جمعه ۱ خرداد ۱۳۹۴ / Friday, 22 May, 2015
آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰
منبع : نشریه میثاق مدیران

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
پسران اجاره ای , حقوق کنترلی , گروگان های مصری , جسور , اضطراری ملی , ورود غیر مجاز , تاسیس مدرسه , سوپرلیگ , زن دوچرخه سوار , آستین , بزه کاری , محدودیتهای ترافیکی نوروز , بازی ایفون , تعطیل , بوستان رازی , محبوب ترین بازی ها , دیتمار هامان , پایانه نفتی شمال , بی سوادی , نامه نگاری ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
نقش اطلا‌ع‌رسانی همگانی , به آفتاب شهم گفت هین مکن این ناز , میکلوش یانچو , ای پسر دلربا وی قمر دلپذیر , جدول حجم و تعداد دفعات شیر , فهرست کالاهای قابل صدور ایران به چین , گنجشکی که دنبال پرزورترین می‌گشت , مراسم چهارشنبه‌سوری , جدول میزان و راه‌های انتقال ویروس عامل ایدز , ای که هم آغوش یار حور سرشتی , غزلیات , روابط اجتماعی , حلقهٔ مفقودهٔ ارزیابی و تحقیق , درمان جراحی , از باب‌العشق , خبرگزاری‌های داخلی و خارجی , فیما تری فیما تری یا من یری و لا یری , ای ملک دلم خراب کرده , مزایای سرمایه‌گذاری در بخش تجاری منطقه ویژه اقتصادی سلفچگان , شاه پرندگان ,

گلشیفته فراهانی در فرش قرمز جشنواره کن 2015 - گلشیفته فراهانی با فیلم سینمایی "دو دوست" به کارگردانی لویی گرل بازیگر و کارگردان فرانسوی در پنجاه و چهارمین دوره "هفته بین‌المللی منتقدان کن" شرکت کرده است. گزارش تصویری از گلشیفته فراهانی را ببینید.
گریم متفاوت لیلا حاتمی / تصاویر - گریم متفاوت لیلا حاتمی که به سختی قابل تشخیص است، هنر دست استاد عبدالله اسکندری. و امیرمحمد زند و سارا منجزی پور در ارگ کریم خان زند.
این آزاده نامداری نیست کتیه ! / عکس - آزاده نامداری در واکنش به انتشار عکس گریمش در فیلم «نسیم» نوشت: این یه درد دله، باهمه کسایی که دوسشون دارم، من آزاده نامداری‌ام. چادریم، بخاطر اعتقادم، بخاطر قلبم. این عکس من نیستم، کتیه، تو فیلم جناب شهبازی، میخوام درکم کنید.
رایزنی هسته‌ای در منزل صالحی / عکس - عراقچی در صفحه شخصی‌اش در اینستاگرام با انتشار عکسی از این دیدار نوشت : عيادت كاري! استفاده از فرصت عيادت از استاد عزيز جناب آقاي دكتر صالحي براي پيگيري مباحث مذاكرات.
تصاویری از خودسوزی دختر دانشجو در شیراز! - ﺑﺮﺧﯽ ﺷﻨﯿﺪﻩ‌ﻫﺎ ﺣﺎﮐﯽ ﺍﺯ ﺁﻥ ﺍﺳﺖ ﯾﮏ ﺭﺍﺑﻄﻪ ﻋﺸﻘﯽ ﻭ ﻋﺎﻃﻔﯽ ﻧﺎﻓﺮﺟﺎﻡ ﻋﻠﺖ ﺍﯾﻦ ﮐﺎﺭ ﺑﻮﺩﻩ ﺍﺳﺖ ﻭ ﺁﺧﺮﯾﻦ ﺗﻤﺎﺱ ﺗﻠﻔﻨﯽ ﺩﺍﻧﺸﺠﻮ ﺑﺎ‌‌ ﻫﻤﺎﻥ ﻓﺮﺩ ﻣﻮﺭﺩﻧﻈﺮ ﺑﺮﻗﺮﺍﺭ ﺷﺪﻩ ﮐﻪ ﺩﺭ ﺣﺎﻝ ﺣﺎﺿﺮ ﺍﯾﻦ ﻓﺮﺩ ﺩﺭ ﺑﺎﺯﺩﺍﺷﺖ ﺑﻪ ﺳﺮ ﻣﯽ‌ﺑﺮﺩ.
