دوشنبه ۷ اسفند ۱۳۹۶ / Monday, 26 February, 2018

فهرست بازبینی و رهنمودهائی برای بهبود کارآئی جلسات


براى اينکه جلسات، ثمربخش باشند، بايد آنها را به‌طور منظم سازماندهى و هدايت کرد. براى اين کار، تهيهٔ يک فهرست بازبينى اساسى از وظيفه‌ها لازم است، که مى‌توان آن را فوراً براساس تجربه‌هاى موجود تغيير داد تا به فراخور شرايط محلى درآيند.
برخى از عواملى که بايد مدنظر قرار گيرند عبارت است از:
   برنامه‌ريزى جلسه
- پس از مدنظر قرار دادن نظرات مردم محلي، در خصوص منظور از برگزارى جلسه تصميم‌گيرى کنيد و سپس موضوع و اطلاعات موجود را مرور کنيد.
- در خصوص نوع جلسه‌اى که بيشتر با مقصود شما متناسب است تصميم بگيريد.
به‌طور مثال، سخنرانى باشد يا گفت و گو، جلسه‌اى بزرگ باشد يا جلسه‌اى کوچک، رويهٔ آن رسمى باشد يا غيررسمى.
- در خصوص زمان جلسه، هم از لخاظ روز و هم از لحاظ فصل، تصميم‌گيرى کنيد.
-زمان مناسبى از روز را براى مخاطبان هدف برگزينيد و فصل مناسبى را انتخاب کنيد تا مردم بتوانند در خصوص هر گونه اطلاعات جديد يا هر تصميمى که ممکن است بگيرند، اقدام کنند.
- در خصوص مکان جلسه تصميم بگيريد؛ يعنى براى مردم محلى مکانى آشنا باشد، دسترسى به آنجا آسان باشد، تا آنجا که ممکن است در اوضاع و احوال مختلف راحت باشد و در محلى قرار داشته باشد که براى موضوع مورد بحث مناسب باشد.
- براى رزرو کردن محل جلسه تدارک‌هاى لازم را ببينيد، به‌طور گسترده در مورد جلسه تبليغ کنيد، در صورت نياز نسبت به نصب آگهى و تابلوهاى تبليغاتى اقدام کنيد و براى پارک کردن وسائل نقليه‌اى که ممکن است مردم با آنها به جلسه بيايند، تسهيلات لازم را فراهم سازيد.
- مطابق با رسم‌ها يا مقتضيات صندلى‌هاى مناسبى را تدارک ببينيد، مثلاً ممکن است ميهمانانى که از نواحى شهرى مى‌ايند، توقع داشته باشند روى صندلى‌هائى ويژه بنشينند؛ مخاطبان بايد بتوانند به‌وضوح ببينند و بشنوند؛ آنها بايد طبق معيارهاى محلى در حدى معقول از راحتى برخوردار باشند و در مواردى شايد لازم باشد براى خانم‌ها و کودکان صندلى‌هاى ويژه تدارک ببينيد.
- زمانى پيش از تاريخ انتخاب شده براى جلسه، بايد با رئيس جلسه و سخنرانان هماهنگى کنيد و آنها را رسماً براى شرکت در جلسه دعوت کنيد؛ در صورت نياز بايد آنها را دربارهٔ هدف جلسه و پيشينه و تعداد مخاطبان دعوت شده و وسائل نقليهد مناسبى که براى ايشان ترغيب داده شده به‌طور کامل در جريان بگذاريد؛ آنها بايد هنگام ورود، توسط يکى از گردانندگان جلسه مورد استقبال قرار بگيرند و به‌طور شايسته به مخاطبان معرفى شوند.
هر تعداد از موارد زير که احتمال دارد ضرورت پيدا کند، بايد پيش از برگزار کردن جلسه ترتيب داده شود:
- تبليغات پيشاپيش براى جذب تعدادى کافى از مردم براى شرکت در جلسه.
-در صورتى که برگزارى چلسه بزرگ باشد، نصب بلندگو.
- در صورت لزوم، دعوت از مترجمى ماهر.
- تهيهٔ هر گونه ابزار کمک آموزشى ديدارى که ممکن است مورد نياز سخنران باشد.
- فراهم کردن چکيده‌نامه‌هائى در خصوص موضوع مورد نظر، براى مخاطبان.
