پنج شنبه ۱۱ تیر ۱۳۹۴ / Thursday, 2 July, 2015
آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰
منبع : نشریه میثاق مدیران

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
کلیلاق , مردم شاد نیستند , هیجان , والری اموس , رویانیان , پنشنبه فیروزه ای , گرد وخاگ , فقدان , چهره نگاری , انواع فقر , کربلایی چهار , چوبی , محصول دانش بنیان , بهار نارنج , پنجشنبه ها , 2017 , آیت‌الله محمد یزدی , جدار بافتها , اشراق , معیرالممالک , آنفلوآنزای فصلی , خودمراقبتی , روحاننی , شکم صاف , بوکسور، , دریاچه نمک قم , نادی , خواننده پاپ , جی‌پی‌اس , محمد حسین فرحبخش , سیدالعابدین , جامعه شناسی پزشکی , المومنی , شنیدن , اتصالات ناودانی , عالی , هم دوره آصف , اهميت , تیم آمریکایی , میراث روستایی , ایران برگر , بورس دانشگاهی , وسواس , ضدتانک , چارچوب قانون , خسرو ابادی , خستگی مزمن , مسیگر , پلیس پبشگیری , علی احسن محمد مجاهد , مدیدیت , قیمت ارز , منطقه‌ای , برانکو ایوانکویچ , قاضی داعش , کلوپهای شبانه , مدیر عامل شرکت فرودگاه های کشور , متابولیسم بدن , رسانای فلزی , راننده جوان , رژیم بعثی , عاشیقی , ساعت خوش , دادستان کل سوئیس , جشن سلامت , سينما , قیمت اجاره , چرخدار , اقدامات نظامی , تورسیم , میچل , بایرامی , جانشین احتمالی , استپ آپ , کلیه , سازمان شانگ های , ایمنی سازی , آئودی 2016 , مدرک , بدون مرز , فیلم مبتذل , قسیم , فضای هسته ای , آنسامبل , برزو ارجمند , 4 پاروزن , شبه نظامی , آلبر کامو , ایرشیلد , کنگزه , مکتب خانه , ایرانی آمریکایی , سعدالسلطنه , شاباک , پویا , گارد محافظ , استقلال کاتالونیا , دریادل , ترمیم غیر عادی , پویا نقش ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
کشاورزی , فرمالدئید - FORMALDEHYDE , انتقال تکنولوژی , خواجه شمس انوری را پوستینی وعده کرده و در فرستادن آ... , جدول توزیع جمعیت کوبا در سال‌های ۱۹۵۳ - ۱۹۸۹ , روابط اقتصادی , تحولات آزمون‌های روان , ای همه راحت روان، سرو روان کیستی , کارشناسی مدیریت بیمه , رده‌های داروئی با محدودیت خاص , مسجد دارالاحسان (جامع) , بجه بجه ز جهان تا شه جهان باشی , در مذمت اهل روزگار , کارشناسی باستان‌شناسی , دادیم به یک جلوه‌ی رویت دل و دین را , جدول متوسط تعداد روزهای شیردهی و متوسط مقدار شیر روزانهٔ یک رأس گاومیش , زینهار از دهان خندانش , بیم است که صد آه برآرم ز جگر من , هفته‌نامه فایناشال میل (Financial Mail) , نزل عشقت جان شیرین آورم ,

انتشار توبه نامه بهرام رادان پس از 100 ساعت سخت - بهرام رادان بازیگر سینمای ایران پس از گذشت چند روز از توئیتش که حمایت از قانونی شدن ازدواج همجنس‌بازان در آمریکا تعبیر شد، در نامه‌ای رسماً عذرخواهی کرد اما آنچه از اصل نامه جالب‌تر بود، مخاطب این نامه بود.
جشن شب کانون کارگردانان سینمای ایران - از داریوش مهرجویی کارگردان پیشکسوت چهارشنبه شب در جشن شب کانون کارگردانان سینمای ایران در پردیس سینمایی ملت تجلیل شد.
محسن کیایی و همسر / تصاویر - سام درخشانی چمدان‌ها را بسته و به همراه تازه عروسش راهی ماه عسل است. عکس جدید مهناز افشار و همسر و ...
حضور جنجالی پزر عروس در ماه‌عسل! / فیلم - برنامه ماه‌عسل امسال که با برنامه جنجالی اثبات عشق یک پسر به دختر آغاز شد، در قسمت یازدهم میزبان یک پزر عروس شد تا حاشیه‌ها کماکان دامن‌گیر این برنامه باشد.
