|
براى اينکه جلسات، ثمربخش باشند، بايد آنها را به‌طور منظم سازماندهى و هدايت کرد. براى اين کار، تهيهٔ يک فهرست بازبينى اساسى از وظيفه‌ها لازم است، که مى‌توان آن را فوراً براساس تجربه‌هاى موجود تغيير داد تا به فراخور شرايط محلى درآيند.
|
|
|
برخى از عواملى که بايد مدنظر قرار گيرند عبارت است از:
|
|
|
|
|
|
|
- پس از مدنظر قرار دادن نظرات مردم محلي، در خصوص منظور از برگزارى جلسه تصميم‌گيرى کنيد و سپس موضوع و اطلاعات موجود را مرور کنيد.
|
|
|
- در خصوص نوع جلسه‌اى که بيشتر با مقصود شما متناسب است تصميم بگيريد.
|
|
|
به‌طور مثال، سخنرانى باشد يا گفت و گو، جلسه‌اى بزرگ باشد يا جلسه‌اى کوچک، رويهٔ آن رسمى باشد يا غيررسمى.
|
|
|
- در خصوص زمان جلسه، هم از لخاظ روز و هم از لحاظ فصل، تصميم‌گيرى کنيد.
|
|
|
-زمان مناسبى از روز را براى مخاطبان هدف برگزينيد و فصل مناسبى را انتخاب کنيد تا مردم بتوانند در خصوص هر گونه اطلاعات جديد يا هر تصميمى که ممکن است بگيرند، اقدام کنند.
|
|
|
- در خصوص مکان جلسه تصميم بگيريد؛ يعنى براى مردم محلى مکانى آشنا باشد، دسترسى به آنجا آسان باشد، تا آنجا که ممکن است در اوضاع و احوال مختلف راحت باشد و در محلى قرار داشته باشد که براى موضوع مورد بحث مناسب باشد.
|
|
|
- براى رزرو کردن محل جلسه تدارک‌هاى لازم را ببينيد، به‌طور گسترده در مورد جلسه تبليغ کنيد، در صورت نياز نسبت به نصب آگهى و تابلوهاى تبليغاتى اقدام کنيد و براى پارک کردن وسائل نقليه‌اى که ممکن است مردم با آنها به جلسه بيايند، تسهيلات لازم را فراهم سازيد.
|
|
|
- مطابق با رسم‌ها يا مقتضيات صندلى‌هاى مناسبى را تدارک ببينيد، مثلاً ممکن است ميهمانانى که از نواحى شهرى مى‌ايند، توقع داشته باشند روى صندلى‌هائى ويژه بنشينند؛ مخاطبان بايد بتوانند به‌وضوح ببينند و بشنوند؛ آنها بايد طبق معيارهاى محلى در حدى معقول از راحتى برخوردار باشند و در مواردى شايد لازم باشد براى خانم‌ها و کودکان صندلى‌هاى ويژه تدارک ببينيد.
|
|
|
- زمانى پيش از تاريخ انتخاب شده براى جلسه، بايد با رئيس جلسه و سخنرانان هماهنگى کنيد و آنها را رسماً براى شرکت در جلسه دعوت کنيد؛ در صورت نياز بايد آنها را دربارهٔ هدف جلسه و پيشينه و تعداد مخاطبان دعوت شده و وسائل نقليهد مناسبى که براى ايشان ترغيب داده شده به‌طور کامل در جريان بگذاريد؛ آنها بايد هنگام ورود، توسط يکى از گردانندگان جلسه مورد استقبال قرار بگيرند و به‌طور شايسته به مخاطبان معرفى شوند.
|
|
|
هر تعداد از موارد زير که احتمال دارد ضرورت پيدا کند، بايد پيش از برگزار کردن جلسه ترتيب داده شود:
|
|
|
- تبليغات پيشاپيش براى جذب تعدادى کافى از مردم براى شرکت در جلسه.
|
|
|
-در صورتى که برگزارى چلسه بزرگ باشد، نصب بلندگو.
|
|
|
- در صورت لزوم، دعوت از مترجمى ماهر.
|
|
|
- تهيهٔ هر گونه ابزار کمک آموزشى ديدارى که ممکن است مورد نياز سخنران باشد.
|
|
|
- فراهم کردن چکيده‌نامه‌هائى در خصوص موضوع مورد نظر، براى مخاطبان.
