سه شنبه ۲۸ دی ۱۳۹۵ / Tuesday, 17 January, 2017

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی


آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟

مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰

منبع : نشریه میثاق مدیران

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
رفتار انسان , جهادمسلحانه , عوارض شنا , بازیکن پیکان , زهرا چخماقی , چهار فیلم , والیبالیسیت , براکی داکتیلی , ارمین , سهم سالانه , مصطفی حقی , خاطرات روحانی , فروشگاه های زنجیره ای , دانشگاههای , Tim Cook , لژیونر شده بانوان والیبالیست , سیل گرجستان , مهناز افشار , ارسال سوژه , مهدی نبی الهی , مسعود سروی , واحدی , زیره سبز , دریافت خسارت , فدرالی شدن , من او , حماد سامری , آزادانه , روند نوسانی , پیام امید , هشتاد نفر , وحشی گری های آل سعود , شوهر خوب , روزانه و هفتگی , معاون مرکز مدیریت و حولدث وفوریت های پزشکی قم , عملیات ارتش , طرح گفتگوی , درز , دردانشگاه کاشان , حزب الدستور , حجت الاسلام اختری , غله و خدمات , قایقرانی و بسیج کشور , زیبنده , گلتسان , 70 پروژه , شرکتهای بازاریابی , دکور برناه قندپهلو , طیبه میرزا اسکندری , پلیس راهور ناجا ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
شیوهٔ تدوین، نگارش و ارزیابی فرضیه , معدن , بازدهٔ بانکی , بخش تجاری , مجموعهٔ معماری تربت شیخ جام , کاشت , عید مولود علی را تا شه والا گرفت , دانی کامروز از چه زردم , سندرم شوگرن , سنندج , حرکت و نحوهٔ عمل در گیاهان , اقدام‌های پیشگیری و کنترل در میگرن و سردرد , علائم , ساختار ارتش , امتیازات استفاده از عکس در آموزش , علائم و نشانه‌ها , دوران عقد , دلبران جمله غلام لب چون نوش تواند , دل در هوست ز جان برآید , آتشكد‌‌ه‌ كاریان، شیراز (ساسانیان) ,

برخی منابع مهم خبری
vatanonline.ir وطن , home.abrarnews.com روزنامه ابرار , irandoc.ac.ir مدارک علمی ایران , tejarat.donya-e-eqtesad.com تجارت فردا , isunews.ir خبرنامه صادق , vanews.ir وانیوز , asriran.com عصرایران , aecinema.ir هنر و تجربه , yjc.ir باشگاه خبرنگاران , javanemrooz.com جوان امروز , cinemanegar.com سینما نگار , sport.shafaqna.com شفقنا ورزشی , sakhtafzarmag.com سخت افزار مگ , mizanonline.ir خبرگزاری میزان , isna.ir ایسنا , digiato.com دیجیاتو , sena.ir سنا , kayhan.ir روزنامه کیهان , tamashagar.net تماشاگر , tejaratnews.com تجارت , shariyan.com شریان , snn.ir دانشجو , behdasht.gov.ir وزارت بهداشت , tik.ir تیک , sobhetehran.com صبح تهران , nedayeenghelab.com ندای انقلاب , akkasee.com عکاسی , tabnak.ir تابناک , iraneconomist.com ایران اکونومیست , vatanemrooz.ir روزنامه وطن امروز ,