هنرمندان و ورزشکاران در مراسم خیریه / تصاویر - لیلا بلوکات مراسم خیریه ای تشکیل داده بود که ستاره‌های مشهوری در این مراسم حضور داشتند. ستاره اول فوتبال ایران علی کریمی ، ستاره اول والیبال سعید معروف ستاره اول بسکتبال حامد حدادی و جمعی از اهالی فرهنگ و سینما مانند مهراب قاسمخانی ، پوریا پورسرخ ، پرستو صالحی ، فاطمه گودرزی و ... در این مراسم حضور داشتند.
نخستین مصاحبه همسر مهناز افشار / عکس - ...آقازاده بودن یک سری ویژگی‌ها، محدودیت‌ها و چارچوب‌ها دارد که به درست و غلط بودن آن کارى ندارم اما وقتی از آنها عبور کنى به تو می‌گویند "آقازاده خاص".
ورود همسر ظریف به محل مذاکرات / تصاویر - عکس های منتشر شده از محل برگزاری گفتگوها نشان می‌دهد همسر ظریف نیز همراه با گروه ایرانی وارد وین و هتل کوبورک محل برگزاری نشست ها شده است. حسین فریدون برادر رئیس‌جمهور و نماینده ویژه او در مذاکرات هسته‌ای و جان کری وزیر امور خارجه آمریکا نیز دقایقی پیش وارد هتل کوبورگ شدند.
شب پُر ستاره اکران خصوصی «عصر یخبندان» / فیلم - جدیدترین ساخته مصطفی کیایی این روزها با بازی بهرام رادان، مهتاب کرامتی، سحر دولتشاهی، آناهیتا نعمتی، فرهاد اصلانی و محسن کیایی اکران عمومی شده و پیش بینی می‌شود با استقبال بسیار زیادی روبرو شود.
لیلا اوتادی: من گرانقیمت‌ترین بازیگر زن شدم / فیلم - لیلا اوتادی بازیگر زن سینما و تلویزیون ایران مهمان ویژه برنامه ماه رمضان تی وی پلاس که در رستوران ژیلمو سعادت آباد تهران ضبط می شود، شد تا با او گفتگویی انجام بدهیم که شاید تا امروز در هیچ رسانه‌ای به زبان نیاورده بود.
تیپ جدید مهناز افشار و همسرش / عکس - محمد یاسین رامین، فرزند محمدعلی رامین، نظریه پرداز هلوکاست در دولت احمدی نژاد به همراه همسرش مهناز افشار
تنابنده و عطاران در مراسم اکران فیلم گینس / فیلم - محسن تنابنده و رضا عطاران دو ستاره محبوب و پرفروش این روزهای سینما و تلویزیون ایران که برای اکران عمومی فیلم گینس، اولین ساخته محسن تنابنده به سینما قدس میدان ولیعصر تهران آمده بودند، در میان استقبال شدید طرفدارانشان روبروی دوربین های تی وی پلاس نشستند.
اکران خصوصی فيلم عصر یخبندان / تصاویر - بازیگران این فیلم عبارتند از :مهتاب کرامتی، بهرام رادان، آنا نعمتی، سحر دولت شاهی، مینا ساداتی، محسن کیایی، بابک بهشاد، علی میلانی، پوریا رحیمی سام، صدف طاهریان، علی کوچکی، فرهاد اصلانی، ژاله صامتی و ... . نویسنده و کارگردان : مصطفی کیایی .
رونمایی مهران غفوریان از همسرش / تصاویر - جشن حافظ اولین جایی بود که مهران غفوریان همراه با همسرش در آن جا حاضر شد و به عبارت دیگر از همسر خود رونمایی کرد!
بازاری که داعش در آن زنان را می‌فروشد / فیلم - "نخاسة"؛ بازاری که داعش در آن زنان را می فروشد
نیوشا ضیغمی در فستیوال فیلم مسکو / تصاویر - نیوشا ضیغمی و همسرش در فستیوال فیلم مسکو شرکت کرده اند . نیوشا ضیغمی با فیلم «دریا و ماهی پرنده» به کارگردانی مهرداد غفارزاده را در این جشنواره شرکت کرده است.
پوشش متفاوت مهتاب كرامتی در شانگهای / تصاویر - در جشنواره شانگهای مهتاب کرامتی و مصطفی زمانی در یک فیلم مشترک به نام جامه درآن حضور دارند و به همین دلیل سفری به شانگهای کرده اند.
جشن زادروز رضا کیانیان / تصاویر - جشن زادروز رضا کیانیان بازیگر سینما تئاتر و تلویزیون عصر یکشنبه با حضور هنرمندان سینما برگزار شد.
