پنج شنبه ۳۰ شهریور ۱۳۹۶ / Thursday, 21 September, 2017

فهرست بازبینی و رهنمودهائی برای بهبود کارآئی جلسات


براى اينکه جلسات، ثمربخش باشند، بايد آنها را به‌طور منظم سازماندهى و هدايت کرد. براى اين کار، تهيهٔ يک فهرست بازبينى اساسى از وظيفه‌ها لازم است، که مى‌توان آن را فوراً براساس تجربه‌هاى موجود تغيير داد تا به فراخور شرايط محلى درآيند.
برخى از عواملى که بايد مدنظر قرار گيرند عبارت است از:
   برنامه‌ريزى جلسه
- پس از مدنظر قرار دادن نظرات مردم محلي، در خصوص منظور از برگزارى جلسه تصميم‌گيرى کنيد و سپس موضوع و اطلاعات موجود را مرور کنيد.
- در خصوص نوع جلسه‌اى که بيشتر با مقصود شما متناسب است تصميم بگيريد.
به‌طور مثال، سخنرانى باشد يا گفت و گو، جلسه‌اى بزرگ باشد يا جلسه‌اى کوچک، رويهٔ آن رسمى باشد يا غيررسمى.
- در خصوص زمان جلسه، هم از لخاظ روز و هم از لحاظ فصل، تصميم‌گيرى کنيد.
-زمان مناسبى از روز را براى مخاطبان هدف برگزينيد و فصل مناسبى را انتخاب کنيد تا مردم بتوانند در خصوص هر گونه اطلاعات جديد يا هر تصميمى که ممکن است بگيرند، اقدام کنند.
- در خصوص مکان جلسه تصميم بگيريد؛ يعنى براى مردم محلى مکانى آشنا باشد، دسترسى به آنجا آسان باشد، تا آنجا که ممکن است در اوضاع و احوال مختلف راحت باشد و در محلى قرار داشته باشد که براى موضوع مورد بحث مناسب باشد.
- براى رزرو کردن محل جلسه تدارک‌هاى لازم را ببينيد، به‌طور گسترده در مورد جلسه تبليغ کنيد، در صورت نياز نسبت به نصب آگهى و تابلوهاى تبليغاتى اقدام کنيد و براى پارک کردن وسائل نقليه‌اى که ممکن است مردم با آنها به جلسه بيايند، تسهيلات لازم را فراهم سازيد.
- مطابق با رسم‌ها يا مقتضيات صندلى‌هاى مناسبى را تدارک ببينيد، مثلاً ممکن است ميهمانانى که از نواحى شهرى مى‌ايند، توقع داشته باشند روى صندلى‌هائى ويژه بنشينند؛ مخاطبان بايد بتوانند به‌وضوح ببينند و بشنوند؛ آنها بايد طبق معيارهاى محلى در حدى معقول از راحتى برخوردار باشند و در مواردى شايد لازم باشد براى خانم‌ها و کودکان صندلى‌هاى ويژه تدارک ببينيد.
- زمانى پيش از تاريخ انتخاب شده براى جلسه، بايد با رئيس جلسه و سخنرانان هماهنگى کنيد و آنها را رسماً براى شرکت در جلسه دعوت کنيد؛ در صورت نياز بايد آنها را دربارهٔ هدف جلسه و پيشينه و تعداد مخاطبان دعوت شده و وسائل نقليهد مناسبى که براى ايشان ترغيب داده شده به‌طور کامل در جريان بگذاريد؛ آنها بايد هنگام ورود، توسط يکى از گردانندگان جلسه مورد استقبال قرار بگيرند و به‌طور شايسته به مخاطبان معرفى شوند.
هر تعداد از موارد زير که احتمال دارد ضرورت پيدا کند، بايد پيش از برگزار کردن جلسه ترتيب داده شود:
- تبليغات پيشاپيش براى جذب تعدادى کافى از مردم براى شرکت در جلسه.
-در صورتى که برگزارى چلسه بزرگ باشد، نصب بلندگو.
- در صورت لزوم، دعوت از مترجمى ماهر.
