چهارشنبه ۳ شهریور ۱۳۹۵ / Wednesday, 24 August, 2016

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی


آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟

مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰

منبع : نشریه میثاق مدیران

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
فنی و ارتقایی , نماد پالایشی , توان عملیاتی ایران , ژاپنتصاویر , عرصه موسیقی , انرژي , گاری , بنیاد مستضعفان , زنان کویتی , برقی سازی , کلود مونه , لانه جاسوسی آمریکا , وزیر محیط زیست لبنان , صفر , بانوان نخبه , بیانشی , جاذبه های گرشگری استان , الیور استون , تجمیه بیمه ها , فرودگاه بین الملل , مکاتب اقتصادی , سام ون آکن , چزابه , الهه عرب عامری , مجتبی حیدرپور , گاز خانگی , سیاستگذاری , مثلث طلایی , فرشته زمانی , برگ های ناخوانده , امیرحسین واحدپور , صدوذ سلاح به عراق , تصویرگران , هونان , ستاره رم , ابنبات , زائرین دانشجو , مهمان نود , معاونلن , بررسی اوضاع , مداحی آهنگران , حجم نقدینگی , ماتیلدا , تولیدات خلاق , قاچاقچیان اعضای بدن , 8 هزار , مدیر تیم ملی امید , آرامستان های متروکه , جودو المپیک , زلزله نگاری ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
رژیم غذائی کودک بیمار , اپیدمیولوژی , محل رشد و پراکنش , ۱۸۰۳ م. انتشار روزنامه در استرالیا , مخلصه , افت اخلاقی , بالبدیهه در مدح ابوالهیجا خاقان اکبر منوچهر بن فری... , تالار عاج , بیان آنک عمارت در ویرانیست و جمعیت در پراکندگیست و ... , ساختمان شیمیائی , آغاز داستان (۳) , کتاب‌های مربوط به اخلاق و امثال , ازوتروپی غیر تطابقی اکتسابی , میزان (Rate) , حکایت امیرالمومنین علی (ع) و سیرت پاک او , درنکوهش فقهای دون , زری‌بافی، استان اصفهان , جدول فراوانی ۴ حالت برای پنج‌ گویه , در نیایش خداوند , دو (۳) ,

برخی منابع مهم خبری
khademnews.com خادم , estekhdam.com استخدام , asreazadi.com عصر آزادی , noandish.com نواندیش , rahemardomnews.com راه مردم , azadinews.ir آزادی , chn.ir میراث فرهنگی , donyayesanat.com دنیای صنعت , iribtv.ir صداوسیما , sibna.ir سیبنا , ashtidaily.com فرهنگ آشتی , pamnews.ir پام , farhangnews.ir فرهنگ نیوز , salamatnews.com سلامت , sokhanonline.ir سخن آنلاین , mashreghnews.ir مشرق نیوز , naghdnews.com نقدنیوز , sabernews.com صابرنیوز , foodna.ir فودنا , sarihnews.com صریح , teyf.ir طیف , asianews.ir روزنامه آسیا , farnet.ir فارنت , dolat.ir دولت , salameno.ir سلام نو , 8sobh.ir هشت صبح , golagha.ir گل آقا , mizanonline.ir خبرگزاری میزان , itanalyze.com آی تی آنالیز , emrouzin.com امروزین ,

