مدیریت زمان

زمان با ارزش ترین منبعی است که در اختیار انسان قرار دارد؛ اهمیت این منبع را می توان در۲ بعد دید. اول آن که زمان تنها منبعی است که میان تمام افراد به طور مساوی تقسیم شده و دوم این که استفاده از منبع دیگر وابسته به داشتن زمان است. بر این اساس می توان گفت زمان اصلی ترین سرمایه بشری است که نیاز به مدیریت و اداره کردن دارد، تا از آن در راستای تحقق اهداف فردی و سازمانی استفاده شود. امروزه «مدیریت زمان» در علم مدیریت از جایگاه ویژه ای برخوردار است. زیرا با تأسی از راهکارهای «مدیریت زمان» می توان بازدهی سازمان ها را افزایش داد و با بهره گیری مناسب از زمان از اتلاف وقت و هزینه های سنگین در سازمان ها پیش گیری کرد. از این رو مدیریت زمان، علم کنترل زمان و استفاده صحیح از آن نیز نامیده می شود.
همان طور که می دانیم استفاده مؤثر و اثر بخش از زمان ضرورتی اجتناب ناپذیر برای موفقیت در عرصه کار و زندگی است. مدیریت زمان شامل مجموعه ای از مهارت ها برای کنترل و استفاده بهتر از زمان است. یک کارشناس ارشد مدیریت آموزشی، اهداف مدیریت زمان را وسعت نظر یعنی یافتن دیدگاه بهتر نسبت به کارهای وابسته به یکدیگر و تعیین اولویت ها می داند و می افزاید: خلاقیت یکی دیگر از اهداف مدیریت زمان است که فرصت بیشتر برای خلاق بودن به جای حالت انفعالی را ایجاد می کند.زهرا یزدان پناه کاهش فشارهای روحی را از دیگر اهداف مدیریت زمان نام می برد و می گوید: با اعمال مدیریت زمان می توان بر فشار روحی غلبه کرد یا آن را کاهش داد.وی دستیابی به وقت بیشتر برای گذراندن با خانواده و دوستان را نیز از اهداف مدیریت زمان بر می شمارد.
به گفته وی بهره گیری از اوقات فراغت به فرد امکان می دهد تا زندگی خویش را متعادل تر سازد و با دقت و حوصله و انرژی بیشتر به امور خانه و خانواده بپردازد. وی می گوید: با استفاده از مدیریت زمان می توان به سلامت جسم و نشاط روح دست یافت، از اوقات فراغت بیشترین بهره را برد، نگرانی و دغدغه را برطرف کرد، فضای مناسب تری برای بازده بیشتر و خلاقیت فراهم ساخت، فعالیت های آتی را بهتر برآورد کرد و اولویت ها را تشخیص داد و امور را هدفمند کرد. وی مدیریت را فرآیند کار با دیگران به منظور دستیابی اثربخش و اخلاقی به اهداف سازمانی معنا می کند و می گوید: بر این اساس مدیر وظیفه دارد از منابع برای تأمین اهداف و منافع سازمان استفاده کند. منابع در دسترس مدیران و سازمان ها شامل منابع انسانی، منابع مالی، منابع اطلاعاتی و غیره می شود. این کارشناس ادامه می دهد: زمان نیز جزو این منابع به حساب می آید با این تفاوت که زمان مانند برخی دیگر از منابع سازمان از قبیل تجربه، استعداد، هوش و... منبعی ناملموس است و کمتر به عنوان یک منبع مورد توجه قرار گرفته است. بخشی از موفقیت سازمان به شیوه برخورد آن با منبع زمان بستگی دارد. بنابراین مدیران سازمان ها باید برای ارتقای نگرش خود نسبت به زمان و درک اهمیت آن تلاش کنند.
وی با بیان این که بررسی رفتار افراد موفق و اثربخش، اهمیت زمان را تأیید می کند، می افزاید: به نظر پیتردراکر «مدیران اثربخش در شروع کار خود ابتدا عامل زمان را در نظر می گیرند سپس به انجام وظایف خود می پردازند». هم چنین از نظر وی مدیران اثربخش پیش از برنامه ریزی، در پی آن هستند که دریابند زمان را واقعا صرف چه کارهایی می کنند. آن ها با پی بردن به چگونگی گذراندن زمان خود، سعی می کنند، زمانشان را مدیریت کنند و فعالیت های وقت گیر و بی ثمر را حذف کنند. مدیریت