- تهيهٔ هر گونه ابزار کمک آموزشى ديدارى که ممکن است مورد نياز سخنران باشد.
- فراهم کردن چکيده‌نامه‌هائى در خصوص موضوع مورد نظر، براى مخاطبان.
- تهيه خوردنى و آشاميدني- دست کم براى ميهمانان مهم- البته در صورتى که اين کار مناسب باشد.
- تهيه توالت براى مخاطبان.
   تدارک جلسه
- بودجهٔ لازم براى تأمين هزينهٔ اجارهٔ محل جلسه، وسائل مورد نياز، تبليغات پيشاپيش، چکيده‌نامه‌ها، خوردنى و آشاميدنى و غيره را تدارک ببينيد.
- براى ميهمانان و کارکنان مورد نياز و در مواردى براى مخاطبان، تسهيلات حمل و نقل و خوردنى و آشاميدنى تدارک ببينيد.
- در خصوص تهيهٔ دستور جلسه يا برنامه‌اى براى جلسه تصميم‌گيرى کنيد.
- برنامه‌هائى را که ترتيب داده‌اند يک بار تمرين کنيد و رضايت‌بخش بودن آنها را به تأئيد برسانيد؛ بايد اين امکان وجود داشته باشد که در جلسات بعدي، تا حدودى به تجربهٔ حاصل از جلسات قبلى که به‌طور مناسب اصلاح شده است، اتکاء کنيد.
   برگزار کردن جلسه
- ترتيبى دهيد که جلسه به‌موقع آغاز شود، (اين امر منوط به رسم‌هاى محلى است).
- در روال شروع جلسه، رسم‌هاى محلى را مراعات کنيد.
- به مخاطبان خوش‌آمد بگوئيد.
- از ميزبانان جلسه به‌خاطر ترتيب دادذن جلسه يا به خاطر اينکه اجازه داده‌اند جلسه در آن محل خاص برگزار شود، تشکر کنيد.
- ميهمانانى را که قرار است صحبت کنند يا به‌عنوان ناظر حضور داشته باشند، معرفى کنيد و اطمينان حاصل کنيد که اسم و رسم آنها درست بيان شود.
- منظور از برگزارى جلسه را توضيح دهيد و رئوس مطالب دستور جلسه را اعلام کنيد.
- تا آنجا که اوضاع و احول موجود اجازه مى‌دهد ، سريعاً بخش اصلى برنامه را آغاز کنيد.
- در قسمت‌هاى مناسب در طى جلسه، همه را به پرسش کردن و بحث در مورد موضوع‌ها تشويق کنيد.
- نکات مهمى را که ياد گرفته شده يا مورد بحث قرار گرفته‌اند، خلاصه کنيد.
- هر گونه تصميم مهمى را که اتخاذ شده است، خاطر نشان کنيد و مورد تأکيد قرار دهيد.
- اطلاعات و مطالب ترويجى مربوط به موضوع را در بين حضار توزيع کنيد.
   ختم جلسه
- از ميزبانان، سخنرانان ميهمان و رئيس جلسه به‌خاطر مساعدت‌هاى آنها قدردانى کنيد؛ژ
- براى به پايان بردن جلسه از رسم‌هاى محلى پيروى کنيد.
   پيگيرى
بلافاصله پس از جلسه بايد نکات زير را مورد توجه قرار دهيد:
- ترتيبى دهيد که محل جلسه را نظافت کنند و صندلى يا ديگر اقلامى که قرض گرفته شده‌اند، بازگردانده شود.
- براى ميزبانان، رئيس جلسه و سخنرانان ميهمان، نامه‌هاى تشکرآميز ارسال کنيد.
- تصمى‌هاى اتخاذ شده و مساعدت‌هاى وعده داده شده را ثبت کنيد و نسبت به اين موضوع‌ها سريعاً اقدام کنيد.
- در مطبوعات و راديو محلى در مورد جلسه، نظرهاى عمده‌اى که ابراز شده‌اند و هر گونه تصميمى که اتخاذ شده است، تبليغ کنيد.