الناز شاکردوست در مراسم اکران فیلم آتیش بازی - تصاویری از الناز شاکردوست و سایر هنرمندان را در مراسم اکران خصوصی فیلم آتیش بازی مشاهده می کنید.
دختران رپ‌خوان افغان / تصاویر - سوسن فیروز یکی از مطرح‌ترین دختران رپ‌خوان افغان است. ترانه‌های سوسن فیروز در شبکه‌های اجتماعی فارسی‌زبان بسیار به اشتراک گذاشته می‌شود. او در اکثر ترانه‌های خود به تبعیض جنسیتی اعتراض می‌کند.
الناز حبیبی در یک همایش ! / تصاویر اینستاگرامی - سلفی فقیهه خانم سلطانی در کنار همسر محترم. لیلا اوتادی سوار ماشین شاسی بلند خفنش. مهسا کامیابی افتخار گرفتن عکس یادگاری با علی دایی را پیدا کرده است.
پربازدیدها
فروشندگی به شرط سفته 20 میلیونی و یک ضامن معتبر - متقاضیان کار برای اینکه در شغل فروشندگی مشغول به کار شوند چه ویژگی‌هایی باید داشته باشند و در مقابل خدمات آنها، چه میزان حقوق به آنها داده خواهد شد؟
شرایط مطلوب خرید پتروشیمیایی‌ها - پس از اعلام قیمت‌های پایه جدید عرضه‌های محصولات پتروشیمیایی از پراکندگی مطلوبی برخوردار شده است ولی عقب‌نشینی نسبی خریداران در ادامه...
قیمت ذرت افزایش یافت - پس از انتشار گزارش وزارت کشاورزی آمریکا که حاکی از کاهش قابل توجه سطح زیر کشت ذرت در این کشور است قیمت ذرت در بازار مبادلات ادامه...
بهبود جزیی تولید فولاد در امریکا - هفته گذشته تولید فولاد خام امریکا با رشد همراه بوده و قیمت آن نیز با افزایش همراه بوده است. ادامه...
آزادسازی 13 تن طلا/ آمادگی ایران برای حذف دلار از مبادلات تجاری - توافقات طلایی ایران در وین، نامه کارفرمایان درباره حق بیمه به جهانگیری، اعلام آمادگی ایران برای حذف دلار در تجارت و آغاز مذاکرات جدید نفتی ایران و ترکیه از جمله اخبار مهم اقتصادی در هفته جاری است.
آخرین نقل و انتقالات در لیگ برتر - با داغ شدن فصل نقل و انتقالات هر روز تغییر تازه ای در این جابه جایی ها صورت می گیرد.
احسان علیخانی: همکارانم در برنامه خنگ هستند!/ تا 92 سالگی برای ازدواج وقت هست! - علیخانی با اشاره به این مطلب گفت: فاصله زیاد است و دوستان متوجه قطع دست زدن ما نمی شوند البته دوستان من کمی هم "خنگ" تشریف دارند بعد از پایان دست زدن ما کف می زنند موج مکزیکی ایجاد می شود.
از تلاش داعش برای تصرف غزه تا سکته قلبی ایاد علاوی - ناگفته‌های هفته از زبان دیپلماسی ایرانی:از تلاش داعش برای تصرف غزه تا سکته قلبی ایاد علاویتلاش داعش برای تصرف غزه، انتخاب نخستین قاضی زن در افغانستان، هشدار مسعود بارزانی به احزاب کرد، احتمال تشکیل منطقه امن در افغانستان توسط امریکا، افزایش تولید نفت اپک و لغو تحریم کمک‌های امنیتی بحرین از جمله ناگفته‌های این هفته...
لیزینگ مسکن با بازار چه می‌کند؟ - عضو هیات علمی دانشگاه تربیت مدرس معتقد است: اگر به هر شیوه‌ای بتوان بازار را تحریک کرد،‌ کمک خوبی به بازار مسکن و به تبع آن به کل اقتصاد کشور می‌شود، بنابراین به نظر می‌رسد طرح لیزینگ مسکن می‌تواند تا اندازه‌ای قدرت خرید را برای قشر مشتاق این طرح افزایش دهد.
رونمایی از ابعاد تازه تخلفات اقتصادی دولت سابق - امید و انتظار بازارها برای توافق هسته‌ای، پیگیری فسادهای اقتصادی کشف‌شده از دوران مدیریت دولت قبلی و البته بحران آب، پای ثابت گزارش‌ها و تحلیل‌های مطبوعات ایران در این هفته بود.