ویستا مرجع مهمترین عناوین خبری / شنبه ۱۱ مرداد ۱۳۹۳ / Saturday, 2 August, 2014
آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰
منبع : نشریه میثاق مدیران

همچنین مشاهده کنید


همچنین سایر کاربران این صفحات را هم دیده‌اند
دارو و درمان    درمان    جراحی    متابولیسم و تغذیه در جراحی    نیازهای تغذیه ای   
شعر و ادب    حافظ    دیوان اشعار    غزلیات   
شعر و ادب    انوری    دیوان اشعار    مقطعات   
کشاورزی جنگلداری و شیلات    كشاورزی    علف های هرز و علف کش ها    علف کش ها    انواع علف کش ها    علف کش های مورد استفاده در خاک و شاخ و برگ    علف کش های تماسی پاره کنندهٔ غشاء    علف کش های دی فنیل اتر    اسیفلورفن   
روانشناسی    تاریخ علم روانشناسی    تحولات بعدی در دوران شناسی جدید    روانشناسی گشتالت    گذشته های روانشناسی گشتالت   
صنعت توریسم    فهرست موضوعی و تشریحی جاذبه های ایران    تاریخ و جغرافیای استان ها   
سینما    سینمای جهان    نسیمی از شرق: ژاپن ، هند و چین    سینمای چین   
شعر و ادب    اَوْحَدی    دیوان اشعار    غزلیات   
دارو و درمان    درمان    روانپزشکی    اختلالات روانی    طب روان تنی    اختلالات روان تنی    بیماری های طبی ، جراحی و نورولوژیک که با علایم روانپزشکی تظاهر می یابند   
علوم و مبانی تربیت بدنی و ورزش    علوم تربیت بدنی و ورزش    آناتومی حرکتی    وضعیت های مختلف کشش   


کلمات در حال جستجو
تهران    کنکاش    مقاومت سنجی    بانک    رکود تورمی    اقتصاد    ایران    عراق    کردستان    سفرهای نوروزی    رکورد    اسرائیل    غزه    جنگ    ناپدید شدن    کردستان عراق    نیرو نظامی   



