مدل سازمانی

Momcilo Kujacic و Nebojsa Bojovi در این مقاله به بیان تحقیق خود در ارتباط با بهترین مدل سازمانی برای شرکت پست صربستان می پردازند.
Momcilo Kujacic استاد دانشکده فنی Novi Sad می باشد.وی فارغ التحصیل رشته مهندسی ترافیک و حمل و نقل از دانشگاه بلگراد بوده و بیش از ۲۵ سال به عنوان مدیر عملیاتی و استراتژیک در پست صربستان فعالیت داشته است.
Nebojsa Bojovi استاد رشته مهندسی ترافیک و حمل و نقل در دانشگاه بلگراد بوده و در سال ۱۹۹۷ دکترای خود را در همین رشته و از همین دانشگاه دریافت کرده است.
سیستم پستی محیطی پویا بوده که در آن عناصری چون ابزار، تکنولوژی و منابع انسانی نقش مهمی را ایفا می کنند و به نظر می رسد اهمیت یک سازمان سیستمی، به عنوان کلیدی برای یکپارچه سازی منابع سازمانی، رو به افزایش است.
از میان رفتن مسئله انحصار در شرکتهای پستی خود تاکید بر این مطلب است که نیاز به تغییرات سازمانی امری اجتناب ناپذیر می باشد. این تغییر باید شامل تمرکز زدایی به همراه سازماندهی مجدد عقلایی و سریع سیستم های پستی باشد.
شرکت پست صربستان(The post of Serbia) به منظور انتخاب بهترین راه حل سازمانی یک روش تصمیم گیری چند معیاره پیشرفته (multicriteria) را بکار برده است که فرایند تحلیلی شبکه (Analytic Network Process : ANP) نامگذاری شده است. این مقاله نشان دهنده اهمیت مدلهای اینچنین می باشد.
هر سازمانی با توجه به محیط عملیاتی خود، مشابه یک مدل سازمانی خاص می باشد که این مدل دربرگیرنده تقسیم اختیارات، مسئولیتها و وابستگی بین زیر سیستمها(عوامل تولید) خواهد بود که پیشرفت اهداف سازمان را ممکن می سازند.
طراحی سازمانی (Organisational design) بیان کننده فرایند تدوین و ایجاد روابط بین عوامل تولید، طراحی رویه ها و انتخاب منابع می باشد.نتیجه نهایی طراحی سازمانی رسیدن به یک وضعیت مطلوب (Desired state) بوده که یک مدل را ایجاد می کند. در طراحی مدل سازمان، طراحی کلان سازمانی بوسیله ایجاد یک برنامه طراحی آغاز می شود که شامل فعالیتها، ضرب العجل ها (deadlines) و طراحی مدیریت پروژه و همچنین شامل یک ارزیابی کلی وضعیت اقتصادی محیط می باشد. طراحی کلان سازمانی مشخص کننده وظایف و مسئولیتها و روابط رسمی بین واحدهای مختلف سازمان و بخشهای خصوصی سازمان می باشد. این امر به شرکتها این فرصت را می دهد تا به عنوان یک سیستم کسب و کار یکپارچه به فعالیت خود ادامه دهند. طراحی کلان سازمانی شامل فازهای متعددی می باشدکه در این فازها ابتدا راه حل های مختلف سازمانی جستجو شده سپس یک مقایسه تحلیلی انجام می شود و سرانجام بهترین گزینه که بیشترین حساسیت را دارد، انتخاب می شود. لازم به ذکر است که توسعه و ارزیابی همه گزینه ها ضروری نیست، زیرا تعدادی از آنها در همان ابتدای امر حذف می شوند. پس ضروری است که پیش از ارزیابی همه راه حل ها مزایا و معایب هریک مشخص و تعیین شود. تحلیل مدلهای ریاضی برای تصمیم گیری چند معیاره نشان داده است که روش ANP بهترین نتیجه را خواهد داد.
