برای تعیین و تدوین یک بودجه لازم است تا هر یک از سه نوع فعالیت عمدهای را که عبارت از: برنامه‌‌ریزی، متناسب‌کردن و کنترل‌کردن است، در نظر گرفت. طرح و پیاده کردن یک بودجه به ایفای نقش مؤثر و فعالیت رئیس‌های هریک از بخش‌ها و آگاهی آنان بر مجموعهٔ هدف‌های تعیین شده نیازمند است و برای آن اهمیت ویژه دارد. قسمت حسابداری موظف است تا هریک از دیگر بخش‌ها را به میزان رشد و دستیابی بر مجموعهٔ اهداف بودجه آگاه سازد و برای آن که بودجهای بتواند مفهوم و معنای یک بودجهٔ اقتصادی شکوفا به خود بگیرد، میبایست که به طور بسیار دقیق و منظم برنامه‌‌ریزی شده باشد. بودجه یک کمیت تجاری است و لازم میآید تمام عوامل مربوط به یک رشته کارهای تجارتی دربارهٔ آن مطالعه گردد و پس از این مطالعه ممکن خواهد بود که هدف‌های آینده را تعیین و شیوههای دستیابی بر آنها را برنامه‌‌ریزی نمود. با توجه به این واقعیت که هر یک از بخش‌های هتل درکار آماده‌سازی بودجه و تعیین بار مالی آن دارای نقش ویژه خواهند بود، هماهنگ‌‌‌سازی تلاش‌های آینده ممکن خواهد گشت.
تعیین صحیح بودجه در فعالیت‌های اقتصادی یک گرایش واقعی به سوی حقایق انکارناپذیر است و برای مدیریت هتل این امکان را بهوجود میآورد که به جای توجه به اعداد و ارقام موهوم و خیالی با معیارهای ملموس و زنده و حقیقی سروکار داشته باشد، هدف‌های خود را با توجه به همان واقعیت‌ها تعیین و پیگیری نماید. پس از تعیین و تدوین بودجه و مشخص ساختن برنامه‌های آینده بر عهدهٔ مدیریت است که هدف‌های بودجه را برای ردههای مختلف سرپرستان و مسئولین تشریح نماید و بدین ترتیب هر یک از کارمندان و کارکنان هتل را به انجام فعالیت بیشتر و بهتر برمی‌انگیزد.
گزارش‌های دورهای بخش حسابداری به دیگر قسمت‌های هتل میتواند مؤثر بودن کنترل مدیریت بر بودجه و میزان دستیابی بر اهداف تعیینشده را نشان دهد. این گزارش‌ها میتواند مبنائی برای انگیزش رئیس‌های بخش‌های در جهت نیل به هدف‌های اقتصادی و حفظ و اعتلای دستاوردها باشد. بودجهبندی هتل در واقع تعیینکنندهٔ نقش واقعی آن در فعالیت‌های اقتصادی است و حجم این تلاش‌ها را تا پایان دورهٔ مالی تعیینشده در وضع و موقعیت مشخص حفظ مینماید. و دیگر این که ارقام و اعداد مالی واقعی و نهائی حاصل از تلاش‌های انجام شده را جهت رسیدگی و کنترل دراختیار میگذارد و طرحریزی یک بودجه متعادل و مناسب برای دورهٔ فعالیت‌های بعدی را ممکن میسازد.
روش بودجه بندی
مدیریت هتل بایستی بر تمام کارها و فعالیت‌های هر یک از بخش‌های هتل به هنگام برنامه ریزی و طرح بودجه نظارت داشته باشد و آن را مورد بررسی قرار دهد. مسئولیّت اعمال نمایندگی از سوی مالک یا مالکین یا شریکان هتل بر نحوهٔ به کارگیری بودجه به عهدهٔ مدیریت است. وی به منظور طرح و تدوین بودجه یک گروه ویژه به نام (کمیتهٔ بودجه) تشکیل می‌دهد. این کمیته به تعیین مدیریت و شامل افرادی به شرح زیر خواهد بود: کنترل‌کننده، رئیس امور مالی، مدیر نوشابه و غذا، مدیر فروش و سرپرست هریک از بخش‌هائی که حضور آنها در کمیته ضروری تشخیص داده شود. تقریب‌های بودجه توسط هر یک از بخش‌های هتل برآورد میشود تا پس از بررسی توسط این کمیته به طرح اصلی بودجه اضافه شود.
در جلسهای که با حضور مدیران قسمت‌ها تشکیل خواهد گردید، میباید که به هر یک از مدیران فرصت داده شود تا از برآوردهای داده شدهاش دفاع نماید و دربارهٔ آنها توضیح دهد. پس از انجام مشورت‌های لازم و ارائه گزارش‌های نهائی و حصول توافق بر روی هریک از پیشنهادها و نظریه‌های پذیرفته و همچنین تأیید از سوی کمیته، بودجههای تصویب شده به هریک از قسمت‌های مختلف هتل توزیع میگردد و مدیران بخش‌ها از ماهیت اهداف هتل و نقشی که از قسمت زیر مسئولیت آنها انتظار می‌رود آگاهی می‌یابند.