|
|
|
- تهيه خوردنى و آشاميدني- دست کم براى ميهمانان مهم- البته در صورتى که اين کار مناسب باشد.
|
|
|
- تهيه توالت براى مخاطبان.
|
|
|
|
|
- بودجهٔ لازم براى تأمين هزينهٔ اجارهٔ محل جلسه، وسائل مورد نياز، تبليغات پيشاپيش، چکيده‌نامه‌ها، خوردنى و آشاميدنى و غيره را تدارک ببينيد.
|
|
|
- براى ميهمانان و کارکنان مورد نياز و در مواردى براى مخاطبان، تسهيلات حمل و نقل و خوردنى و آشاميدنى تدارک ببينيد.
|
|
|
- در خصوص تهيهٔ دستور جلسه يا برنامه‌اى براى جلسه تصميم‌گيرى کنيد.
|
|
|
- برنامه‌هائى را که ترتيب داده‌اند يک بار تمرين کنيد و رضايت‌بخش بودن آنها را به تأئيد برسانيد؛ بايد اين امکان وجود داشته باشد که در جلسات بعدي، تا حدودى به تجربهٔ حاصل از جلسات قبلى که به‌طور مناسب اصلاح شده است، اتکاء کنيد.
|
|
|
|
|
- ترتيبى دهيد که جلسه به‌موقع آغاز شود، (اين امر منوط به رسم‌هاى محلى است).
|
|
|
- در روال شروع جلسه، رسم‌هاى محلى را مراعات کنيد.
|
|
|
- به مخاطبان خوش‌آمد بگوئيد.
|
|
|
- از ميزبانان جلسه به‌خاطر ترتيب دادذن جلسه يا به خاطر اينکه اجازه داده‌اند جلسه در آن محل خاص برگزار شود، تشکر کنيد.
|
|
|
- ميهمانانى را که قرار است صحبت کنند يا به‌عنوان ناظر حضور داشته باشند، معرفى کنيد و اطمينان حاصل کنيد که اسم و رسم آنها درست بيان شود.
|
|
|
- منظور از برگزارى جلسه را توضيح دهيد و رئوس مطالب دستور جلسه را اعلام کنيد.
|
|
|
- تا آنجا که اوضاع و احول موجود اجازه مى‌دهد ، سريعاً بخش اصلى برنامه را آغاز کنيد.
|
|
|
- در قسمت‌هاى مناسب در طى جلسه، همه را به پرسش کردن و بحث در مورد موضوع‌ها تشويق کنيد.
|
|
|
- نکات مهمى را که ياد گرفته شده يا مورد بحث قرار گرفته‌اند، خلاصه کنيد.
|
|
|
- هر گونه تصميم مهمى را که اتخاذ شده است، خاطر نشان کنيد و مورد تأکيد قرار دهيد.
|
|
|
- اطلاعات و مطالب ترويجى مربوط به موضوع را در بين حضار توزيع کنيد.
|
|
|
|
|
- از ميزبانان، سخنرانان ميهمان و رئيس جلسه به‌خاطر مساعدت‌هاى آنها قدردانى کنيد؛ژ
|
|
|
- براى به پايان بردن جلسه از رسم‌هاى محلى پيروى کنيد.
|
|
|
|
|
بلافاصله پس از جلسه بايد نکات زير را مورد توجه قرار دهيد:
|
|
|
- ترتيبى دهيد که محل جلسه را نظافت کنند و صندلى يا ديگر اقلامى که قرض گرفته شده‌اند، بازگردانده شود.
|
|
|
- براى ميزبانان، رئيس جلسه و سخنرانان ميهمان، نامه‌هاى تشکرآميز ارسال کنيد.
|
|
|
- تصمى‌هاى اتخاذ شده و مساعدت‌هاى وعده داده شده را ثبت کنيد و نسبت به اين موضوع‌ها سريعاً اقدام کنيد.
|
|
|
- در مطبوعات و راديو محلى در مورد جلسه، نظرهاى عمده‌اى که ابراز شده‌اند و هر گونه تصميمى که اتخاذ شده است، تبليغ کنيد.
|
|
|
کاربرد ابزارهاى کمک آموزشى ديداري، نمودارها يا اسلايدها درک بسيارى از موضوع‌ها را بسيار افزايش خواهد داد و تا آنجائى که اوضاع و احوال موجود اجازه مى‌دهد بايد اينها را طى جلسه به‌کار ببريد يا اينکه در محل جلسه آنها را به معرض نمايش بگذاريد.
|