- تهيه خوردنى و آشاميدني- دست کم براى ميهمانان مهم- البته در صورتى که اين کار مناسب باشد.
- تهيه توالت براى مخاطبان.
   تدارک جلسه
- بودجهٔ لازم براى تأمين هزينهٔ اجارهٔ محل جلسه، وسائل مورد نياز، تبليغات پيشاپيش، چکيده‌نامه‌ها، خوردنى و آشاميدنى و غيره را تدارک ببينيد.
- براى ميهمانان و کارکنان مورد نياز و در مواردى براى مخاطبان، تسهيلات حمل و نقل و خوردنى و آشاميدنى تدارک ببينيد.
- در خصوص تهيهٔ دستور جلسه يا برنامه‌اى براى جلسه تصميم‌گيرى کنيد.
- برنامه‌هائى را که ترتيب داده‌اند يک بار تمرين کنيد و رضايت‌بخش بودن آنها را به تأئيد برسانيد؛ بايد اين امکان وجود داشته باشد که در جلسات بعدي، تا حدودى به تجربهٔ حاصل از جلسات قبلى که به‌طور مناسب اصلاح شده است، اتکاء کنيد.
   برگزار کردن جلسه
- ترتيبى دهيد که جلسه به‌موقع آغاز شود، (اين امر منوط به رسم‌هاى محلى است).
- در روال شروع جلسه، رسم‌هاى محلى را مراعات کنيد.
- به مخاطبان خوش‌آمد بگوئيد.
- از ميزبانان جلسه به‌خاطر ترتيب دادذن جلسه يا به خاطر اينکه اجازه داده‌اند جلسه در آن محل خاص برگزار شود، تشکر کنيد.
- ميهمانانى را که قرار است صحبت کنند يا به‌عنوان ناظر حضور داشته باشند، معرفى کنيد و اطمينان حاصل کنيد که اسم و رسم آنها درست بيان شود.
- منظور از برگزارى جلسه را توضيح دهيد و رئوس مطالب دستور جلسه را اعلام کنيد.
- تا آنجا که اوضاع و احول موجود اجازه مى‌دهد ، سريعاً بخش اصلى برنامه را آغاز کنيد.
- در قسمت‌هاى مناسب در طى جلسه، همه را به پرسش کردن و بحث در مورد موضوع‌ها تشويق کنيد.
- نکات مهمى را که ياد گرفته شده يا مورد بحث قرار گرفته‌اند، خلاصه کنيد.
- هر گونه تصميم مهمى را که اتخاذ شده است، خاطر نشان کنيد و مورد تأکيد قرار دهيد.
- اطلاعات و مطالب ترويجى مربوط به موضوع را در بين حضار توزيع کنيد.
   ختم جلسه
- از ميزبانان، سخنرانان ميهمان و رئيس جلسه به‌خاطر مساعدت‌هاى آنها قدردانى کنيد؛ژ
- براى به پايان بردن جلسه از رسم‌هاى محلى پيروى کنيد.
   پيگيرى
بلافاصله پس از جلسه بايد نکات زير را مورد توجه قرار دهيد:
- ترتيبى دهيد که محل جلسه را نظافت کنند و صندلى يا ديگر اقلامى که قرض گرفته شده‌اند، بازگردانده شود.
- براى ميزبانان، رئيس جلسه و سخنرانان ميهمان، نامه‌هاى تشکرآميز ارسال کنيد.
- تصمى‌هاى اتخاذ شده و مساعدت‌هاى وعده داده شده را ثبت کنيد و نسبت به اين موضوع‌ها سريعاً اقدام کنيد.
- در مطبوعات و راديو محلى در مورد جلسه، نظرهاى عمده‌اى که ابراز شده‌اند و هر گونه تصميمى که اتخاذ شده است، تبليغ کنيد.
کاربرد ابزارهاى کمک آموزشى ديداري، نمودارها يا اسلايدها درک بسيارى از موضوع‌ها را بسيار افزايش خواهد داد و تا آنجائى که اوضاع و احوال موجود اجازه مى‌دهد بايد اينها را طى جلسه به‌کار ببريد يا اينکه در محل جلسه آنها را به معرض نمايش بگذاريد.
مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
بسکتبال گاز تهران , لباس غواصان , تغذیه کودک , شیوع وبا در یمن , خال مادرزادی , تصاویر جالب حیوانات , فرودگاه تگل , رونمایی داروی ترک سیگار , لخویای قطر , حسینیه جماران ,

مقالات پربیننده امروز
علمی و آموزشی / کشاورزی و شیلات / کشاورزی ـ تحقیق و پژوهش / استفاده از شاخص تعادل خصوصیات محصول در برنامه‌های به نژادی گندم دیم برای مناطق سرد , بانک اطلاعاتی کتاب / English Sentence Structure , بانک اطلاعاتی کتاب / طرح‌های ایرانی از درب‌ها و نرده‌های آهنی , اقتصاد و بازرگانی / فناوری‌اطلاعات‌و ارتباطات / پست / تحویل مالی , بانک اطلاعاتی کتاب / حریم ریحانه: کتابچه پوشش و عفاف: نگاهی جامع (درون دینی و برون دینی) به موضوع پوشش و عفاف , بانک اطلاعاتی کتاب / حقوق متقابل افراد خانواده از نظر اسلام , بانک اطلاعاتی کتاب / مدار صفر درجه , بانک اطلاعاتی کتاب / 40 آزمون دین و زندگی , بانک اطلاعاتی کتاب / منطق ترجمه قرآن: مبانی، قواعد، روش‌ها، سبک‌ها، آسیب‌شناسی ترجمه و شرایط مترجم , بانک اطلاعاتی کتاب / خوی در گذر زمان ,

برخی منابع مهم خبری
hamshahrionline.ir همشهری آنلاین , cinemapress.ir سینما پرس , javanonline.ir جوان آنلاین , kojaro.com کجارو , qudsonline.ir روزنامه قدس , digiato.com دیجیاتو , tafahomnews.com روزنامه تفاهم , eslahat.news روزنامه صدای اصلاحات , tejarat.donya-e-eqtesad.com تجارت فردا , car.ir کار(خودرو) ,



وبگردی
احمد نجفی، درِ شورای صنفی نمایش را گِل گرگرفت!
احمد نجفی، درِ شورای صنفی نمایش را گِل گرگرفت! - احمد نجفی امشب در اقدامی عجیب درِ شورای صنفی نمایش را گِل گرفت! این اقدام او در اعتراض به وضعیت نمایش فیلمش (من یک ایرانی ام) صورت گرفته است.
تصاویر/ زنان در ورزشگاه در حاشیه بازی ایران-عراق
تصاویر/ زنان در ورزشگاه در حاشیه بازی ایران-عراق - بسکتبال انتخابی جام جهانی 2019 چین/ دیدار ایران برابر عراق.
افشای ماجرای ضرب و شتم و مرگ زهرا کاظمی
افشای ماجرای ضرب و شتم و مرگ زهرا کاظمی - اقامه عدل، باید همچنان در دستور کار قرار گیرد و نمی توان به بهانه گذشت زمان، از خون یک انسان، حیثیت یک حکومت و منافع یک ملت گذشت.
لحظات ترسناک فرود بدون چرخ فوکر١٠٠ هواپیمایی آسمان
لحظات ترسناک فرود بدون چرخ فوکر١٠٠ هواپیمایی آسمان - در این ویدئو لحظات نفس گیر و ترسناک فرود بدون چرخ فوكر ١٠٠ هواپیمایی آسمان در اردیبهشت١٣٩٣ در زاهدان را مشاهده می کنید. در این سانحه هواپیما به سلامت فرود آمد اما از چرخه خارج شد.
"دختر خیابان انقلاب" و 4 نکته درباره پاسخ پلیس
"دختر خیابان انقلاب" و 4 نکته درباره پاسخ پلیس - این ماده نه درباره بدحجابی یا تشویق به بدحجابی که مشخصاً درباره دایر کردن مرکز فحشا است و رکن مادی جرم ماده مذکور، دایر کردن مرکز فساد و فحشاست.
امروزجلوی ماایستاد،درآینده جلوی آقای خامنه ای می ایستد
امروزجلوی ماایستاد،درآینده جلوی آقای خامنه ای می ایستد - خاطره فرزند آیت الله فاضل لنکرانی: " پدر خطاب به آیت الله جنتی در خصوص احمدی نژاد گفت: من نیستم، شما هستید، امروز جلوی ما ایستاد، در آینده جلوی آقای خامنه ای می ایستد و تمام زحمات آقای خمینی را بر باد خواهد داد"
حیدری هم جرات انتقاد پیدا کرد !