هنگام تخمین بودجهٔ یک بخش، مدیر آن قسمت مجموعهٔ طرح‌های کنترل شده توسط بخش خود را به حسابداری ارجاع می‌دهد. کنترل‌کنندهٔ هتل بایستی هر یک از مدیران بخش‌ها را از فقرههای درآمد و هزینههائی که در مورد آنها مسئولیّت دارد آگاه سازد. مدیران قسمت‌ها و همچنین کنترل‌کننده باید از نزدیک در تخمین و برآورد میزان فعالیت‌ها و اهمیت نقش آنها در آیندهٔ هتل بهطور مشترک فعالیت نمایند. بخش حسابداری فرم‌های مربوط به برآورد بودجه را فراهم میسازد و فقرههای مربوط به درآمد و هزینه را لیست مینماید. همچنین اطلاعات لازم پیرامون طول زمانی بودجه و پایان دورهٔ آن را به منظور تکمیل برآوردها به دست می‌دهد. سپس مدیران بخش‌ها این آگاهی‌ها و اسناد مربوط به آنها را برای صرف مخارج معین و برآورد حجم معاملات آینده و دیگر مخارج و همچنین تخمین درآمدها و دیگر عوامل متغیر موجود در هر یک از بخش‌ها به کار میگیرند.
انواع بودجه
روش‌های متفاوتی برای بودجهبندی وجود دارند که برای رعایت اختصار، فقط به بیان سه نوع از معروفترین و سادهترین آنها میپردازیم:
۱. بودجه درخواست شده.
۲. بودجه داده شده.
۳. بودجه انعطاف‌‌پذیر.
در بودجه بندی نوع اول، یک مدیر بخش برای یک دورهٔ حسابداری و فعالیت معین تقاضای مقداری پول مینماید و فرض کنیم این مبلغ ۲۰۰۰۰۰ ریال باشد. این مقدار به وی پرداخت میگردد که بایستی آن را تا فرارسیدن دورهٔ بعد و در جهت اهداف تعیین شده هزینه کند. در بودجهبندی نوع دوم مقدار معینی پول در اختیار مدیریت یک بخش از هتل قرار داده میشود و به وی ابلاغ میگردد که در فاصلهٔ زمانی معین باید چه مقدار بودجه را به مصرف برساند. هر یک از روش‌های فوق با اشکال‌هائی همراه است به طورمثال با اجرای آنها نمیتوان با تغییرات ناگهانی مربوط به شرایط پیشبینی نشده بهطور صحیح مواجه گردید. گفتنی است هنگامی که بودجه معینی در اختیار مدیران قسمت‌ها گذاشته میشود آنها تلاش خواهند کرد تا بودجهٔ خود را به تمامی مصرف نمایند و اجرای این روش از سوی مدیران به سبب آن است که از کاهش بودجهٔ اختصاصی خود و در دورهٔ بودجهبندی آینده جلوگیری نمایند و بدین ترتیب ممکن است هزینهٔ بودجه به اسراف کشیده شود و به خرج‌های غیرلازم منتهی گردد. مدیران بخش‌ها، بودجه بندی خواسته شده را بر دو نوع دیگر ترجیح میدهند.
از آنجا که در این روش بودجه بندی احتمال می‌رود که بودجهٔ اضافی بخش‌ها قطع شود بعضی مدیران سعی دارند تا هر طور شده بودجهٔ خود را هزینه کنند و از این روی تا حدودی باعث اتلاف بودجه میشوند. بدین ترتیب، باید گفت بهترین طریق بودجه بندی همان نوع سوم یا بودجه بندی انعطاف‌‌پذیر خواهد بود.
بودجه بندی انعطاف پذیر
استفاده و کاربری این نوع بودجه مستلزم توانائی واکنش در برابر تحولات جاری و ناگهانی و همچنین پاسخگوئی به نیازها و کمبودها خواهد بود که این دگرگونی‌ها در یک بازار رقابتی جنبهٔ حیاتی دارد. این روش بودجهبندی امکان می‌دهد که هزینهها فقط در جهت مصارف پرسودتر انجام شوند، ولی نباید از نظر دور داشت که انجام آن همانند پذیرش یک مسئولیت سنگین است و دقت و موشکافی و سختگیری زیاد میطلبد. بودجههای قابل‌انعطاف به صورت یک رشته از حلقههای مجزائی هستند که با تغییر حجم فروش، قابل افزایش یا کاهش خواهند بود.حجم بودجه توسط مدیر و با توجه به میزان فروش تغییر مییابد و به کار گرفته میشود، به عنوان مثال، ممکن است بودجهای به مبلغ ۸۰۰۰۰۰ ریال در زمینهٔ فروش و بهطور ثابت درنظر گرفته شود و این مبلغ در اختیار یک مدیر بخش قرار گیرد.
