ویستا مرجع مهمترین عناوین خبری / جمعه ۳ مرداد ۱۳۹۳ / Friday, 25 July, 2014
آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰
منبع : نشریه میثاق مدیران

همچنین مشاهده کنید


همچنین سایر کاربران این صفحات را هم دیده‌اند
اطلاعات ضروری    نظام های زمان    قاچ های ساعتی   
صنعت توریسم    فهرست موضوعی و تشریحی جاذبه های ایران    جاذبه های تاریخی    بازارهای قدیمی   
شعر و ادب    عطار    دیوان اشعار    غزلیات   
بهداشت و سلامت    بهداشت    طبقه بندی بهداشت    بهداشت محیط    جو (آب و هوا)    اثرات بارندگی بر سلامتی   
دارو و درمان    درمان    بیماری های داخلی    بیماری های عفونی    انواع بیماری های عفونی    عفونت های تک یاخته ای (Protozoa)    عفونت های تک یاخته ای روده ای    کریپتوسپوریدیوزیس   
آموزش    روشها و فنون تدریس    مهارت های آموزشی بعد از تدریس   
کشاورزی جنگلداری و شیلات    محصول    محصولات کشاورزی - محصولات باغی    سبزی    سبزی های میوه ای    فلفل دلمه ای   
کشاورزی جنگلداری و شیلات    آبیاری    طراحی سیستم های آبیاری بارانی    طراحی سیستم بارانی    معیارهای انتخاب آبپاش   
شعر و ادب    مولوی    دیوان شمس    غزلیات   
سرگرمی    تعبیر خواب   


کلمات در حال جستجو
محسن رضایی    نامه    غزه    فلسطین    محمد خاتمی    روز قدس    راهپیمایی    داعش    قدس    هواپیما    الجزایر    تجمع    مادران صلح    اسرائیل    فوائد معصوم    عراق    رییس جمهور   



