ویستا مرجع مهمترین عناوین خبری / سه شنبه ۱۱ شهریور ۱۳۹۳ / Tuesday, 2 September, 2014 /
آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰
منبع : نشریه میثاق مدیران

همچنین مشاهده کنید


همچنین سایر کاربران این صفحات را هم دیده‌اند
شعر و ادب    مولوی    دیوان شمس    غزلیات   
دارو و درمان    درمان    جراحی    غدد فوق کلیوی    بیماری های آدرنال    هیپرآدرنوکورتیسیسم - بیماری کوشینگ و سندرم کوشینگ   
ارتباطات    ارتباطات انسانی    ارتباط   
شعر و ادب    خواجوی کرمانی    دیوان اشعار    غزلیات   
سرگرمی    تعبیر خواب   
شعر و ادب    نظامی گنجوی    لیلی و مجنون   
تاریخ ادبیات ایران    وضع سیاسی و اجتماعی و علمی و ادبی ایران از میانهٔ قرن پنجم تا آغاز قرن هفتم هجری    وضع ادبی ایران از میانهٔ قرن پنجم تا اوایل قرن هفتم هجری    نثر پارسی و نویسندگان بزرگ از میانهٔ قرن پنجم تا اوایل قرن هفتم هجری    سبک نثر پارسی    بزرگان نثر پارسی   
بانک و بیمه    بیمه    نقش بیمه    انتفاع اجتماع از بیمه   
علوم و مبانی تربیت بدنی و ورزش    علوم تربیت بدنی و ورزش    طب ورزش    دوپینگ    رده ها و روش های دوپینگ    رده های داروئی غیرمجاز    محرک ها   
خانه و خانواده    گل و گیاه   


کلمات در حال جستجو
علی بابا    پولدار    جک ما    پوتین    تهدید    روسیه    اوکراین    عراق    داعش    آمرلی    آمریکا    دکترین نظامی    ناتو    حاشیه    انتخابات    شورای شهر    رویترز    شکست    حصر    سکه    طلا    ارز    بازار    ناصر کاتوزیان    حقوقدان    ورود    زنان    سن    موسیقی   



حرکت انسان‌دوستانه علی کریمی و لیلا بلوکات +عکس - شوخی علی دایی با پسربچه/ عکس - مراسم معارفه انصاری فرد در اسپانیا+عکس - جالب ترین عکس پرسنلی - عکس یادگاری بازیگر زن با کارگران سایپا - عکس/ آزاده نامداری در کنار خانه خدا - تصاویر/ انتقال مجسمه خیام به نیویورک - عکس/ شناسنامه امام موسی صدر - عکس/ حضور متهم کهریزک در دادسرای ویژه - حرکت جالب تماشاگران لهستانی والیبال+عکس - اولبن حضور حقیقی در لیگ پرتغال/ عکس - تصاویر/ محمدرضاشاه میهمان جان‌اف‌کِندی - عکسی دیده نشده از قهرمانان فیلم «چ» - استقبال اشتون از ظریف در بروکسل/عکس - جدیدترین تصاویر از بچه موش‌های "مدرسه موش‌ها 2" - فیلم؛ کشف ماهی عجیبی که بیرون آب حرکت می کند

