سمینارهای رنگی اهداف خاکستری

سخن گفتن از الگوی مصرف بحثی زیربنایی را برمی انگیزد که اتفاقاً ریشه اسلامی و مذهبی دارد. این که چگونه بهینه مصرف کنیم؟ سوالی است که می توان پاسخ آن را در مصادیق مختلف جستجو کرد. غالباً وقتی از اسراف کاری صحبت می شود، اذهان صرفاً به سمت و سوی مردم می روند. اگرچه تجمل گرایی و چشم و همچشمی نمونه بارز به اصطلاح بریز و بپاش ها و اسراف کاری ها هستند، اما اگر دقت کنیم متوجه ده ها مورد دیگر می شویم که هرگز در پی محدود کردنش نبوده ایم.
در بدنه مدیریت اداری شاهد موارد متعدد نقض الگوی مصرف هستیم. در این میان بحث نفع و منفعت کشور به میان می آید و این که مدیریت ادارات ما باید تاکنون لااقل به سطحی رسیده باشد که بتوانیم الگوی مدیریت اسلامی و ایرانی ارائه داده باشیم.
متاسفانه یکی از عمده ترین نقص های بدنه مدیریت ما معطوف به حجم بالای جلسات، همایش ها و سمینارها که نتایج آن صرفاً بر روی کاغذ مانده است. هرگز نمی خواهیم نقش علمی سمینارها را در تبادل اطلاعات نادیده بگیریم، فقط در پی آنیم که بگوییم ضرورت ها و نتایج کجای کار قرار دارند؟
رهنمودهای مقام معظم رهبری در پیام نوروزی سال ۸۸ از زوایای مختلفی مورد توجه قرار گرفت. اما آن گونه که ایشان نیز تاکید کرده اند اجرای چنین الگویی مربوط به مقطع زمانی خاصی نمی باشد.
رهبر معظم انقلاب اسلامی با رهنمودهای روشنگرانه شان به سنت اسلامی ما اشاره داشته و تلنگری در ذهن های بی توجه ایجاد کرده اند که این تلنگر سرآغاز یک حرکت بزرگ، بلکه یک نهضت باشد، نهضتی به نام نهضت صرفه جویی.
چه بسیار وابستگی ها که در سایه قناعت از بین می رود و گل های توسعه شکفته می شوند.
● روی موج همایش ها به خواب رفته ایم
مدعوین روی صندلی ردیف آخر توجهی به سخنرانی ندارند. بعضی ها حتی تکه کاغذی به همراه ندارند که نکته ای یادداشت کنند. فرد جدیدی وارد می شود، آشنای خود را پیدا کرده، کنارش می نشیند و با موضوع تغییر و تحولات شرکت گپ زدن را آغاز می کند.
میوه ها که توزیع می شوند، صدای کارد و ظروف چینی در فضا می پیچد.
سخنران جلسه آخرین متد مدیریتی روز را بر روی نموداری تشریح می کند.
به راستی چگونه می توان چنین تضادی را هضم کرد و امیدوار بود چنین همایشی نتیجه بخش باشد؟
بیرون سالن بسته های هدایا ردیف شده اند تا با دلخوشی این که دست پر به خانه برمی گردیم، خود را تسکین داده و متوجه نشویم چه میزان از دقایق و سرمایه را از دست داده ایم؟!
● به اهداف مشترک برسیم
مهدی ناظمی عضو هیئت علمی دانشگاه امام حسین (ع) در گروه مدیریت، کارکردهای سمینارهای مختلف را این گونه تقسیم بندی می کند:«زمانی می خواهید یک دستاورد علمی را برای مخاطبین خاصی ارائه دهید، چنین همایشی برای هر جامعه در حال رشدی ضروری است. دانشگاه ها یکی از ابزار مناسب برای ارائه دستاوردهای علمی خود را سمینارها می دانند که معمولاً سمینارهای دانشگاهی با کمترین هزینه و به همت اساتید و دانشجویان برگزار می شوند. دسته دوم همایش ها برای تبیین سیاست های اداری برگزار می شود که طرحی ارائه کنند. مخاطبین این قبیل همایش ها مدیران و معاونین آن سازمان و اداره هستند. می توان طوری طرح ریزی کرد که چنین گردهمایی هایی با کمترین هزینه و بیشترین تاثیرگذاری علمی و اطلاعاتی صورت پذیرد.