جریمه 30هزارتومانی درمقابل درآمدهای 20 میلیونی دلالان میادین دریک روز! - رییس اتحادیه میوه و سبزی‌فروشان تاکید کرد: جریمه‌های 30 یا 50 هزار تومانی در مقابل درآمدهای 20 میلیون تومانی دلالان در یک شبانه‌روز عددی محسوب نمی‌شود.
مصلحت‌سنجی برای رسیدگی به انحرافات دولت قبل، موجه نیست - یک فعال سیاسی اصلاح‌طلب گفت: اینکه برخی بخواهند با عینک مصلحت‌گرایی بگویند که رسیدگی به انحرافات دولت قبلی به مصلحت نیست، سخن موجهی به نظر نمی‌رسد.
خاطره گرسنگی، ارثی است - بر اساس مطالعه جدید دانشمندان، خاطره سوء هاضمه تا چندین نسل بعد به افراد منتقل می‌شود.
از سیاسی‌کاری در تامین اجتماعی تا تبعات همسان سازی حقوق‌ها - چند سالی می‌شد که نام سازمان تامین اجتماعی بر سر زبان‌ها افتاده بود و هر لحظه انتظار آن می‌رفت که در گردبادی دیگر گرفتار شود. حکایت تامین اجتماعی با مدیرانی که حضورشان جنبه سیاسی پیدا کرده بود، از زبان رئیس جدید هیئت مدیره سازمان تامین اجتماعی شنیدنی و تامل برانگیز است. با دکتر عباس کبریایی‌زاده همراه شدیم و بر عملکرد این سازمان از زمان روی کارآمدن دولت یازدهم مروری داشتیم که بخشی از آن در پی می‌آید.
ماجرای جذب 3 هزار بیکار در یک طرح/ "استاد-شاگردی" شکست خورد - خبرگزاری مهر-گروه اقتصادی: طرح استاد - شاگردی نوین که در سال 90 به تایید دولت دهم و مجلس رسیده بود، تنها امکان جذب 3 هزار متقاضی شغل را فراهم کرد، در صورتی که مقامات ...
ماهی پربرکت برای ترویج آموزه‌های دینی - ماه رمضان امسال در حالی به پایان رسید که برنامه‌های‌ معارفی تلویزیون و آموزه‌ای دینی که در برنامه‌های مختلف به مخاطبان ارائه شد، توانست نظر مردم و مسئولان را به ...
سام درخشانی: امسال ازدواج می کنم - سام درخشانی می گوید امسال ازدواج خواهد کرد.
چگونه از تمام یک صفحه وب عکس بگیریم؟ (فایرفاکس) - در حالی که با ابزارهایی نظیر Spinning Tool در ویندوز میتوان اقدام به عکس گرفتن از بخشی از صفحه نمایش یا تمام آن در ویندوز کرد یا با دکمه prt scr میتوان از کل صفحه نمایش عکاسی کرد، اما نمیوان همه یک صفحه وب را به کلی در یک تصویر جا داد. برای اینکه بتوان از یک صفحه وب در کلیت آن عکس گرفت چه باید کرد؟
ردپای بی اعتباری زیر پل تاریخی کرج/وقتی که اثر تاریخی به جای جذب گردشگر سکونتگاه معتادان می شود! - کرج - خبرگزاری مهر: با توجه به افزایش آمار اعتیاد، معتادان در گوشه گوشه کلانشهر کرج به دنبال خرابه هایی برای رفع نیاز خود هستند، در این میان رد پای بی اعتباری زیر پل ...
پیام سرمربی تیم ملی والیبال ایتالیا به خاطر مرگ حسین معدنی - "مائورو بروتو" به مناسبت درگذشت مربی والیبال ایران پیامی احساسی به بازماندگان حسین معدنی و خانواده والیبال ایران فرستاده است.
آقایان اطلاعیه داده‌اند علیه داور حرف نزنیم/ برای شروع نتیجه بدی نبود - سرمربی تیم فوتبال پرسپولیس پس از تساوی تیمش برابر نفت در اولین دیدار لیگ چهاردهم با بیان اینکه آقایان اطلاعیه داده‌اند که در مورد داوری اظهار نظر نکنیم گفت: از عملکرد ...
توقف پرسپولیس برابر نفت در گام اول/ دایی اولین دو امتیاز را از دست داد - شاگردان علی دایی نخستین دیدار خود در چهاردهمین دوره رقابت های لیگ برتر را در شرایطی با تساوی به پایان بردند که وی در دوره های گذشته بازی های نخست خود را با پیروزی پشت ...
یهود ستیزی برچسب رسانه های آلمانی علیه فعالان ضد صهیونیست - در روزهای اخیر با شدت گرفتن جنایات صهیونیستها در غزه افکار عمومی آلمان با پرسش جدی در باره دلایل حمایت بی چون و چرای دولت این کشور از رژیم صهیونیستی قرار گرقته است.
ماجرای کاریکاتور «آرمان» از منظر یک کارتونست / رحمتی: قضاوت باید فنی باشد - رسانه - یک کاریکاتوریست با سابقه معتقد است، خط قرمز در مورد کاریکاتورها جایی است که جای نقد و توهین تغییر پیدا کند.
حذف 10 میلیون یارانه‌بگیر و فهرست جدید - وزیر امور اقتصادی و دارایی گفت: با شناسایی ۱۰ میلیون نفر از افراد پردرآمد جامعه، به زودی فهرست جدید یارانه‌بگیران اعلام می شود.
وجدان بشری به زودی علیه رژیم صهیونیستی حرکت خواهد کرد - خطیب نماز جمعه این هفته تهران اظهار کرد: اگر اجازه دهند که خبرنگاران آزاد خبرهای واقعی از جنایات اسرائیل در غزه تهیه کنند مردم با فجایع غزه آشنا می‌شوند و حتما مرگ اسرائیل را آرزو خواهند کرد.
