یکشنبه ۴ مهر ۱۳۹۵ / Sunday, 25 September, 2016

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی


آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟

مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰

منبع : نشریه میثاق مدیران

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
افراد قوی از نظر روانی , عیادت وزیر بهداشت , عطالهی , مدرن , تن، , مریم مجتهدزاده , یورابیا , گلاب گیری , فشنگ , سردار مومنی , آبشار , مدیرکل آژانس , طرح های خلاق , فرهنگ انقلابی , تبلیغات انتخابات مجلس , هیجانات منفی , یادواره شهداهراتی , رییس دفتر رهبری , ستوان یکم , شرکت توزیع , فلسفه درمانی , شبکه گذاری , استفانو , غذای خوشمز , شرق؛ , افقهی , برنامه اقتصادی , آسانسور , تيتراژ , رییس سازمان حفاظت محیط زیست , مرج , مخدر شیشه , هومن گامنو , وویسیچ چزنی , شکر خداوند , مراسم سالگرد شهید شهریاری , نانو غشا , آپدیت بایوس , خودنگاری , ده هزار تومانی , سایت علمی , گسترش همکاری های نظامی , راه علاج , اسوشیتدپرس , 24 فوریه , ادوات , امیر ایزدی , سنگینی , ایرج , تپه میرک ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
مدیریت خدمات بهداشتی درمانی , حکایت پیرمرد و تحسر او بر روزگار جوانی , ایجاد امنیت روانی , لاله , ساختار استخوانی , آمدن نایب قاضی میان بازار و خریداری کردن صندوق را ا... , خوشا کسیکه ز عشقش دمی رهائی نیست , ارزیابی پرنده از نظر سلامتی و وضعیت ظاهری , بهداشت برای همه (HFA) , هجر خدایا بس است زود وصالی بده , آزمایشات پزشکی متداول در دوران حاملگی , ایستگاه‌های دریافت و پخش رادیو , مقطعات , کسی که غیر این سوداش نبود , حساسیت و مقاومت در مقابل بیماری , همانژیوم مشیمیه , اگر گلاله مشکین ز رخ براندازی , نوزدهم , خرم‌آباد , اگر به خشم شود چرخ هفتم از تو بری ,

برخی منابع مهم خبری
ashtidaily.com فرهنگ آشتی , yjc.ir باشگاه خبرنگاران , borhan.ir برهان , literature.journals.modares.ac.ir نقد ادبی , parlemannews.com پارلمان نیوز , zoomit.ir زومیت , 7sobh.com روزنامه هفت صبح , 9day.ir 9 دی , vatanemrooz.ir روزنامه وطن امروز , gooyait.com گویا آی تی , esfahanemrooz.ir اصفهان امروز , ibna.ir خبرگزاری کتاب ایران , smtnews.ir روزنامه صمت , simafilm.ir سیما فیلم , mosalas.ir مثلث , otaghkhabar24.ir اتاق خبر 24 , daynews.ir دی , khabarnew.ir خبرنو , eghtesadnews.com اقتصادنیوز , shafaf.ir شفاف , salamatnews.com سلامت , resalat-news.com روزنامه رسالت , irannaz.com ایران ناز , kanoonnews.ir کانون پرورش فکری , edunews.ir آموزش , yalasarat.com یالثارات , shefanews.com شفا نیوز , aftabeyazd.ir روزنامه آفتاب یزد , rahedaneshjou.ir راه دانشجو , emrouzin.com امروزین ,

