سازوکارهای اطلاع‌رسانی

آگاهى از نيازهاى کاربران و از اطلاعات موجود داراى اهميت اساسى است ولى به‌خودى خود کافى نيست. براى به‌کار بستن اين شناخت و کسب بهترين اثر عملي، بايد در حد امکان آن را با سطح کلّى تأمين منابع، مربوط کرد. تأمين منابع نه فقط تأمين هزينهٔ مواد جديد (که البته بسيار ضرورى است)، بلکه امکانات رايانه‌اى موجود و سطوح ادارى در حال عمليات را شامل مى‌گردد. در گذشته، انتخاب منابع نسبتاً ساده بود - عموماً کتابخانه‌ها هرچه که مى‌توانستند از منابع خريدارى و نگهدارى مى‌کردند. امروزه با وجود حجم بسيار زيادى که در قالب الکترونيکى توليد و فروخته مى‌شود، همهٔ اين شرايط تغيير کرده است.

در حال حاضر بحث‌هاى زيادى دربارهٔ گذار از راهبرد مجموعه‌هاى موجودى به راهبرد دسترسى در کتابخانه‌ها وجود دارد. ولى دو رويکرد، که برخى اوقات به‌صورت يک سناريوى يا اين يا آن ارائه گرديده‌اند، مى‌توانند مکمل يکديگر باشند: خريد يا اشتراک ثابت معانى که احتمالاً متقاضى زيادى دارند، و استفاده از شيوهٔ پرداخت بر مبناى ميزان استفاده براى اطلاعاتى که با بسامد کمتر يا فقط يک‌ بار مورد نياز هستند. اصولاً اين خط‌مشى را مى‌توان در اين نقل قول خلاصه کرد: منابع هسته را بخريد، به بقيه دسترسى پيدا کنيد، و در استفاده از آنها سريع باشيد!

روش تأمين اطلاعات

تصميم‌گيرى دربارهٔ بهترين سازوکار تأمين يک منبع مشخص به معناى ارزيابى تمام گزينه‌هاى عملى - چه کاغذى و چه الکترونيکى با توجه به نيازهاى کاربران و بودجه موجود - مى‌باشد. در برخى موارد، انتخاب از ميان روش‌هاى جايگزين تأمين اطلاعات، ساده است - مثلاً درخواست مقاله‌اى از يک همايش ناشناخته، با به‌دست آوردن يک کپى از مرکز تحويل مدرک برآورد مى‌شود. در مورد منابع ديگر، جواب چندان روشن نيست. انتخاب مناسب‌ترين منبع و سازوکار تحويل اطلاعات به ترکيب چندين عامل بستگى دارد که علاوه بر انتخاب مربوط‌ترين منبع و صرفه‌جوئى انتشارات يا پايگاه‌هاى اطلاعاتى موجود در بازار، به موضوعات وسيع‌ترى نظير ملزومات سخت‌افزارى و نرم‌افزاري، امکان‌پذيرى فني، و خط‌مشى‌هائى نظير ملاحظات مکانى و نيروهاى انسانى نيز ارتباط دارد.

قالب

مسئله‌اى که امروزه بيش از پيش مطرح مى‌شود انتخاب قالب است. مثلاً هنگامى که يک اثر مرجع تثبيت شده نظير فهرست راهنماى مآخذ اطلاعات در بريتانيا - اسليب (Aslib Directory of Information Sources in The United Kingdom) بر روى ديسک نورى عرضه مى‌شود، کدام نسخه براى خريد، مناسب‌تر است؟ آيا بهتر است به سراغ امکانات کاوش پيشرفته‌تر بر روى ديسک نورى برويم يا به نسخهٔ چاپى قناعت کنيم؟ مسئلهٔ اوّل، روشن کردن تفاوت‌هاى - احتمالى - بين دو نسخه مى‌باشد. انتظار مى‌رود که نسخهٔ رايانه‌اى يک منبع شامل اطلاعاتى در حد نسخهٔ چاپى - اگر نه بيشتر از آن - باشد. مثلاً در مورد خدمات آگاهى‌رسانى جارى کارنت کانتنتس (Current Contents)، نسخهٔ ديسک نورى حاوى چکيده‌ٔ نويسنده است که در امر ويرايش چاپى وجود ندارد. البته نبايد چنين پنداشت که اين امر هميشه مصداق دارد - نسخه‌هاى ديسکى روزنامه‌هائى نظير تايمز، گاردين يا اينديپندنت به‌ندرت داراى تصاوير يا اشکالى است که در نسخهٔ چاپى روزانه ديده مى‌شود. غالباً قيمت ديسک نورى از نسخهٔ چاپى بيشتر است، ولى موارد استثنائى هم هستند. مثلاً نسخهٔ ديسکى دائرة‌المعارف بريتانيکا باصرفه‌تر است، چون قيمت فروش آن يک‌سوم کمتر از قيمت مجلّدهاى چاپى است. به هر حال مشخص شدن چيزى که عرضه شده مهم است. اگرچه يک فهرست راهنما بر روى ديسک نورى ممکن است گران‌تر باشد، ولى غالباً اين گونه است که نسخه‌هاى الکترونيکى غالباً زودتر روزآمد مى‌شوند. اين قيمت ممکن است شامل يک ديسک روزآمد ۶ماهه نيز بشود، در حالى که قيمت نسخهٔ چاپي، تنها براى يک مجلّد سالانه است.