دسته سوم همایش ها تنها جنبه تبلیغاتی دارند و چون تاثیر و کارکرد مورد انتظار را به جامعه منتقل نمی کنند و تنها بر طبق سلیقه و خواسته جمعی یا فردی آن هم با صرف هزینه های کلان برگزار می شوند، مورد نقد جدی هستند.»
این استاد دانشگاه برای تشخیص ضرورت برگزاری یک سمینار پیشنهاد می دهد:«در حال حاضر برای طراحی سفرهای خارجی هیئت دولت کمیته ای وجود دارد که ضرورت ها را بررسی کرده و هزینه ها را برآورد می کند. چه خوب است که از روی این طرح اتود زده و طرح مشابهی را برای تشخیص ضرورت برگزاری سمینارها راه اندازی کنیم. وقتی همایش های غیرضروری با این حجم برگزار می شود، اصل برگزاری سمینار زیر سوال می رود، پس باید کمیته تشخیص ضرورت ها و برآورد هزینه تشکیل گردد.»
ناظمی استاد مدیریت در ادامه می گوید:«هر همایشی را که جنبه توجیهی، تبیینی و دانش افزایی دارد باید با مشارکت دستگاه های علمی- پژوهشی کشور برگزار کرد. دستگاه های دولتی باید در تعامل بوده و عهده دار برگزاری همایش های مشترک برای تبادل اطلاعات شوند.»
● همایشی برای سود منفعت طلبان
جلسه فرهنگی و موضوع همایش شعرخوانی است. مدعوین یک به یک با ظاهری به اصطلاح متفاوت ولی تعجب برانگیز وارد سالن می شوند. موهای بلند، پیپ، ژست روشنفکری، ادا و اصول پست مدرن گرایانه و در پس همه این رنگ و لعاب ها تنها چیزی که مفهوم ندارد اطلاعات ادبی و تکنیک های شعری است که می بایست در چنین جلسه ای محور قرار می گرفت...
متاسفانه باید گفت همه همایش های فرهنگی به تبادل اطلاعات روز ختم نمی شوند.
جلسات فرهنگی چون دامنه گستردگی بیشتری دارند و اقشار مختلف را دربرمی گیرند، با چنین نقایصی بیشتر به چشم می خورند. اغلب همایش های فرهنگی با اهداف پایه و سنتی برگزار می شود.
هدف های نو در برنامه ریزی این گونه همایش ها جایی ندارد.
مدعوین بعضاً دغدغه فرهنگی نداشته و صرفاً برای گپ و گفتی دوستانه و یا پز شخصیتی شرکت می کنند.
جلسه شعرخوانی که چندین سال به یک روش اداره شده، همه آمده اند، همه چیز خوانده اند و هیچ چیز نیاموخته اند. حال می توان پرسید نتیجه چه شد؟ از انتهای سالن یکی از مدعوین با ظاهری که به خیال خودش متفاوت بودن او را به نمایش می گذارد، برخاسته و بحث مضحکی را درباره جایگاه عشق در فرهنگ هند به راه انداخته است.
خانم ها می خندند و اداره کننده جلسه که معلوم نیست در کدام حال و هوایی ست سرگرم بحث درباره انتشار کتاب بعدی اش با شرکت کننده دیگری است که گویی موسسه انتشاراتی دارد.