یک اقدام پژوهشی وزیر نفت/ چند مخزن مهم کشور واگذار شد - چند مخزن مهم كشور به منظور ارايه راه حل‌هاي عملياتي ، مدل سازي و توسعه در آينده نزديك به پژوهشگاه صنعت نفت واگذار خواهد شد.
ایران-امریکا؛ یورش برای شکست قهرمان لیگ جهانی - تيم ملي واليبال ايران در دومين مسابقه خود در رقابت‌هاي قهرماني جهان از ساعت 15:30 امروز به مصاف آمريکا رفته است. ملی‌پوشان کشورمان بعد از شکست ایتالیا با روحیه خوبی به مصاف قهرمان لیگ جهانی می‌روند. گزارش لحظه به لحظه این دیدار را با تابناک دنبال کنید.
«سلام مامان» به نیمه رسید - تصویربرداری فیلم تلویزیونی «سلام مامان» به کارگردانی اصغر توسلی و تهیه‌کنندگی محسن پیریایی به نیمه رسید.
رودخانه کارون آبی برای انتقال به زاینده رود ندارد - امروز ما می بینیم برخی از استان هایی که مدعی تشنگی هستند، افکار عمومی جامعه را منحرف می کنند. آمار نشان می دهد که این عزیزان زیادت خواه دو برابر سرانه کشور آب آشامیدنی دریافت می کنند. صحبت ما این است که اگر قرار باشد آبی از سرچشمه ها برداشت شود باید بر اساس یک محاسبه فنی ، دقیق و کارشناسی انجام پذیرد.
حرف‌هایی از پشت صحنه ساخت عروسک‌های «شهر موش‌ها2» / از جنب و جوش «کپلک» تا «آقا معلم» عصا قورت داده - سینما - محمد اعلمی سرپرست عروسک‌گردانان «شهر موش‌ها2» تاکید کرد عروسک بعضی از شخصیت‌ها هشت بار ساخته شد تا به تایید مرضیه برومند رسید.
مخالفت پهنای باند و تماس تصویری نیستیم/ نگران ترویج مظاهر فساد هستیم - دبیر شورای عالی اطلاع رسانی و عضو شورای عالی فضای مجازی گفت: عده ای می خواهند ما را فناور ستیز نشان دهند ما مخالفتی با پهنای باند، شبکه های ارتباطی مکالمه تصویری و غیره ...
طرح پیشنهادی کمیته میانجی یمن برای حل و فصل اختلافات/ انصارالله: این طرح پاسخگوی مطالبات مردم نیست - همزمان با اعلام توافق اعضای کمیته ریاست جمهوری یمن بر مفاد طرحی درخصوص حل و فصل بحران اخیر این کشور، یکی از اعضای جنبش انصارالله اعلام کرد که مفاد این طرح متناقض است و ...
مدارس سازمان ملل برای مردم غزه آغاز به کار کند/ رژیم کودک‌ کش‌ صهیونیستی محاکمه شود - نماینده دبیرخانه اتحادیه هنرمندان جهان اسلام از ارسال نامه این تشکل به نماینده مقیم سازمان ملل در تهران برای تقاضای مجازات رژیم کودک کش اسرائیل خبر داد.
می‌توان در بیابان‌های ایران هم کنسرت برپا کرد/ اماکن تاریخی را با موسیقی زنده کنیم - حسین علیزاده که نخستین فستیوال موسیقی تهران با اجرای او فردا شب در عمارت مسعودیه آغاز می‌شود، بر این موضوع تاکید کرد که اماکن تاریخی را می‌توان با اجرای موسیقی اصیل ...
زنان انگلیسی به جلادان داعش می پیوندند/آمادگی یک زن بریتانیایی برای بریدن سر آمریکائی‎ها - فردی که اقدام به بریدن سر خبرنگار آمریکایی در سوریه کرده بود با انتشار پیامی از آمادگی زنان انگلیسی برای دست زدن به اقدام مشابه وی یعنی بریدن سر اتباع آمریکایی خبر داد.
نمایش مشترک ایران و کردستان عراق در جشنواره عروسکی - نمایش «هیوا» نوشته نعیم بذرکار و به کارگردانی صبا مولودی با همکاری هنرمندان کردستان عراق، در جشنواره عروسکی اجرا می‌شود.
ادامه داشتن نمایشگاه نوشت‌افزار تا 15 روز دیگر/ «شکرستان» و «کلاه قرمزی» رکورددار شدند - دومین نمایشگاه نوشت افزارهای ایرانی اسلامی شامگاه 10 شهریورماه با حضور علی بخشی‌زاده مدیر شبکه 2، مجتبی ظریفیان و آزیتا رضایی مجری برنامه کودک، سنجد و پنگول و تعداد ...
ایران چگونه در در شکستن محاصره «آمرلی» نقش ایفا کرد؟ - کشور عراق طی ماه های گذشته عرصه تحولات سیاسی و امنیتی بوده که مهمترین نمود آن، پیشروی تروریست های تکفیری در این کشور و جنایات این تروریست ها بوده است. اما پیروزی های اخیر نیروهای دولتی و مردمی بر تکفیری ها، تا حد زیادی مرهون نقش ایران بوده که این موضوع، مورد اذعان منابع خبری و همچنین سیاسی بین المللی نیز قرار گرفته است.
ساخت دوباره بارگاه ائمه بقیع(ع) دغدغه مذهب نیست دغدغه اسلام است - رئیس سازمان فرهنگی هنری شهرداری تهران ضمن تاکید بر اینکه دغدغه بقیع دغدغه مذهب نیست بلکه دغدغه اسلام است، گفت: دغدغه هر روز ما این است که چرا آل سعود بقیع را تخریب کرده ...
