پنج شنبه ۵ مرداد ۱۳۹۶ / Thursday, 27 July, 2017

نحوه برگزاری جلسات و میتینگهای اداری


نحوه برگزاری جلسات و میتینگهای اداری
جلسات و میتینگ ها راهی بسیار فوق العاده برای خلق ایده ها، توضیح و تفصیل افکار و اداره فعالیت های گروهی است. اما این برخورد رو در رو با اعضای گروه و همکاران، اگر با آمادگی قبلی نبوده و مدیریت صحیح نداشته باشد، شکست می خورد.
● اهمیت آمادگی قبلی
برای اطمینان از اینکه همه ی افراد بتوانند مشارکتی موثر و کارآمد داشته باشند، خوب است زمانی را برای جلسه انتخاب کنید که افراد فرصت ایجاد آمادگی قبلی در خود را داشته باشند.
وقتی زمان و مکان میتینگ انتخاب شد، باید خود را برای سوالاتی که ممکن است از طرف شرکت کنندگان جلسه پرسیده شود، آماده کنید. اگر شما مدیر جلسه هستید، خوب دستور جلسه ای با قید کامل و دقیق جزئیات تهیه کنید.
در این یادداشت ها، هدف اصلی و ساختار جلسه را طرح ریزی کنید و آن را در اختیار شرکت کنندگان نیز بگذارید. این کار باعث می شود همه ی شرکت کنندگان با آمادگی لازم برای بررسی هدف در جلسه شرکت کنند.
موفقیت یک میتینگ یا جلسه اداری به مهارت های رئیس جلسه بستگی دارد. برای اطمینان از موفقیت جلسه، رئیس باید کارهای زیر را انجام دهد:
● تهیه دستور جلسه
ـ شروع بحث و تشویق دیگران به شرکت فعالانه در جلسه
ـ متعادل کردن روند جلسه—نه خیلی سریع و پرشتاب و نه خیلی کند
ـ خلاصه کردن بحث موردنظر و ارائه پیشنهادات در انتهای هر بخش از جلسه
ـ اطمینان یافتن از اینکه کلیه شرکت کنندگان خلاصه مذاکرات و صورت جلسات را دریافت کرده اند.
علاوه بر این نکات که به شما کمک میکند تا میتینگی پربار و سودمند داشته باشید، موارد مهم دیگری را نیز باید مد نظر قرار داد.
● مدیریت و رهبری میتینگ
یکی از اصلی ترین کلیدهای موفقیت هر جلسه کاری، انتخاب صحیح شرکت کنندگان است. باید شرکت کنندگانی را انتخاب کنید که بتوانند تصمیمات خوب و ارزنده ای بگیرند و پیشنهادات سودمند ارائه دهند. تعداد شرکت کننده ها نباید از ۱۲ نفر تجاوز کند، حتی کمتر از این تعداد باشند هم بهتر است. این افراد باید اطلاعات لازم برای مباحثه درمورد مواردی که در صورت جلسه قید شده را دارا باشند.
▪ نکته:
کافی است فقط چند لحظه به مخارجی که این میتینگ برایتان در بر خواهد داشت فکر کنید. متوجه می شوید که راه انداختن میتینگ کاری تقریباً پرهزینه است، به همین خاطر مهم است که افرادی که در جلسه شرکت می کنند و هر دقیقه از زمان این میتینگ ارزش دار باشند. پس افرادی را به جلسه دعوت کنید که حرفی برای گفتن داشته باشند و بتوانید از وجود آنها استفاده کنید. همچنین برای موضوعات و مشکلات ساده و پیش پا افتاده ای که می توان آنها را به راحتی با ایمیل یا نامه برطرف کرد، لازم نیست میتینگ تشکیل دهید.
اگر شما رهبر جلسه هستید، اطمینان حاصل کنید که افکار و ایده های همه ی افراد شرکت کننده در جلسه مطرح شود و اختیار عنان جلسه دست عده ای خاص نباشد و همه بتوانند آزادانه حرفهایشان را مطرح کنند. بهتر است پس از پایان یافتن هر بخش از موارد ذکر شده در دستورجلسه، توقف کوتاهی کنید، بحث انجام گرفته را خلاصه بندی کنید و سپس به سراغ مبحث بعدی بروید.
وقتی یکی از موضاعات و اهداف دستورجلسه به نتیجه می رسد، مسئولیت آن را به یکی از افراد حاضر در جلسه بسپارید. برای جلوگیری از هرگونه سردرگمی و سوء تفاهم، عملیات را خلاصه کرده و در گزارشات صورت جلسه قید کنید.
● زمانبندی
معمولاً گفته می شود که جلسات اداری نوعی اتلاف وقت هستد. در این قسمت راهکارهایی برایتان عنوان می کنیم که به شما کمک میکند چطور از اتلاف و هدر رفتن زمان در جلساتتان جلوگیری به عمل آورید.
● جلسه را سر ساعت آغاز کنید.
اگر کسی دیر سر جلسه حاضر شد، مطالب گفته شده را دوباره برای او ذکر نکنید، چون اینکار باعث می شود گمان کنند دیر آمدن سر جلسات اشکال و ایرادی ندارد و وقت ارزشمند دیگران را نیز هدر می دهد.
زمان مشخصی برای اتمام جلسه در نظر گیرید و تا هر زمان که دوست دارید جلسه را طول ندهید.
برای اینکه بتوانید بهتر وراحت تر مطالب لازم را تا زمان تعیین شده برای اتمام جلسه برسانید، می توانید موضوعات دستورجلسه را به ترتیب اهمیت فهرست کنید، با این کار اگر وقت کم بیاورید، بررسی موضوعات مهم را از دست نداده اید.
اگر به همه ی مضوعات دستورجلسه رسیدگی به عمل آورده اید و مسئله دیگری بر جا نمانده است، می توانید قبل از رسیدن وقت اتمام جلسه، جلسه را پایان دهید.
● تهیه گزارش کار
تصمیمات اتخاذ شده و عملکردهای توافق شده را می توانید در این گزارش کار ذکر کنید. در جلسات بعدی می توانید از این گزارش کار به عنوان مروری بر تصمیمات و عملکردهای قبلی استفاده کنید و با این روش پیشرفت بیشتری در کارها روی می دهد.
سبک نگارش این گزارش کار یا صورت جلسه بستگی به موقعیت دارد. در موقعیت ها ی مهم و بحرانی و زمانیکه ثبت گزارش اهمیت زیادی دارد ، این صورت جلسات باید تفصیلی بسیار دقیق باشند. در شرایط معمولی این صورت جلسات می تواند فهرست ساده ای از تصمیمات اتخاذ شده و عملکردهای توافق شده باشد. اندازه این گزارشات باید برحسب نیاز باشد، تا حد ممکن خلاصه و با ذکر کلیه اطلاعات لازم. تهیه چنین گزارش کاری ساده تر و سریعتر خواهد بود.
رئیس جلسه باید این گزارش کار را تا ۲۴ ساعت پس از اتمام جلسه در اختیار شرکت کنندگان قرار دهد و اگر اینکار در همان روز جلسه صورت گیرد، چه بسا بهتر خواهد بود.