وبگردی
ریزپرنده / وسط تهران / توپ ضدهوایی
ریزپرنده / وسط تهران / توپ ضدهوایی - اینکه شی پرنده ناشناس چگونه و از کجا به آسمان تهران رسیده است؟ این شی چگونه در آسمان مناطق مرکزی شهر که از حساس ترین مراکز امنیتی نیز هستند پرواز می کند که پیش از رسیدن به مرکز شهر اساسا کسی آن را ندیده است وتنهاپدافند این منطقه متوجه آن می شود. سوالاتی که باید برای آن سریع تر پاسخی یافت.
عکسی دیده نشده از آخرین جشن تولد آیت‌الله هاشمی
عکسی دیده نشده از آخرین جشن تولد آیت‌الله هاشمی - به گزارش جماران، عکسی مربوط به جشن تولد 82 سالگی آیت الله هاشمی رفسنجانی(ره) در کنار همسرش عفت مرعشی در شبکه های اجتماعی منتشر شده است.
آیت‌الله هاشمی در استخر مجموعه سعدآباد سکته کرد
آیت‌الله هاشمی در استخر مجموعه سعدآباد سکته کرد - محافظین ایشان متوجه می‌شوند که تاخیری پیش آمده وقتی مراجعه کردند دیدند آن اتفاقی که نباید رخ داده است
صحبتهای فاطمه هاشمی برسر جنازه پدر
صحبتهای فاطمه هاشمی برسر جنازه پدر - صحبت های فاطمه هاشمی با سرلشگر فیروز آبادی، بالاسر جنازه آیت الله هاشمی ، پدر من فتنه نبود... ضد فتنه بود / ویدیو از آپارات
همسر هاشمی در اولین صبحانه بدون او
همسر هاشمی در اولین صبحانه بدون او - عفت مرعشی همسر آیت الله هاشمی به رسم ٥٨ سال زندگی مشترک، امروز نیز هنگام صبحانه یاد او را گرامی داشت.
گفتگوی آزاده نامداری با نیکی کریمی
گفتگوی آزاده نامداری با نیکی کریمی - آبان | نیکی کریمی: نمی توانستم با بازیگری حرفم را بزنم.
سونیا بیطوشی ملکه زیبایی ایران در سال 2017 !
سونیا بیطوشی ملکه زیبایی ایران در سال 2017 ! - سونیا بیطوشی طراح مد و لباس که به عنوان دختر شایسته ایران در مراسم ملکه زیبایی 2016 شرکت کرده بود قصد دارد در مسابقات ملکه زیبایی 2017 نیز حضور داشته باشد.
روی چه کسی «سیاه» است؛ گور خواب ها یا...؟
روی چه کسی «سیاه» است؛ گور خواب ها یا...؟ - ما که با نام و نشان می نویسیم، چراغ مان در این خانه می سوزد. دلمان با این نظام است و تن مان می لرزد از سست شدن باور مردم. سقف این خانه بریزد روی سر همه مان می ریزد.
فیلم/ چالش مانکن دولت تدبیر و امید
فیلم/ چالش مانکن دولت تدبیر و امید - کلیپ چالش مانکن دولت تدبیر و امید با حضور وزرای کابینه روحانی آماده نمایش شد.
مونا برزویی ، شاعر شادمهر عقیلی و ابی
مونا برزویی ، شاعر شادمهر عقیلی و ابی - برنامه آزاده نامداری در آپارات
مادر و دختر باورنکردنی در سینمای ایران! + عکس
مادر و دختر باورنکردنی در سینمای ایران! + عکس - مادر و دختری که هیچ کس باورش نمی شود با هم رابطه ای داشته باشند اما باید گفت که لادن سلیمانی مادر هانیه غلامی می باشد که هر دو بازیگران سینما و تلویزیون هستند.
فراستی به سیم آخر زد !!
فراستی به سیم آخر زد !! - حمله شدیدالحن مسعود فراستی به ... ، حكم اعدام مسعود فراستی ، ماجرای روانپزشک و مصرف قرص ، سوالاتی كه برای اولین بار از او پرسیده شد !!!
جنجال چالش مانکن در اتاق عمل !  /فیلم
جنجال چالش مانکن در اتاق عمل ! /فیلم - کلیپ «چالش مانکن در اتاق عمل» حالا جنجالی‌ترین کلیپ چالش مانکن است. تکه فیلمی کوتاه که با موسیقی متن ویژه کلیپ‌های چالش مانکن تولید شده است. دوربین، از دستگاه‌های اتاق عمل شروع می‌کند، به جراحان، پرستاران و متخصصان حاضر در اتاق عمل می‌رسد
    پربازدیدها