پنج شنبه ۲۳ آذر ۱۳۹۶ / Thursday, 14 December, 2017

روابط عمومی کلید ارتباطات مؤثر


روابط عمومی کلید ارتباطات مؤثر
امروزه در هر اداره و سازمانی وجود بخشی با عنوان روابط عمومی از بدیهیات است. کارکرد و نقش این حوزه آن قدر اهمیت یافته است که اساساً وجود هیچ سازمان و اداره ای را بدون آن نمی توان متصور شد و بقا و ادامة حرکت آنها بیش از هر چیز وابسته به کارآیی و قدرت است. روابط عمومی در واقع مهمترین بخش بدنة یک سازمان است. بخشی که برای تحقق اهداف آن سازمان ؛ بستر سازی و بیشترین ارتباط را با مخاطبان انسانی آن سازمان برقرار می کند.
تا بحال برای روابط عمومی ( Public Rlations ) تعاریف گوناگون منظور شده است :
روابط عمومی فعالیتی است ممتد ، مداوم و طرح ریزی شده که از طریق آن افراد و سازمانها می کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنان سر و کار دارند، به دست آورند و در حقیقت بخشی از مدیریت است و در اغلب موارد نقش مغز متفکر، قلب تپندة ، دست اجراء ، پای پیشرفت ، گوش شنوا ، چشم بینا و زبان گویای مدیریت سازمان را ایفا می کند.
روابط عمومی عبارت است از ابلاغ اطلاعات واقعی مؤسسه به مخاطبین خود و کسب نظریات آنها به منظور ایجاد حُسن تفاهم و پشتیبانی از طریق ایجاد احساس اشتراک از سوی فرد یا سازمان و از سویی دیگر مخاطبان می باشد.
کشور آمریکا پیشکسوت در ایجاد تشکیلات امروزی روابط عمومی است و شخصی بنام دای ویلی را پدر روابط عمومی آمریکا و موجد و طراح برنامه های نوین در آن کشور می دانند.
وی عقیده داشت که سیاست پرده پوشی سازمان ها علت عمدة سوء ظن مردم به آنها می باشد. زندگی در دنیای جدید نیازمند درک نقش مردم است. و روابط عمومیاز جمله نهادهایی است که گرانیگاه آنها افکار عمومی و نقش مردم است. روابط عمومی از جمله نهاد هایی است که در جهان کنونی جایگاه ویژه دارد. نمی توان در عصر ارتباطات زیست و از نقش روابط عمومی در جامعه ای که دستخوش تغییرات _ آنهم تغییرات پرشتاب و درهم تنیده_ غافل ماند. عصر ارتباطات عصر شتابندگی زمان و به هم پیوستن شبکه های گوناگون حیات فرد و جامعه است . نظام ها و شبکه های نوین ارتباطی، زمان و مکان_ این عناصر بنیادین زندگی انسان_ را دگرگون ساخته اند. نکتة شایان توجه این است که در کشورهای مختلف با توجه به نوع ساختار اجتماعی، فرهنگی، اقتصادی و سیاسی گوناگونی که دارند؛ شیوه های اجرایی روابط عمومی آنها نیز با هم متفاوت است و از این روست که روابط عمومی در ایران نیازمند تدوین و تبیین تجربه "روابط عمومی ایرانی" است.
جامعة امروز ایران به سوی مشارکت جویی، حقوق مداری، تکریم ارباب رجوع و مشتری مداری پیش می رود. مردم سالاری آن هم از منظر موضوع دین و پاسخگو بودن قدرت گفتار غالب و مطلوب در جامعة امروز ماست.
امروزه روابط عمومی ضمن سنجش محیط و انتقال اطلاعات به مدیر، به عنوان مرکز مشاوره و راهبری سازمان را در دفع مشکلات و مردم را برای تأمین حقوقشان یاری می دهد و بستر مناسبی را برای همکاری بین سازمان و گروه های مخاطب فراهم می آورد و با استفاده از تکنیکهای مدیریت همچون برنامه ریزی ، نظارت، کنترل و هماهنگی به صورت منظم؛ در راستای ایجاد هماهنگی بین منافع سازمان و منافع مخاطبین عمل می کند .
