EFQMخودارزیابی سازمانی بر اساس مدل تعالی سازمانی

تعالی سازمانی را می‌توان رشد و ارتقای سطح یک سازمان در تمامی ابعاد مختلف آن دانست، به گونه‌ای که بـا کسب رضـایتمندی کلیه ذینفعان و ایجـاد تعـادل بین آنها احتمال موفقیت سـازمان را در بلند‌‌مدت افزایش‌ دهد. در سالهای اخیر مدل‌هایی تحت عنوان تعالی سازمانی مطرح گشته است که از آن جمله می‌توان به مدل تعالی EFQM اشاره نمود. رویکرد این مدل، استفاده مؤثر از فرآیند خودارزیابی در راستای ارتقای سطح سازمان می باشد. اجرای خودارزیابی بر اساس مدل فوق در سازمان نتایج زیر را درپی خواهد داشت:
▪ شناسایی و بررسی فعالیت‌های سازمان و چگونگی اجرای آنها به منظور استخراج و تعیین نقاط قوت، زمینه‌هایی که نیاز به بهبود داشته و اقدامات و برنامه‌های بهبود سازمان
▪ ایجاد یادگیری سازمانی از طریق بررسی نتایج عملکرد سازمان و شناسایی و اجرای پروژه‌های بهبود
▪ تأمین و ارائه اطلاعات لازم برای شناسایی و تعیین اهداف و برنامه‌های بهبود و ارتقای سازمان و شناسایی اولویت‌ها
▪ ایجاد انگیزه در مدیران و کارکنان برای حرکت به سمت بهسازی و تعالی عملکرد
▪ افزایش اطمینان از تداوم بهبود سازمانی با توجه به فرایند خودارزیابی و اجرای دوره‌ای آن
▪ ایجاد امکان تبادل تجربیات درون سازمانی با بکار‌‌گیری ابزار بهینه‌کاوی (Internal Benchmarking).
به منظور اجرای خودارزیابی سازمانی روش‌های مختلفی از جمله روش پرسشنامه، کارگاه، ماتریس، پروفرما، شبیه‌سازی جایزه و روش‌های تلفیقی ارائه شده است. عمدتاً در سازمان‌هایی که برای اولین بار اقدام به اجرای خودارزیابی می‌نمایند، از روشهای کلی و ساده تر استفاده می‌شود که معمولاً روش خودارزیابی براساس پرسشنامه، کارگاه یا تلفیقی از پرسشنامه و کارگاه انتخاب می‌شود. با حرکت سازمان در مسیر تعالی و افزایش توان و آگاهی نیروهای داخلی، روشهای دقیق تر و قدرتمندتر خودارزیابی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مؤسسه مطالعات بهره‌وری و منابع انسانی سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران بر مبنای مدلهای تعالی‌سازمانی اقدام به تدوین جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی در بخش صنعت و معدن نموده و مجری طرح ارزیابی شرکت‌ها و سازمان‌های تحت پوشش سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران می‌باشد که تاکنون به ارزیابی بیش از ۴۰ شرکت از شرکت‌های تحت پوشش این سازمان در دو مرحله اقدام نموده است و هم اکنون مرحله سوم ارزیابی را در بیش از ۸۰ شرکت در دست اجرا دارد. همچنین گروه تعالی سازمانی موسسه مطالعات بهره‌وری و منابع انسانی به عنوان پیشگام در عرصه مشاوره در زمینه مباحث مرتبط با تعالی سازمانی، توسط کارشناسان مجرب و کارآزموده خود، به منظور ارتقاء و بهبود همه جانبه سایر سازمان‌ها و شرکت‌ها در سراسر کشور، به ارائه مشاوره، آموزش و اجرای خودارزیابی در شرکت‌ها و اشاعه فرهنگ تعالی سازمانی می‌پردازد.
● مرکز بهینه‌کاوی ایران Iranian Benchmarking Center
▪ معرفی
«بهینه‌کاوی» یا الگوبرداری از تجارب دیگران، در سرتاسر جهان به عنوان شیوه‌ای موثر و کارآمد برای آگاهی از آموخته‌ها و تجربیات سایر شرکت‌ها و سازمانها پذیرفته شده است. مهمترین چالش پیش روی فعالیتهای بهینه‌کاوی، دسترسی به اطلاعات و تجارب اجرایی شرکت‌های پیشتاز، و امکان تبادل تجربیات در چارچوبهای تعریف شده و مورد قبول طرفین است.
مرکز بهینه‌کاوی ایران با هدف کمک به شرکت‌ها برای برقراری ارتباط موثر با یکدیگر، و تسهیل و تسریع روند انجام پروژه‌های بهینه‌کاوی، و ایجاد بستری مطمئن و مناسب برای تبادل دانش و تجربه، شکل گرفته است.