کاربرد ابزارهاى کمک آموزشى ديداري، نمودارها يا اسلايدها درک بسيارى از موضوع‌ها را بسيار افزايش خواهد داد و تا آنجائى که اوضاع و احوال موجود اجازه مى‌دهد بايد اينها را طى جلسه به‌کار ببريد يا اينکه در محل جلسه آنها را به معرض نمايش بگذاريد.
مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
سقوط تدمر , فروش شیشه , محاکمه کودتاگران , رای‌گیری الکترونیکی , دمیاط , ارتباط غیر کلامی , کریم لاله ماژین , فقرفرهنگی , هوشمندی , الهام علی اف , سحابی سیاره نما , لباس آقایان , مراسم بزرگداشت شهدای هفتم تیر , کشت پائیزه خوزستان , نمایشگاه مرحوم داود رشیدی , شهروندان آمریکایی , دادگاه قانون اساسی , اکبر صنعتی , تشیع پیکر شهدای گمنام , چوب و چماغ , سامانه پنجره , 20 محبوس , حزب اسلامی , لذیذ , خلیفه بن زاید آل نهیان , رقابت های کشور , هوای مه آلود , اتوماتیک , گانگسترها , هشتمین جلسه ستاد فرماندهی اقتصاد مقاومتی , غذاهای سفت , سوئ استفاده دشمنان , نمایشگاه آینده , عوامل تولید , پای درس استاد , پوشاک ایرانی , زمان از دست رفته , طراحی فکر , معبد جنجال برانگیز , دلار تقلبی , صیغه‌ی عقد , بانوی ایثار و گذشت , ارتقا ایمنی , پدیده لیگ دسته اول , نمایشگاه فنی و حرفه ای , gone girl , هدف دانشجویان , ثروتمند جهان , نظام سلامت , واژگونی آردی ,

مقالات پربیننده امروز
اقتصاد و بازرگانی / اقتصاد مالی / بورس / ارزش افزوده اقتصادی، محک عملکرد مدیران بورسی , بانک اطلاعاتی کتاب / تائو ت چینگ: راهنمای هنر زندگی و خرد ناب , بانک اطلاعاتی کتاب / وسعت رزق و روزی در گستره احادیث و روایات , بانک اطلاعاتی کتاب / اندرزهای کوچک زندگی , بانک اطلاعاتی کتاب / مشاوره و برنامه‌ریزی: ویژه داوطلبان رشته ریاضی فیزیک: قابل استفاده برای دانش‌آموزان سال سوم دبیرستان و داوطلبان کنکور سراسری , علمی و آموزشی / نجوم / جرم‌ها و پدیده‌های خاص ـ سیارات / تیـتـان، قمر مرموز! , بانک اطلاعاتی کتاب / راه وصال , بانک اطلاعاتی کتاب / گنجینه سوالات امتحانی طبقه‌بندی شده نوین ریاضی کلاس اول راهنمایی: شامل سوالات طبقه‌بندی شده بر اساس موضوعات کتاب درسی، قابل استفاده برای تکلیف شب، ... , بانک اطلاعاتی گردشگری / مسجد جامع همدان ، همدان , بانک اطلاعاتی کتاب / در تلاش معاش , بانک اطلاعاتی کتاب / مقدمه‌ای بر روش تحقیق در علوم پایه تجربی برای جوانان , بانک اطلاعاتی کتاب / ترجمه جلد هفدهم بحارالانوار: کتاب الروضه در مبانی اخلاقی از طریق آیات و روایات , اقتصاد و بازرگانی / اقتصاد و سیاست / نفت / حرکت روسیه و الجزایر به سوی اوپک گازی , سیاسی / جهان / صهیونیسم / ریشه های غیریهودی صهیونیسم , بانک اطلاعاتی کتاب / جک ولش: راه جنرال الکتریک: رازهای نهفته مدیر افسانه‌ای , بانک اطلاعاتی کتاب / تشریح مسائل آزمون‌های کارشناسی ارشد 'مهندسی سیستم‌های اقتصادی اجتماعی' و 'مدیریت سیستم و بهره‌وری' , اقتصاد و بازرگانی / اقتصاد و خانواده / اقتصاد سلامت / به سوی شکل گیری دنیایی بدون خودرو , بانک اطلاعاتی کتاب / معجزات امام هادی (ع) , بانک اطلاعاتی کتاب / کلیات سعدی شامل: گلستان, بوستان, غزلیات, قصاید, رباعیات و قطعات , بانک اطلاعاتی کتاب / اقتصاد مهندسی, یا, ارزیابی اقتصادی پروژه‌های صنعتی ,