فعالیتی که روابط عمومی انجام می دهد در یک کلمه ‹‹ ارتباط›› از دیدگاه نظری،‹‹ علم›› از جنبة عملی و اجرایی خود‹‹ فن›› و از جنبة خلاقانه و زیبایی شناسی‹‹ هنر›› است و آیینة تمام نمای سازمان و جایگاه دریافت و انتقال اطلاعات است.
روابط عمومی در حقیقت شبکة هوشیار بانک اطلاعات مغز متفکر سازمان و پل ارتباطی آن با افکار عمومی و مخاطبان خاص و عام و با نگرشها و تمایلات و عادات و سلایق متفاوت است و باید خصلتهایی چون قانون مداری ، نظم ، شجاعت ، ابراز عقیده ، تحمل شنیدن آرائ مخالفان ، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقت رشد و توسعه دهد.
بدون شک در پیکره بندی یک سازمان ، روابط عمومی یکی از اعضای اصلی بدنه سازمان محسوب می گردد زیرا مستقیماً زیر نظر بالاترین مقام اجرائی سازمان مشغول به فعالیت است. بدیهی است برای هر وزارت خانه، سازمان یا اداره ، هدف از پیش تعیین شده ای وجود دارد که الزاماً این "هدف" یا "اهداف" موجودیت سازمان را معنا می بخشد و تمام فعالیتهای افراد درون یک سازمان باید در جهت نیل به آن هدف به کار گرفته شود.
هدف روابط عمومی نیز کسب تفاهم و پشتیبانی از طریق ایجاد حس اشتراک میان فرد و یا سازمان از سوئی و " مخاطبان " از سوی دیگر می باشد.
روابط عمومی ،نقش یک سیاستگزار سازمان و مسؤل راهبری مدیریت یک سازمان را برعهده دارد و با اتکاء به الگوها،علاوه بر توجه متوازن به داخل و خارج سازمان ؛ به تعامل با محیط اهمیت قائل بوده و به جمع آوری و تفسیر غیرجانبدارانة اطلاعات مردمی در کنار اطلاعات سازمان پرداخته و افزون بر مدیریت ارتباطات سازمان و ارائة مشاوره به مدیریت، خود را حامی و خادم ارباب رجوع می داند.
در قرن حاضر روابط عمومی فعالیت های خود را با تحقیق و نظرسنجی شروع کرده و با ارزیابی و نتیجه گیری پایان میدهد و صرفاً خود را ابزاری برای انتقال پیام ها و اطلاعات نمی داند. بر این اساس روابط عمومی در واقع شکل دهندة افکار عمومی است و از آنجا که افکار عمومی نقش مهمی در تحولات اجتماعی یک جامعه دارد، شکل و شیوة اطلاعات در افکار عمومی، بیشترین نقش را در شکل دهی آن اجتماع دارد. از اینرو سازمانهایی که روابط عمومی قوی تری داشته باشند، به همان اندازه می توانند افکار عمومی را تغییر دهند یا بر آن تأثیر بگذارند. بطورکلی می توان گفت که روابط عمومی می توانند به تعیین هنجارها، ترسیم روابط ، افزایش ارتباطات و تأمین نیاز شهروندان و مشتریان بپردازند و نقش کلیدی را در افزایش اعتماد به نفس، پیشرفت اقتصادی ، یکپارچگی فرهنگی ، مشارکت بین المللی و ارتقاء تصویر کشور در جهان ایفا کنند.
▪ شرح وظایف کلی روابط عمومی :
- جمع آوری و تنظیم بهینة اطلاعات و اخبار مربوط به اقدامات،طرح ها و برنامه های سازمان.
- تنظیم گزارشات جهت ارائه تحت قالب : خبر و سیاستهای خبری و تبلیغاتی.
