فرایند برنامه ریزی غلتان فصلی و ویژگیهای آن

برنامه ریزی غلتان سه ماهه ، چهارمانع اساسی ایجاد شده بوسیله فرایند برنامه ریزی سالانه را برطرف می نماید . نظام تامین مالی سالانه ، انفعال را در مسئولین بودجه تشویق می نماید . نظام گزارش دهی برمبنای اهداف ماهانه ، ارتباطی با سایر اهداف برقرار نمی کند . دوره های سه ماهه که مدیریت از کسب درآمد فاصله می گیرد و نظام پاداش دهی که بر مبنای اهداف سالانه می باشد . تنها چیزی که در مورد یک هدف سالانه مسلم است ، این است که به طور قطع و یقیین اشتباه بوده و برای شرایط کسب و کار بسیار سهل یا بسیار دشوار می باشد .
سنگ بنای اساسی برنامه ریزی غلتان فصلی ، پیش بینی غلتان فصلی می باشد . هرچند بسیاری از سازمان ها پیش بینی را جهت کنترل بر عملکردشان به کار می برند ، در بسیاری از موارد از ابتدا دچار نقصان می شوند ، زیرا آنها غالبا با چند یا همه مسائل زیر مواجه می گردند :
ـ به دلیل برخورداری از ابزار ضعیف و شتابزدگی در پیش بینی ، از بودجه ماههای باقی مانده به عنوان راهنمایی برای تدوین هزینه های آتی استفاده می گردد .
ـ پیش بینی ها بر اساس همکاری با مسئولین بودجه و مشورت با مجریان صورت نمی گیرد و به صورت مرکزی به وسیله یک تیم مالی کوچک انجام می شود .
ـ پیش بینی ها بصورت ماهانه به روز می گردند و این بازه زمانی غیرضروری موجب بروز مشکلات زیادی می گردد .
ـ انجام پیش بینی ها موکول به روزهای پایانی سال بودجه ای می گردد .
● فرایند برنامه ریزی غلتان فصلی :
فرایند پیش بینی غلتان اقدامی است که مدیریت ، هزینه های مورد نیاز برای ۱۸ ماه آینده را تدوین می نماید . در هر فصل ، پیش از تصویب این برآوردها ، مدیریت تصویر بزرگتر ۶ فصل آتی را مشاهده می کند . درتمام پیش بینی های بعدی در حالیکه پیش بینی های ۳ ماهه کوتاه مدت آتی تدوین می شود ، پیش بینی سالانه نیز به روزرسانی می گردد . مسئولین بودجه تشویق می شوند تا نیمی اززمان خود را صرف کسب جزئیات در مورد ۳ ماه بعدی نمایند ، زیرا اینها در توافقات تبدیل به اهداف خواهند شد و بقیه زمان خود را صرف ۵ فصل بعدی کنند . هر پیش بینی فصلی یک شروع مجدد نیست چون پیش بینی فصلهای آینده در طول زمان چندین بار بازنگری شده اند . به شرط آنکه شما یک نرم افزار پیش بینی مناسب در اختیار داشته باشید ، مدیریت می تواند پیش بینی های خود را بسیار سریع انجام دهد . کل زمان صرف شده برای چهار فقره پیش بینی حدود پنج هفته می باشد . این زمان را با دوره برنامه ریزی سالانه خود که به طور متوسط هشت الی دوازده هفته به طول می انجامد مقایسه کنید . قابل توجه است که فرایند برنامه ریزی غلتان فصلی اجازه می دهد که :
ـ یک ساختار مدیریتی با عملکرد سازگار بتواند با عکس العمل سریع به جهان پویا و پرشتابی که در آن کار می کنیم ، ایجاد گردد .
ـ با فرایند برنامه ریزی مستمر مدیریت را ملزم به نگاه کردن به آینده بر اساس یک مبنای نظامند نماید .
ـ بودجه ماهانه با هدف ماهانه به روز تری جایگزین گردد .
ـ گزارشات بر اساس اهداف معناداری انجام شده و به صورت ریشه ای باعث ارتقاء کیفیت گزارش دهی ماهانه گردد .
● ویژگیهای فرایند برنامه ریزی غلتان فصلی :
▪ فرایندی از پایین به بالاست :
در بسیاری از مدلهای پیش بینی ، مشاوره و رایزنی غالبا محدود به افرادی می گردد که بدور از حوزه عملیاتی هستند و بنابراین دیدگاه شان از آینده دارای انحراف می باشد و در برخی موارد به سادگی تصورات اشتباهی را که در سازمان مرکزی به آن اعتقاد دارند تکرار می نمایند . یک نظام پیش بینی غلتان مناسب ، فرایندیست از پایین به بالا که در میان فعالیت های مختلف هماهنگ می گردد . یک فرایند از پایین به بالا همچنین به ایجاد اجماع عمومی در چشم انداز های بلند مدت ترکمک می نماید .