اهداف
ـ کمک به سازمانها، برای به اشتراک گذاردن تجارب و یادگیری از شرکت‌های موفق در سرتاسر جهان
ـ شناسایی و معرفی شرکت‌های برتر داخلی در هر زمینه از حوزه‌های مختلف کار و کسب
ـ ثبت تجارب برتر این شرکتها و بهره‌گیری از آنها برای ارتقاء فرآیندهای جاری کسب و کار
ـ ایجاد یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز، از شرکت‌های موفق و برترین شرکتها در حوزه‌های مختلف کسب و کار
ـ کاهش فاصله موجود بین سطح عملکرد شرکتهای ایرانی و شرکتهای برتر جهان، از طریق برقراری ارتباط با مجامع بین‌المللی فعال در زمینه بهینه‌کاوی
▪ فعالیتهای مرکز بهینه‌کاوی
۱) گروه‌های بهینه‌کاوی (Benchmarking Groups)
هر گروه بهینه‌کاوی حول یک موضوع مشخص کسب و کار شکل می‌گیرد. به این منظور از چهار شرکت که در زمینه مزبور دستاوردهای موفق و بارزی داشته‌اند، به عنوان ارائه‌کنندگان تجربه دعوت می‌شود. انتخاب این چهار شرکت، بر مبنای نتایج جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی و یا سایر جوایز مشابه در سطح ملی صورت می‌گیرد. پس از انجام مذاکرات و موافقت شرکت‌ها برای حضور در گروه بهینه‌کاوی، برای هر یک از شرکتهای ارائه ‌کننده تجربه، یک جلسه برای ارائه دستاوردها و گزارشی از اقدامات انجام شده توسط شرکت، تنظیم می‌شود. بدین ترتیب در مجموع ۴ جلسه با فواصل یک ماهه، برنامه‌ریزی خواهد شد.
در این مرحله، برنامه این گروه بهینه‌کاوی تدوین شده و به شرکت‌های علاقمند به فعالیتهای بهینه‌کاوی اعلام می‌گردد. شرکت‌هایی که علاقمند به حضور در جلسات این گروه بهینه‌کاوی و بهره‌گیری از تجارب موفق شرکت‌های برتر در زمینه مطروحه باشند، می‌توانند پس از طی مراحل ثبت نام و پذیرش شرایط حضور در برنامه، در جلسات چهارگانه حضور یابند.
ـ هدف: تبادل تجربیات شرکتهای موفق در یک زمینه کسب و کار
ـ مدت اجرا: ۴ ماه (شامل ۴ جلسه دو روزه)
ـ مخاطبین: مدیران ارشد و میانی (نمایندگان شرکتهای ارائه‌کننده تجربه) - مدیران میانی و کارشناسان (شرکت‌کنندگان)
۲) پروژه‌های مطالعاتی (Study Projects)
هر پروژه مطالعاتی بهینه‌کاوی، بر یک موضوع کلیدی کسب و کار متمرکز است. هدف از اجرای این پروژه‌ها، تهیه یک گزارش جامع و تحلیلی از علل موفقیت یا شکست، و راهکارهای صحیح اجرای موثر فعالیتهای مختلف کسب و کار است. پس از انتخاب موضوع، و سرمایه‌گذاری چند شرکت به عنوان حامیان پروژه، یک تیم متشکل از متخصصان دارای سابقه علمی و اجرایی، شکل می‌گیرد. این تیم با نظارت و ارزیابی فعالیتها و اقدامات شرکتهای برتر در زمینه مورد بحث، به انتخاب ۱ تا ۵ شرکت برتر (بسته به عمق و گستردگی بحث) می‌پردازند. پس از این مرحله با شناسایی راهکارهای اجرایی و فرآیندهای موجود، بررسی دلایل و ریشه‌های مشکلات پیش‌رو، تحلیل نتایج حاصل و تلفیق آن با تجارب موجود جهانی، به ارائه گزارشی جامع در زمینه مربوطه خواهند پرداخت. گزارش پایانی به تشریح فرآیند انجام پروژه، آموخته‌ها و دستاوردهای کلیدی پروژه می‌پردازد. این گزارش تا ۶ ماه، صرفاً در اختیار سرمایه‌گذاران پروژه خواهد بود.
ـ هدف: دستیابی به عملکرد برتر از طریق بررسی برترین تجارب موجود
ـ مدت اجرا: یک سال
ـ مخاطبین: متخصصین مباحث مربوطه کسب و کار
۳) بانک اطلاعاتی شاخصها (Measures, Metrics and Benchmarks)
فرآیند بهینه‌کاوی، بدون وجود الگویی برای شروع و طی مسیر معنا نمی‌یابد. مقایسه با این الگو می‌تواند به شکلهای مختلف صورت گیرد. از جمله ساده‌ترین روش‌ها که در کشور ما نیز، متقاضیان زیادی دارد، مقایسه شاخصهای عملکردی سازمان خودی با سازمان الگوست. دستیابی به شاخصهای عملکردی سایر سازمانها، مشکل عمده انجام فعالیتهای بهینه‌کاوی با این رویکرد است. بنابراین جمع‌آوری این اطلاعات در یک بانک اطلاعاتی متمرکز، و استفاده از آن تحت شرایط معین، از وظایف اصلی یک مرکز بهینه‌کاوی است.