دوربین‌ها روی حیات‌وحش زوم می‌شود/ برگزاری مسابقه «نگاه» - مسابقه عکاسی «نگاه» با موضوع ارتباط انسان و حیوان در جامعه شهرنشین، دامپزشکی و حیات وحش 14 مهرماه برگزار می‌شود.
بازنشر گفتگوی مهر با مرحوم کاتوزیان/ گفته‌های استاد از عشق به تحقیق تا سیاه مشق مجلات خارجی - در پی درگذشت استاد ناصر کاتوزیان پدر علم حقوق ایران مصاحبه مشروح خبرگزاری مهر با این استاد گرانقدر دانشگاه تهران بازنشر می شود. وی در این مصاحبه از عشق و علاقه اش به ...
دلایل منتفی شدن حضور حاجی‌صفی در فولهام/ پولادی درچه صورتی لژیونر می‌شود؟ - خبرگزاری مهر - گروه ورزشی: هرچند حضور احسان حاج صفی در تیم فولهام انگلیس منتفی شد و این بازیکن باید زودتر به ایران بازگردد ولی مهرداد پولادی دیگر بازیکن ایرانی همچنان به ...
پلنگ صورتی به دنبال راهی برای بازگشت به تئاتر - گروه «هنرهای اجرایی ویرگول» قصد دارد نمایش «رد پای صورتی» را که پیش از این در تماشاخانه ایرانشهر روی صحنه برده بود، بار دیگر در سالنی خصوصی در سال جاری روی صحنه ببرد.
انتقاد شوالیه آواز ایران از تعلل وزارت امور خارجه/ برای خودم متاسفم - نشست خبری کنسرت شهرام ناظری سه شنبه 11 شهریورماه در تالار امیرخانی خانه هنرمندان ایران برگزار شد که طی آن ناظری با اشاره به لغو کنسرت خود که قرار بود به همراه نوازندگان ...
پدر علم حقوق ایران درگذشت - امیرناصر کاتوزیان پدر علم حقوق ایران درگذشت.
جدول قیمت سکه و ارز روز سه‌شنبه منتشر شد - جدول قیمت انواع سکه و ارز در بازار روز سه‌شنبه منتشر شد.
هیات انتخاب و داوری بخش عکس جشنواره «تیـژ» معرفی شدند - پنجاه و یکمین جشنواره منطقه‌ای سینمای جوان «تیژ- تربت حیدریه» هیات انتخاب و داوری بخش عکس را معرفی کرد.
حضور چند بچه در فیلم آن را سینمای کودک نمی‌کند/ سرسری فیلم نسازیم - فریدون حسن پور معتقد است حضور چند بچه در یک فیلم آن را به فیلم کودک تبدیل نمی‌کند بلکه باید همه اقتضائات یک فیلم کودک را لحاظ کرد.
روایت حضور گروه موسیقی مازندرانی در تاجیکستان/ ساز و دهل ایرانی گُل کاشت - سرپرست گروه موسیقی محلی تبری مازندران حضور این گروه محلی در پنجمین فستیوال موسیقی و آواز ترکمنستان را فرصتی برای معرفی هرچه بهتر موسیقی نواحی ایران به کشورهای منطقه ...
چمران جایگاه خود را از مسجد جامعی پس گرفت - در پایان نشست و پس از رای گیری، مشخص شد که مهدی چمران، فردی که تقریبا یکسال پیش جایگاه ریاست شورای شهر تهران را به احمد مسجد جامعی داده بود، بار دیگر توانسته با کسب اکثریت آرا به ریاست این شورا برسد؛ البته تفوق آرای اصولگرایان بر آرای اصلاح طلبان ادامه یافت تا نائب رئیس نیز یکی از اعضای اصولگرا شود.
نقش ایران در شکستن محاصره آمرلی و بیرون راندن تروریستهای تکفیری - یک رسانه غربی در گزارشی به نقش ایران در شکستن محاصره آمرلی و بیرون راندن تروریستهای تکفیری از این شهر شیعه نشین اشاره کرد.
انگلیس آماده حمله به عراق و سوریه است/بدون مجوز در برابر مصیبت بزرگ می ایستم - دیوید کامرون عصر روز گذشته در پارلمان این کشور اعلام کرد که بریتانیا آماده مشارکت در حملات هوایی آمریکا به عراق و سوریه است.
13 دقیقه هیجان با اجرای شهرام شکوهی/ خواننده پاپ 22 قطعه اجرا کرد - شامگاه 10 شهریورماه کنسرت شهرام شکوهی در سالن میلاد نمایشگاه بین‌المللی تهران برگزار شد که طی آن این خواننده پاپ 22 قطعه موسیقایی را برای مخاطبان و حاضران در این کنسرت ...
«گلستان سرزمین من» به نیمه رسید/ داستان‌هایی از زبان پرنده‌ها - کارگردان «گلستان سرزمين من» اعلام کرد تولید این مجموعه انيميشنی به سفارش مركز پويانمايی صبا به نیمه راه رسیده است.
چشم همه محیط‌بانان و شکارچیان سرنوشت «غلامحسین خالدی» است - گویی مسئولان فراموش کرده‌اند که اگر قصد حراست و حفاظت از محیط زیست کشور و عمل به وظایف محوله را دارند، بازوی اجرایی شان در درجه اول محیط بانانی هستند که درآمد اندکی دارند، تعدادشان کم است و امکانات مناسبی در اختیارشان قرار نگرفته و از همه بدتر، برای انجام وظیفه سلاح هایی در اختیارشان قرار داده شده که جز اضافه بار و افزودن بر رنج کار روزانه، چیز دیگری نیست


بیشترین بازدیدها - سرویس خبر


Copyright © 2008 - 2014 vista.ir. All Rights Reserved