| ـ تکمیل پرسشنامه‌های استخدامی، مصاحبه مقدماتی با کارگران و کارمندان داوطلب استخدام و تکمیل پرونده استخدامی آنان، پیگیری در تهیه گزارش عملکرد دوره آزمایشی و دریافت مجوز استخدام قطعی. |
|
| ـ بررسی و تحقیق افرادی که معرف استخدام داوطلب هستند از نظر هتل موجه شناخته شده باشند. |
|
| ـ نظارت حضور و غیاب کارکنان از طریق کنترل جریان کارت زنی کنترل کارت‌ها در صورت لزوم ثبت دستی ورود و خروج‌هائی که پانچ نشده و مجوز خروج موقت. |
|
| ـ دریافت برگه‌های مجوز اضافه‌کاری، ثبت اضافه‌کاری به روی کارت‌ها و ثبت در لیست ماهیانه و ارسال گزارش به امور مالی هتل. |
|
| ـ تنظیم برگه‌های مربوط به تسویه حساب، استعفا، اخطار، اخراج، و تحویل لوازم و یونیفورم. |
|
| ـ ثبت آمار استعفا، اخطار، اخراج، تشویق، تقدیر و جابجائی‌ها در دفتر و ارسال به امور مالی. |
|
| ـ نوشتن نام به اداره بیمه‌های اجتماعی مربوط به ترک کار یا استخدام جدید. |
|
| ـ تهیه لیست کارکرد کارکنان شب کار، روزهای تعطیل. |
|
| ـ رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌های کارگران در زمینه‌های مختلف شغلی و استخدامی و حل مشکل آنان. |
|
| ـ شرکت در جلسات مربوط به تخلفات و نظارت بر کار پرسنل و انتظامات. |
|
| ـ نوشتن دفتر فایل از روی کارت‌ها و نوشتن عملکرد (نظم و انضباط) کارکنان در محیط کار. |
|
| ـ ثبت مرخصی‌ها در کارت‌ها دفتر فایل دفتر مرخصی و پرونده استخدامی. |
|
| ـ دادن اخطارها و تشویق‌ها به کارکنان و ثبت کارت‌های استخدامی. |
|
| ـ نوشتن لیست کارکرد مرخصی کارکنان پس از ۲۶ هر ماه و تهیه و تنظیم اضافه‌کاری ماهیانه. |
|
| ـ نوشتن دفتر شماره کارت و شماره پرونده کارکنان و صدور کارت شناسائی. |
|
| ـ نوشتن دفتر مشخصات کارکنان بر مبنای شماره ردیف پرسنلی. |
|
| ـ نوشتن لیست خلاصه اضافه‌کاری. |
|
| ـ پیگیری انجام مراحل صدور دفترچه بیمه‌های اجتماعی و تجدید، تعویض دفترچه بیمه. |
|
| ـ تنظیم اسناد و اوراق لازم برای کارگران بیمار به منظور دریافت حقوق روزهای بیماری از اداره بیمه. |
|
| ـ پیگیری و پرداخت حق عائله‌مندی از طریق محاسبه سنوات خدمت کارکنان. |
|
| ـ انجام سایر خدمات مربوط به بیمه کارکنان و مکاتبات. |
|
| ـ بازدید از حادثه و تکمیل پرسشنامه حادثه، تهیه گزارش مسئول و همکاری با کارشناس. |
|
| ـ دریافت مکاتبات با واحد مدیریت هتل و دریافت دستورات برای ارجاع به واحدها. |
|
| ـ پیگیری اجرای دستورات از طریق تماس‌ها با بخش‌ها. |
|
| ـ بایگانی و نگهداری پرونده‌های مورد نیاز. |
|
| ـ ثبت کلیه نامه‌های وارده و صادره. |
|
| ـ ارسال نامه از طریق نامه‌رسان به ادارات و غیره. |
|
| ـ بایگانی نامه‌ها و مدارک و اسناد هتل در پرونده‌های مربوط. |
|
| ـ صدور کلیه احکام حقوقی انتقالات و تغییرات شغلی پس از کسب دریافت مجوز از مدیر هتل. |
|
| ـ مکاتبه با سازمان تأمین اجتماعی در مورد دریافت سوابق خدمتی. |
|
| ـ نظارت و کنترل تغییرات و ساعات کار و شیفت‌بندی پرسنل قسمت‌ها و ایجاد هماهنگی. |
|