- اجرائ طرح های ارتباطی و انتشاراتی جهت آماده نمودن اذهان عمومی.
- تهیة گزارشات و اطلاعات از طریق:
شرکت در جلسات مهم هیأت امنا ، شورای معاونین و جلسات سیاست گذاری در سطح مدیران و معاونان ردة اول سازمان ، ارتباط مستقیم و مستمر با مسؤلان ، شرکت در گردهمایی ها، حضور در سفرهای داخلی و خارجی، دریافت گزارش فعالیتهای واحدهای مختلف سازمانی و مکاتیاتی که ارزش اطلاع رسانی دارند، جمع اوری اخبار اطلاعات مردمی از طرق تلفنی،مکاتبه ای، شفاهی و رایانه ای و ارتباط مستقیم با مردم و رسانه های گروهی داخلی و خارجی و....
- بررسی مطالب مطروحه در رسانه ها و مجامع عمومی در ارتباط با فعالیتهای مستقیم و غیر مستقیم سازمان، انعکاس و پاسخگویی در صورت لزوم
- برقراری ارتباط با دیگر روابط عمومی های سازمانها و نهادهای دولتی
- حضور در مراکز قانونگذاری و ارتباط با نمایندگان مردم
- بررسی دیدگاهها و سنجش افکار عمومی مردم ، مخاطبان و خدمات گیرندگان در چهارچوب وظایف و در قالب طرحهای تحقیقاتی و ارائة نتایج حاصل به مسؤلان سازمان به منظور اتخاذ روشهای اجرائی مطلوب در تدوین طرح ها و برنامه های اجرائی و ارتباطی مناسب.
- دریافت و خرید کتب و نشریات ، کاستها و نوارهای تصویری و اطلاعات و لوحها و نرم افزارهای رایانه ای و دیگر اسناد و اطلاعات و مدارک مورد نیاز ایجاد و ادارة کتابخانه و آرشیو اطلاعاتی ، مطبوعاتی و، سمعی بصری و رایانه ای مرجع در ارتباط با فعالیتهای سازمان و روابط عمومی پیشرفته به منظور کاربردهای ارتباطی و استفادة همکاران سازمان.
- پیگیری انجام به موقع وعده های مسؤلان سازمان به منظور انعکاس نتایج حاصل
- فراهم اوردن حُسن ارتباط متقابل میان مردم و مسؤلان از طریق برگزاری ملاقات های عمومی ، مصاحبه با رسانه ها، برپائی سخنرانیها
- ترتیب سفرها ، بازدیدها و ملاقاتها
- ایجاد حسن رابطه و جلب مشارکت بین کارکنان و مسؤلان سازمان در ستاد و واحدهای تحت پوشش و سایر مراکز با برگزاری جلسات داخلی و نظام مند پیشنهادات و انتقادات.
- ایجاد وحدت رویه و نظارت بر حسن اجرای امور انتشاراتی ، تبلیغاتی و ارتباطی سازمان.
- طراحی سازمان و شرح وظایف روابط عمومی برای بخشهای تحت پوشش سازمان و ارتقاء سطح روابط عمومی های موجود.
- اجراء امور نگارشی و هنری در زمینة تبلیغاتی و انتشاراتی ستاد و سازمان مرکزی.
- اجراء و ارائة خدمات و برنامه های فرهنگی و تبلیغاتی و انتشاراتی ستاد و سازمان مرکزی.
- اجراء برنامه ها و خدمات تبلیغاتی و هنری در قالبهای گوناگون به همکاران.
- مطالعه ، بررسی ، ارزیابی ، برنامه ریزی و تجهیز مستمر روابط عمومی و فعالیتهای آن به منظور ارتقاء و بهبود فعالیتهای تبلیغاتل و انتشاراتی بر اساس پیشرفتهای به روز و آموزش مستمر همکاران روابط عمومی.
