حل اين مسائل امتيازات زيادى براى استفاده‌کنندگان در دسترسى به اطلاعات و مواد خواهد داشت، ولى مى‌تواند بر کارکنان، هم از جهت پاسخ‌گوئى به پرسش‌ها و هم از جهت فهرست‌نويسي، تأثير بگذارد.
پيش از هر چيز، امروزه در بسيارى از سازمان‌ها تمايلى در جهت خود تحقيق وجود دارد. به تدريج که افراد سواد کامپيوترى بيشترى پيدا مى‌کنند و ياد مى‌گيرند که چگونه اطلاعات را از ميان گستره وسيعى از منابع وصل - خط براى خود بيابند، ترجيح مى‌دهند که کار جستجو را خود عهده‌دار شوند. مديران آرشيو بايد پاسخ‌گوى اين تحول باشند، اگرچه گذر از اين مرحله نيازمند آن است که به خوبى مديريت شود، زيرا مى‌تواند مشکلاتى براى دسترسى استفاده‌کننده نهائى به‌وجود آورد که مختص محيط‌هاى ديدارى شنيدارى است. براى استفاده‌کنندگان تا حدودى آگاهى در مورد فرمت‌ها، روش‌هاى استفاده مجدد و جستجو براى کسب حداکثر بهره از نظام لازم است.
پيش از پيدايش نظام‌هاى کامپيوترى شبکه‌اي، کارکنان آرشيو با کليه درخواست‌هاى اطلاعات سر و کار داشتند، مى‌توانستند با استفاده‌کننده در مورد احتياجات خود گفتگو کنند و مواد نامناسب يا حساس را جدا کنند. وقتى‌که امکان دسترسى مستقيم استفاده‌کننده نهائى فراهم مى‌شود، تأمين کمک و راهنمائى مناسب وصل - خط ضرورى است. همچنين ممکن است افزايش ايمنى بيشتر پايگاه اطلاعاتى به‌منظور اطمينان از کنترل دست‌يابى به مقوله‌هائى از مواد و اطلاعات لازم باشد. اين امر به‌خصوص وقتى امکان دسترسى و پياده کردن تصاوير با تفکيک‌پذيرى بالا يا تصاوير متحرک با کيفيت تدوينى (Edit-Quality) به‌منظور استفاده مجدد وجود دارد، حائز اهميت است.
شايد براى استفاده‌کنندگان، جستجو و ديدن مواد در حد کيفيت مرور (Brows Quality) و سپس سفارش فيلم يا ويديو به‌منظور استفاده مجدد به روال معمول، قابل قبول‌تر تلقى شود. به هر حال، بايد مواد ديجيتالى را که مى‌توانند براى استفاده مجدد پياده شوند، از استفاده‌کنندگان غيرمجاز پنهان نمود. بيشتر پايگاه‌هاى اطلاعاتى کتابخانه‌اى ممکن است با سطوح مختلفى از موارد امنيتى سر و کار داشته باشند، لذا اين امر صرفاً مسئله يک سازمان است که خط‌‌مشى درست را اتخاذ کند.
دفتر استراليائى پخش برنامه ORF يکى از روش‌هاى خلاق جهت پرداختن به مسئله دسترسى را ارائه کرده است. آنها معمولاً فهرست‌هاى متنى موجود را همراه با تصاوير کليدى مواد خبرى روزانه، از طريق اينترانت شرکت خود ارسال مى‌دارند. اين عکس‌ها براى تمام کارکنان ORF قابل دسترسى است؛ اما به‌خصوص براى روزنامه‌نگاران، توليدکنندگان و پژوهشگران که فهرست‌هاى خبرى را مرور مى‌کنند مفيد است. به‌دليل مسائل مربوط به ظرفيت ذخيره‌سازى و پهناى باند که پيش از اين ذکر شد، تنها امکان مشاهده عکس‌ها از طريق رويدادهاى خبرى وجود دارد، و لذا خطر اينکه آثار غيرمجاز مورد استفاده قرار گيرند وجود ندارد. پرسش‌کنندگان روشى خيلى بهتر و سريع‌تر براى جستجو از طريق کامپيوترهاى خود در اختيار دارند، زيرا به جاى آنکه مجبور باشند انتخاب را صرفاً براساس توصيف متنى انجام دهند و آنگاه مواد را مشاهده کنند تا ببينند بريده فيلم‌ها پاسخ‌گوى نياز آنها هست يا نه، مى‌توانند تصاوير کليدى را در کنار اطلاعات فهرست‌نويسى ملاحظه کنند.