وبگردی
چگونه به آسانی قاچاقچی شویم! اینجا بندر شهید رجایی است - اوایل مردادماه ۹۵ بزرگ‌ترین کشف قاچاق کشور توسط نیروی انتظامی اعلام شد. بیش از ۲۱۰ کانتینر به ارزش بیش از ۱۹۰ میلیارد تومان که از منطقه ویژه اقتصادی بندر شهید رجایی (در نزدیکی بندرعباس) وارد کشور شده بود.
عکس/ کانال مثبت هجده با ۵۰۰ هزار بازدید - "اینجا هم کانال بود،توش هم پر از صحنه های +١٨ بود... اما چند نفر بودن که عضوش بشن!؟
جمله باورنکردنی ابراهیم حاتمی کیا، پیمان معادی را هم شوکه کرد - جمله باورنکردنی ابراهیم حاتمی کیا، پیمان معادی را هم شوکه کرد/شکایت ترانه علیدوستی و مانی حقیقی از یالثارات/استرس ستاره زن سینما و کنایه تند رضا کیانیان به وزیر ارشاد/مفصل ترین گزارش از سیاسی ترین جشن تاریخ منتقدان سینما
بهاره رهنما: باورم نمی شد آن خانم نماینده مجلس این شکلی حرف میزند - بهاره رهنما هنرمند خوب کشورمان که این روزها با نمایش بزهایی که به زن ها خیره شده اند در تماشاخانه ایرانشهر روی صحنه می رود، به بهانه این نمایش دلچسب و پرفروش مهمان گفتگو با شبکه تی وی پلاس شد تا هم از دلایل انتخاب کار جدید ایوب آقاخانی برایمان بگوید هم مثل همیشه بحث هایی درباره دفاع از حقوق زنان، اتفاقات شبکه های اجتماعی و داستان هایی که در سال های اخیر برایش پیش آمده حرف بزنیم.
دختر پرسپولیسی دوباره به ورزشگاه رفت/ عکس - حانيه، دختري كه قبلا از سوي يك كاربر اينستاگرامي به دليل حضور در استاديوم تهديد به قتل شده بود، روز گذشته هم به ورزشگاه رفت و دربي را از نزديك تماشا كرد.
گافی که رکوردشکنی «سیامند رحمان» برملایش کرد! - دقت در تصاویر ثبت شده از لحظات دریافت مدال دیگر ورزشکاران ایرانی نشان می‌داد که درج عبارت خلیج فارس روی لباس هایشان ممنوعیتی نداشته و به عبارت بهتر، سیاسی تفسیر نشده است. همان گونه که درج نام پهنه آبی وسیع شمال کشورمان، یعنی دریای خزر روی لباس ملی پوشان پارالمپیکی حاشیه ای به دنبال نداشته و به سانسور منجر نشده است.
سعید مرتضوی: از شهدای مظلوم کهریزک عذرخواهی می کنم - اینجانب به عنوان دادستان وقت تهران در پیشگاه خداوند و وجدان خود از وقوع این حادثه هولناک در شکل‌گیری آن هیچ عمدی نبوده، ابراز شرمندگی می‌کنم.
واکنش دیدنی تماشاگران به افتادن مشعل پارالمپیک - تشویق بی امان تماشاگران برای فردی که به دلیل معلولیت مشعل پارالمپیک 2016 از دستش می افتد اما مجددا آن را از زمین برمی دارد.
رونمایی از یک مدل قدیمی رنو توسط پارس خودرو - از خودروی جدید رنو در ایران که "رنو ساندرو استپ وی" نام دارد، رونمایی شد، این خودروی جدید که توسط شرکت "پارس خودرو" تولید می‌شود دارای موتور ١٦٠٠ ، 16 سوپاپ با ١٠٥ اسب بخار قدرت است. پلت فرم این خودرو با ابعاد کمی بزرگتر با رنو ساندرو مشترک است. رنو استپ وی در ٦ رنگ مشکی، سفید، قرمز، آبی، خاکستری و نقره‌ای تولید خواهد شد.
تشییع پیکر زنده‌یاد داوود رشیدی - مراسم تشییع پیکر زنده‌یاد داوود رشیدی صبح یکشنبه هفتم شهریور با حضور هنرمندان و مردم در تالار وحدت برگزار شد.
حضور عزت‌الله انتظامی در منزل داود رشیدی - عزت‌الله انتظامی بازیگر سینما و تئاتر ایران برای ابراز همدردی با خانواده‌ی داود رشیدی به خانه این هنرمند فقید رفت.در پی درگذشت داود رشیدی طی دیروز و امروز برخی چهره‌های فرهنگی و هنری به دیدن خانواده این هنرمند، رفتند.عزت‌الله انتظامی نیز با همراهی مجید انتظامی (پسرش) عصر ۶ شهریور ماه در منزل داود رشیدی حاضر شد.
سیگار کشیدن مهران مدیری در نشست خبری - نشست خبری فیلم سینمایی " ساعت ۵ عصر " به کارگردانی مهران مدیری در هتل هما
ویدیوهایی از بازداشت تتلو، دلیل بازداشتش و حامیانش! - ویدیوی دیدنی از پنج دقیقه سوال پیچ کردن معاون زنِ رئیس جمهور در تلویزیون / ویدیویی از بازی سیاسی ترکیه با کارت سوریه؛ از دیگر ویدیوهای این بسته خبری است.
10 نکته درباره کلیپ میلیاردی تلویزیون - در پس زمینه تصویر یک مجتمع بزرگ و مدرن هسته‌ای دیده می‌شود در حالی که در جلوی آن، مردمانی در «کپر» و در خانه‌هایی محقر و فقیرانه زندگی می‌کنند و کودکانی که با یک توپ روی ماسه‌ها بازی می‌کنند! این تصویر چه پیامی را به مخاطب القاء می‌کند؟
ازدواج بازیگر زن مشهور با مردی ۲۰سال بزرگتر از خودش / عکس - لادن مستوفی بازیگر سرشناس و معروف سینما با ۲۰ سال اختلاف سنی همسر شهرام اسدی کارگردان با ذوق سینما است.
دوجوان یاسوجی همزمان خود را حلق آویز کردند. / عکس - گفتنی است وصیت نامه ای منتسب به این دو جوان نیز در خودروی پارک شده در محل وقوع حادثه پیدا شده است. در این وصیت نامه خستگی از دنیا علت پایان دادن به زندگی عنوان شده است.
پربازدیدها