مدیر شب

وقتی وظایف مدیر هتل معیّن و مشخص شد، وظیفه معاون نیز به خودی خود معلوم می‌شود. مقام معاونت هتل بلافاصله بعد از مدیر هتل قرار دارد. معاون کسی است که در کارهای مدیر کمک می‌کند و او را یاری می‌دهد. بنابراین اختیارات معاون هتل نیز بعداز مدیر، در حدّی است که می‌تواند در کلیه کارهای هتل نظارت کند، به خصوص مواقعی که مدیر هتل در محل کار خود حضور نداشته باشد، انجام وظایف مربوط به او طبعاً به عهده معاون محوّل می‌شود.

اهمیت وجود معاون بیشتر در هتل‌های بزرگ آشکار و مشخص می‌شود و در درجه اول شخص مدیر هتل است که ارزش کار معاون را درمی‌یابد و متوجه می‌شود که معاون هتل در اجرای تصمیمات کادر مدیریت و مسائل مختلف هتل تا چه حد مفید و مؤثر است. با پیشرفت امر هتلداری و گسترش آن و بالا رفتن اهمیت و سطح درجه هتل‌ها و توسعه تشکیلات مربوط به مسافران، نیاز بیشتری به وجود مدیر و معاون احساس می‌شود. فکر و تدبیر و اندیشهٔ شاغلین این دو پست مهم و تبادل نظر آنان در کارهای هتل مبانی پیشرفت امور را استحکام می‌بخشد و از ایجاد تزلزل در انتظام سیستم ادارهٔ هتل جلوگیری می‌کند.

در مبحث مدیریت و وظایف مربوط، صفات ممیزه مدیران هتل مشروحاً بیان گردیده است. معاونان هتل‌ها نیز باید دارای خصوصیاتی مشابه مدیران باشند تا وجودشان در بهبود کارها ثمر‌بخش باشد و همان انتظارات را که از مدیران داریم از معاونان نیز باید داشته باشیم. معاونان برای اجرای طرح‌های تازه و برنامه‌ریزی‌های ضروری باید بیشتر از سایر کارکنان صلاحیت لازم را داشته باشند و بهتر بتوانند در وضع کار پرسنل نظارت و آنان را راهنمائی نمایند و رؤسا و مدیران هتل با داشتن معاون، مجال بیشتری برای پیشبرد اهداف هتل خواهند داشت.

در هتل‌ها فکر و نیروی انسانی است که به کار گرفته می‌شود و هدایت پرسنل به تجربه و ابتکار نیاز دارد، چون بیشتر کارها و خدمات به وسیله پرسنل صورت می‌گیرد، باید نیروی تفکر و تحرک پرسنل تقویت شود و در جهت مثبت به کار افتد، بنابراین در هتل، ماشین و دستگاه‌های الکترونیک نمی‌تواند جای پرسنل را بگیرد. زیرا کارهای ماشین همه جا یکنواخت و هم شکل است ولی کار پرسنل در تمام هتل‌ها همگون نیست و طرز اداره‌کردن یک هتل نمی‌تواند عیناً تصویر عکس برگردان امور هتل‌های دیگر باشد. در این نوع کارها ذوق و استعداد و سلیقهٔ مدیران، نقش خود را بازی می‌کند و نتیجه فعالیت‌های فکری و عملی آنان عاید هتل می‌گردد.

بنا بر آنچه گفته شد، معاون، نزدیک‌ترین عضو نسبت به مدیر هتل است و انتظار مدیر هتل از معاون در مناسبات و همکاری نزدیک، بیش از انتظاری است که از سایر پرسنل دارد. لازم به تذکر است که در ایجاد پست معاون و انتصاب فردی به این سمت با حقوق معیّن، باید حجم کار و احتیاج هتل را در نظر گرفت. یعنی سازمان و تشکیلات و وسعت هتل و تعداد اتاق‌ها، در درجه‌ای از اهمیت قرار داشته باشد که وجود و خدمات و صرف وقت معاون، منشأ اثرات سود بخش تشخیص داده شود و مدیر هتل، داشتن معاون را ضروری بداند، زیرا در امور بازرگانی یا انتفاعی، ایجاد پست‌های تشریفاتی بدون تعمق در حجم کار و در‌آمد حاصله به هیچ وجه مصلحت نیست.

مدیر شب

کلیه مسئولیت هتل را در تمام اوقات شب به عهده دارد، زیرا نمی‌توان هتل را تا آغاز سرویس کار روز، بدون مسئول، به حال خود رها ساخت و احتمال هر نوع اتفاق و پیش‌آمدی را نادیده گرفت. وانگهی، قسمت‌های مختلف هتل، شب‌ها باید مقدمات کار صبح را آماده نمایند. کار هتل شبانه روزی است و برنامه کارها به هم پیوستگی دارد. از این رو مدیر شب باید کارهای مربوط به خود را زیر نظر بگیرد و براساس برنامه‌ای که دارد به انجام وظایف خاص خود مبادرت ورزد. می‌توان حدود وظایف او را به شرح زیر خلاصه نمود:

۱. بازدید از قسمت‌های هتل در ساعات مختلف شب به خصوص قسمت مهندسی و نگهبانی که مبادا مسئولان آن به خواب رفته و آمادگی خود را از دست داده باشند.

۲. مراقبت نماید که مسئولان تریا در محل کار خود حضور داشته باشند که کارها و مقدمات مربوط به صبحانه را انجام دهند و نزدیک صبح، میزهای تریا را بچینند و صبحانه مسافران را آماده نمایند. به رستوران و آشپزخانه و قسمت‌های دیگری، که شب‌ها تعطیل است سرکشی کند تا مأموران نظافت مشغول کار باشند و ظرف‌ها شسته شده و در محل خود قرار گرفته باشد.

۳. به پارکینگ هتل سر بزند که جای نگرانی در بین نباشد.

۴. از کلیه طبقات هتل در فرصت‌های مناسب بازدید کند و حتی راه پشت بام‌ها را از نظر بگذراند و ملاحظه نمایدکه درها قفل شده است یا خیر.

۵. کار پرسنل شب کار را کنترل نماید تا به وظایف خود عمل نموده باشند.

۶. نتیجه کار خود را در دفتر گزارش کارهای شبانهٔ هتل منعکس نماید. در این دفتر هر نوع اتفاقی که در خلال شب افتاده باشد نوشته می‌شود و اگر مسافری به نظر مدیر شب مشکوک رسیده است باید یادداشت نماید و حتی اسامی مسافرینی که برای خواب به هتل نیامده‌اند از قلم نیافتد.

با این گزارش، مدیر هتل هنگام صبح و آغاز کار روز، از کلیه جزئیات و جریانات شبانه آگاه می‌شود و در صورت لزوم تصمیماتی اتخاذ می‌کند. به طورکلی مسئولیت کلیه کارهای مربوط به سرویس شب به عهده مدیر شب خواهد بود. در هتل‌های کوچک، رسپشنیست شب، مدیریت شب را نیز به عهده می‌گیرد، در انتخاب شخصی که مسئولیت کار شب هتل و امور رسپشن را بر عهده می‌گیرد باید کاملاً دقیق بود زیرا باید شخصی را برای انجام این وظیفه برگزید که:

۱. بسیار دقیق باشد و حتی به جزئی‌ترین امور توجه کند.

۲. گزارشی که تنظیم می‌کند کاملاً روشن و قانع‌کننده باشد.

۳. خوابش نبرد.

۴. از نحوه مبارزه با آتش سوزی و هر گونه خطر دیگری که احتمالاً پیش می‌آید اطلاع کافی داشته باشد.