کارایی و اثربخشی هر راه حل، ارتباط مستقیم با ساختار سازمان مورد نظر دارد. شواهد تجربی نشان می دهد که ساختار اهداف سازمان بسیار زیاد و پیچیده می باشد و در واقع ما با مجموعه ای از اهداف روبرو هستیم. مبنای طراحی سازمانی برپایه اهداف عملیاتی و استراتژیک استوار است. این اهداف تعیین کننده محدودیتهای سازمان با در نظر گرفتن عوامل محیطی می باشد. بعلاوه، این اهداف نشان دهنده میزان بکارگیری فناوریها و اندازه سازمان می باشد. انتخاب یک طراحی مناسب تا حد بسیار زیادی به استراتژی سازمان وابسته می باشد زیرا معمولا این استراتژیها هستند که اهداف را هدایت و در مسیر خود به جریان می اندازند.
شرکت پست صربستان، راه حلها و گزینه های متعددی را برای طراحی سازمان پیش رو داشت، که در ذیل به بیان آنها می پردازیم :
▪ اولین انتخاب و گزینه : ترافیک پستی با درجه بالایی از تمرکز در کلیه عملیاتش، سازماندهی و اداره شود.
▪ گزینه دوم : ترافیک پستی بر پایه اصول ناحیه ای و منطقه ای سازماندهی شود. به این شکل که ۶ ناحیه مشخص شود و همه مسئولیتها و کارها، به استثنای توسعه و سرمایه گذاری استراتژیک، به صورت ناحیه ای تمرکز زدایی شود.
▪ گزینه سوم : ترافیک پستی بر پایه اصول ناحیه ای و منطقه ای سازماندهی شود. به این شکل که ۲۸ واحد کسب و کار و سودآوری مشخص شود و همه عملیات، به استثنای توسعه و سرمایه گذاری استراتژیک، به واحدهای مشخص کسب و کار تمرکززدایی شود.
▪ گزینه چهارم و آخرین گزینه : ترافیک پستی بر مبنای این اصل سازماندهی شود: یک ناحیه کسب و کار و مرکز سود.به این معنی که کلیه عملیات و وظایف به استثنای توسعه و سرمایه گذاری استراتژیک بوسیله یک ناحیه تجاری تمرکز زدایی گردد.
گام بعدی در ایجاد مدل، تعیین یک ساختار شبکه ای است که روابط بین اجزای مدل سازمانی را بیان و تعریف می کند. با توجه به روابط و بازخورها، لازم است که یک ماتریس ارزیابی تهیه گردد تا انتخابهای مختلف را براساس میزان اهمیت آنها رتبه بندی نماید. با توجه به انجام رویه های روش ANP ، گزینه چهارم به عنوان بهترین راه حل و مدل سازمانیبرای شرکت پست صربستان انتخاب و تجویز می شود.
هدف اصلی تجدید نظر سازمانی در شرکت پست صربستان، افزایش حجم خدمات پستی، ارائه خدمات بصورت کارا و اثربخش و بصورت همزمان توسعه و رشد پست به عنوان سازمانی سودآور که توانایی تولید سرمایه خود را به منظور سرمایه گذاری اهداف، دارا باشد. این اهداف به منظور سودآوری کوتاه مدت در اولویت می باشد.
شرکت پست صربستان باید بصورت یک شرکت مدرن سازماندهی شده، بصورتی که مالکیت کسب و کار را دارا باشد و از طرف دیگر به عنوان یک سیستم عظیم کسب و کار، عدم تمرکزگرایی سود را به منظور کارآفرینی آغاز کرده و مسئولیت سودآوری را به کلیه بخشهای سازمان که در برنامه ریزی، نظارت و ... بصورت جداگانه فعالیت دارند، انتقال دهد.
بدیهی است که تاخیر در اجرای برنامه های تجدید نظر، نتیجه فقدان آگاهی نسبت به نیاز تغییرات سازمانی و عدم تمایل مدیریت به اجرای این تغییر است.
تغییر سازمانی نیازمند یک نگرش فعال و خلاقانه می باشد. باید در نظر داشته باشیم که فرایند تغییر سازمانی همیشه شامل تعارضات آشکار و پنهان می باشد، که مبارزه برای کسب قدرت و فعالیتهایی بر خلاف تغییرات در حال انجام، نمونه هایی از این تعارضات می باشد. این فعالیتها معمولا بدین علت است که تغییرات سازمانی، باعث تغییر ساختار قدرت و تغییر وضعیت گروهها و افراد خواهد شد.

منبع Postal technology international magazine- sep ۲۰۰۷ :
ترجمه و استخراج : مریم حیدری

منبع : پورتال مرکز فناوری اطلاعات