● طراحی استراتژیک سمینار و همایش
دکتر ناصر آزاد عضو هیئت علمی دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران جنوب در شاخه مدیریت توضیح می دهد:«ما باید در طراحی سمینارها استراتژیک عمل کنیم. این تابع خطی نیست، منحنی است و نیازمند این هستیم که همه جوانب را بسنجیم. اگر بدون پژوهش عمل کنیم علاوه بر صرف وقت و هزینه بسیار، پیامد و نتیجه ای عایدمان نمی شود. ممکن است فلان سازمان و یا مرکز فرهنگی و هنری همایشی برگزار کنند و اتفاقاً قصدش هم تبادل اطلاعات روز باشد، اما باید دید مدعوین (فراگیران) چه کسانی هستند؟ هرگز نمی خواهیم نقش شایسته سمینارها را نادیده بگیریم، ولی باید ارزیابی شود که یک سمینار چه قدر سود دارد؟ از نمره صفر تا ۱۰۰ چه اندازه نتایج منتج خواهند شد؟ وگرنه اگر بخواهیم تنها از مدل های شبیه سازی شده پیشین پیروی کنیم که به نتایج و دستاوردهای نو نخواهیم رسید.»
آزاد ضمن اشاره به این که باید هدف را تبیین کرد و این که چه گروهی دخالت دارند؟ و از لحاظ کمی و کیفی چه انتظاری داریم؟ بعد می توانیم برنامه ریزی دقیقی برای برگزاری یک سمینار داشته باشیم، می گوید: «صرف به کارگیری ابزار که در این جا سمینار است، نمی توان همه انتظارات را برآورده کرد. چه بسا فلان سازمان سمینار خوبی برگزار کرده باشد، سخنرانان خوبی هم به بیان آخرین دستاوردهای روز پرداخته اند، اما به راستی مدعوین (فراگیران) همان هایی بوده اند که در همایش تمام هوش و حواسشان متوجه بحث بوده است؟ و یا اصلا اهمیت بحث را درک کرده اند؟»
● نتایج در پوشه ارزیابی کار برگزار کنندگان
مصطفی مولایی استاد دانشگاه پیام نور قم با بیان این مطلب که دو بازوی توسعه یکی سرمایه گذاری و دیگری بهره وری است، می گوید: «باید جستجو کنیم که آیا معیارهای ما برای طراحی یک سمینار براساس استانداردهای جهانی است؟ ابتدا طرح درخواست باید صورت گیرد، بعد اساتید سخنران انتخاب شوند، سپس موضوع به اساتید منتقل شود تا فرصت تحقیق پیدا کنند، همه این طراحی ها با علم به این موضوع صورت می گیرد که همه سمینارها تنها ارزش معنوی در راستای تبادل اطلاعات دارند. پس باید ضرورت برگزاری سمینار به روشنی مشخص شود. باید ابتدا فرآیندگرایی را ترسیم کنیم، سپس به ریز نیازها بپردازیم، در برنامه ریزی باید مشخص شود که با چه مدیریتی و با چه کیفیتی می خواهیم برگزار کننده باشیم؟»
این استاد دانشگاه اسکلت برنامه ریزی برای برگزاری سمینارهای مختلف در پاسخ به سوالاتی مانند این که چه چیز را می خواهیم به دست آوریم؟ چگونه برگزار کنیم؟ و توسط چه کسانی برگزار کنیم جست وجو می کند.
وی در ادامه با لحنی گله مندانه می گوید: «بر فرض مثال در رشته مدیریت سالانه دستکم ۳۰۰ تا ۴۰۰ همایش در نقاط مختلف کشور برگزار می شود، برایم تعجب آور است که نتایج این سمینارها کجا استفاده می شود؟ اگر از نتایج بهره برداری می کردیم که تا به حال گام هایی برای تحول در نحوه مدیریت اداری برداشته شده بود. به نظر می رسد نتایج در پوشه ارزیابی کاری برگزارکنندگان بایگانی می شوند.»
