ روابط‌ عمومی‌
تنوع‌ كارهای‌ روابط‌ عمومی‌ و حساسیت این مسئولیت ایجاب‌ می‌ كند كه‌ عاملان‌ و كارگزاران آن‌ علاوه‌ بر آگاهی‌ از رموز حرفه‌ خود با بسیاری‌دیگر از رشته‌ های‌ علوم‌ آشنا باشند به همین علت سپردن‌ كاری‌ تا این‌ حدمهم‌ و در عین‌ حال‌ سنگین‌ به‌ كسانی‌ كه‌ در این‌ حرفه‌ سررشته‌ و تجربه‌ كافی‌ ندارند نه‌ تنهاصحیح‌ نیست‌ بلكه‌ دور از شرط‌ عقل‌ است‌ زیرا اگر كوششهای‌ آنان‌ از مسیر صحیح‌ و باروشن‌ بینی‌ خاصی‌ انجام‌ نپذیرد ضمن‌ اینكه‌ به‌ نتیجه‌ مطلوب‌ نمی‌ رسد احتمال‌ آن‌ نیز می‌ رود كه‌ یك‌ اشتباه‌ كوچك‌ و بی‌ توجهی‌ یا كج‌ سلیقگی‌ اثرات‌ زیان‌ بخشی‌ بجای‌گذارد و همه‌ تلاشها را نقش‌ بر آب‌ كند پس‌ كارآزمودگی‌ و پختگی‌ و اطلاع‌ دقیق‌ ازمبانی‌ این‌ حرفه‌ یكی‌ از شرایط‌ حتمی‌ اشتغال‌ بدین‌ كار است‌ بخصوص‌ كه‌ دایره‌ عمل‌دفاتر روابط‌ عمومی‌ بسیار وسیع‌ است‌ و متصدیان‌ آن‌ باید با استفاده‌ از معلومات‌ واطلاعات‌ لازم‌ و آگاهی‌ از برخی‌ رشته‌ های‌ دیگر قدم‌ در این‌ راه‌ بگذارند تا نتیجه‌مطلوب‌ را بگیرند
▪ در این راستا به بخشی از ویژگیها و خصوصیات مسئول روابط عمومی اشاره می کنیم :
۱) مسئول روابط‌ عمومی‌باید درارتباط‌ نوشتاری‌ وگفتاری‌ دارای‌ مهارت‌ وتجربه‌ باشد .
۲) قدرت‌ قضاوت‌ صحیح‌ ، اعتماد به‌ نفس‌ و اتخاذ تصمیم‌ درست‌ در لحظات‌ سخت‌ وبحرانی‌ را داشته‌ باشد .
۳) از قدرت‌ دریافت‌ نقطه‌ نظرهای‌ مدیران‌ و توانایی‌ تنظیم‌ كار خود و پیش‌ بردن‌ برنامه‌ها بدون‌ راهنمایی‌ دیگران‌ برخوردار باشد .
۴) باید دروغ‌ نگوید ، لاف‌ نزند ، وعده‌ دروغین‌ ندهد امر كوچكی‌ را بزرگ‌ و بزرگی‌را كوچك‌ نكند ،
۵) در فكر موفقیتهای‌ نزدیك‌ نباشد و تحت‌ فشار دیگران‌ اقدامات‌ غیراخلاقی‌ را نپذیرد .
۶) قدرت‌ تجزیه‌ و تحلیل‌ مسائل‌ محیط‌ كار را داشته‌ باشد ، موقعیت‌ های‌ پیش‌ آمده‌ رابه‌ سرعت‌ درك‌ كند و آثار نهایی‌ مسائل‌ را پیش‌ بینی‌ نماید .
۷) اصول‌ فلسفه‌ و واقعیات‌ سازمان‌ خود را به‌ خوبی‌ بشناسد .
۸) داشتن‌ تخصص‌ در رشته‌ روابط‌ عمومی‌ و تسلط‌ بر تكنیكهای‌ آن‌ و تسلط‌ بر كارهای‌رسانه‌ های‌ گروهی‌ و فراگیری‌ فنون‌ تشویق‌ ، ترغیب‌ و تبلیغ‌ دیگران‌ و تسلط‌ بر تكنیكهای‌ترویج‌ و اشاعه‌ افكار از خصوصیات‌ مهم‌ مسئولین‌ روابط‌ عمومی‌ است‌ .
۹) مسئول‌ روابط‌ عمومی‌باید پیرامون‌ دانش‌ مدیریت‌ و نحوه‌ عمل‌ سازمان‌ اطلاعات‌كافی‌ داشته‌ باشد .
۱۰) توانایی‌ تصمیم‌ درست‌ و توانایی‌ حل‌ مشكلاتی‌ كه‌ پیش‌ می‌ آید را داشته‌ باشد.