- مشارکت و برنامه ریزی جهت برگزاری سمینارها ، کنفرانسها ، نمایشگاهها و کمیته های بازرگانی ، صنعتی ، تبلیغاتی ، فرهنگی ، هنری و فنی سازمان .
- عقد قرارداد مجریان طرحهای روابط عمومی که به بیرون سازمان سفارش داده می شوند.
- تهیه و تنظیم پیشنهادهای برنامه و بودجة سالیانة روابط عمومی .
- پشتیبانی و تحلیل و توجیه ارتباطی طرحها و برنامه های سازمان به مردم ، دولت و نهادها و سازمانهای داخل و خارج کشور از طریق:
سخنگوی سازمان ، تهیه و تدوین اخبار، بیانیه ها و اطلاعیه ها و پیامهای سازمان، ترتیب نشر و انعکاس آن در رسانه های گروهی، انتشار نشریة ادواری داخلی و چهارچوب قوانین مصوب ، انتشار نشریات ادواری و غیر ادواری برای عموم مخاطبان، تهیة عکس و اسلاید و فیلم و تیزر کاست صوتی گزارشی و دیگر فعالیتهای صمعی و بصری و نوشتاری و رایانه ای از فعالیتهای سازمان ، آرشیو آنها و انعکاس وپخش از طریق رسانه های گروهی، انتشار عملکرد سازمان و واحدهای مختلف آن در چهارچوب قوانین مصوب، برپایی نمایشگاههای گوناگون و شرکت در نمایشگاههای مرتبط ،طراحی و اجرای فعالیتهای ارتباطی و تبلیغاتی کلان سازمان.
- اجراء سایر امور مربوط که بر حسب ضرورت از طریق بالاترین مقام سازمان برای اقدام ابلاغ می گردد.
▪ مشخصات مسؤل روابط عمومی:
الف) علاقه و انگیزه:
شرط اولیة اجرای صحیح و مطلوب طرحها و برنامه های هر واحد روابط عمومی با میزان بالای علاقه و دلبستگی مدیران آن رابطة مستقیم دارد. وجود انگیزه و عشق و علاقه به هر شغل و فن و حرفه ای شرط نخست برای موفقیت در اجرای وظایف آن است و به ویژه در کار روابط عمومی که خلاقیت و ابتکار و تدوین طرحهای حساس و ظریف ، مدنظر است و این گونه امور حسی و فکری بودن انگیزة قوی و علایق طبیعی و شخصی بطور کامل و مقبول انجام پذیر نخواهد بود.
ب) تخصص:
در کار روابط عمومی مثل امور دیگر مسئلة تخصص واجد اهمیت بسزایی است. ممکن است افرادی بدون تحصیل و کسب تخصص علمی به هر حال و به هر تقدیر بتوانند در اجرای وظایف محوله نقشی را ایفا کنند اما این امر بدیهی و قطعی است و بارها و بارها ثابت شده است که اشخاصی که صرفاً بر مبنای علاقه و یا توصیه و رابطه های دوستی و مقتضیات و مصلحتهای مقطعی و نامرئی مسؤلیت امری را عهده دار شده اند که اصول و مبانی و ظرایف و دقایق و رمز و راز و مهارت آن را فرا نگرفته اند، اما نتیجه و بازده فعالیت های آنها هرگز رضایت بخش نبوده است و بالاخص در کار روابط عمومی که آموختن علوم و مهارتهای مربوط به آن واقعاً ضرورت تام دارد؛ مسئله صورت روشن تری می یابد. کوتاهی و سرسری گرفتن این ضرورت گاه نتیجة کار را از رکود و خاموشی و بی رمقی عبور می دهد و در جهت عکس هدف یعنی بی زاری و نفرت و سوء ظن و خشم مخاطبین و مرتبطین قرار می دهد.
ج) تجربه:
تجربة عملی در هر کار و پیشه و حرفه ای، پشتوانة صحت اقدامات اجرایی است.