خلاصه رسانه‌ها
بهترین درمان ایدز تاکنون مشخص شد: پیوند مغز استخوان - پزشکی - پیوند مغز استخوان امیدهای تازه‌ای برای درمان ایدز ایجاد کرده و ۵ بیمار مبتلا به ایدز که به این روش درمان شده‌اند، تاکنون علایمی از بازگشت ایدز نشان نداده‌اند.
جنجال بین‌المللی برای مجبور کردن به روزه خواری در هند - یکی از نمایندگان مجلس هند در دهلی نو تلاش کرد به زور غذا در دهان یک مسلمان داخل یک رستوران فرو کند و چندین بار در این زمینه تلاش کرد تا این مسلمان روزه‌دار را وادارد تا نان را بخورد. انتشار فیلم این اتفاق منجر به خشم عمومی شد... در چین نیز علاوه توزع غذای رایگان برای شکستن روزه، برخی مراکز آموزش عالی روی به تفتیش عقاید آورده‌‌اند... در انگلییس نیز اتفاقی مشابه رخ داده بود...
قلعه نویی:تیم داوری خوب نبود،اما به خاطر مقام شهدا اعتراضی ندارم - لیگ برتر - سرمربی استقلال می گوید به احترام شهدا در تورنمنت چهار جانبه (با نام جام شهدا)شرکت کرده اند.
حضور بازیکن خبرساز و درگیری تماشاگران/ مدیرعامل استقلال را نشناختند! - دیدار فینال نخستین دوره جام شهدا در شرایطی برگزار شد که بازیکن پیشین تیم فوتبال استقلال پس از مدتها در میادین ورزشی حاضر شد و مورد استقبال تماشاگران هم قرار گرفت. همچنین ...
حکام عرب "فلسطین" را به بقا در قدرت فروخته‌اند/چرا امام خمینی روزی را به نام قدس نامید - دکترعلی نورالدین استاد دانشگاه بیروت تاکید کرد: می‌توان با قاطعیت گفت که ایران از تمامی کشورهای عربی در ایستادگی فعلی و عملی از فلسطینیان و مسئله فلسطین سبقت گرفته است و ...
امیر حسین صادقی:من خوبم،شاید از هفته اول بازی کنم - لیگ برتر - مدافع استقلال می گوید شاید بتواند از هفته نخست برای استقلال بازی کند.
پیام تبریک دکتر روحانی به فواد معصوم رییس جمهور جدید عراق - حجت الاسلام والمسلمین دکتر حسن روحانی با تبریک انتخاب آقای فواد معصوم به عنوان رییس جمهوری عراق، توجه همزمان مردم و مسئولین عراقی به مبارزه با تروریسم و نیز ادامه روند ...
وضع حمل در غزه زیر آتش توپ و تانک - خاورمیانه - اینها تصاویری است که آلیسون باسکرویل، عکاس الجزیره از وضع حمل در بیمارستان الشفای غزه تهیه کرده است.
عرق شرم بر پیشانی نماینده به خاطر قیمت پراید! - امروز در دنيا بحثي كه مطرح است كيفيت بيشتر و قيمت پایین تر است؛ اما در ايران كيفيت كه به كلي فراموش‌شده و در بحث قيمت هم خودروسازان خون مردم را توي شيشه کرده‌اند.
فیلم: پیامبر اسلام برای گذر از سوءظن چه کرد؟ - همچون مغرب‌های پیشین، نخست اسماءالله‌الحسنی را خواهید شنید و در ادامه، نوای ربنا را با صدای یک کودک خوش صدا می‌شنوید. سپس به روال هر غروب، به یکی از مشاغلی اشاره‌ داریم که در این ماه عزیز نیز همچون دیگر استمرار دارد.
احمدی نژاد به افطاری مرکز اسناد انقلاب اسلامی رفت - احزاب و شخصیت‌ها - محمود احمدی نژاد و جمعی از چهره های سیاسی در افطاری مرکز اسناد انقلاب اسلامی حضور یافتند.
شورای حقوق بشر سازمان ملل کمیسیون تحقیق به غزه بفرستد - سفیر ایران به عنوان رئیس جنبش غیر متعهدها در نشست ویژه شورای حقوق بشر با ابراز نگرانی عمیق نسبت به وخیم تر شدن بحران بشر دوستانه در نواز غزه از مجامع بین المللی مسئول ...
نیمه‌کاره ماندن بازی لیل و مکابی با دخالت حامیان فلسیطن - دیدار دوستانه تیم‌های لیل فرانسه و مکابی رژیم اشغالگر قدس به دلیل اعتراض حامیان مردم مظلوم فلسطین و درگیری در درون زمین نیمه‌کاره ماند. این دو تیم در جریان یک دیدار دوستانه در اتریش به مصاف هم رفته بودند.
اولین محموله کمکهای ایران برای غزه به قاهره ارسال شد - سخنگوی وزارت امور خارجه اعلام کرد: اولین محموله کمکهای هلال احمر ایران جهت انتقال به غزه، به قاهره ارسال شده است.
تکالیف شهرداری برای عفاف و حجاب چیست؟ - شهری - دو روز پیش معاون امور عمرانی وزیر کشور، تکالیف ۱۰ گانه شهرداری ها برای عفاف و حجاب را به شهرداران سراسر کشور ابلاغ کرد. اما این وظایف چیست؟