برخی منابع مهم خبری
aparat.com آپارات , telna.ir تلنا , khabarkhodro.com خودرو , bankia.ir بانکیا , hooshnews.com هوش نیوز , itna.ir ایتنا , 7sobh.com روزنامه هفت صبح , jadidonline.com جدید آنلاین , taraznews.com تراز نیوز , mobile.ir موبایل , aftabir.com آفتاب , techshot.ir تک‌شات , seemorgh.com سیمرغ , dolat.ir دولت , isna.ir ایسنا , asriran.com عصرایران , sedayiran.com صدای ایران , pamnews.ir پام , akkasee.com عکاسی , sinanews.ir سینا , journals.ut.ac.ir نشریات دانشگاه تهران , fairna.ir فیرنا , didban.ir دیدبان , gostareshonline.com گسترش صنعت , niksalehi.com نیک صالحی , kasbokarnews.ir روزنامه کسب و کار , e-estekhdam.com ای استخدام , machinemag.com مجله ماشین , noorportal.net نورپرتال , sourehcinema.ir سوره سینما ,



وبگردی
همسر سوم رامبد جوان در خندوانه / فیلم
همسر سوم رامبد جوان در خندوانه / فیلم - رامبد جوان همسر سوم خود نگار جواهریان را به خندوانه دعوت کرد.
بالاخره خودروی چینی بخریم یا نه؟
بالاخره خودروی چینی بخریم یا نه؟ - جیلی، چری، لیفان، ام وی ام، جک و ... همگی اسامی ماشین های چینی است که در چند سال اخیر بازار ایران را قرق کرده اند. ماشین های خوش بر و رویی که حالا مشتری های زیادی هم پیدا کرده اند و به دلیل آپشن های مختلفی که دارند، خیلی ها را به سمت خودشان جلب کرده اند اما از آنجا که پشت سر اجناس چینی هیچ وقت خوب حرف نمی زنند، این ماشین ها هم هیچ وقت با اقبال عمومی مواجه نشدند.
مشاهده زندگی جدید خانم رهنما فعلآ بلامانع است / عکس
مشاهده زندگی جدید خانم رهنما فعلآ بلامانع است / عکس - عقد «بهاره رهنما» و همسرش در حرم امام رضا (ع)
اولین گفت‌وگو با بهاره رهنما و همسر دومش / فیلم
اولین گفت‌وگو با بهاره رهنما و همسر دومش / فیلم - فیلم - اولین گفت‌وگو با بهاره رهنما و همسر دومش بعد از شروع زندگی مشترک را تی وی پلاس منتشر کرد.
لحظه دیدار امیرعباس (کچلیک) و محمدرضا گلزار!
لحظه دیدار امیرعباس (کچلیک) و محمدرضا گلزار! - امیر کچلیک، کودک خوش زبان مازندرانی را حالا همه می شناسند. کودک بامزه ای که با ویدئوی کچلیک در اینستاگرام مشهور شد و به برنامه ماه عسل هم راه پیدا کرد. او چندی پیش در یک ویدئوی دیگر گفت که آرزو دارد محمدرضا گلزار را ببیند. آرزوی امیر حالا برآورده شده و او توانسته با محمدرضا گلزار دیدار کند. عکس العمل تماشایی امیر کچلیک را در لحظه دیدن گلزار در ویدئوی زیر ببینید.