۱۱) مسئولیت‌ پذیر بوده‌ و اشتیاق و انگیزه‌ برای‌ انجام‌ كار را دارا باشد
۱۲) صبر وشكیبایی‌ در شنیدن‌ وگوش‌ دادن‌ از دیگر خصوصیات‌ مسئول‌ روابط‌ عمومی‌است‌
۱۳) مسئول‌ روابط‌ عمومی‌باید قدرت‌ سازمان‌ دهی‌ واداره‌ زیردستان‌ خود راداشته‌ باشد
۱۴) در برابر شكست‌ ها وناكامیها تحمل‌ نماید و زود تصمیم‌ نگیرد
۱۵) مسئول‌ روابط‌ عمومی‌ باید به‌ حرفه‌ خود ایمان‌ داشته‌ باشد .
۱۶) مسئول‌ روابط‌ عمــومی‌ باید احساس‌ مسئولیت‌ نسبت‌ به‌ جامعه‌ و منافع‌ همگان‌ داشته‌ باشد .
۱۷) مسئول روابط‌ عمومی‌ باید احساس‌ وفاداری‌ و صداقت‌ به‌ استانداردهای‌ حرفه‌ خودداشته‌ باشد
۱۸) مسئول‌ روابط‌ عمومی‌ باید شخصیت‌ افراد را ملحوظ‌ داشته‌ و به‌ آنها احترام‌ بگذارد
۱۹) مسئول‌ روابط‌ عمومی‌ باید حق‌ اظهار نظر را برای‌ كلیه‌ اشخاص‌ ذینفع‌ قائل‌ باشد
۲۰) مسئول‌ روابط‌ عمومی‌ باید در هر شرایط‌ و تحت‌ هر مقرراتی‌ از اصول‌ اخــلاقی ،شرف‌ ، صداقت‌ ، درستی‌ و راستی‌ دفاع‌ كند و در برنامه‌ ریزیهای‌ خود این‌ اصول‌ مهم‌ را دخالت‌ دهد
۲۱) مسئول‌ روابط‌ عمومی‌ باید حق‌ را بگوید ،راست‌ گفتن‌ را شعار خود بداند ، از دروغ‌ ،فریب‌ ، ریا ، تزویر بدور باشد كه‌ ریشه‌ تمام‌ نابسامانی‌ ها در جوامع‌ بشری‌ از فریب‌ دادن‌ انسانهاست‌ .
۲۲) مسئول روابط‌ عمومی‌ باید این‌ كلام‌ گهر بار امام‌ صادق(ع‌) را خطاب‌ به‌فرزندبزرگوارشان‌ نصب‌ العین‌ خود قرار دهد كه‌ : پسرم‌ حق‌ را بگو ولو علیه‌ تو باشد .
۲۳) مسئول‌ روابط‌ عمومی‌ باید از وعده‌ های‌ دروغین‌ و غیر ممكن‌ و دست‌ نیافتنی‌ پرهیزكند كه‌ حیثیت‌ یك‌ مجموعه‌ را از بین‌ خواهد برد .
۲۴) مسئول‌ روابط‌ عمومی‌ باید ابتكار و خلاقیت‌ خود را بكار بندد و در كارها به‌ طورعملی‌ و دقیق‌ تحقیق‌ و بررسی‌ كند
۲۵) مسئول روابط عمومی می بایست با فناوریهای نوین اطلاعاتی و ارتباطی آشنایی داشته باشد

وبگردی
دادستانی که به قانون تمکین نکرد
دادستانی که به قانون تمکین نکرد - نکته دیگری که برای شخص من در ماجرای مرتضوی بسیار مهم‌تر از شرایط او در زندان است، عدم تمکین ایشان به قانون است. مرتضوی به عنوان یک دادستان و شخصیت‌های برجسته و بانفوذ قوه قضائیه حاضر نشد به قانون تمکین کند. حالا دیگر اهمیتی ندارد که مرتضوی در بند 241 باشد یا 309 یا چقدر به مرخصی بیاید، مهم این است که اتفاقات اخیر نشان داد که او هیچ پایبندی به قانون نداشته و ندارد
معنی و مفهوم "به ما این دختر خوشگل‌ها رو نشون بده"؟
معنی و مفهوم "به ما این دختر خوشگل‌ها رو نشون بده"؟ - بعد از انقلاب، به واسطه تنیده شدن حکومت و دین بسیاری از پست‌ها و سمت‌های سیاسی با هاله‌ای رو به رو شد که اجازه نمی‌داد صاحب آن منصب مورد نقد قرار بگیرد....
