یکشنبه ۶ اسفند ۱۳۹۶ / Sunday, 25 February, 2018

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی


آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
شرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟

مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰

منبع : نشریه میثاق مدیران

مطالب مرتبط

۱۰ قانون برای موفقیت در شرکتها


۱۰ قانون برای موفقیت در شرکتها
سفر ۱۰۰۰ مایلی باید با اولین گام آغاز شود." فیلسوف چینی لائوتزو این جمله را طی قرن ششم قبل از میلاد گفته است. توصیه ای فوق العاده است که طی سالیان سال همچنان پابرجا مانده است. همین که مشغول خواندن این مقاله هستید یک قدم برمی دارید باعث می شود از رقیبانتان جلو افتاده و بر آنها ارجحیت پیدا کنید.
شما میتوانید هم از گذشته و هم از دیگران، و حتی از موفقیت ها و شکست های خودتان در گذشته، درس عبرت گیرید. عبرت گرفتن باعث می شود بتوانید با شتاب بیشتری از راه به سمت کار درست عبور کنید، و کار درست است که باعث می شود شما بالاتر از سایرین قرار گیرد.
سعی و تلاش برای ترفیع و ترقی در شرکت، با خطرات و ماجراهای بسیاری همراه است. هیچ فرمول جادویی وجود ندارد که موفقیت شما را در این راه تضمین کند. برای این کار، فقط یکسری قانون های سیاه و سفید است که اگر می خواهید به موفقیت برسید، باید از آنها پیروی کنید.
در اینجا این ۱۰ قانون مفید را آورده ام که حاصل تجربه های ۲۰ ساله ی من با شرکت های بسیار بزرگ است. قبل از اینکه این ۱۰ قانون را شروع کنم، یک قانون اصلی را باز هم متذکر می شوم و آن هم سخت و خردمندانه کار کردن است.
● قانون اول: هیچ کس مستحق هیچ چیز نیست!
▪ این را به گوشتان بسپارید:
هیچ کس در شرکت مستحق آنچه دارد نیست. اگر تصور می کنید که مستحق مقامی بالاتر، پول بیشتر، یک شرکت بزرگتر و...هستید، خیر نیستید.
کار و تجارت هیچ رابطه ای با استحقاق ندارد—همه چیز به پیشرفت و موفقیت بستگی دراد. اگر همیشه کارهایتان را به درستی و بدون اشتباه انجام دهید، مطمئناً پاداشتان هم در راه خواهد بود.
● قانون دوم: از زمانتان بیشترین بهره را ببرید
اگر از نظر زمانی به کارتان تعهد نداشته باشید، مطمئناً جلو نخواهید افتاد. شرکت های حرفه ای و بزرگ تعهد و همکاری افراد برحسب چگونگی گذران وقت آنها در شرکت تخمین می زنند. پس زمانتان را تنظیم کنید و تا می توانید در وقت موجود کارهای مفید انجام دهید.
اگر شما اینکار را نکنید، کسی که به اندازه ی شما باهوش و زیرک است این کار را میکند. البته من موافق کار در تعطیلات آخر هفته نیستم اما بعضی وقت ها کمک بسیار خوبی است. شما شنبه تا پنجشنبه تقریباً ۶۰ ساعت کار می کنید، سعی کنید تا می توانید از این ۶۰ ساعت بهره ی کافی ببرید و سخت کار کنید و تا حد ممکن از کار کردن در ساعات آخر هفته خودداری کنید.
مهم نیست که شغلتان چیست، کمی سخت کوشانه تر و طولانی مدت تر در ایام کاری کار کنید.
● قانون سوم: در جنگ با رئیستان شما برنده نمی شوید
یکی از راه های خیلی آسان برای از بین بردن کارتان مشاجره و دعوا با رئیستان است. مطمئن باشید که تحت هیچ شرایطی شما برنده ی میدان نواهید بود.
البته عدم توافق و مباحثه بسیار سالم است و گاهی کمک می کند تا شرکت ها و افراد تصمیمات عاقلانه تری بگیرند. مطمئناً شما هم بحث های زیادی با رئیستان خواهید داشت. هر چقدر می خواهید بحث کنید اما نگذارید کار به مشاجره و دعوا بکشد. می توایند نقطه نظرات خود را پیشنهاد دهید اما سعی کنید همیشه نظر نهایی رئیستان را اجرا کنید.
● قانون چهارم: رئیستان را بشناسید