پرسپولیس-نفت؛ رونمایی از پرسپولیس جدید در برابر نفت پرامید - پرسپولیس و نفت تهران یکی از آخرین بازی‌های هفته نخست لیگ برتر را در ورزشگاه آزادی انجام می‌دهند. تقابل دایی و منصوریان می‌تواند یکی از بازی‌های زیبای هفته نخست را رقم بزند.
بخشنامه‌ای برای تفکیک جنسیتی نداشته و نداریم - شهرداری تهران هیچگونه دستورا‌لعمل و یا بخشنامه‌ای مبنی بر تفکیک جنسیتی و امثال آن در خصوص نیروی انسانی نداشته و ندارد... به ادعای وزارت کار و تحلیل مکتوبه این وزارتخانه تکریم مقام زن و تحکیم بنیان خانواده در ایران اسلامی باید با کنوانسیون های جهانی هماهنگ باشد که این خود جز بی غیرتی دینی، چیز دیگری نیست.
من شخصا اصولگرا بوده و هستم - برای تحقیق و تفحص از دانشگاه آزاد، یکی دو بار به مجلس رفته‌ام... من استقبال کردم و خیلی خوشحالم از این که چنین کاری صورت گرفته... اموال دانشگاه آزاد چه در دو اساسنامه متعلق به ملت ایران است به این ترتیب که هیچ کس نمی‌تواند از این اموال برای خود مصرف کرده، ضبط کرده و به نام کند... در انتخابات 88 ابداً حامی موسوی نبودم... نتوانستند یک مدرک به دست بیاورند که کسی پولی گرفته و صرف انتخابات کرده...
زمان مراسم تشییع و ختم مرحوم حسین معدنی مشخص شد - مراسم تشییع و خاکسپاری پیکر مرحوم حسین معدنی روز یکشنبه و مراسم ختم وی دوشنبه برگزار می شود.
آیا جنگ غزه در روند مذاکرات هسته ای ایران تاثیر دارد؟ - انرژی‌هسته‌ای - برخی معتقدند که به خاطر جنگ غزه موقعیت رژیم صهیونیستی تضعیف شده است و آمریکا با خیال راحت تر می تواند درباره پرونده هسته ای ایران تصمیم بگیرد.
پاسخ سیف درباره رانت 650 میلیون یورویی - درپی صدور گزارش دادستان دیوان محاسبات درباره پرونده موسوم به "رانت 650 میلیون یورویی" و انتشار گسترده آن در رسانه‌ها، رییس کل بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران با صدور نامه‌ای، ایراداتی را به موارد مطرح شده در این گزارش وارد کرده است.
ایران نقش محوری در خلع سلاح رژیم صهیونیستی ایفا کند - محسن رضایی دبیر مجمع تشخیص مصلحت نظام در نامه‌ای به روحانی با اشاره به جنایات رژیم صهیونیستی در نوار غزه خطاب به رییس جمهور یادآورشد: استقبال مناسب بین المللی ازدولت جنابعالی ، فرصت ارزشمندی برای یک اقدام جهانی را فراهم ساخته و مناسبترین اقدام بین المللی درشرایط فعلی جهان ، خلع سلاح هسته ای و شیمیایی اسرائیل جنایتکار است.
خودروی خورشیدی ایران بهترین تیم مسابقات جهانی آمریکا شد - خودروی خورشیدی "هاوین 2" دانشگاه آزاد اسلامی قزوین، در پایان مسابقات جهانی خودروهای خورشیدی در آمریکا، به عنوان بهترین تیم خارجی مسابقات انتخاب شد.
وضعیت جوی کشور؛ ایران گرمتر می‌شود - مدیر پیش بینی و هشدار سریع سازمان هواشناسی کشور آخرین وضعیت آب و هوای کشور در امروز و دو روز آینده را تشریح کرد.
ایران نیرو به اقلیم کردستان اعزام نکرده است - یک منبع مطلع در وزارت امور خارجه خبر منتشر شده توسط یک روزنامه عرب زبان مبنی بر ورود نیروهای ویژه ایرانی به اقلیم کردستان را تکذیب کرد.
جنگ غزه 1.7 میلیارد دلار هزینه روی دست اسرائیل گذاشته است - روزنامه هآرتس فاش کرد که جنگ اخیر رژیم صهیونیستی علیه نوار غزه هزینه و خساراتی بالغ بر 1.7 میلیارد دلار برای این رژیم در بر داشته است.
افشارزاده: قلعه‌نویی در همه زمینه‌ها از نکونام بزرگتر است - مدیرعامل باشگاه استقلال می‌گوید جواد نکونام باید احترام امیر قلعه‌نویی را حفظ می‌کرد و چنین صحبت‌هایی را علیه او مطرح نمی‌کرد.
سیل در رابر کرمان 2000 نفر را بی خانمان کرد - سخنگوی سازمان امداد و نجات هلال احمر از امدادرسانی به 800 نفر از سیل زدگان خبر داد و گفت: 200 نفر از آنها به مناطق امن انتقال داده شده‌اند.
پاسخ رئیس کل بانک مرکزی به گزارش دادستان دیوان محاسبات - درپی صدور گزارش دادستان دیوان محاسبات درباره پرونده موسوم به رانت 650 میلیون یورویی، رئیس کل بانک مرکزی با صدور نامه‌ای، ایراداتی را به موارد مطرح شده در این گزارش وارد ...


بیشترین بازدیدها - سرویس خبر
Copyright © 2008 - 2014 vista.ir. All Rights Reserved