سهولت

نکتهٔ دوم که بايد بدان توجه کرد اين است که آسان‌ترين گزينه، هم از نظر بازيابى اطلاعات و هم به لحاظ دسترسى فيزيکى به منبع، کدام است. مثلاً وقتى امکان انتخاب بين نسخهٔ چاپى يا الکترونيکى يک فهرست راهنما وجود دارد، نسخهٔ رايانه‌اى مزاياى آشکارى از نظر کاوش - دسترسى سريع‌تر، راه‌هاى بيشتر براى کاوش داده‌ها و امکان چاپ يا ضبط رکوردهاى پيدا شده - خواهد داشت. در مقابل، اين مسئله نيز وجود دارد که معمولاً مرور اطلاعات و انداختن نگاهى به دوروبر يک مدخل به‌منظور يافتن موارد مرتبط ديگر، در نسخهٔ چاپى آسان‌تر است. همچنين تفاوت مشخصى بين منابع مورد استفاده براى مراجعهٔ سريع و آنها که براى دورهٔ طولانى مطالعه مورد نياز هستند، وجود دارد. مثلاً در يک فهرست راهنما بر روى ديسک نوري، براى دست‌يابى به ديسک، ضبط آن بر روى يک کار ايستگاه، و سپس انجام کاوش زمان بيشترى صرف مى‌شود تا اينکه يک مجلّد از قفسه‌هاى بخش مرجع برداشته شود و داده‌ها به‌صورت دستى مرور شود. از طرف ديگر اگر اطلاعات، احتمالاً مورد استفادهٔ فراوانى باشد و بتوان آن را به‌طور هميشگى روى يک رايانهٔ مناسب قرار داد، يا اگر به چاپ نشانى‌هاى پستى نياز باشد، شايد خريد ديسک بهترين راه حل باشد.

سطح استفاده

سطح احتمالى استفاده از يک منبع، وجه ديگرى از ارائه اطلاعات است که بايد مورد ارزيابى قرار گيرد، چون تأثير بسيار زيادى بر شيوه‌هاى تأمين اطلاعات خواهد داشت. مثلاً يک سناريوى نسبتاً معمول از يک کتابخانهٔ صنعتى يا دانشگاهى را در نظر بگيريد که از طريق آن، تلاش مى‌شود با نيازهاى کاربران در روزآمد ماندن، با يک مجلّهٔ مهم ولى گران‌قيمت برآورده شود. با توجه به محدوديت مالي، اين نياز از چه راهى بهتر رفع مى‌شود: با خريد عنوان، گرفتن کپى از کتابخانهٔ بريتانيا، دسترسى به ويرايش الکترونيکى (اگر موجود باشد)، يا استفاده از آنکاور يا يکى ديگر از خدمات کاس - ياس که امروزه در بازار موجود هستند؟ تلاش براى سنجش تقاضاى يک منبع جديد، آسان نيست، ولى تلاش براى به‌دست آوردن ايده‌آلى در اين باره، حتى اگر فقط يک برآورد بسيار تقريبى باشد، ضرورى است. مثلاً براى اشتراک يک نشريهٔ جديد، تعيين اينکه آيا نشريهٔ موردنظر مورد علاقهٔ بيشتر اعضاء يک بخش يا گروه تحقيقى هست يا تنها براى يک يا دو نفر اهميت دارد. در صورت دوم، هزينه‌ٔ هر بار مراجعه به نشريه زياد است و اگر کارکنان بعداً نشريه را رها کنند، اشتراک نشريه دليلى نخواهد داشت. در چنين مواردى مطمئناً اتخاذ روش کاس - ياس يا گرفتن کپى به شکل موردي، ارزان‌تر خواهد بود- هر چند امروزه از امانت دادن بسيارى از عناوين پُرمصرف، مگر وقتى که چند ماه از انتشار آنها بگذرد، ممانعت مى‌شود.