مولایی در تکمیل صحبت هایش می گوید: «در یکی از بهترین سمینارهای خلاقیت و نوآوری شرکت داشتم، اما از تمامی مدیران استان فقط یک نفر حضور داشت و یک نفر هم استاد دانشگاه جزو فراگیران به چشم می خورد. آیا این همایش که با حضور کشورهای آسیایی برگزار شد، در حدی نبود که بر روی اطلاع رسانی و دعوت مخاطبین کار بیشتری صورت می گرفت؟!»
واقعیت این است که ابزار سمینار در پروسه مدیریت به وسیله ای برای فخرفروشی بین معاونت های مختلف یک اداره و یا سازمان های مختلف تبدیل شده است. گویی اگر عناوین چندین سمینار در کارنامه فلان معاونت سازمانی و یا بهمان اداره نباشد، از میزان اثرگذاری مدیریت وی در آن سیستم کاسته می شود.
نام سمینار که به گوش می خورد، ناخودآگاه ذهن مان به حواشی برگزاری آن شامل هدایا و پذیرایی های مفصل و آنچنانی می رود. این شیوه بریز و بپاش های اداری تا آن جا عادی و مرسوم شده است که حتی مدعوین نیز توقعی جز این ندارند!
در یک جلسه فرهنگی از یکی از شعرا دعوت شده بود، پس از پایان شعرخوانی، به رسم یادبود لوحی اهدا شود که فرد به شدت بر افروخت و همان جا علناً دلیل اعتراض خود را محقر بودن هدیه اعلام کرد. به راستی مقصر کیست؟ شیوه غلط برگزاری سمینارها یا زیاده طلبی های برخی از مدعوین؟
مشکل مرسوم دیگری که در سمینارها به چشم می خورد این است که نتایج علمی سمینارها در بخش های مختلف صنعتی، سازمانی، فرهنگی و... کمتر مورد استفاده قرار می گیرد. به عنوان مثال سمینار «استفاده از فناوری نانو در صنعت نساجی» برگزار می کنیم، اما وقتی از نگاهی فراکلی به صنعت نساجی بنگریم می بینیم هنوز اصلاحات پایه ای رخ نداده است که بتوانیم وارد سطوح بالاتر شویم. نتیجه این مثال روشن است؛ سمینارها براساس نیازهای کشور طراحی نمی شوند، باید نتایج را از لای پوشه های بایگانی بیرون کشید و به جریان انداخت.
● هدف گذاری کلان داشته باشیم
در سایت معرفی «سمینارهای مختلف» با دهها عنوان روبرو می شویم که گاه کاملاً مشابه هم هستند. به عنوان مثال در ارتباط با مدیریت الکترونیک بیش از ۱۰ مورد را جستجو کردیم که همگی کم و بیش در یک راستا بودند. به راستی چرا در برگزاری سمینارها موازی کاری صورت می گیرد و به نتایج سمینار به نحو شایسته ای توجه نمی شود؟
دکتر ادیب عضو هیئت علمی دانشگاه بقیه الله در گروه مدیریت چند آفت مهمی که بیشتر در سمینارها دیده می شود را مورد اشاره قرار می دهد و می گوید: «مهمترین مشکل اساسی همایش ها عدم هدف گذاری کلان آنهاست. این بزرگترین آفتی است که سمینارهای مختلف را تهدید می کند. ما وقتی که استراتژ ی کشور را درباره مثلاً صنعت نساجی نداریم در همایش تخصصی اگر چه بالاترین حد اطلاعات ارائه می شوند، ولی اولاً این سطح از اطلاعات در کدام نقطه از صنعت نساجی که با هزار و یک مشکل روبروست، استفاده می شود؟ همچنین فراگیران چه کسانی باشند که بتوانند این اطلاعات را گرفته، به بدنه صنعت موردنظر منتقل کرده و تحول بیافرینند؟
پس عملاً اگر سمیناری بدون نیازسنجی برگزار شود، بیهوده برگزار شده است.»