حیدری هم جرات انتقاد پیدا کرد ! - صراحت مرتضی حیدری، مجری برنامه پایش درباره پشت پرده طولانی بودن مراحل صدور مجوزهای کسب و کار
استحاله! / بررسی نامه احمدی‌نژاد به رهبری
استحاله! / بررسی نامه احمدی‌نژاد به رهبری - دگرديسي‌هاي فراواني در ايران صورت گرفته‌است؛ اصولگرايان اصلاح‌طلب شده‌اند، تحول‌طلبان محافظه‌كار شده‌اند، مسئولان پاسخ ناكارآمدي‌هاي خود را از مردم مي‌خواهند و در تازه‌ترين نوع اين استحاله‌ها فردي كه بسياري مدعي هستند او برآمده از مهندسي انتخابات است با ارسال نامه به رهبرمعظم انقلاب درخواست برگزاري انتخاباتي آزاد، زودهنگام و به دور از مهندسي كرده‌است! محموداحمدي‌نژاد همان پديده خانمان براندازي كه براي…
مصاحبه دختری که با ریش به «آزادی» رفت با یورونیوز
مصاحبه دختری که با ریش به «آزادی» رفت با یورونیوز - فیلم - زهرا خوش نواز در گفتوگو با یورونیوز از مراحلی که برای آماده سازی ظاهرش طی کرد تا با چهره‌ای متفاوت وارد استادیوم شود گفت. او می‌گوید: «زمانی که از تونل گذر کردم و وارد ورزشگاه شدم و چشمانم به چمن ورزشگاه افتاد گریه‌ام گرفت.»
بار دیگر زیر گرفتن ماموران پلیس با ماشین سواری توسط دراویش
بار دیگر زیر گرفتن ماموران پلیس با ماشین سواری توسط دراویش - باز هم زیر گرفتن ماموران امنیتی و نیروی انتظامی توسط یک ماشین دیگر سواری توسط اراذل خیابان گلستان هفتم
حمله با اتوبوس به مأموران پلیس در پاسداران
حمله با اتوبوس به مأموران پلیس در پاسداران - کی از دراویش گنابادی با اتوبوس به مردم و مأموران پلیس در خیابان پاسداران تهران / گفته میشود تعداد شهدای ناجا در حمله آشوبگران فرقه ضاله گنابادی و حامیان نورعلی تابنده به ۴ تن رسیده است.
لحظه مواجهه وزیر راه با خانواده قربانیان سانحه هواپیمای
لحظه مواجهه وزیر راه با خانواده قربانیان سانحه هواپیمای - به دنبال سقوط هواپیمای تهران-یاسوج ویدیو لحظه مواجه خانواده های جانباختگان را با وزیر مشاهده می کنید.
حمله با چاقو به یک راننده سر پارک خودرو
حمله با چاقو به یک راننده سر پارک خودرو - تصاویری دردناک از حمله مرد موتور سوار با چاقو به یک مرد راننده در حضور همسر و فرزندش در شهرستان داراب استان فارس را در ویدئوی زیر می بینید. به نظر میرسد این اتفاق در پی جرو بحثی بر سر پارک کردن وسایل نقلیه روی داده است!
بدل ایرانی آنجلینا جولی رونمایی شد !
بدل ایرانی آنجلینا جولی رونمایی شد ! - شب گذشته مراسم اکران فیلم بلوک 9 خروجی 2 به کارگردانی علیرضا امینی و تهیه کنندگی محمدرضا شریفی نیا و نیز فیلم شاخ کرگدن در پردیس سینمایی ملت برگزار گردید.
اظهارات جنجالی احمدی نژاد در مقابل دادگاه
اظهارات جنجالی احمدی نژاد در مقابل دادگاه - سخنرانی پرحاشیه احمدی نژاد در مقابل دادگاه بقایی
    بدون رئیس شدن هم می توان پولدار شد
    چطور از شغل خود در مقابل تازه فارغ التحصیلان دانشگاه که کار شما برای پول کمتری انجام می دهند دفاع می کنید؟ یا چطور به کارفرمای خود ثابت می کنید که لیاقتش را دارید که نگهتان دارند؟ چند کار هست که می توانید انجام دهید