تصمیم به ایجاد تغییر در محیط

دما و نور

دما و نور بر محيط مذاکره تأثير مى‌گذارند. به‌کارگيرى اين عوامل (تا جائى که در حيطه رهنمودهاى محيطى مجاز باشد) مى‌تواند راه رسيدن به توافق يا عدم توافق را با توجه به هدف موردنظر هموار سازد. اگرچه افراد عکس‌العمل‌هاى متفاوتى نسبت به دما دارند، اما اگر تمام اتاق‌هاى مذاکره از برودتى مطلوب تا سرماى زياد از حد برخوردار باشد، شما به‌طور کلى مى‌توانيد راه رسيدن به توافق را هموار سازيد (و اين امکان را فراهم آوريد که تمام مذاکره‌گران از بيشترين هشيارى فکرى برخوردار باشند). به عبارت ديگر اگر طيف دماى اتاق بين گرم و تا خفه‌کننده باشد، احتمال رسيدن به توافق معمولاً کاهش مى‌يابد. همچنين نور مناسب مى‌تواند راه رسيدن به توافق را هموار سازد. اگر نور از همان نوعى باشد که مذاکره‌گران خودتان به آن عادت دارند (مثل اشعه سرد لامپ فلورسنت) با هيچ‌گونه مشکلى مواجه نخواهيد شد. نور کم يا ناميزان مى‌تواند موضوع آزاردهنده‌اى باشد و امکان رسيدن به توافق را کاهش دهد.

از طرفى ديگر روشنائى زننده مى‌تواند تأثير مشابهى داشته باشد. دفتر يا اتاق مذاکره با درخشندگى زياد مى‌تواند مکان دلپذيرى باشد اما اگر مکان‌هاى نشيمن و پرده‌هاى پنجره‌ها به‌صورتى باشند که روشنائى زننده‌اى را براى يکى از طرفين ايجاد نمايند، و يا نگذارند که مذاکره‌گرى به درستى به چشمان رقيب خود بنگرد، آن وقت تنش ايجاد مى‌شود و افرادى که چنين مشکلاتى را ندارند بهتر مى‌توانند کنترل مذاکرات را در دست بگيرند.

محل استقرار

مکان‌هاى نشيمن در محل مذاکره را بايد مدنظر قرار داد. اگر تمام مذاکره‌گران به‌طور نسبى مکان خوبى براى نشستن داشته باشند، به اين معنا که هيچ کدام از افراد در مکانى بلندتر يا راحت‌تر از رقباى خود ننشسته باشند، امکان رسيدن به توافق افزايش مى‌يابد. به عبارت ديگر محل نشستن امکان عدم توافق را افزايش مى‌دهد، جلسات را کوتاهتر مى‌سازد و يا اين احساس را در افراد به‌وجود مى‌آورد که مذاکرات را تحت کنترل خود دارند. براى مثال اگر محل نامناسبى را براى نشستن رقباى خود در نظر بگيريد، جلسه مذاکره را کوتاهتر خواهيد نمود و يا حداقل در آنها ايجاد تنش مى‌نمائيد. اگر رقيبتان را برروى صندلى‌هاى آنها بنشانيد که کوتاهتر از صندلى‌هاى شما و همکارانتان باشد، شما بر کنترل و قدرت نسبى خود در مذاکرات مى‌افزائيد (زمانى که خود در اين موقعيت قرار مى‌گيرد، مى‌توانيد براى مقابله با اين مشکل، گاه‌گاهى بايستيد و بدين وسيله مى‌توانيد بر رقيبى که بى‌حرکت نشسته است تفوق يابيد).

اثر جاى نشستن مى‌تواند با عوامل مؤثر ديگر بر محيط مانند نور آميخته گردد. براى مثال اگر اتاق مذاکره پنجره (بدون پرده يا با پرده) داشته باشد، رقباى مذاکره‌گرتان را مى‌توان در محلى نشاند که روشنائى زياد چشمانشان را آزار دهد و حوادث بيرونى تمرکز حواس آنها را بر هم زند. مذاکره‌گران خود را مى‌توانيد در محل‌هائى بنشانيد که پشت آنها به طرف پنجره باشد و بدين وسيله اين مصيبت را از نقطه‌نظر آنها از بين ببريد. بعضى از مذاکره‌گران مجرب دقت زيادى در انتخاب محل اتاق کنفرانس يا اتاق‌هاى ديگر به خرج مى‌دهند تا اطمينان يابند که مکان‌هاى مخصوص نشستن بنا بر نظر آنها ترتيب داده شده باشند. شکل ميز همچنين بايد مورد ارزيابى قرار گيرد، چرا که طرح‌هاى متفاوت ميز در ايجاد محيط‌هاى متفاوت در مذاکره نقش مهمى ايفاء مى‌کنند.

تصميم به ايجاد تغيير در محيط

صرف‌نظر از تکنيک‌هائى که به کار گرفته مى‌شوند، شما بايد اهميت در دست داشتن کنترل محيط مذاکرات را درک نمائيد و اقدامات مقتضى انجام دهيد تا بتوانيد در طول فرآيند مذاکره کنترل محيط را در دست داشته باشيد. اگرچه استفاده مثبت از عوامل محيطى ممکن است در وهله اول غير تخصصى و يا حتى غير اخلاقى به نطر ‌برسد، اما شما بايد قبل از تکيه بر شانس خود، با دقت تمام جنبه‌هاى اين مسئله را مدنظر قرار دهيد. نکاتى هستند که بر اين مسئله تأکيد مى‌ورزند که شناخت و به‌کارگيرى عوامل محيطى در محدوده‌اى منطقي، تاکتيک قابل قبول و عاقلانه‌اى در جريان مذاکرات مى‌باشد. اول، عوامل محيطى مثل عواملى که در اين بخش مورد بررسى قرار گرفت مى‌تواند تأثير قابل ملاحظه‌اى بر نوسانات مذاکره بگذارد. اگر شما نتوانيد اهميت تأثير اين عوامل را درک کنيد، تاکتيک‌هائى که انتخاب مى‌نمائيد و قضاوت‌هائى که در جريان مذاکره خواهيد داشت کامل نخواهند بود. دوم، مذاکره‌گران مجرب به خوبى از امتياز مهار کردن محيط مذاکره آگاه مى‌باشند.

در بسيارى از مواقع، اگر شما براى در دست داشتن کنترل محيط مذاکره تلاشى ننمائيد، رقيبتان سعى خواهد نمود که از تمام آن عوامل بر عليه شما سود جويد. سوم، شناخت و کنترل محيط به اين معنا نمى‌باشد که شما خود را درگير تاکتيک‌هاى تجارى نامناسب و غيراخلاقى نمائيد. شما بايستى عوامل محيطى را انتخاب نمائيد که منطقى و مناسب به نظر مى‌آيند. شما بايد اهميت غذا و وعده‌هاى غذائى را در فرآيند مذاکره درک نمائيد و اطمينان حاصل کنيد که هر قضاوتى که از جانب شما مى‌شود موقعيت شما را در عوض موقعيت رقيبتان تقويت مى‌نمايد. در حقيقت اگر شما به خودتان به‌عنوان شخصى که در استعمال کلمات صحيح وسواس دارد معتقد باشيد، بايد دانش کاملى از عوامل محيطى را فرا گيريد تا بتوانيد اطمينان يابيد که قضاوت شما به طرفين اين اجاره را نخواهد داد که امتياز يا زيانى را از به‌کارگيرى آن عوامل در شرايط مساوى نصيب خود سازند.