جمعه ۴ فروردین ۱۳۹۶ / Friday, 24 March, 2017

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی


آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟

مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰

منبع : نشریه میثاق مدیران

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
رافت اسلامی , تلفات و خسارات سیل , شورای عالی اصلاح‌طلبان , عبدالرضا مظلومی , چرخه، , سودگیری , مرد واقعی , داروی ثبت شده , اسکوتر برقی , دهیاران , شماره تماس وایبر , مشهدی , علی تفرشی , طویل‌ترین , شهر تفت , سازمان صنعت و معدن و تجارت , وبزا , داروهای شیمیایی , دانشمندان برجسته , بهشت مادران , فیصل‌المقداد , باغات , بهزیستی مازندران , طراحی و ساخت , برنامه نوبهار , سفرهای نوروزی , گربه سان , نگار جواهریان , اداره کل امور بانوان استانداری لرستان , دیدار روحانی با احسان خواجه امیری , کارگاه تریکو , گزیدگی , دشواری , تسلیم کردن , دادگاه توکلی , موادغیرمجاز , مراسم 22 بهمن , فرماندار دشتی , جاده‌های کوهستانی , عماد مغنیه , یاغ , دانشگاه جامع , دنیای متضاد , دستگاههای امنیتی کویت , پرتوکاران , آرش طاووسی , رقابتهای فوتسال , کلکته , دو و میدانی روسیه , تبصره 20 ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
لیدوکائین (گزلوکائین ۱%ـ ۲%) - LIDOCAINE HCL (Xylocaine 1% - 2%) , حوادث احتمالى , پرتره‌(تک چهره) , جدول درمان هیپرکلسمی شدید , تشخیص , نمایندگی‌های خارجی در مالزی , دلی که بسته‌ی زنجیر زلف یاری نیست , لیمو , خاقانی > خاقانی , آفریقا (۲) , تمرین بازیابی , آرامگاه عبدالله خفیف , پی‌ریزی بنادهای رفاه ملی ۱۹۳۹-۱۹۰۰ , بیان آنک کشتن و زهر دادن مرد زرگر به اشارت الهی بود ... , اتحادیه دمکراتیک مدنی (Civic Democratic Alliance) (ODA) , نکاح بندان (عقد) , رفتن اسکندر به غار کیخسرو , قوه مجریه , جهان عشق ندانم چه زیر سر دارد , بعد جسمی یا فیزیکی ,

برخی منابع مهم خبری
bimehnews.ir بیمه , ebtekarnews.com روزنامه ابتکار , tarashe.com تراشه , sedayeeghtesad.ir صدای اقتصاد , siasatrooz.ir روزنامه سیاست روز , salamati.ir سلامتی , dolatebahar.com دولت بهار , niksalehi.com نیک صالحی , shafaf.ir شفاف , zibakalam.com زیباکلام , hemayatonline.ir روزنامه حمایت , bashgah.net باشگاه اندیشه , iran-varzeshi.com روزنامه ایران ورزشی , favanews.com فاوا , seraj24.ir سراج 24 , iraneconomist.com ایران اکونومیست , goftarnews.ir گفتار نیوز , gooyait.com گویا آی تی , ireconomy.ir اقتصاد ایرانی , rouzegareno.ir روزگارنو , eshetab.com شتاب , asreazadi.com عصر آزادی , shabakeh-mag.com مجله شبکه , itiran.com آی تی ایران , tebyan.net تبیان , baztaab.com بازتاب امروز , chidaneh.com چیدانه , ashpazonline.com آشپزآنلاین , pcparsi.com پی سی پارسی , salameno.ir سلام نو ,