فقیهه سلطانی پای سفره عقد / تصاویر - سلفی جدید آزاده نامداری با شال و مانتوی جدید در پشت فرمان که به لطف خدا همه چیز سر جایش است و خیلی خندان و بشاش و خوب بنظر میرسد. فقیهه سلطانی و همسر فوتبالیست پای سفره عقد.
وقتی امین حیایی ادای رامبد جوان رو درمیآره... - در برنامه خندوانه اتفاق افتاد.
تصاویر حضور عوامل فیلم ناهید در جشنواره فیلم کن - آیدا پناهنده کارگردان و ساره بیات بازیگر فیلم ناهید از طرف مرکز گسترش سینمای مستند و تجربی و با مساعدت سازمان سینمایی به جشنواره کن اعزام شدند.
همسرم بهترین انتخاب برای من بود / تصویر - گروه هنری-رسانه‌ها: از روزهایی که نخستین آلبوم رسمی رضا صادقی در بازار موسیقی کشور منتشر شد، زمان زیادی می گذرد. اتفاق ها و فراز ...
تصاویر نوزادی که آیات قرآن بر بدنش نقش می بندد ! - هر چند صحت این گزارش قابل تایید نیست اما شبکه‌های خبری کلیپی از یک نوزاد روسی را منتشر کرده‌اند که روی بدن او هر جمعه آیات قرآنی نقش می‌بندد. مادر این نوزاد می‌گوید هر گاه این نوشته‌ها روی بدن فرزندم نقش می‌بندد دچار تب شدیدی می‌شود که پزشکان از پایین آوردن آن عاجز می‌مانند.
لباس عجیب بازیگر ایرانی در جشنواره فیلم کن! - نوید محمدزاده عکسی را به همراه پژمان بازغی در صفحه شخصی خود منتشر نموده است که لباس عجیب این بازیگر تعجب برخی از کاربران را به همراه داشت.
عکس‌های عجیب از ورزشگاه تبریز - هواداران تراکتورسازی لحظاتی شگفت انگیز را در پایان بازی مقابل نفت تجربه کردند.
جنجال غرفه ایران در اکسپو میلان / عروسی غضنفر ! - به نظر می آید مدیران شما، اکسپو جهانی را با "عروسی غضنفر" اشتباه گرفته اند و آنچه برایشان مهم بوده به هیچ عنوان «ایران» نبوده است. و شما باید جوابگو باشید جناب آقای وزیر!
نوشته جنجالی هنرمند ایرانی در گالری نقاشی - یک هنرمند ایرانی با نوشته ای خنده دار و متفاوت بازدیدکنندگان نمایشگاه نقاشی را دست انداخت! اگر چه اقدام او هم هنری بود و هم جالب اما برخی بعد از فهمیدن موضوع نوشته دلخور و شاکی شدند.
شل وپل همه خوشتیپام هستیم. / عکس - عمه بنده از آمریکا آمده بود.. اطرافیانو که می‌دید فکر می‌کرد همه مدلن.. وقتی می‌گفتم ایشون حسابدارن.. یا منشی شرکتن.. یا فروشنده.. تعجب می‌کرد.. می‌گفت اونجا فقط مدلا و هنرپیشه‌ها تا این حد به خودشون می‌رسن..
فیلم دوربین‌های مداربسته هتل تارا در روز حادثه مهاباد - به گواه فیلم منتشر شده از هتل تارا مهاباد، دختر مهابادی پیش از روز حادثه نیز مرتبا به اتاق کارشناس مربوطه رفت و آمد داشته است. چند روز پیش دختر خانمی که در یک هتل مشغول به کار بوده است از طبقه چهارم هتل به پایین پرت می‌شود.
گپ و گفت تاریخی با فرزاد حسنی و آزاده نامداری ! - فرزاد حسنی و آزاده نامداری. از کجا تا کجا. از اعتقادات فرزاد حسنی و نگاه‌های عاشقانه تا کبودی سر و صورت آزاده در این روزها / احساس می کنم دارم یه نمایش می بینم.
اقتصاد آزاد واقعی در واگن‌های مترو تهران - به مرور افرادی که کالای مناسب خریداران عرضه نکنند نتوانند خوب صحبت کنند ظاهر مرتب و تمیزی نداشته باشند از گردونه فروش حذف می شوند. اینجا یک کلاس درس اقتصاد آزاد است.
مقایسه 4 شاسی بلند ارزان قیمت در ایران - تا مدتی پیش اگر با بودجه حدود ۱۰۰ میلیونی قصد خرید خودرویی شاسی بلند داشتید، انتخاب‌های زیادی پیش رویتان نبود، اما اگر میخواهید انتخابی متفاوت و با قیمت مناسب داشته باشید با این گزارش همراه باشید.