د) شناخت مؤسسه و مخاطبین:
مسؤل روابط عمومی همطراز با مقام اول تشکیلات باید از شرح وظایف و اهداف و کارکرد کلیة قسمتهای مربوط آگاه باشد و حتی ایجاب می کند که در جزئیات امور اطلاعات بیشتری داشته باشد.
"پرسیدن و کسب اطلاع از حقوق مسلم مردم است و پاسخ دادن از وظایف متصدیان روابط عمومی است."
یک متخصص روابط عمومی باید علاوه بر دانش و مهارتهای ارتباطی از علوم دیگری همچون روانشناسی ، جامعه شناسی ، سیاست ، اقتصاد ، اصول مدیریت و علم اخلاق برخوردار باشد تا بتواند ضمن اشراف بر بازارهای جدید و تولیدات و روشهای نوین ؛ به هنگام هجوم مشکلات درون سازمان و غیره موفق به "حفظ وضع موجود" شده . از " انزوای اجرایی" که خواه ، ناخواه متوجه سازمان می شود جلوگیری نماید و در واقع سازمان را برای رویدادهای آینده آماده نماید.
در واقع بالاترین ارزش روابط عمومی پیش بینی مسائل و کنترل اوضاع آینده است نه ارائة گزارشات و مستندات از " وقایع اتفاقیه" !

عبدالرضا یعقوبیانی

منبع:روابط عمومی ها و توسعه ،اداره کل تبلیغات(اداره هماهنگی روابط عمومی های کشور)،دکتر پرویز علوی

مطالب مرتبط
وبگردی
فیلم/ شایعه ازدواج رز رضوی و شریفی‌نیا از کجا شروع شد؟
فیلم/ شایعه ازدواج رز رضوی و شریفی‌نیا از کجا شروع شد؟ - محمدرضا شریفی‌نیا بازیگر سینما و تلویزیون با حضور در برنامه دورهمی درخصوص شایعه ازدواج با بازیگر زن جوان توضیحاتی ارائه کرد.
ماجرای فیلم جنجالی در پایگاه نظامی روسیه
ماجرای فیلم جنجالی در پایگاه نظامی روسیه - ولادیمیر پوتین در مسیر سفر خود به قاهره، چند دقیقه در پایگاه الحمیمیم حاضر شد و برخورد فرد نظامی روس با رئیس جمهوری سوریه موجی از انتقادات را در فضای مجازی به راه انداخت.
درآمد کشور از گردشگری افزایش یافت / از محل عوارض خروجی !
درآمد کشور از گردشگری افزایش یافت / از محل عوارض خروجی ! - دولت روز گذشته و در اقدامی غیرمنتظره،عوارض خروج از کشور را با افزایش 300 درصدی! مواجه کرد...
فیلمی از مرگ خرس قطبی به دلیل تغییرات آب و هوایی
فیلمی از مرگ خرس قطبی به دلیل تغییرات آب و هوایی - یکی از عکاسان نشنال جئوگرافیک فیلمی کوتاه از یک خرس قطبی منتشر کرده که در منطقه ای دورافتاده در جزیره بافین و به دور از یخ ها مشغول جستجو برای غذاست. در این بخشی از این فیلم حیوان مشغول جستجو در زباله هاست، سپس روی زمین می افتد و در انتظار مرگ می ماند.
امتناع از دست دادن علی هاشمی با خانم مدال دهنده
امتناع از دست دادن علی هاشمی با خانم مدال دهنده - فیلم - علی هاشمی وزنه بردار کشورمان با توضیح اینکه مسلمان است از دست دادن با خانم اهدا کننده مدال خودداری کرد.
سطح سواد کارشناس اقتصادی تلویزیون !
سطح سواد کارشناس اقتصادی تلویزیون ! - کارشناس اقتصادی تلویزیون نمی داند که لغت Bitcoin به چه معناست و با تلفظ Bitqueen به این نتیجه رسیده که معنای ملکه بیت ها را می دهد!!