وبگردی
احمدی نژاد دست بردار نیست
احمدی نژاد دست بردار نیست - محمود احمدی نژاد رئیس دولت نهم و دهم در پیامی انتخاباتی از منع کاندیداتوریش توسط رهبری گفت،نقدی بر دولت یازدهم داشت و برخلاف صحبت قبلی اش مبنی بر عدم حمایت از نامزدی در انتخابات از حمید بقایی اعلام حمایت کرد.
بازیگر ایرانی دختر شایسته کانادا شد +عکس
بازیگر ایرانی دختر شایسته کانادا شد +عکس - سحر بی نیاز در سال 1365 در تهران بدنیا آمده و پس از چندسال به همراه خانواده اش به کانادا مهاجرت کرده است.
افشاگری های خبرگزاری فارس در مورد شبکه من و تو !
افشاگری های خبرگزاری فارس در مورد شبکه من و تو ! - فیلم/ سکوت یک ساله «سولماز» شکست/ مسائل جنسی عامل تعیین کننده برای ماندن در استیج!
جنجال خوردن مغز انسان توسط خبرنگار CNN
جنجال خوردن مغز انسان توسط خبرنگار CNN - خبرنگار CNN در جریان ساخت مستندی درباره طایفه آدمخوار هندو مجبور شد تکه ای از مغز پخته ی یک انسان را بخورد.
احمدی نژاد انگلیسی حرف زد /  رحیم مشایی درخت شد
احمدی نژاد انگلیسی حرف زد / رحیم مشایی درخت شد - بالاخره یک نفر در هواپیمایی ایران تاوان داد؛ از دیگر ویدیوهای این بسته خبری است. «به اضافه تابناک»، شنبه تا پنجشنبه به استثنای تعطیلات رسمی، پس از ساعت ۲۰:‌۰۰ برای مشاهده مخاطبان در «تابناک»‌ منتشر می شود
لحظه اعلام نام اصغر فرهادی برای اسکار
لحظه اعلام نام اصغر فرهادی برای اسکار - انوشه انصاری که به نمایندگی از اصغر فرهادی برای دریافت جایزه روی صحنه رفت پیام فرهادی را خواند. فرهادی در پیام خود نوشته بود: "غیبت من در این مراسم به احترام مردم کشورم و همه کسانی است که به طرز غیر محترمانه‌ای از ورودشان به آمریکا جلوگیری شده است."
نمایندگان فرهادی در مراسم اسکار
نمایندگان فرهادی در مراسم اسکار - خانم انصاری شالی را نیز با طرح عکس فضایی ناسا از شهر مشهد به روی لباس خود انداخته بود.
جشن تولد مدیرعامل کبیر! بانک سرمایه
جشن تولد مدیرعامل کبیر! بانک سرمایه - هنوز معلوم نیست در حالی که حجم معوقات این بانک به رقم نجومی هفت هزار و هشتصد میلیارد تومان میرسد و در صورتهای اخیر مالی وضعیت بانک زیان ده ارزیابی شده است، این مراسم جشن با چه انگیزه ای برگزار شده است؟
اعتراف تكان دهنده رييس مجمع تشخيص مصلحت!
اعتراف تكان دهنده رييس مجمع تشخيص مصلحت! - اگر مردم نیازمند باشند، نان شب نداشته باشند، نتوانند بچه‌هایشان را به مدرسه بفرستند و خانه‌ای برای زندگی نداشته باشند، معنایش همان حدیث امام علی (ع) است که فرمود: نزدیک است که فقر به کفر بیانجامد. همان طور که الان هم می‌شنویم که عده‌ای به دلیل نیازهای شدید اقتصادی‌شان دست از مذهب برداشته‌اند.
لاله، شهلا و سومین زن...
لاله، شهلا و سومین زن... - جنس و طبقه و خاستگاه و روح این زنان کاملا متفاوت است و به بهانه آن می توان پرسید آیا مردها عاشق جسم یک زن می شوند اما زن ها عاشق روح و درون یک مرد؟
گفتگوی جنجالی علی معلم و صادق زیباکلام
گفتگوی جنجالی علی معلم و صادق زیباکلام - صادق زیباکلام هم همفکر مسعود فراستی شد.
داچیای رومانی با نام رنو دو برابر قیمت جهانی
داچیای رومانی با نام رنو دو برابر قیمت جهانی - در کشور ما علاقه‌مندان به دنیای خودرو بسیار زیاد هستند و همین امر سبب شده تا اخبار مربوط به تازه واردان این صنعت به دقت مورد پیگیری قرار بگیرد.
 تصويری دیده نشده از آيت الله هاشمی
تصويری دیده نشده از آيت الله هاشمی - انتخاب - این تصویر مربوط به سفر آیت الله هاشمی به شمال است
عکسی دیده نشده از آخرین جشن تولد آیت‌الله هاشمی
عکسی دیده نشده از آخرین جشن تولد آیت‌الله هاشمی - به گزارش جماران، عکسی مربوط به جشن تولد 82 سالگی آیت الله هاشمی رفسنجانی(ره) در کنار همسرش عفت مرعشی در شبکه های اجتماعی منتشر شده است.
    پربازدیدها