با تعریف شاخصهای مناسب، جمع‌آوری حجم مناسبی از اطلاعات و تحلیلهای دقیق شاخصهای به تفکیک بخشهای مورد بررسی، بانک اطلاعاتی کاربردی و متمرکزی در مرکز بهینه‌کاوی ایجاد خواهد شد. در مرحله بعد، برای بهره‌گیری سازمانها از این شاخصها، مکانیزم مشخصی در قالب نظامهای عضویت و یا پروژه های مشاوره‌ای که شامل آنالیز دلایل بروز فواصل از متوسط شاخصها در هر بخش و یا ارائه پیشنهادهای عملی به منظور دستیابی به سطوح بالاتر عملکرد نیز می‌شود، قابل تعریف خواهد بود.
ـ دستاوردها: ارائه شاخصهای کاربردی به تفکیک بخشهای مختلف صنعت
ایجاد امکان مقایسه وضعیت سازمان با متوسط صنعت کشور
ـ مخاطبین: برنامه‌ریزان و استراتژیستهای سازمان‌ها
۴) همایشهای موضوعی (Subject Attitude Forums)
همایش‌ موضوعی یک گردهمایی علمی است که در آن ضمن انتقال تجربیات موفق سازمان‌های برتر و صاحبنظران در حوزه‌های مختلف تعالی سازمانی، فرآیند جاری‌سازی مفاهیم تعالی سازمانی به بحث و تبادل نظر گذاشته می‌شود. اهداف این همایش‌ها که در دوره‌های فصلی برگزار می‌شود به این قرار است:
ـ توسعه فضای تبادل تجربیات موفق سازمانهای برتر، صاحبنظران و متخصصان در زمینه مختلف کسب و کار
ـ تماس مستقیم شرکت‌های علاقمند به پیشرفت در مسیر تعالی با سازمانهای برتر صاحبنظر در این زمینه
ـ تشویق و ترغیب شرکت‌کنندگان به یادگیری و استقرار تجربه‌های موفق در سازمانهای متبوع خود
این همایش‌ها با مشارکت سازمان‌های برتر کشور که در دامنه شایستگی‌های محوری خود دارای تجارب موفقی هستند و تمایل دارند در ارتقای فرهنگ تعالی در سازمان‌های مختلف از طریق ارائه تجارب خود و بحث و تبادل نظر مشارکت داشته باشند، به اجرا درمی‌آید.
ـ هدف: آشنایی عمومی با مباحث مختلف کسب و کار
ـ مدت اجرا: نیم روز
ـ مخاطبین: مدیران ارشد، میانی و کارشناسان
۵) تورهای مطالعاتی (Study Tours)
تورهای مطالعاتی مشتمل بر سلسله بازدیدهایی از سازمانهای پیشرو در مسیر تعالی می‌باشد، که ارتقای سطح یادگیری و درک عینی فرایندهای توانمندساز و نتایج سازمانهای یاد شده برای شرکت‌کنندگان به ارمغان خواهد داشت. این برنامه‌ها به دو شکل داخلی و خارجی اجرا می‌شوند:
ـ تورهای داخلی
بازدیدها از سازمانهای برتر کشور که از یرگزیدگان برنامه‌های سالانه جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی بوده و یا دارای تجربه موفق و یا شایستگی محوری ویژه‌ای در موضوعات مختلف کسب و کار ‌باشند، انجام می‌شوند.
ـ تورهای خارجی
این برنامه‌ها با استفاده از همایشها و تورهای مطالعاتی بین‌المللی که در سطح دنیا برگزار می‌شود و یا از طریق مشارکت مستقیم با سازمانهای برتر خارجی و سازمانهای پیشرو در سطح جهانی اجرا می‌شوند. شناسایی سازمانهای یادشده با توجه به نتایج جایزه مدیریت کیفیت اروپا (EFQM) و یا نتایج جوایز ملی کیفیت در سطح جهان صورت می‌پذیرد.
ـ هدف: آشنایی تفصیلی با مباحث مختلف کسب و کار
ـ مدت اجرا: یک روز (غیر از زمان رفت و آمد به محل)
ـ مخاطبین: مدیران ارشد (تورهای خارجی) - مدیران ارشد، میانی و کارشناسان (تورهای داخلی)
▪ مخاطبان
مخاطبان برنامه‌های مرکز بهینه‌کاوی، تمامی سازمانهای علاقه‌مند به استقرار و توسعه سیستم‌ها و رویکردهای نوین مدیریت و مدیریت کیفیت می‌باشند.
مخاطبان این برنامه در بخشهای مختلف اقتصادی شامل: صنعت و معدن، انرژی، فناوری اطلاعات و ارتباطات، کشاورزی، صنایع نظامی و دفاعی، ساختمان و مسکن و خدمات و در دسته‌های ذیل شناسایی می‌شوند:
ـ سازمانهای بزرگ، کوچک و متوسط
ـ سازمانها و نهادهای دولتی
ـ انجمنها و شرکتهای خصوصی
ـ NGOها
افراد در سطوح مختلف سازمانی بویژه در سطوح مدیران ارشد و میانی، و یا کارشناسان، و نیز متخصصان و مشاوران در هر موضوع می‌توانند از برنامه‌های مختلف این مرکز حضور استفاده کنند.

http://bashari.blogfa.com/