فیلم/ تصاویر منتشر شده از جسد علی عبدالله صالح
فیلم/ تصاویر منتشر شده از جسد علی عبدالله صالح - وزارت کشور یمن با انتشار بیانیه‌ای رسمی، شایعات کشته شدن علی عبدالله صالح را تأیید کرد و رسما اعلام کرد که او کشته شده است.
جنجال رقص مایکلی سرباز ایرانی
جنجال رقص مایکلی سرباز ایرانی - رقص زیبای سرباز ایرانی در پادگان
دختر رییس فدراسیون روسری بر سر مربی مرد تایلندی کرد
دختر رییس فدراسیون روسری بر سر مربی مرد تایلندی کرد - سرپرست فنی فدراسیون کبدی که بعد از مسابقات از سمتش برکنار شد، می‌گوید که دختر رییس فدراسیون روسری بر سر مربی مرد تایلندی کرد و او را به داخل زمین برد.
روزنامه جمهوری اسلامی: آقای مصباح، مگر شما نبودید که اطاعت از احمدی‌نژاد را اطاعت از خدا خواندید؟
روزنامه جمهوری اسلامی: آقای مصباح، مگر شما نبودید که اطاعت از احمدی‌نژاد را اطاعت از خدا خواندید؟ - کاش بزرگان حوزه علم و فلسفه می‌دانستند سیاست هم برای خود علمی مجزاست و ظرافت‌های خود را دارد و نمی‌شود بدون توجه به آن، طرح ریخت و به نتیجه رسید.
لحظه خودکشی فرمانده جنگ بوسنی در جریان جلسه دادگاه!
لحظه خودکشی فرمانده جنگ بوسنی در جریان جلسه دادگاه! - فرمانده پیشین کروات های بوسنی پس از تایید محکومیت ۲۰ ساله اش در دیوان کیفری بین المللی به دلیل ارتکاب جنایات جنگی، ظرف سم را سرکشید!
فیلم/ تخلف احمدی‌نژاد در بوسیدن مادر چاوز
فیلم/ تخلف احمدی‌نژاد در بوسیدن مادر چاوز - محمدجعفر منتظری، دادستان کل کشور در همایش بسیج حقوقدانان نسبت به اظهارات اخیر رئیس‌جمهوری سابق کشورمان واکنش نشان داد.
همه زنان ناصر محمد خانی و زن جدیدش + عکس
همه زنان ناصر محمد خانی و زن جدیدش + عکس - ناصر محمدخانی دو شب پیش در حالی با زن سومش ازدواج کرد که زن اولش توسط شهلا کشته شده بود و زن دومش - شهلا- در سال 89 اعدام شد.
قشر متوسط - ازدواج سفید / قش پائین - تجاوز
قشر متوسط - ازدواج سفید / قش پائین - تجاوز - الان این ازدواج سفید بحرانی است که قشر متوسط دارد ایجاد می‌کند، بعد از آن ازدواج‌های ساندویچی است، یعنی رابطه جنسی ساندویچی. در ازدواج سفید طرفین چندمدت با هم هستند اما اگر قرار شد رابطه ... سر خیابان انجام شود، چه کسی می‌خواهد آن‌ها را بگیرد؟ چند نفر را می‌خواهند بگیرند؟ چند نفر را می‌خواهند اعدام کنند؟
فیلم دو دختر اصفهانی لحظاتی قبل از خودکشی
فیلم دو دختر اصفهانی لحظاتی قبل از خودکشی - فیلم خودکشی دختر اصفهانی (جدید) | دو دختر اصفهانی در فیلمی که پیش از خودکشی ضبط کرده اند، با خوشحالی به سمت مرگ می شتابند. لحظاتی که آنها نزدیکان شان را خطاب قرار می دهند و خودشان را آرام و آهسته می رسانند به بلندترین ارتفاعی که برای خودکشی به ذهنشان آمده یعنی پل شهید چمران اصفهان و در این مسیر هیچ عاملی، هیچ دلیلی نیست که دست دلشان را بگیرد و پشیمان شان کند برای رفتن.
    پربازدیدها