چه چیز بهتر از این است که رئیستان را آگاه نگاه دارید؟ رئیستان کدام را می پسندد، یک ایمیل کوتاه، تماس تلفنی، ایمیل صوتی،... یا ترکیبی از برخی از این موارد؟ اگر نمی دانید، تلاش کنید تا متوجه شوید. قانون اول برای برقراری ارتباط با رئیستان این است که آنطور که دوست دارند با آنها رفتار کنید.
● قانون پنجم: کتاب بخوانید—کارشناس شوید
کارشناس شدن در هر موضوعی کاری بسیار ساده است. ۵ کتاب در مورد آن موضوع بخوانید و متوجه خواهید شد که دیگر همه چیز را در مورد آن موضوع می دانید. بهترین کتاب های موجود در رابطه با کار و تجارت را مطالعه کنید. همیشه در جستجوی جدیدترین کتاب ها گوش به زنگ باشید.
● قانون ششم: ارقامتان را بدانید
اعداد و ارقام هیچگاه دروغ نمی گویند. مدیرعاملان و هیئت اجرایی باید همیشه از حساب و کتاب های خود باخبر باشند تا وقتی از آنها سوال شد، بتوانند از موقعیت خود از نظر مالی دفاع کنند. اگر به کمک احتیاج داشتید، از دیگران بخواهید. کار دشواری نیست و برای موفقیتتان ضروری است.
● قانون هفتم: درخواست بررسی عملکرد دهید
اگر کارتان را تازه شروع کرده باشید، به طور روتین بررسی عملکرد به شما می دهند اما پس از گذشت چند سال و ارتقاء شما به مقام های بالاتر اینکار متوقف می شود. اما شما باید خودتان درخواست بدهید و بررسی عملکردتان را بگیرید. همچنین میتوانید گهگاه رئیستان را به ناهار دعوت کنید درمورد عملکردتان در شرکت و نقاط ضعف و قدرتتان نظر او را جویا شوید. حتی اگر رئیستان کسی نباشد که رو در رو مسائل را بازگو کند، باز هم نکاتی را خواهید فهمید که می توانید روی آنها کار کنید.
● قانون هشتم: سیاست ها را بپذیرید
سیاست های شرکتی برای بقای زندگی آن لازم هستند، و هرچه شرکت بزرگتر باشد این سیاست ها نیز پیچیده تر می شوند. در یک شرکت، همه سعی دارند که جلو بیفتند و بر دیگران ارجحیت پیدا کنند. هرکس استراتژی خاص خود را دارد که زاینده ی سیاست های مختلف است. برخی سیاست های کثیفی دارند، و شما باید طرفتان را خوب بشناسید و برای مقابله با آنها استراتژی های مخصوص ابداع کنید.
● قانون نهم: شیرین کاری های الکی نکنید
شیرین کارها افرادی هستند که معمولاً بیش از اندازه به یک موضوع می پردازند که معمولاً به زیان دیگران و به نفع خودشان است. اگر حتی یکبار چنین کاری مرتکب شوید، دیگران تصور بدی درموردتان خواهند کرد و از چشم همه خواهید افتاد.
● قانون دهم: خود را برای یک سخنرانی بزرگ آماده کنید
در شرکت ها معمولاً اتفاق نمی افتد که بتوانید برای بیش از یک یا دو نفر سخنرانی کنید، اما اگر چنین موقعیتی دست داد، همه ی تلاشتان را کرده و خود را برای آن آماده کنید. سعی کنید پیام خود را کوتاه و مفید بگویید. سخنرانی های طولانی را کسی راغب به گوش کردن نیست.
منصب های زیادی به خاطر سخنرانی بد از دست می روند. آمادگی قبل از سخنرانی و شناخت حضار و شنوندگان امری بسیار مفید خواهد بود. در این زمینه به خاطر داشته باشید که:
ـ برای آماده سازی خود زمان بگذارید
ـ شنوندگانتان را بشناسید
ـ پیامتان را به شکلی ساده ارائه دهید
ـ پیشنهاد و نتیجه گیری در سخنرانیتان داشته باشید
ـ در آخر سخنرانی، اظهارات خود را به طور خلاصه مطرح کنید
ـ سر وقت سخنرانی خود را به اتمام برسانید
ـ از شنوندگانتان در آخر کار تشکر کنید
● از نردبان ترقی بالا بروید
حالا که قانون های لازم برای موفقیت را دانستید، کار خود را شروع کنید. باز هم تکرار می کنم، عبرت گرفتن باعث می شود بتوانید با شتاب بیشتری از راه به سمت کارِ درست عبور کنید، و کار درست است که باعث می شود شما بالاتر از سایرین در شرکت قرار گیرید. پس عجله کنید!