نویسنده: آرمند

منبع : مردمان پورتال جوانان

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
ملی پوش شیرجه , دنیای آکادمیک , مستند آبی کم‌رنگ , کشورهای بزرگ , جواهریان , جی پی اس , افزایش خواستگار , محمد علی سید حسینی , گذشت خانواده مقتول , خلازیل , دیدارعمان , گروه وایبری , رزیم غاصب اسرائیل , روبرتو کارلوس , مسعود پاکزاد , جع , پیشنهاد جدید , سینما و ادبیات , گروه های هنری , افزایش دبی رودخانه , آیبا , وصل برق , متقیان , خلال بادام , سردار الله‌دادی , آب منطقه ای کرمانشاه , جشنواره بهار , بدافزار ها , آرام جعفری , همین آش و همین کاسه , رفع تحریم های هسته ای , سرلشگر صالحی , اصغری مقدم , کی چو چن , پریسا مقتدی , سلات , معاون سیاسی اجتماعی فرماندار دهلران , اولیا , فیلم یاس , اطلاعات بانکی , برنامه روز دهم , دست های مهربانی , خبرگارن رهبری , لوفتانزا , فروش بی رویه خودروها , انجمن معتادان گمنام , نهاد نمایندگی مقام معظم رهبری در دانشگاه , ابراهیمی پور , توافق هسته‌ای با ایران , شبکه ریلی ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
ک , درمان , ای من غلام عشق که روزی هزار بار , ره عشاق بی ما و من آمد , جدول نرخ برابری ارز , جمعیت، ترکیب و پراکندگی آن , قبل از اینکه برای بازی از خانه خارج گردد شما را در آغوش می‌گیرد , دورنمای اقتصادی کشور در حال حاضر , جاده‌ها , بیماری‌های احتمالی , چو پیدا شد ازآسمان گرد ماه , اقدامات جراحی , پیشگیری اولیه (پیشگیری از ابتلاء به تب روماتیسمی) , کاربرد علف‌کش‌ها , بیماری‌ها , برانکارد نیل رابرتسون , حیات جانوری , پلی‌میالژی‌ روماتیكا یا آرتریت‌ گیجگاهی‌ ـ polymyalgia rheumatica or temporal arteritis , ما بدین در نه پی حشمت و جاه آمده‌ایم , ریسنیاک (Risnjak) ,