قانونی که ورود نخبگان جامعه پزشکی به دوره های تخصصی را محدود می کند - سلامت - معاون پارلمانی و امور مجلس وزارت بهداشت گفت: کاهش سهمیه پذیرش آزاد، ورود نخبگان جامعه پزشکی به عرصه‌های تخصصی را محدود می کند.
بان کی مون: آیت الله سیستانی فردی حکیم و اهل تسامح است/ وی الهام بخش جهانیان است - دبیر کل سازمان ملل ضمن تشریح جزئیات دیدارش با آیت الله سیستانی انتخاب رئیس جمهوری عراق را تبریک گفت و اعلام کرد که انتخاب رؤسای جمهور و پارلمان در عراق منجر به از بین ...
چرا روز قدس و حمایت از فلسطین؟ - خبرگزاری مهر-گروه دین و اندیشه: قدس، قبله نخستین مسلمانان جهان، سرزمین اصلی و موطن هزاران آواره مسلمان فلسطینی است که استکبار جهانی توسط صهیونیسم جنایتکار، از سال 1948 ...
دولت لایحه فوریتی کمک به کرانه باختری را به مجلس ارائه دهد - در بیانیه سازمان بسیج مستضعفین به مناسبت روز قدس آمده است: از دولت انتظار داریم در اجرای تدابیر مقام معظم ولایت مبنی بر «تسلیح کرانه باختری مانند غزه»، لایحه کمک به ...
برگزاری همایش «علوم اجتماعی در جهان اسلام» در آینده‌ای نزدیک/ علوم اجتماعی اسلامی نیازمند توجه به واقعیات اجتماعی است - دومین ضیافت اصحاب علوم اجتماعی اسلامی ایرانی با حضور اساتید و دانشجویان تحصیلات تکمیلی دانشگاههای شهر تهران به میزبانی پایگاه علوم اجتماعی اسلامی ایرانی ejtemaee.ir ...
لالیگا قرعه کشی شد/رئال مادرید-بارسلونا چهارم آبانماه در سانتیاگو برنابئو - فوتبال جهان - نخستین ال کلاسکو در فصل جدید روز چهارم آبانماه برگزار می شود.
سقوط هواپیمای الجزایری در آسمان مالی و کشته شدن 110 سرنشین آن - منابع الجزایری از سقوط یک هواپیمای الجزایری و کشته شدن 110 سرنشین آن خبر دادند.
هند 550 میلیون دلار دیگر از بدهی نفتی خود به ایران را پرداخت کرد - هند امرز سومین قسط از بدهی نفتی خود را به ایران به مبلغ 550 میلیون دلار به حساب ایران واریز کرد.
دبیر سی و سومین جشنواره بین المللی تئاتر فجر منصوب شد - مدیرکل مرکز هنرهای نمایشی طی حکمی دکتر اردشیر صالح پور را به عنوان دبیر سی و سومین جشنواره بین‌المللی تئاتر فجر منصوب کرد.
مبلغ قرارداد بازیکنان فولاد/ قهرمان با 8.3 میلیارد تیمش را بست؛البته به جز رقم قرارداد بختیار رحمانی - لیگ برتر - لیست مبلغ قرارداد بازیکنان فولاد در لیگ چهاردهم منتشر شد.
لاریجانی :دفاع از انقلاب نباید دولتی باشد/ توسعه کشور بیمار است - مجلس - رئیس مجلس با تأکید بر اینکه دفاع از انقلاب نباید دولتی باشد، گفت: مردم باید با حضور در صحنه‌های مختلف طرح‌ها و اندیشه‌های خود را ارائه و در آینده‌شان نقش‌آفرینی کنند.
محدودیت‌‌های ترافیکی راه‌ها در پایان هفته/ محور چالوس-کرج یک‌طرفه شد - تردد خودروها از ساعت ۱۴ روز جمعه ۳ مرداد تا ساعت ۱ بامداد روز شنبه از کرج به مرزن‌آباد ممنوع بوده‌ و تردد خودرو از ساعت ۱۷:۳۰ روز جمعه تا ۱ بامداد روز شنبه از ۱۵ ...
پیروزی پرگل ایران برابر میانمار / قهرمانی تیم ملی فوتسال امید در تورنمنت چین - فوتبال ملی - تیم ملی فوتسال امید با کسب 3 پیروزی قهرمان تورنمنت بین المللی چین شد.
عاشقانه روز بیست و ششم/خداوند به چه زمانی سوگند خورده است؟/چگونه با کار نیک خودمان را تنبیه کنیم؟ - دین و اندیشه - بیست و ششمین روز از میهمانی خدا فرا رسیده است، از میزبان مهربان و بخشنده یاری می خواهیم تا به تلاش و کوشش مستمر مداومت کنیم و هویت خود را در مقابل مستکبران از دست ندهیم. پرونده امروز به دوستداران اخلاق و نیکویی تقدیم می شود.
خوزستان آب اضافی برای انتقال به دیگر استانها ندارد - بر اساس قوانین بین‌المللی و بحث آب، اگر استانی مازاد آب شرب داشته باشد می‌تواند به سایر مناطق انتقال دهد ولی استان خوزستان این مازاد را ندارد که وزارت نیرو و یا دولت بخواهد با هدف آب‌رسانی به استان‌های دیگر آن هم جهت مصارف کشاورزی لوله‌کشی کند. استان خوزستان فاقد مازاد آب است، معلوم نیست برنامه دولت، بر چه مبنایی انجام می‌شود.


بیشترین بازدیدها - سرویس خبر
Copyright © 2008 - 2014 vista.ir. All Rights Reserved