کارکنان بگویند، مدیران بشنوند

ارتباط های موثر بین کارکنان و مدیران شرکت از مهم ترین عوامل ادامه فعالیت هر شرکت با هر اندازه، هر نوع فعالیت و هر مکان جغرافیایی است. هنگامی که این ارتباط ها مثبت و موثر هستند، کارکنان در شغل خود احساس امنیت می کنند زیرا می دانند چه تحولاتی در شرکت در حال وقوع است. به این ترتیب احساس مسوولیتشان نسبت به شرکت و شغل شان بیش تر خواهد بود و بهره وری کاری آن ها افزایش می یابد. رشد بهره وری به افزایش رضایت کارکنان منجر می شود. این یک رابطه هر دو طرف پیروز است که بنیان های فعالیت شرکت را استحکام می بخشد.
از سوی دیگر هنگامی که بین مدیران و کارکنان رابطه مثبت و موثر وجود ندارد، کارکنان احساس ناامنی کرده و تصور می کنند مدیریت برای آن ها ارزش و اهمیتی قایل نیست. در این حالت روحیه و بهره وری آن ها کاهش یافته و سطح رضایت از کار در بین ایشان پایین می آید. بدیهی است در چنین محیطی، پیشرفتی صورت نمی گیرد و شرکت در تحقق اهداف اش با مشکل روبه رو می شود. بنابراین این پرسش مطرح می شود که برای تضمین برقراری جریان مثبت و موثر اطلاعات بین شما به عنوان مدیر و کارکنان چه اقداماتی باید انجام شود. بسیاری از کارآفرین ها معتقدند پذیرای ایده ها و توصیه های کارکنان هستند. بسیاری نیز از سیاست مشهور «در باز» پیروی می کنند که طبق آن افراد اجازه دارند در فواصل زمانی معین با هم گپ بزنند و اطلاعات ضروری را مبادله کنند. اما آیا این روش ها در شرکت شما موثر هستند؟
به عنوان نخستین قدم از خود بپرسید آیا کارکنان هنگام صحبت کردن با شما واقعا احساس راحتی می کنند. بهترین روش یافتن پاسخ این پرسش شمردن تعداد افرادی است که به اتاق شما مراجعه می کنند تا هم صحبت شما باشند آیا این افراد از تمام سطوح سازمان هستند؟ هر یک چند بار در ماه به دفتر شما مراجعه می کنند؟ آیا فقط مدیران میانی را در دفتر خود می بینید؟ اگر این طور است باید در روش برقراری ارتباط مثبت و موثر با کارکنان تجدیدنظر کنید.
نکته بعدی این که حتی اگر گروهی خاص از کارکنان همواره به دفتر شما می آیند، به میزان توصیه های مثبت و منفی و پرسش هایی که مطرح می کنند دقت کنید. اگر اکثر توصیه ها و بحث ها مثبت و تاییدکننده است باید از خود و دیگران بپرسید آیا جو شرکت چنان بسته است که هیچکس جرات مخالفت ندارند؟ آیا کارکنان در اعلام مخالفت و مطرح کردن سوالات چالش برانگیز احساس راحتی می کنند؟
اگر پاسخ این پرسش مثبت نیست خطرات زیادی کسب و کار شما را تهدید می کند زیرا وقتی همه افراد سیاست های شما را تایید می کنند، این دیدگاه در شما پدید می آید که همه چیز مرتب است و احتیاجی به اصلاحات نیست. در مواقعی که مدیر شرکت بیش از حد مغرور است و به درستی افکار و ایده های خود اطمینان غیرمنطقی دارد ناخودآگاه جوی در شرکت پدید می آورد که هیچکس بازخورد منفی نمی دهد یا چالشی را مطرح نمی کند. به این ترتیب او ناآگاهانه و حتی با آنکه حسن نیت دارد، از برقراری ارتباط موثر و مثبت جلوگیری می کند.
نخستین گزینه پیش روی مدیران دعوت از گروهی از کارکنان در بخش های مختلف سازمان و نیز سطوح گوناگون شرکت است. این جلسه می تواند در اتاق کنفرانس یا محوطه ای باز برگزار شود. می توانید برنامه ای برای بحث ها تدوین کنید تا افراد دعوت شده درباره آن نظر بدهند. همچنین این امکان وجود دارد که دعوت شدگان هر یک موضوع مورد علاقه خود را مطرح کند. توجه کنید مسایلی که در این جلسات مطرح می شود باید عام و مورد توجه همه باشد. سود شرکت، روحیه کارکنان، بهره وری، فرصت های شغلی و... جزو این گونه موارد محسوب می شوند.
راه حل بعدی برگزاری جلسات بزرگ تر ماهانه یا فصلی با شرکت تمام کارکنان است. در این جلسات شرکت کنندگان می توانند سوالات خود را شفاهی یا کتبی مطرح کنند. روش دوم بهتر است زیرا در آن مشخص نمی شود چه کسی چه سوالی را مطرح کرده است. اگر چه در چنین جلساتی شما نمی توانید با همه کارکنان مستقیما صحبت کنید اما حداقل این است که آن ها می توانند مسایل خود را مطرح کرده و پاسخ پرسش های خود را بگیرند.
تردیدی وجود ندارند که برقراری ارتباط مستقیم کارکنان با مدیریت نه تنها مدیران را از ایده های خلاق یا عوامل نگرانی کارکنان مطلع می کند بلکه کارکنان نیز با گرفتن توضیح از مدیران، با آرامش به انجام وظایف خود می پردازند.

منبع: www.Forbes.com

منبع : روزنامه سرمایه