سومین روز جشنواره جهانی فیلم فجر
سومین روز جشنواره جهانی فیلم فجر - سی و ششمین جشنواره جهانی فیلم فجر از 30 فروردین با حضور فیلم سازانی از ایران و نمایندگانی ازسینمای 78 کشور جهان تا 7 اردیبهشت در پردیس سینمایی «چارسو» برگزار می شود.
سیلی زدن به «امید» مردم در پارک!
سیلی زدن به «امید» مردم در پارک! - کتک خوردن دختری که جز التماس دوستانش هیچ فریادرسی ندارد از یک پلیس زن عضو گشت ارشاد که ماموران مرد هم آنها را همراهی می کردند، آنقدر دردناک است که کمتر وجدان بیداری به آن واکنش نشان نداده است.
عصر ما - پرونده حضور زنان در ورزشگاه ها
عصر ما - پرونده حضور زنان در ورزشگاه ها - بررسی حضور زنان در ورزشگاه ها با حضور نرگس آبیار، لاله افتخاری، حمید رسایی، حجت الاسلام محسن غرویان و فائزه هاشمی.
حمله فیزیکی به بازیگر زن ایرانی در خیابان! / عکس
حمله فیزیکی به بازیگر زن ایرانی در خیابان! / عکس - بازیگر سریال "تعطیلات رویایی" از حمله افراد ناشناس به خود خبر داد. مریم معصومی، بازیگر سینما و تلویزیون مورد حمله افراد ناشناس قرار گرفت.
گفتگوی تلفنی با همسر مرتضوی / صوت
گفتگوی تلفنی با همسر مرتضوی / صوت - سعید مرتضوی که در روزهای گذشته خبری از او نبود و حتی سخنگوی دستگاه قضایی گفته بود حکم جلبش صادر شده اما گیرش نیاورده‌اند، به گفته همسرش در تهران است.
ارسطوی پایتخت با مونا فائض پور ازدواج کرد
ارسطوی پایتخت با مونا فائض پور ازدواج کرد - «احمد مهران فر» بازيگر نقش «ارسطو عامل» در سريال پايتخت ۵ در اینستاگرام خود از ازدواجش با «مونا فائض پور» خبر داد.
صحبت های جنجالی رییسی علیه روحانی
صحبت های جنجالی رییسی علیه روحانی - صحبت های جنجالی رییسی پیرامون استفاده روحانی از نام امام رضا در انتخابات
500 نفر محتوای نامه‌های پستی مردم را میخواندند و چک می‌کردند!
500 نفر محتوای نامه‌های پستی مردم را میخواندند و چک می‌کردند! - محمد غرضی می‌گوید: زمانی که به عنوان وزیر در وزارت حضور یافتم بیش از ۵۰۰ نفر را دیدم نامه‌هایی که از داخل به خارج و از خارج به داخل کشور ارسال می‌شدند را چک می‌کردند و به صورت سه شیفت فعالیت می‌کردند و نامه‌ها را می‌خواندند.
جنجال ویدیو دختر بازیگر روی کول بازیکن پرسپولیس!
جنجال ویدیو دختر بازیگر روی کول بازیکن پرسپولیس! - عکس و ویدیویی منتسب به ستاره پرسپولیس فرشاد احمدزاده و ترلان پروانه بازیگر سینما و تلویزیون در فضای مجازی منتشر شده است. عجب پاپراتزی‌هایی داریم!
دختر داعشی سریال پایتخت کیست ؟
دختر داعشی سریال پایتخت کیست ؟ - در قسمت های اخیر سریال پایتخت بازیگر جدیدی به جمع خانواده معمولی پیوسته است؛ نیلوفر رجایی فر نقش الیزابت را در سریال پایتخت ۵ ایفا می کند ؛ این بازیگر با جلب اعتماد سیروس مقدم این فرصت ط بازی در سریال پر طرفدار پایتخت را به دست آورد .
خانم ایرانی، عامل تیراندازی در مقر یوتیوب / فیلم
خانم ایرانی، عامل تیراندازی در مقر یوتیوب / فیلم - ویدیوهایی از نسیم نجفی اقدم در شبکه های اجتماعی به زبان های انگلیسی و فارسی موجود است که در آن ها وی از حذف ویدیوهای خود توسط یوتیوب شکایت دارد.
رقص کاوه مدنی یا کالای ایرانی؟
رقص کاوه مدنی یا کالای ایرانی؟ - بگذارید اینطور بپرسم: مگر کیروش، مربی تیم ملی فوتبال جمهوری اسلامی ایران عرق نمی‌خورد؟ نمی‌رقصد؟ مگر برانکو و شفر نمازشب می‌خوانند و روزه می‌گیرند و اصولگرا و ارزشی و انقلابی هستند؟!