تصاویر ازدواج مجدد بهاره رهنما
تصاویر ازدواج مجدد بهاره رهنما - بهاره رهنما که بیشتر کارهای او با مضمون ظنز و کمدی است . روز شنیه 4 شهریور با امیر خسرو عباسی ازدواج کرد.
جنجال جدید جواد خیابانی
جنجال جدید جواد خیابانی - «فدای سرت که سرم را می‌بری» این جمله یعنی اینکه من اصلا کاری که تو می‌کنی (داعش) برام مهم نیست. من اینجا آمده ام تا در دفاع از حریم و حرمت خاندان پیامبرم سر بدهم.
اولین گفتگو با حمید صفت پس از دستگیری / تصاویر
اولین گفتگو با حمید صفت پس از دستگیری / تصاویر - حمید صفت خواننده رپ،پس از پنج ساعت انکار سرانجام در جریان تحقیقات پلیس به قتل پدرخوانده اش اعتراف کرد.
فیلم حضور تینا آخوندتبار در مسابقات بوکس!
فیلم حضور تینا آخوندتبار در مسابقات بوکس! - این بازیگر ایرانی که مدتهاست خبری از حضور او در عرصه هنر نیست برای اولین بار مقابل حریف چینی مسابقه داد.
فیلم لحظه فوت میوه فروش پس از درگیری با ماموران شهرداری
فیلم لحظه فوت میوه فروش پس از درگیری با ماموران شهرداری - در صحنه درگیری ماموران شهرداری قم بادستفروشی درخیابان شاهد،ماموران باکوبیدن سردستفروش به جدول خیابان وی رابقتل رساندند
ویدیو کامل از نبرد و اسارت شهید حریم آل الله محسن حججی
ویدیو کامل از نبرد و اسارت شهید حریم آل الله محسن حججی - شهید محسن حججی از مدافعان حرم در سوریه بود که پس از اسارت بدست تروریست های داعش به شهادت رسید.
جشن تولد ۶۰ سالگی مهرانه مهین‌ترابی
جشن تولد ۶۰ سالگی مهرانه مهین‌ترابی - جمعه ۲۰ مرداد بیست و پنجمین مراسم «تولد ماه» به مناسبت سالروز تولد مهرانه مهین‌ترابی، بازیگر سینما و تلویزیون، با حضور جمعی از هنرمندان در موزه هنرهای دینی برگزار شد.
سلفی حقارت فراموش شدنی نیست
سلفی حقارت فراموش شدنی نیست - تصویر پشت صحنه برنامه رادیویی فرزاد حسنی و دوستانش را مشاهده می کنید.
دختر خلخالی: پدرم خشن نبود/ اهل مماشات نبود
دختر خلخالی: پدرم خشن نبود/ اهل مماشات نبود - مدرسه که می‌رفتم تقریباً همه معلم‌های من می‌دانستند که پدر من کیست. این خیلی اذیت می‌کرد. تک‌وتوک می‌آمدند و سفارش دوست و آشنایی را برای کاری می‌کردند.
اسکورت تامل برانگیز و عجیب خودروی مهران مدیری در مشهد!
اسکورت تامل برانگیز و عجیب خودروی مهران مدیری در مشهد! - مهران مدیری که برای حضور در جمع مخاطبان فیلم سینمایی «ساعت 5 عصر» به مشهد رفته بود با اسکورت ویژه به سینمایی رفت که هوادارانش برای استقبال منتظر او بودند.
حرکات عجیب احمدی  نژاد هنگام تعریف خاطرات بقایی از زندان!
حرکات عجیب احمدی نژاد هنگام تعریف خاطرات بقایی از زندان! - حرکات عجیب احمدی نژاد هنگام تعریف خاطرات حمید بقایی از دوران زندان کوتاه مدتش
آزاده نامداری تیتر یک پرتیراژترین روزنامه سوئیس/ عکس
آزاده نامداری تیتر یک پرتیراژترین روزنامه سوئیس/ عکس - روزنامه پرتیراژ عصر سوییس بنام بلیک که بصورت رایگان توزیع میشود ، این تیتر را برای آزاده نامدارى انتخاب کرد:دورویی!
پربازدیدها