اگر حجم فروش نسبت به پیشبینی قبلی کاهش یابد مدیر خواهد توانست مبلغی را صرفهجوئی (پسانداز) کند و بودجهٔ خود را مثلاً به ۷۰۰۰۰۰ ریال تقلیل دهد و همین مبلغ را به کار گیرد. لیک، چنانچه میزان فروش افزایش یابد ممکن است مدیر بتواند بودجهای به مبلغ ۹۰۰۰۰۰ ریال درخواست کند و آن را بهکار اندازد. باید توجه داشت که در هر یک از سه حالت فوق، میزان مخارج مختلف از قبیل بیمه و استهلاک بهطور یکسان درنظر گرفته میشود و تغییری نخواهد کرد و این فقرهها را مخارج ثابت قلمداد میکنند.
جدول نمایش یک بودجه انعطاف پذیر
مبلغ به ريال
700000
800000
900000
مخارج غذا
245000
272000
301000
مخارج نوشابه
175000
184000
168000
بيمه
7000
7000
7000
استهلاك
3000
3000
3000
حوزهٔ بودجه
فرض کنیم که یک مدیر همهٔ مبانی عمومی مربوط به حسابداری توصیف شده توسط سیستم همشکل و یکسانی را که در حسابداری و محاسبات مالی به اجرا درمیآید برای هتل پذیرفته باشد. در اینصورت دو نوع تخمین بودجه برای هتل و هر کدام برای یک گروه متفاوت از بخش‌ها توسط این سیستم توصیه گردیده است:
۱. بودجه برای بخش‌های تولیدکنندهٔ درآمد ـ مانند اتاق‌ها، غذا و نوشابه.
۲. بودجه برای بخش‌های تولیدی بدون درآمد، مانند خانهداری و حفاظت.
توسعهٔ طرح بودجه در رابطه با درآمدها و مخارج پیشبینی شده، اساس این تخمین‌ها را تشکیل می‌دهد. طرح و برنامه‌‌ریزی بودجه با پیروی از این روش بسیار سادهتر خواهد بود. مخارج این گروه همانند و همراه با نوسان‌های موجود در زمینهٔ تجارت است و با آن هماهنگی خواهد داشت، همچنین دارای یک درصد ثابت نسبت به فروش خواهد بود یعنی باید درصد مشخص و معینی از فروش را برای مخارج درنظر بگیریم. این مقدار را پنج درصد میتوان درنظر گرفت. تعیین درصد مخارج در مورد بودجهبندی با درآمد برعهدهٔ مدیریت است که چه مبلغی را به مخارج اختصاص دهد.
نوع دوم بودجه تا حدودی با اشکال همراه است و علت آن است که برداشت‌ها و قضاوت‌ها دراین موارد تا حدودی جنبهٔ ذهنی و فردی دارد و دربارهٔ میزان تأثیر مخارج صرف شده بر روی سوددهی هتل نظریه و عقاید متفاوتی ابراز میگردد. طرح بودجه و اجرای دقیق آن به مدیریت این توانائی را می‌دهد که از تلفشدگیها و کارهای بیهوده پیشگیری نماید و یا آن را تا پایین‌ترین میزان ممکن کاهش دهد. با تعیین بودجهٔ دقیق میتوان یک مطالعهٔ کامل دربارهٔ قسمت‌هائی که مولد درآمد نیستند بهعمل آورد. هنگام تعیین بودجه بایستی یک محدودهٔ انعطاف‌‌پذیر برای آن درنظر گرفته شود تا درصورت لزوم و در مواقع اضطراری بتوان برداشت نمود و هم آن را با شرایط زمانی سازگاری داد.
حجم داد و ستد و میزان استفاده حاصل تأثیر مهمی بر روی مخارج حفاظت دارد. هزینهٔ این بخش نیز همانطور که پیش از این یادآور شدیم به همان روش‌های تعیین بودجه برای قسمت‌های دیگر صورت میگیرد. برای تعیین بودجه ابتدا مخارج لازم برای فروش را درنظر میگیرند، سپس درصد معین و قابل قبولی از آن برای زمینههای دیگر اختصاص میدهند. این روش نیز که برای هر اتاقی مخارج معین منظور گردد از سوی بعضی مدیران بهکار گرفته میشود. (به طور مثال پس از آماده کردن تختخواب هر اتاق بهعنوان خوش‌آمدگوئی یک عدد شکلات بهطور روزانه روی آن قرار میدهند، ولی مدیر میتواند با توجه به هزینهها این روش را حذف و یا به نحو بهتری ادامه دهد.)