این استاد دانشگاه از چشم و هم چشمی سازمان ها در برگزاری همایش به عنوان یک آفت مهم دیگر نام می برد و می گوید: «چشم و همچشمی بین سازمان های مختلف و حتی معاونت های یک سازمان مانع بزرگی است و زمینه ساز بسیاری از بریز و بپاش های بی جا در همایش ها محسوب می شود. شاید متوجه شده باشید که تا معاونت فلان در یک سازمان گردهمایی می گذارد، بلافاصله معاونت دیگری برای این که در بیلان کاری اش چیزی کم نگذاشته باشد نیز اقدام به برگزاری سمینار می کند!»
ادیب ادامه می دهد: «متأسفانه باید گفت بسیاری از مقالات علمی که در سمینارها ارائه می شوند، تنها حکم پژوهش کتابخانه ای و یا ترجمه متون خارجی را دارند. سمینار باید محل ارائه نوین ترین دستاوردهای داخلی باشد.»
وی گله مندانه می گوید: «چرا این تصور را ترویج می کنیم که سمینار بدون هدیه و پذیرایی معنا ندارد؟ پس از سفر حج به پیشنهاد مدیرکاروان افاغنه در یک همایش دویست نفره شرکت کردم. این همایش بسیار ساده اما از نظر معنوی پربار برگزار شد. در انتها نیز به مدعوین یک شام سنتی مشهدی ها را تعارف کردند. همه با صمیمیت صحبت کردند و با صمیمیت پذیرایی شدند. خاطره زیبایی نقش بست که از آن الگو گرفتم.»
وی در تکمیل صحبت هایش نسبت به هماهنگی سازمان های مختلف وجلوگیری از انجام کارهای موازی هشدار داده و می گوید «روابط عمومی سازمان های مختلف باید به گونه ای تشریک مساعی با یکدیگر داشته باشند که حتی همایش های مشترکی را برگزار کنند. هم اکنون این مشکل در سیستم مدیریتی به خوبی مشهود است که در طول یک سال چندین همایش مشابه حتی در یک استان برگزار می شود.»
● فراز و نشیب های پیش رو در شیوه برگزاری سمینار
دکتر مهدی ایرانمنش عضو هیئت علمی و مدرس دانشگاه استان کرمان و رئیس انجمن راهبردی ایران مرکز کرمان ازاین که هیچ کمیته ای خود را موظف به پیگیری نتایج سمینارها نمی داند، به عنوان یک آفت مهم یاد می کند و توضیح می دهد: «در آبان ۸۵ در سمینار همکاری های دولت، دانشگاه، صنعت و توسعه ملی شرکت داشتم و در آن جا طی یک مقاله ۶۰ صفحه ای متذکر شدم دوره های کارآموزی تابستانی برای دانشجویان اجباری شود. بعد از سمینار چند مدتی خبری از نتیجه سمینار نشد تا این که دیدم برخی از مسئولین از طرح بنده کپی برداری کرده بدون این که نامی از ارائه دهنده برده باشند.
با این گونه حرکت ها انگیزه ها برای شرکت در سمینارهای مختلف کم رنگ می شود.» وی پیشنهاد می کند که کمیته پیگیری نتایج سمینارها را تشکیل دهیم و حق مالکیت معنوی طرح ها را به رسمیت بشناسیم.
وی در ادامه می گوید: «به آمار و ارقام تحقیقات در سمینارها بسیار تکیه می شود در صورتی که اگر تجارب شخصی و نسخه عملی داشته باشیم، کمتر مورد توجه واقع می شویم و یا حتی مقاله تأیید نمی شود!
از سوی دیگر بحث چگونگی استفاده از نتایج پیش می آید. بنده پیشنهاد می دهم علاوه بر این که ایده ها و طرح های مطروحه به صورت مکتوب در مجموعه ای از مقالات گنجانده شده و چاپ می شود، CD هایی تهیه شده و در اختیار مدیران ارشد قرار گیرد.»
این استاد به اشتیاق ده ها دانشجو اشاره می کند که بسیار تمایل دارند در همایش های مختلف حضور داشته باشند، اما به دلیل عدم آگاهی از برنامه سمینارها و یا در مضیقه بودن به خاطر مسائل مالی برای حضور در همایش های تخصصی ثبت نام نمی کنند. این گونه است که درصد قابل توجهی از صندلی ها خالی می ماند و نتایج به افراد تأثیرگذار منتقل نمی شوند.