تأثير بر مستندسازى
زمانى‌که موادى مانند فيلم و نوار ويديوئي، ديجيتالى مى‌شوند و روى سرويس‌دهنده‌هاى رايانه‌اى يا درايو سخت، برعکس قفسه، ذخيره مى‌شوند مکان‌يابى آنها مشکل‌تر مى‌گردد. ذخيره غيرخطى (Non-Linear Storage) مسائل متفاوتى براى دست‌يابى متداول به‌وجود مى‌آورد، که چنانچه به درستى مطرح شوند، قابل حل هستند اين واقعيت که مواد را در محيط قطع - خط (Off-Line) نمى‌توان جستجو کرد، براى بعضى از مديران آرشيوها نگران‌کننده است. در حقيقت جستجوى غيرخطى مزاياى زيادى دربر دارد.با فهرست‌نويسى خوب، مکان‌يابى خيلى سريع يک سکانس خاص، در يک ماده خيلى حجيم، بدون نياز به طى کردن نوار يا فيلم از ابتداى آن، در عرض يک ثانيه يا کمتر ممکن مى‌گردد.
اصول دست‌يابى به مواد ديجيتالى خيلى شبيه به فرآيند مواد آنالوگ است. به جاى شماره منحصر به فرد دست‌يابى يا بارکُد براى هر يک از مؤلفه‌ها، بايد نام فايل تعيين شود. نام فايل را مى‌توان براى کل يک محصول، مثلاً يک عنوان فيلم يا ويدئوى کامل، يا در سطح هر بخش از محصول يا حتى هر سکانس يا نماى مجزا، که ضرورى تلقى شود، به‌کار برد.
بسته به شکل ديجيتالى کردن، ممکن است مؤلفههاى فيزيکى بيشتري، مانند ديسک‌هاى فشرده يا دي، وي، دي، رام‌ها با امکان بارگذارى روى کامپيوتر شخصى يا جعبه ديسک‌گردان (Juck-Box) ديجيتالي، موجود باشند که امکان جستجوى غيرخطى را فراهم مى‌آورند. در اين‌گونه موارد لازم است دست‌يابى به ديسک‌ها و بارکُد دادن به آنها به همان شيوه حلقه فيلم ۱۶ ميلى‌مترى يا کاست VHS فراهم شود و همراه با مؤلفههاى آنالوگ به پايگاه اطلاعاتى افزوده گردد.
به هر حال، هنگامى‌که اين مؤلفه‌ها در سرويس‌دهنده‌هاى رايانه‌اى يا درايو سخت بار گذاشته شوند نيازى به بارکُد يا نشانه قفسه ندارند. بهترين روش دست‌يابى به آنها، تعيين شماره فايل همراه با پيشوند است مانند ۱۵۴۶ دي.وي.دي.يا ۲۳۵۱ سي.دي. همانند مواد آنالوگ بايد از کاربرد اسم فايل حرفي، متشکل از عنوان اجتناب کرد، زيرا ممکن است مبهم يا طولانى باشد. مى‌توان از فهرست‌هاى عنوان يا موضوعى براى پاسخ‌گوئى به اين درخواست‌ها استفاده کرد.
به همين صورت مى‌توان از يک شماره پيوند براى در کنار هم قرار دادن تمام بخش‌هاى مربوط به يک محصول، با مربوط کردن همه شماره فايل‌های مجزا با این شماره، استفاده کرد.
يکى از پيچيدگى‌ها، که مى‌تواند ناشى از نياز به ضبط هرچه بيشتر مواد در فرمتى نسبتاً گران با ظرفيت بالا مانند دي.وي.دي. رام باشد، آن است که احتمال دارد ارتباط يک به يک بين مواد آنالوگ و نسخه ديجيتالى آنها وجود نداشته باشد.
در مجموعه نماهاى آرشيوي، به‌عنوان مثال ممکن است ۳۰ سکانس مجزا از نماهاى آرشيوى شهر نيويورک موجود باشد که از يک فيلم يا ويديو توليد و تحت يک شماره پيوند واحد همراه با ساير مؤلفههاى محصول تدوين شده ثبت شده باشند. زمانى‌که اين ۳۰ سکانس در دي.وي.دي. رام ديجيتالى شوند، ممکن است ديسک را پر نکنند و احتمال دارد تصميم گرفته شود که حداکثر ظرفيت ديسک با نماهاى آرشيوى شهر نيويورک از فيلمى ديگر پر شود، به‌طورى‌که همه اينها در يک جعبه ديسک‌گردان بار شوند تا مورد دست‌يابى تصادفى قرار گيرند. در اين مورد دي.وي.دي. رام حاوى موادى است که تحت بيش از يک شماره پيوند ثبت شده است، بنابراين ضرورى است شماره فايل دي.وي.دي. به تمام شماره پيوندهاى مربوطه افزوده شود.
