سه شنبه ۸ اردیبهشت ۱۳۹۴ / Tuesday, 28 April, 2015
آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰
منبع : نشریه میثاق مدیران

مطالب مرتبط
وبگردی
جنجال اپیلاسیون و مجری بی‌بی‌سی فارسی - ستار سعیدی مجری تلویزیون بی‌بی‌سی فارسی در صفحه رسمی خود در توئیتر نوشت: اپیلاسیون هم به کیس‌های پناهندگی اضافه شد.
اشکهای خانزاده در کنار عذرخواهی از مردم - بنابر هماهنگی قبلی ، گزارشگر شبکه خبر امروز بعد از جلسه انضباطی در دفتر باشگاه حاضر شد و با کریم باقری ، محمود خوردبین ، محمدحسین نژاد فلاح و محمدرضا خانزاده به گفت و گو پرداخت که این بازیکن در حین مصاحبه بغض کرد و گریست .
مصاحبه شنیدنی علی دایی در انگلستان - یکی از اعضای هیات مدیره فایل صوتی یکی از جلسه‌ها را در اختیار من قرار داده و اگر بخواهم این فایل را در اختیار مردم قرار بدهم، واقعا معلوم نیست که چه خواهد شد؟!
فرهاد مجیدی در حال کتاب ورق زدن !! / تصاویر - تقریبآ باورکردنی نیست. بعد از هزارن عکس در رستوران و باشگاه بدنسازی و گردش و تفریح بالاخره یک عکس از فرهاد مجیدی در حال ورق زدن یک کتاب دیده شد.
درگیری کریم باقری با پیام صادقیان / تصاویر - بازیکن پرحاشیه پرسپولیس در حاشیه بازی تیمش برابر سایپا جنجال آفرید. بعد از اینکه پیام صادقیان در ترکیب پرسپولیس مقابل سایپا به میدان نرفت و با برخی درگیری پیدا کرد با دستور برانکو از پرسپولیس اخراج شد.
نقاشی یکی از هواداران مهناز افشار / تصاویر - سلفی نیکی کریمی در خیابان ولیعصر. سلفی حامد کمیلی در اتاق گریم که خبر از یک کار جدید میدهد. پوستر تور آمریکایی کنسرت بنیامین. میترا حجار در پشت صحنه تئاتری با هنرنمایی لادن مستوفی. و عکس هنری آزاده ریاضی بازیگر کهنه کار سریال‌های ایرانی.
فیلم خارج کردن جنین از مغز یک زن ! - زنی برای خارج کردن یک تومور از مغزش تحت عمل جراحی قرار گرفت، اما پس از عمل با واقعیت شگفت انگیزی مواجه شد. در مغز او به جای یک تومور با جنین دوقلوی او مواجه شدند، که مو، دندان و استخوان داشت !
فیلم حمله خانزاده به هوادار پرسپولیس در قطر - در این فیلم بازیکنان پرسپولیس مشغول خروج از ورزشگاه و سوار شدن به اتوبوس هستند که هواداران خطاب به بازیکنان چیزهایی می‌گویند که در یک نمایش ضعیف با ۳ گل مغلوب لخویا شده‌اند.
کشته تصادف پورشه نوه آیت الله / عکس - پسرجوانی که کنار پریوش اکبرزاده درتصادف پورشه کشته شد محمدحسين ربانی نوه آیت‌الله ربانی شیرازی بود.
آزاده نامداری: چرا آن عکس را منتشر کردم؟ - پس از حواشی بسیاری که پیرامون جدایی آزاده نامداری و فرزاد حسنی پیش آمد، آزاده نامداری عکسی از خود در اینستاگرام منتشر کرد که جنجالهای تازه ای را به دنبال ...
رونی کلمن قهرمان بدنسازی جهان در گلزار شهدا ! - رونی کلمن قهرمان بدنسازی جهان پس از حضور در ایران صبح امروز پنج شنبه در گلزار شهدای بهشت زهرا (س) حضور یافت.
فیلم اعترافات یزدان‌پناه درباره آقازاده معروف - در سال ۹۲ و آنهم در ایام رسیدگی به پرونده کرسنت در لاهه و درست هنگامی که قرار بود با شهادت در دادگاه گره کور این پرونده عیله ایران را باز کند،خبر ناپدید شدنش همه را شوکه کرد. او عباس یزدان‌پناه است.
تراژدی پریوش اکبرزاده کشته تصادف پورشه - مشتی مردم پست و رذل ریختند در صفحه یک دختر جوان مرده ، و تمام عقده‌های خود را بر یک مرده خالی میکنند!! فحاشی‌های غیرقابل باور! یعنی بد فحش نمیدهند که!! وحشیانه فحش میدهند!! سمفونی عقده و کینه و حقارت و رذالت و پستی است. اوج حماقت و بلاهت را به نمایش گذاشته‌اند.
گزارشی از جدیدترین بیزنس علی دایی و برادرانش - علی دایی ستاره فوتبال ایران و جهان که بعد از کنار گذاشتن فوتبال روزهای آرامی را تجربه می کند، در تازه ترین تجربه بیزنسی خود با برادرانش محمد و بهزاد دایی، سفره خانه و فست فودی مجلل در خیابان امیرآباد تهران افتتاح کرده‌اند.
سحر قریشی مدل صورت و لوازم آرایش ! / تصاویر - تصاویری که این روزها چهرها به همراه سگهایشان از خود در فضای مجازی منتشر میکنند. و همچنین عکس آتلیه‌ای رضا رویگری و همسرش. آرش نوذری و عکسی از کاراکتر خویش در سریال در حاشیه.