● الگوی علمی و اسلامی برای برگزاری سمینارها
وقتی هزاران ریال صرف بریز و بپاش های بیهوده در سمینارها می شود، از سمت دیگر هزاران ثانیه از وقت با ارزش مدعوین تلف خواهد شد. مدیریت زمان مقوله ای است که در ایران کمتر درباره آن بحث می شود و به صورت جدی به سمت و سوی آن نرفته ایم.
دکتر غلامرضا غیاثوند از دانشگاه پیام نور تهران می گوید: «متأسفانه تا به حال بیشتر از تئوریهای مدیریتی غربی استفاده کرده ایم و کمتر کارگاه آموزشی داشته ایم. مدیران ما با واژه ها آشنا هستند ولی به تعاریف نرسیده اند. چون تعریف درست و صریح را نمی دانند، هر کس به ظن خود تعبیر می کند.
باید زمینه هایی فراهم شود که مدیران وارد چنین دغدغه هایی شوند.»
غیاثوند معتقد است که باید آموزش کار کارگاهی را جایگزین سمینارها کرد تا نتایج بهتری حاصل شود. وی می گوید: «در سمینار خیلی موفق باشیم، مدل هایی را تولید می کنیم، وی در قالب کار کارگاهی کاربرد الگوها برای به کارگیری در سراسر کشور می توان آموزش داد.»
وی به مشکل عمده مدیریتی در کشور اشاره کرده و می گوید: «مدیران برنامه ریزی می کنند، ولی برای برنامه هایشان زمان بندی ندارند. چون در کمتر برنامه ای جایی برای ارزیابی بازتاب ها باز کرده ایم.»
احمدرضا هدایتی پژوهشگر نیز اعتقاد دارد برخی از مدیران کمتر به ضرورت تحول در سیستم اداری در راستای بهره وری بیشتر می اندیشند به همین دلیل همایش های اداری نیز اغلب از روی یک الگوی سنتی برگزار می شوند و از قبل برای برگزاری شان ضرورت سنجی نمی شود.»
وی می گوید: «نمی خواهیم بگوییم سمینار نباشد، فقط می گوییم درست سنجیده و به اجرا گذاشته شود. نقشه ای نظام مند برای برگزاری سمینارها داشته باشیم و به یک الگوی علمی و اسلامی برسیم.»
● مچ گیری ممنوع، عملکرد خود را ارزیابی کنیم
در قرآن کریم و مباحث اسلامی به صورت منسجم اسراف کاران مورد مذمت قرار گرفته به طوری که در قرآن کریم در قالب ترکیبات مختلف واژه اسراف ۲۳بار تکرار شده است. دکتر عبدالحسین فقهی استاد علوم قرآنی دانشکده ادبیات دانشگاه تهران می گوید: «همه ما باید به ظرافت پیام مقام معظم رهبری توجه کنیم. این درست نیست که به جای بررسی عملکرد خود، یک سازمان و یا یک قوه کشوری ادعا کند فلان سازمان و یا فلان قوه کشوری دچار بریز و بپاش های اداری است. ما نمی خواهیم یکدیگر را زیر سؤال ببریم، بلکه می خواهیم عملکردها را اصلاح کرده و موارد اضافی را حذف کنیم.»
وی در ادامه می گوید: «نتایج سمینارها اغلب در قالب ۲۰۰، ۳۰۰صفحه بایگانی می شوند. اگر نتایج سمینار به کار نیاید، پس آن سمینار به چه دلیل برگزار می شود. کارشناسان به دنبال طراحی مدلی برای برگزاری سمینارها باشند که از هزینه های اضافی بکاهد و نتایج سمینار را به میدان عمل بیاورد.»

گالیا توانگر

منبع : روزنامه کیهان