زمان نیز مانند مدیریت هر منبع دیگری یک فرآیند است، این فرآیند شامل «برنامه ریزی، سازماندهی،مدیریت، کنترل و استفاده از آن منبع برای دستیابی به اهداف عملکردی» است. وی خاطر نشان می کند: نکته ای که باید مورد توجه مدیران قرار گیرد، برخی ویژگی هایی است که زمان را از دیگر منابع متمایز می کند. وی ادامه می دهد: زمان عامل تعیین کننده است یعنی به طور مستقیم بر سایر عوامل تأثیر می گذارد و روش به کارگیری آن ها را تغییر می دهد. محدودترین منبع هر فرآیند تعیین می کند که بازده آن چه قدر باید باشد. در فرآیند دستیابی به موفقیت، زمان، عامل تعیین کننده است.
استفاده به موقع از فرصت ها، واکنش سریع نسبت به رخدادهای محیطی و هم چنین افزایش سرعت ارائه خدمات و محصولات، جزئی از کیفیت کار سازمان ها محسوب می شود. یزدان پناه معتقد است: انجام کار بدون در نظر گرفتن عامل «زمان» نتیجه لازم را در پی ندارد. زمان، نه تنها یکی از ابعاد کیفی انجام وظایف مدیران است، بلکه عامل اثرگذار بر کل جریان مدیریت انجام کار است. وی با اشاره به این که زمان به طور یکسان در دسترس همه قرار دارد، می گوید: یکی از ویژگی های منحصر به فرد زمان این است که به طور عادلانه و به میزان یکسان بین همه افراد توزیع شده است و کسی نمی تواند آن را بخرد یا زمان کس دیگری را قرض کند و در به دست آوردن و ذخیره کردن عینی آن بر دیگران پیشی بگیرد. زمان فرصت خوبی را در اختیار ما می گذارد تا با استفاده هر چه بهتر از آن به اهداف خود دست یابیم و در نهایت اثربخش باشیم.وی خاطر نشان می کند: زمان بدون جایگزین است، هیچ منبع دیگری را نمی توان جایگزین زمان کرد. وقتی زمان از دست برود نمی توان جای خالی آن را با پول، زمین یا چیز دیگری پر کرد؛ در صورتی که منابع دیگر قابلیت جانشینی دارد.
● مهارت های مدیریت زمان
مهارت های مدیریت زمان به ۲ شکل، فردی و سازمانی است. مهارت فردی مدیریت زمان به خود آگاهی بستگی دارد.این کارشناس ارشد مدیریت آموزشی می گوید: علاقه به پرکاری بیش از حد در به کارگیری اصول مدیریت زمان مؤثر نخواهد بود مگر فرد از وجود این نیازها و شیوه ها و الگوهای رفتاری آگاهی داشته باشد. وی بیان می کند: اصلی ترین عامل اتلاف وقت روحیات و خلقیات فرد است. از آن جا که هر فرد با توجه به منش هایش، روش هایی را برای تقسیم وقت خود در نظر می گیرد، پس خود می تواند عامل اصلی اتلاف وقت محسوب شود. همه افراد بر وقت خود مدیریت می کنند اما کسانی که اوقات خود را به هدر می دهند مدیریتشان براساس هدر دادن وقت است. وی ادامه می دهد: مدیریت زمان به صورت گسترده یا ثمربخش نتوانسته است امیدهایی را که از آن انتظار می رفت برآورده سازد. برای این امر دو دلیل عمده وجود دارد: اول این که در مدیریت زمان فرض بر این است که هر فرد دارای آزادی کامل در برنامه ریزی، انتخاب و عمل است اما همگی ما می دانیم که افراد از این استقلال برخوردار نیستند بر عکس به میزان زیادی ما به یکدیگر وابسته ایم.
وی می افزاید: دلیل دوم آن است که مدیریت زمان تأکید بر فرد دارد و تاکنون به سیستم های انسانی کمتر اهمیت داده و تأکید کرده است.وی بیان می کند: با اعمال مدیریت زمان آدمی به حالت خود نظمی می رسد و به عبارت دیگر بدون این که ساز و کارهای خارجی رفتار و اعمال انسان را تحت کنترل درآورد، فرد اعمال و رفتار خود را کنترل می کند و زمان لازم برای انجام دادن فعالیت های بسیار مهم را در نظر می گیرد از این رو مدیریت زمان نوعی خود مدیریتی است.

علوی

منبع : روزنامه خراسان