وبگردی
سانسور رییس جمهور در صدا و سیما - قطع پخش مستقیم سخنان رییس جمهوری در جمع پزشکان از شبکه خبر صدا و سیما که در آستانه هفته دولت اتفاق افتاد در عین این که موضوع تازه ای نیست اما در خور تأمل است.
غرامت پژو به ایران خودرو تعلق می گیرد یا خریداران خودرو؟! - شرکت خودروسازی پژو، پرداخت غرامت برای خارج شدن از ایران بعد از گسترش تحریم ها در سال 2012 را آغاز کرده است. نکته مهم اینکه قرار است این غرامت به شرکت ایران خودرو پرداخت شود. اما معمولاً غرامت را به کسانی می دهند که ضرر و زیانی به آن ها رسیده باشد!
10 نکته درباره کلیپ میلیاردی تلویزیون - در پس زمینه تصویر یک مجتمع بزرگ و مدرن هسته‌ای دیده می‌شود در حالی که در جلوی آن، مردمانی در «کپر» و در خانه‌هایی محقر و فقیرانه زندگی می‌کنند و کودکانی که با یک توپ روی ماسه‌ها بازی می‌کنند! این تصویر چه پیامی را به مخاطب القاء می‌کند؟
ازدواج بازیگر زن مشهور با مردی ۲۰سال بزرگتر از خودش / عکس - لادن مستوفی بازیگر سرشناس و معروف سینما با ۲۰ سال اختلاف سنی همسر شهرام اسدی کارگردان با ذوق سینما است.
دوجوان یاسوجی همزمان خود را حلق آویز کردند. / عکس - گفتنی است وصیت نامه ای منتسب به این دو جوان نیز در خودروی پارک شده در محل وقوع حادثه پیدا شده است. در این وصیت نامه خستگی از دنیا علت پایان دادن به زندگی عنوان شده است.
تَمسخُرِ لیلا رجبی، قهرمان ملی پرتاب دیسک در پخش زنده! - لیلا رجبی، قهرمان ملی و نماینده پرتاب وزنه کشورمان در المپیک ریو توسط مجری شبکه ورزش که اوجِ دوران ورزشی جنابِ مجری، خواندن اخبار ورزشی بوده! به دلیل خونسردی، به بی غیرتی متهم شده و مورد تمسخر قرار می گیرد!
رامين‌ها از هم تبری می جويند! - عروس از پدر همسر اعلام برائت كرده و پدر از پسر. محمدعلی رامین، تئوريسين موبور و چشم‌آبي نفي هولوكاست در دولت احمدي‌نژاد كه حالا پدرشوهر مهناز افشار، هنرپيشه سينما، هم شده است، به خبرگزاري فارس گفته: «هر انسانی در تعیین سرنوشت خویش مختار و مستقل است و هیچ پدری را به خاطر پسرش پاداش نمی‌دهند و هیچ پسری را به‌ خاطر پدرش مجازات نمی‌کنند.
ویدیو: ضجه های دو متجاوز در یک قدمی حکم اعدام - ویدیو: ضجه های دو متجاوز به زن های شوهردار در یک قدمی حکم اعدام/ دوپسر به بهانه مسافرکشی ناموس دزدی کردند
برخورد وحشیانه با اجساد بالگرد روسی / فیلم - یک فروند بالگرد روسیه از نوع ام.آی.8 در ریف جنوبی استان ادلب سوریه سرنگون شد. وزارت دفاع روسیه در بیانیه‌ای سقوط این بالگرد را تأیید کرد اما هنوز از سرنوشت پنج سرنشین آن که سه تای آن جزء کادر پروازی و دو نفرشان مأمور بوده‌اند، خبری در دست نیست.
عکس/ پیدا شدن حیوانی عجیب در ملایر - یک حیوان شبیه به شیر در روستای علی آباد دمق از توابع شهرستان ملایر پیدا شد. این حیوان تیر خورده که به نظر می‌رسد حال مساعدی ندارد، توسط اهالی در باغات سر اوسولا دیده شده و پس از آن به کارکنان سازمان حفاظت از محیط زیست تحویل داده شده است.
ستاره‌ها در جشن حافظ / فیلم - شانزدهمین جشن سینمایی تلویزیونی حافظ که پیش از این قرار بود 28 تیرماه برگزار شود، پس از وقفه ای چند روزه، در تالار وحدت برگزار شد.
مهران مدیری دلایل مجرد ماندن خانم بازیگر را کشف کرد! - الهام حمیدی بازیگر زن سینما و تلویزیون ایران مهمان برنامه دورهمی مهران مدیری شد تا گپ و گفت متفاوت و البته بامزه ای میان او و مجری برنامه اتفاق بیفتد.
شلوار عجیب این بازیگر سوژه شد! - سیاوش خیرابی بازیگر مجموعه های روتین تلویزیونی در مراسمی اکران خصوصی یک فیلم سینمایی با ظاهری عجیب ظاهر شد.
کشته شدن دختر جوان توسط پدر در خوی / فیلم - پدر بی رحمی با شلیک گلوله فرزند دخترش را در انتهای بلوار ولیعصر، نرسیده به میدان ولایت فقیه خوی به قتل رساند. به گفته شاهدان عینی در این تیراندازی فرزند دختر خانواده در دم کشته شده است. علت این جنایت هنوز مشخص نشده و کارشناسان پلیس آگاهی در حال بررسی صحنه جرم هستند.
    پربازدیدها