وبگردی
لحظات ترسناک فرود بدون چرخ فوکر١٠٠ هواپیمایی آسمان
لحظات ترسناک فرود بدون چرخ فوکر١٠٠ هواپیمایی آسمان - در این ویدئو لحظات نفس گیر و ترسناک فرود بدون چرخ فوكر ١٠٠ هواپیمایی آسمان در اردیبهشت١٣٩٣ در زاهدان را مشاهده می کنید. در این سانحه هواپیما به سلامت فرود آمد اما از چرخه خارج شد.
هر جایی فضول باشی‌ها و حمله‌ورها کمترند حجاب بهتر است
هر جایی فضول باشی‌ها و حمله‌ورها کمترند حجاب بهتر است - سید مهدی طباطبایی: هر جایی که فضول باشی ها، حمله ورها و حمله کننده ها کمتر هستند، حجاب خانم ها هم بهتر است.
"دختر خیابان انقلاب" و 4 نکته درباره پاسخ پلیس
"دختر خیابان انقلاب" و 4 نکته درباره پاسخ پلیس - این ماده نه درباره بدحجابی یا تشویق به بدحجابی که مشخصاً درباره دایر کردن مرکز فحشا است و رکن مادی جرم ماده مذکور، دایر کردن مرکز فساد و فحشاست.
امروزجلوی ماایستاد،درآینده جلوی آقای خامنه ای می ایستد
امروزجلوی ماایستاد،درآینده جلوی آقای خامنه ای می ایستد - خاطره فرزند آیت الله فاضل لنکرانی: " پدر خطاب به آیت الله جنتی در خصوص احمدی نژاد گفت: من نیستم، شما هستید، امروز جلوی ما ایستاد، در آینده جلوی آقای خامنه ای می ایستد و تمام زحمات آقای خمینی را بر باد خواهد داد"
حیدری هم جرات انتقاد پیدا کرد !
حیدری هم جرات انتقاد پیدا کرد ! - صراحت مرتضی حیدری، مجری برنامه پایش درباره پشت پرده طولانی بودن مراحل صدور مجوزهای کسب و کار
استحاله! / بررسی نامه احمدی‌نژاد به رهبری
استحاله! / بررسی نامه احمدی‌نژاد به رهبری - دگرديسي‌هاي فراواني در ايران صورت گرفته‌است؛ اصولگرايان اصلاح‌طلب شده‌اند، تحول‌طلبان محافظه‌كار شده‌اند، مسئولان پاسخ ناكارآمدي‌هاي خود را از مردم مي‌خواهند و در تازه‌ترين نوع اين استحاله‌ها فردي كه بسياري مدعي هستند او برآمده از مهندسي انتخابات است با ارسال نامه به رهبرمعظم انقلاب درخواست برگزاري انتخاباتي آزاد، زودهنگام و به دور از مهندسي كرده‌است! محموداحمدي‌نژاد همان پديده خانمان براندازي كه براي…
مصاحبه دختری که با ریش به «آزادی» رفت با یورونیوز
مصاحبه دختری که با ریش به «آزادی» رفت با یورونیوز - فیلم - زهرا خوش نواز در گفتوگو با یورونیوز از مراحلی که برای آماده سازی ظاهرش طی کرد تا با چهره‌ای متفاوت وارد استادیوم شود گفت. او می‌گوید: «زمانی که از تونل گذر کردم و وارد ورزشگاه شدم و چشمانم به چمن ورزشگاه افتاد گریه‌ام گرفت.»
بار دیگر زیر گرفتن ماموران پلیس با ماشین سواری توسط دراویش
بار دیگر زیر گرفتن ماموران پلیس با ماشین سواری توسط دراویش - باز هم زیر گرفتن ماموران امنیتی و نیروی انتظامی توسط یک ماشین دیگر سواری توسط اراذل خیابان گلستان هفتم
حمله با اتوبوس به مأموران پلیس در پاسداران
حمله با اتوبوس به مأموران پلیس در پاسداران - کی از دراویش گنابادی با اتوبوس به مردم و مأموران پلیس در خیابان پاسداران تهران / گفته میشود تعداد شهدای ناجا در حمله آشوبگران فرقه ضاله گنابادی و حامیان نورعلی تابنده به ۴ تن رسیده است.
لحظه مواجهه وزیر راه با خانواده قربانیان سانحه هواپیمای
لحظه مواجهه وزیر راه با خانواده قربانیان سانحه هواپیمای - به دنبال سقوط هواپیمای تهران-یاسوج ویدیو لحظه مواجه خانواده های جانباختگان را با وزیر مشاهده می کنید.
حمله با چاقو به یک راننده سر پارک خودرو
حمله با چاقو به یک راننده سر پارک خودرو - تصاویری دردناک از حمله مرد موتور سوار با چاقو به یک مرد راننده در حضور همسر و فرزندش در شهرستان داراب استان فارس را در ویدئوی زیر می بینید. به نظر میرسد این اتفاق در پی جرو بحثی بر سر پارک کردن وسایل نقلیه روی داده است!
بدل ایرانی آنجلینا جولی رونمایی شد !
بدل ایرانی آنجلینا جولی رونمایی شد ! - شب گذشته مراسم اکران فیلم بلوک 9 خروجی 2 به کارگردانی علیرضا امینی و تهیه کنندگی محمدرضا شریفی نیا و نیز فیلم شاخ کرگدن در پردیس سینمایی ملت برگزار گردید.
اظهارات جنجالی احمدی نژاد در مقابل دادگاه
اظهارات جنجالی احمدی نژاد در مقابل دادگاه - سخنرانی پرحاشیه احمدی نژاد در مقابل دادگاه بقایی
    من حق زندگی کردن ندارم !
    چندی پیش برای تهیه گزارش به سرای سالمندان رفتیم گمان می کردیم این پدران و مادران ، والدین خوبی برای فرزندانشان نبوده اند ؛ مهمان سفره های پردردشان شدیم ،خیلی عجیب بود مادری …