اسرار "ابوبکر بغدادی" فاش شد / تصاویر - ابوبکر بغدادی، رهبر گروه داعش در حال حاضر "خطرناک‌ترین تروریست جهان" از سوی دستگاه‌های امنیتی شناخته می‌شود. اخیرا گروهی از گزارشگران آلمانی موفق به جمع‌آوری مدارکی جدید و تاکنون منتشرنشده از زندگی وی شده‌اند.
پربازدیدها
سرک کشیدن به خانه دیگران از پشت پنجره - تصور می‌شود که چون دیوار خانه اختصاصی است، هرکس حق دارد هر تصرفی را انجام دهد و باعث ایجاد اختلال و ایجاد مزاحمت...
خروج 300 هزار میلیارد تومان از اختیار بانک‌ها - در حالی عدم همکاری بانکها در پرداخت تسهیلات به بهانه ای برای انتقادات تند نسبت به عملکرد ضعیف آنها در این بخش تبدیل شده که حداقل ادامه...
چرا احمدی‌نژاد در هیات‌های مذهبی دیده می‌شود؛ «رجعت محمود» - مثلث آنلاین: این رجعت البته از آن رجعت‌ها که احمدی‌نژاد در نامه خود بعد از مرگ چاوز نوشت نیست، احمدی‌نژاد رجعت کرده است، اما نه از عالم مافوق به عالم مادون. او بار دیگر به پایگاه اجتماعی خود بازگشته است.
برخی خیال می‌کنند با رفع تحریم‌ها، دشمن دست از دشمنی برمی‌دارد - خطیب نماز جمعه این هفته تهران با بیان اینکه مسئله زنده امروز ما مسئله هسته‌ای است، آن را مسئله‌ای سرنوشت‌ساز دانست.
میوه مسموم اوباما برای اعراب - نشستی که مایه عصبانیت بیشتر شدمیوه مسموم اوباما برای اعراباز رفتارهای اوباما می توان شک به وجود معادله ای شیطانی و ترسناک برد که گویی لقمه ای سمی برای اعراب تدارک دیده و برخی از سران عرب هم ندانسته یا دانسته از روی خیانت با لذت هر چه تمام تر در حال خوردن آن هستند
کاخ سفید: هم اکنون فشار روی ایرانی هاست / منتظریم که آنها تا سی ام ژوئن تعهدات لازم را بدهند - نکته ای که رئیس جمهور به آن اشاره کرده این است که او به دنبال امضاء یک توافق بد با ایران نیست.این یک نکته است. او به این حقیقت توجه دارد که پس از دهها سال که این توافق عملی شد آنگاه مردم تاثیرات آنرا بر روی امنیت ملی کشورمان و هم پیمان نزدیکمان در منطقه یعنی اسرائیل خواهند دید.
روز سرنوشت بسکتبال رسید/ رقابت مشحون با 15 چهره جدید - سرنوشت ریاست فدراسیون بسکتبال فردا دوم خرداد در آکادمی ملی المپیک روشن می شود. رقابت مشحون رئیس سابق فدراسیون و چهره های جدید تنور این انتخابات را داغ کرده است.
خسروی: گزارشگر تلویزیون تبریز مشکل دارد/ تراکتوری‌ها به جای فغانی یقه آندو، تونی و لک را بگیرند - پیشکسوت داوری فوتبال کشورمان گفت: گزارشگر تبریز مشکل دارد چون همیشه علیه داوران حرف می‌زند. وقتی صحنه‌ای را ۷۰ هزار نفر و داور ندیدند، دیگر مشکلی وجود ندارد.
ترفند تامین‌ اجتماعی برای دریافت حق بیمه بیشتر و سکوت مسئولان! - باید به کارفرمایان حق داد که از اعمال ناگهانی چنین تصمیمی آن هم به صورت اجباری شوک زده شوند چراکه می‌دانند اگر از پرداخت این مبلغ سرپیچی کنند از یکسو ممکن است در کوتاه مدت ارسال گزارش های ماهانه شان به صورت آنلاین غیر ممکن شده و وارد مجادله ای نفس گیر شوند و از سوی دیگر آگاهند که در حسابرسی های دوره ای بابت تاخیرها با جریمه های سنگین مواجه خواهند شد!




Copyright © 2008 - 2015 vista.ir. All Rights Reserved