برخی منابع مهم خبری
ensafnews.com انصاف نیوز , faternews.ir فاطر , otaghkhabar24.ir اتاق خبر 24 , sedayeeghtesad.ir صدای اقتصاد , dolat.ir دولت , jomhourieslami.net روزنامه جمهوری اسلامی , cup.ir کاپ , artna.org آرتنا , itna.ir ایتنا , harfeno.com حرف نو , navad.net روزنامه نود , itiran.com آی تی ایران , farscinema.com فارس سینما , mizanonline.ir خبرگزاری میزان , zistboom.com زیست‌بوم , khordadnews.ir خرداد نیوز , parsnews.com پارس نیوز , rastannews.ir راستان نیوز , rajanews.com رجانیوز , dadna.ir دادنا , uromnews.ir اروم‌نیوز , imna.ir ایمنا , sena.ir سنا , rozanehonline.com روزنه , 1dar1.com یک در یک , mobile.ir موبایل , pamnews.ir پام , bimehnews.ir بیمه , shahrvand-newspaper.ir روزنامه شهروند , hayat.ir حیات ,

وبگردی
ادعاهای محمد علی رامین علیه بیت امام / فیلم
ادعاهای محمد علی رامین علیه بیت امام / فیلم - محمد علی رامین در سخنانی تعجب آور انتقاداتی صریح را متوجه بیت امام ساخته و ادعا کرده است که بیت ایشان اکنون ضد انقلاب است.
مزخرفات علی ضیا در دفاع از آزاده نامدای / فیلم
مزخرفات علی ضیا در دفاع از آزاده نامدای / فیلم - علی ضیاء مجری برنامه فرمول یک درباره بحث‌های پیش آمده پیرامون عکس‌های آزاده نامداری صحبت کرده است.
آزاده نامداری و جنجال تصاویر بی حجابش / فیلم
آزاده نامداری و جنجال تصاویر بی حجابش / فیلم - آزاده نامداری به انتشار تصاویر بی حجابش واکنش نشان داد
قدرت گرفتن نسلى از آقازاده هاى متوهم و وقيح
قدرت گرفتن نسلى از آقازاده هاى متوهم و وقيح - نادر فتوره چی روزنامه نگار در این باره خطاب به حمید رضا عارف توئیت کرده است: «موفقيت هاى رانتى» تو و امثال تو به دليل ژن خوب نيست، به دليل ساختار فاسد است.» او همچنین در توئیتی دیگر به تندی نوشته است: «پسرعارف تصويرى از آينده منطقى وضع موجود است: قدرت گرفتن نسلى از آقازاده هاى متوهم و وقيح كه هيچ نسبتى با انقلاب٥٧، به غير از«سفره» آن ندارند.»
رونمایی پسر عارف از ژن آقازادگی
رونمایی پسر عارف از ژن آقازادگی - صحبت های عجیب پسر عارف که انتقادات زیادی داشت
اولین فیلم از اظهارات قاتل آتنا مقابل دوربین
اولین فیلم از اظهارات قاتل آتنا مقابل دوربین - دهان آتنا را گرفتم به اتاق پشتی بردم، او را خفه کردم و ...
 اولین تصاویر از مهران مدیری و دخترش شهرزاد
اولین تصاویر از مهران مدیری و دخترش شهرزاد - مراسم افتتاحیه فیلم «ساعت 5 عصر» اولین ساخته مهران مدیری در حالی برگزار شد که شهرزاد دختر این کارگردان نیز در مراسم حضور داشت و برای اولین بار است که دختر مهران مدیری در چنین مراسمی حضور می یابد.
فیلم لحظه شلیک پلیس به مهاجم مترو
فیلم لحظه شلیک پلیس به مهاجم مترو - لحظه شلیک پلیس به مهاجم مترو / این فرد چند مسافر مترو و یک مامور ناجا را با چاقو مجروح و به سمت پلیس های دیگرحمله کرد، در اینجا بود که پلیس به او شلیک میکند...
گفتگوی حسین دهباشی با علی فلاحیان / سعید امامی در زندان کشته شد
گفتگوی حسین دهباشی با علی فلاحیان / سعید امامی در زندان کشته شد - خشت خام / نوبت بیست و ششم / گفتگوی حسین دهباشی با علی فلاحیان
عملیات انتحاری داعش در بالای شهر تهران! / عکس
عملیات انتحاری داعش در بالای شهر تهران! / عکس - این تصویر از صبح امروز در برخی شبکه های مجازی دست به دست می چرخد و برخی کاربران خوش ذوق با شوخی معنی داری درباره آن نوشته اند که این تصویر متعلق به بمب گذاری انتحاری داعش نیست و برای یکی از فروشگاه های بالای شهر تهران است که مد خاصی در پوشاک میان جوانان را ترویج می کند.
    پربازدیدها