▪ پایه های اهداف برنامه سالانه را ایجاد می نماید :
فرایند متعارف برنامه ریزی سالانه زمان زیادی به طول می کشد ، بر محرک های عملیاتی متمرکز نمی گردد ، با نتایج استراتژیک یا عوامل موفقیت حیاتی مرتبط نمی باشد ، منجر به رفتار منفعلانه می گردد و مانعی عمده در راه نیل به موفقیت می باشد . این نقائص در برنامه ریزی غلتان مرتفع می گردند .
▪ مکانیزم تخصیص فصل به فصل را ایجاد می نماید :
برخی سازمان ها به این مسئله پی برده اند که دادن اختیار به مسئول بودجه برای هزینه کردن یک اعتبار سالانه دور از منطق است ، زیرا اگر در تخصیص منابع بودجه ای اشتباهی صورت گیرد ، دیگر اعتبار اضافی برای جبران آن وجود نخواهد داشت . با مجبور نمودن مسئولین بودجه به پیش بینی نیازهایشان در این نظام غیر منعطف ، در واقع آنها را دچار رفتار تدافعی خواهیم نمود و اخلاق هزینه نکردن اعتبارات مصوب در آنها ایجاد می گردد . مزیت برنامه ریزی غلتان فصلی این است که مبالغ اضافی هزینه شده در پروژه های جدید زودتر از پایان سال مالی آشکار می گردد ، بنابراین برای مسئول بودجه بسیار دشوارتر خواهد بود که مخارج مازاد را در زمان تخصیص اعتبارات فصل بعدی پنهان نماید . از طرفی مبالغ مازاد باقی مانده در هر فصل را که مسئول بودجه از قبل قادر به پیش بینی کردن آن نمی بود را می توان در پروژه های جدید سرمایه گذاری نمود .
▪ بر مبنای محرک های کلیدی استوار گردیده است :
یک ابزار پیش بینی نیازمند آن است که بر مبنای محرک های عملیاتی کلیدی باشد . در این راستا موارد زیر می توانند شامل گردند :
ـ چه می شود اگر قراردادی را منعقد کنیم ، تولید یک خط را متوقف نماییم ، واحدی را واگذار نماییم
ـ معامله با مشتریان کلیدی و عرضه منابع مورد نیاز از جانب عرضه کنندگان
ـ شاخص های کلیدی اقتصادی ، نرخ های بهره ، تورم
ـ حضور در بازارهای فرار
ـ محدودیت های ظرفیت کارخانه
بر مبنای یک فرایند سریع استوار گردیده است : تدوین برنامه غلتان فصلی به دلایل زیر از سرعت بالایی برخوردار می باشد :
ـ ابزار برنامه ریزی مذکور یکپارچگی را به سرعت برقرار می نماید .
ـ این مدل نیرومند است و دچار چندگانگی دستوری در درون خود نیست .
ـ تکرار فصلی به کارایی و اثر بخشی کمک می نماید .
ـ هزینه های تکراری می تواند تماما استاندارد شود .
برنامه ریزی غلتان ، ۱۸ ماهه می باشد و نه ۱۲ ، ۱۳ یا ۱۵ ماهه : برنامه ریزی غلتان ۱۸ ماهه دارای مزایایی است که عبارتند از :
ـ شما می توانید در میانه سال جاری کل سال آتی را مشاهده نمایید و در پیش بینی فصل سوم ، اهداف برنامه سال آتی را تدوین نمایید .
ـ پیش بینی غلتان فصلی در هر زمان که اجراء گردد بر خلاف سازمانهایی که همواره دو سال آتی را در افق پیش بینی خود در نظر می گیرند ، استحکام بیشتری دارد .
ـ پایه های اهداف سالانه شما هیچوقت از نقطه صفر تدوین نمی گردد .
▪ فرایندیست فصلی نه ماهانه :
صرفا کسب و کارهایی که در محیط های بسیار پویا فعالیت می نمایند نیازمند پیش بینی ماهانه می باشند . فرد باید به خاطر داشته باشد که به ازای هر اتفاقی که در مسیر شما واقع می شود ، اتفاق دیگری در آینده به وقوع می پیوندد تا اثر مثبت آن را خنثی نماید بنابراین ارزشمند نیست اگر شما پیش بینی پایان سال خود را به دلیل از دست دادن یا بدست آوردن یک مشتری عمده سریعا تغییر دهید . بهتر است این تغییرات در مقاطع فصلی صورت پذیرد . این کار تضمین می نماید که ارقام پایان سال شما دارای نوسانات کمتری باشد . برای سازمانهاییکه در محیط پویا فعالیت می کنند ، نیازی نیست که تمام مسئولین بودجه در پیش بینی مجدد ماهانه شرکت نمایند و می توان این کار اضافه ماهانه را محدود به بخشهای تولید و فروش نمود و سایر بخش ها همچنان در سیکل بودجه فصلی باقی بمانند .

نویسنده : دیوید پارمنتر
ترجمه : رضا نیک سیرت