| ـ نظارت بر نحوه کار و امور مربوط به پرسنل و انتظامات. |
|
| ـ ارتباط با اداره کار و امور اجتماعی در رابطه با دریافت بخش‌نامه‌ها و ارائه مقررات صحیح در هتل. |
|
| ـ بازدید مرتب از رختکن، دوش، غذاخوری کارکنان برای حفظ نظافت. |
|
| ـ تحویل لاکر به کارکنان جدید و تحویل لاکر از کارکنان اخراجی، استعفائی، بازنشسته و . . . |
|
| ـ چنانچه سیستم کامپیوتری نرم‌افزار هتلی استاندارد تحت شبکه باشد بسیاری از نکات بالا در سیتم موجود است و می‌توان به راحتی به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند. |
|
| نکته مهم شناخت کامل پرسنل است که از جهات مختلف، که مسئولان کارگزینی باید برای این قسمت اهمیت خاصی قائل شوند. زیرا ممکن است مدیر هتل تغییر یابد و مدیریت جدید برای شناخت افراد شاغل از نظر سوابق کار و اخلاق و رفتار و شخصیت و کارآئی و خصوصیات دیگر، نیاز به کسب اطلاعات کافی داشته باشد. در چنین مواقعی مسئول کارگزینی باید با نیّات پاک و عاری از هر نوع آلایشی آنچه می‌داند در اختیار مدیریت جدید بگذارد. |
|
| صلاحیت و خلوص نیت و بینش اصیل کارگزینی باید تا آن حد محرز و قابل باور و پذیرش باشد که در گزارش و بیانات او اثری از سوء نیت و نشانه‌ای از غرض‌ورزی وجود نداشته باشد. این بی‌نظری و بی‌ریائی، روح علاقه و درستکاری و عزت نفس را در کلیه کارکنان هتل تجسم میبخشد و آنان را وادار می‌کند با وجدانی بیدار و آگاه و راحت و آسوده تا حد فداکاری، دلسوزی نمایند و بر مشکلات غلبه و ذهن خود را از هر نوع خیالات و تصورات واهی بزدایند پرونده‌های مربوط به کارکنان باید آنقدر صریح و دقیق و گویا باشد که در صورت مراجعه مدیریت هتل، به عنوان روشنگر واقعیت و حقیقت تلقی شود و از تردید و توهم مبرا باشد. |
|
| دلسوزی و حمایت و دفاع از حقوق و مزایای حقه پرسنل از وظایف کارگزینی است و این مسأله به افراد پرسنل امید و دلگرمی فراوان میبخشد و صداقت و ایمان و نیروی کار آنان را بالا می‌برد که باعث جلب و جذب و رضایت میهمانان هتل خواهد بود. |
|
|
|
| یکی از نشانه‌های نظم و ترتیب و حسن جریان کارها در هر مؤسسه یا هتل، کنترل حضور و غیاب مرتب کارکنان آن مؤسسه است. بدین ترتیب پرسنل هتل، وقتی آگاه شوند که افرادی مراقب حضور و غیاب آنها هستند. به تدریج به وقت‌شناسی و حضور به موقع در سر خدمت عادت می‌کنند و مقید می‌شوند که اوقات کار را ضایع نکنند و باعث رکود و کندی جریان عادی کارها نشوند. |
|
| معمولاً برای کنترل بیشتر و دقیق‌تر امر حضور و غیاب، در مؤسسات از دستگاهی به نام (ساعت کارت زن) استفاده می‌کنند. این ساعت در نزدیکی در ورودی کارکنان هتل قرار می‌گیرد و ساعت ورود و خروج آنها را درج، و مشخصاً تعیین می‌نماید. حسابداری هتل در آخر هر ماه در تنظیم لیست‌های حقوقی، آن را ملاک عمل قرار می‌دهد و نسبت به پرداخت حقوق پرسنل، به میزان کارکرد طول ماه اقدام می‌نماید. این کنترل، علاوه بر نشان‌دادن اوقات کار، وسیله‌ای است برای تشخیص کارکنان مفید و وقت‌شناس، از افرادی که پایبند قید و نظم کافی نیستند. |