فیلم لحظه تصادف مرگبار قهرمان اتومبیلرانی ایران - متأسفانه خودرو " بی ام و" قبل از تصادف، در بزرگراه همت با سرعت 176 کیلومتر در حرکت بود. این خودرو در ساعت 36 دقیقه بامداد، با سرعت بالا از باند کندرو حرکت می‌کرد که به علت تغییر مسیر ناگهانی، با گاردریل باند سرعت برخورد کرد.
پورشه پسر امیر قلعه نویی بعد از تصادف با درخت - یک دستگاه پورشه که قبلا متعلق به پسر امیر قلعه نویی بود با درخت برخورد کرد و یکی از سرنشینان آن در دم فوت شد.
لیلا اوتادی با تیپ جدید در اینستاگرام / تصاویر - با آخرین تصاویر از الهام پاوه نژاد، بهنوش بختیاری، رضا یزدانی، مونا فرجاد، روناک یونسی، ... و همچنین سلفی نرگس محمدی با گلشید بحرایی گریمور معروف.
زیباترین زن خلبان جهان در افغانستان / تصاویر - روزنامه عامه پسند بیلد در آلمان در اقدامی تازه تصاویری از یک زن خلبان افغان به نام نیلوفررحمانی منتشر کرده و از وی به عنوان زیباترین خلبان زن جهان یاد کرده است.
فیلم یک عروسی در میان جواهر و طلا ! - عبدالمالک هم زن گرفت ! شاهزاده برونئی ۳۱ ساله با همسر ۲۲ ساله اش پیمان ازدواجی در قصر ۱۷۸۸ اتاقی بستند. تمام لباس عروس و داماد از نگین و جواهر بود.
پربازدیدها
مشکل تردد معلولان در معابر عمومی/ معلولان در اولویت نیستند - عضو کمیسیون اجتماعی مجلس با اشاره به اینکه اماکن و معابر شهری برای تردد معلولان مناسب سازی نشده است ، گفت: این افراد در اولویت برنامه های مسئولان قرار ندارد.
شبستان فقط برای ۲۱۰۰ ناشر جا دارد/ بیش از ۳۰۰ ناشر در لیست انتظار - قائم مقام نمایشگاه کتاب تهران با بیان اینکه شبستان (محل استقرار ناشران عمومی) فقط برای ۲۱۰۰ ناشر جا دارد، گفت: بیش از ۳۰۰ ناشر هم در لیست انتظارند ولی هنوز نتوانسته‌ایم فضایی برای حضورشان فراهم کنیم.
ارکستر ملی مصادره شده است / انتقاد فرهاد فخرالدینی از تلفیق دو ارکستر ملی و سمفونیک - فرهاد فخرالدینی رهبر ارکستر ملی از تلفیق دو ارکستر ملی و سمفونیک ابراز نارضایتی کرد.
مدارس غیردولتی پیش ثبت‌نام دریافت نکنند/ اولیای دانش‌آموزان تخلفات را گزارش دهند - مدیر کل مدارس غیردولتی وزارت آموزش و پرورش گفت: مؤسسان مدارس غیردولتی به هیچ عنوان نباید مبلغی را به عنوان پیش ثبت‌نام یا شهریه تا قبل از ابلاغ رسمی شهریه و شروع فرآیند ثبت‌نام دریافت کنند.
احتمال رد افزایش 20 هزار تومانی حق مسکن کارگران در هیئت وزیران/ پیگیری وزیر کار ادامه دارد - شورای عالی کار در جلسه بهمن ماه سال 93، با حضور نمایندگان دولت، کارگر و کارفرما حق مسکن کارگران را با افزایش 20 هزار تومانی 40 هزار تومان تصویب کرد که نیازمند مصوبه هیات وزیران است و حالا معاون وزیر کار از احتمال رد آن خبر می‌ دهد.
جزییات مرگ یکی از پرسنل بیمارستان امام سجاد (ع)/ پلیس فرضیه ارتکاب جنایت را رد کرد - مرکز اطلاع رسانی پلی رآگاهی تهران بزرگ جزییات مرگ یکی از پرسنل بیمارستان امام سجاد (ع) را تشریح کرد.
راند پال: امروز قدرت ایران دو چندان شده است/ براندازی صدام و قذافی اشتباه بود - سناتور راند پال براندازی رژیم صدام حسین را یک "اشتباه" توصیف کرد و آن را موجب دو چندان شدن قدرت ایران دانست.
پیگیری‌های حقوقی دانشجویان ایرانی در نروژ ادامه دارد/ ادامه تحصیل دانشجویان ایرانی اخراج شده نروژ در سایر کشورها - معاون دانشجویی وزیر علوم گفت: در پی بروز مشکلات تحصیلی برای دانشجویان ایرانی در نروژ یک نفر از دانشجویان در داخل کشور و مابقی در کشورهای دیگر مشغول تحصیل هستند.
آخرین وضعیت مسکن مهر خراسان‌رضوی - گروه اقتصادی: مدیرمسکن و ساختمان اداره کل راه و شهرسازی خراسان رضوی آخرین وضعیت مسکن مهر استان را تشریح کرد.
رییس مجلس نمایندگان آمریکا: نمی توانیم جلوی توافق با ایران را بگیریم - سخنان بینر که در یک جلسه خصوصی و بدون حضور خبرنگاران مطرح شده است، دلسردی و ناامیدی سناتورها و اعضای ارشد حزب جمهوریخواه را در پی داشته است.




Copyright © 2008 - 2015 vista.ir. All Rights Reserved