خدمات غذائی (۳)

بودجهٔ فروش

این بودجه پایه و اساس تمامی برنامه‎ریزی‌ها و بودجه‎بندی تجارتی شناخته می‎شود. هر ‎یک از بخش‌های هتل بودجهٔ خود را در رابطه با ارقام و میزان فروش آن تخمین و معین می‎سازد. بیشترین و بالاترین میزان بودجهٔ‌ توصیف‎شده که بتواند سطح عالی انتظارهای مدیریت را پاسخگو باشد،همان بودجهٔ ‌نهائی فروش را تشکیل خواهد داد. هنگام برقراری یک بودجهٔ فروش بایستی سه نکته مهم در نظر گرفته شود:

۱. انجام یک تجزیه و تحلیل دقیق از نحوهٔ فروش در دورهٔ پیش.

۲. پیش‎بینی شرایط تغییر‌یابندهٔ مورد انتظار در زمینهٔ داد و ستد.

۳. مطالعه و بررسی دقیق گزارش‌ها و اطلاعات رسیده از وضعیت بازار.

برای توضیح بیشتر پیرامون چگونگی تعیین یک بودجه فروش، بهتر است مثالی بیاوریم:

فرض کنیم از مطالعه وبررسی اسناد مالی تدوین شده در سال مالی پیش، دانسته شود که تعداد غذای سرو شده برای ناهار ششصد و پنجاه نفر بوده و میانگین صورت حساب پرداخت شده نیز یکصد و سی‎ریال باشد و این نکته را هم کشف کنیم که تعداد غذا برای شام به سیصد ‎و چهل نفر رسیده باشد و میانگین صورت حساب یکصد و هفتاد ریال گردد.

اکنون فرض کنیم که پیش‎بینی داد و ستد عمومی و تحقیق‌های انجام‎شده نشان دهد که به میزان ۱۰% بر تعداد غذاهای نیم‌روزی افزوده خواهد شد، ولی تعداد شام برای میهمانان ثابت خواهد ماند. همچنین پژوهش‌های انجام شده نشان دهد که میانگین صورت حساب‎ها برای سال آینده به میزان ده ‎درصد افزایش خواهد یافت. با توجه به جدول پیش‎بینی بودجه فروش غذا به آسانی می‌توان موارد مزبور را در ستون مربوط بدان تعیین نمود و میزان کل بودجه را در ردیف مربوط مشخص ساخت.

این بودجه عبارت از مبلغ برآورد شده از تمامی مخارجی است که در طول دورهٔ‌ بعدی بودجه متحمل می‎شویم. هنگام فراهم کردن چنین بودجه‎ای لازم است تا مخارج ثابت را از هزینه‎های متغیر جدا نماییم. بدیهی است که مخارج ثابت نظیر: اجاره، بیمه و مقادیر ثابت کسر شده بر میزان فروش تأثیری نخواهد گذاشت و با این وجود ضروری است که مخارج متغیر از قبیل هزینهٔ غذا و نوشابه با توجه و بر اساس حجم فروش تعیین گردد. تعیین بودجه به روش بودجه ‎بندی قابل انعطاف به مدیران امکان می‎دهد که بتوانند موارد پیش‎بینی نشده و فوق‎العاده را به هرمیزان از فروش معین کنند. نیازمندی یک مدیر به آگاهی‌های صحیح، در چنین مواردی انکارناپذیر است. وی باید از نحوهٔ پیشرفت خود در کار داد و ستد اطلاع یابد و چگونگی ادامهٔ عملیات خود را با توجه به آگاهی‌های به دست آمده تعیین نماید. این اطلاعات و پیشنهادها که از سوی حسابداری به‎دست وی می‎رسد در بهتر ساختن نقش مدیریت و ارتقاء سطح فروش و میزان سوددهی آن تأثیر بسیار مهم خواهد داشت.

گزارش‌های داخلی

این گزارش‌ها همان اطلاعات،‌ مدارک، خلاصه حساب‌ها و پیشنهاد‎هائی هستند که توسط حسابداری و برای مطالعه و بررسی مدیریت تهیه می‎شوند. بخش حسابداری جزئیات مربوط به فعالیت‌های اقتصادی را که به صورت نتایجی از یک رشته عملیات تجارتی است در این گزارش‌ها منعکس می‎سازد. گزارش‌های مزبور بایستی به مدیرانی ارائه شود که برای فعالیت‌های مالی خود دارای برنامه‎های دقیق و منظم باشند و شیوه‎های این فعالیّت‌ها از پیش، طراحی گردیده باشد تا به این وسیله بتواند نیازهای این قبیل مدیران به آخرین اطلاعات را برطرف سازد.

گزارش‌های مؤثر

این گزارش‌ها می‎توانند مدیریت را از تفاوت‌های موجود بین برنامه‎های پیش‎بینی شده و آنچه که در عمل صورت حقیقت یافته است، آگاه سازند. کنترل‎کنندهٔ بودجه (Controler) میزان درصد مخارج غذای روزانه و همچنین درصد هزینه‎های مصرف‎شده تا روز معین را به مدیر غذا و نوشابه اطلاع می‌دهد و این آگاهی به‎صورت یک خط راهنما برای اجرای سیاست‌ها و عملکردهائی است که مدیریت غذا و نوشابه آن را به کارکنان خود دیکته خواهد کرد. به‎عنوان مثال، چنانچه یک افزایش ناگهانی در میزان درصد مخارج غذا پیش‎ آید مدیر به آسانی خواهد توانست دربارهٔ علت یا علت‌های آن تحقیق نماید و هر گونه اقدام عملی را که لازم بداند در جهت برقراری حالت تعادل مناسب به‎کار بندد.