طرح محیط فیزیکی (۳)

خصوصيات شخصى و کارى

خصوصيات شخصى و کارى مى‌توانند بر محيط مذاکره تأثير داشته باشند. براى مثال، در بسيارى از جلسات طولانى مذاکرات، اتاق‌هائى را بايد براى وقفه بين جلسات و گردهمائى‌هاى افراد اختصاص دارد. اگر شما مى‌خواهيد زمينه را براى توافق و همکارى هموار سازيد بايد روش خود را تغيير دهيد تا اينکه طرف مقابل شما احساس نمايد که هر دو طرف از امکانات تقريباً مساوى برخوردار هستند. به عبارت ديگر اگر شما مى‌خواهيد احساس دشمنى نسبى و عدم توافق را به‌وجود آوريد، مى‌توانيد هيچ‌گونه امکاناتى براى گردهمائى رقبايتان فراهم نياوريد. در اين ميان، شما مى‌توانيد اتاقى که از شرايط استاندارد کافى برخوردار نيست را براى گردهمائى رقبا فراهم آوريد و براى گردهمائى افراد تيم خود اتاق کنفرانس اصلى يا بهترين محل را در نظر بگيريد. مى‌توان در مورد تسهيلات تلفنى براى تماس با دفتر يا مشاوران خارجى شرايط مشابهى را به‌وجود آورد. اگر شما مى‌خواهيد که رقباى خود را تحت فشار بگذاريد، مى‌توانيد دسترسى به تسهيلات تلفنى را محدود سازيد يا بگذاريد که نمايندگان رقيب از تلفن دفاتر عمومى مثلاً از تلفن ميز منشى يا مکان‌هاى مشابهى استفاده نمايند. به عبارت ديگر، اگر شما مى‌خواهيد محيطى تخصصى با تأکيد بر حس همکارى ايجاد نمائيد، بايد اتاق کنفرانس جداگانه‌اى براى تماس‌هاى تلفنى رقبايتان فراهم نمائيد.

اگر شما مى‌خواهيد احساس بيقرارى را به طرف مقابل القاء نمائيد و بر اين عقيده پافشارى کنيد که فقط برروى موضوعى معين بايد جلسه‌اى کوتاه داشت، شما مى‌توانيد قهوه، غذا و نوشيدنى‌هاى ديگر را فراهم نياوريد. به عبارت ديگر اگر شما مى‌خواهيد اين تأثير را بر طرف مقابل بگذاريد تا زمان رسيدن به توافق حاضر به برگزارى مذاکرات به‌طور تمام وقت مى‌باشيد، بايد نوشيدنى و غذا و امکانات ديگرى که ممکن است به آنها نياز باشد را فراهم آوريد.

اگرچه ايده فراهم نمودن امکاناتى مانند اتاق استراحت ممکن است خوشايند نباشد، اما بعضى از تاجران اين کارها را انجام مى‌دهند. اين امکانات مى‌توانند مانند فرستادن رقيب به اتاق‌هاى عمومى که در آنها قفل مى‌باشد و هر بار بايد براى گرفتن کليد به پذيرش مراجعه نمود از اهميت زيادى برخوردار باشند (در عين حال، البته مذاکره‌گران خودتان از امکانات داخل دفتر استفاده خواهند کرد و يا حداقل اينکه هرکدام از آنها مى‌توانند کليد چنين اتاق‌هائى را در اختيار داشته باشند). بعضى از مذاکره‌گران براى تأکيد بر موضوعى خاص اقدامات قابل توجه ديگرى انجام مى‌دهند. يکى از بهترين مثال‌ها درباره مذاکره‌گرى ارشد بود که توضيح مى‌داد که دقيقاً زمانى که رقيب مذاکره‌گر او معذرت خواست و به اتاق استراحت رفت و او به رقيب گفت شما تا زمانى که مسئله را حل ننموده‌ايد مى‌توانيد استراحت نمائيد. تا جائى که به من مربوط است، اگر تا زمانى که در مورد موضوع موردنظر به توافق نرسيده باشيم، شخصى اتاق را ترک نمايد معامله ملغى مى‌گردد. بدون توجه به اينکه اين طرز برخورد خوب است يا خير، يقيناً بر محيط مذاکره تأثير مى‌گذارد.

توفق‌يافتن بر محيط بيرونى

شما علاوه بر به کنترل درآوردن محيط فيزيکى مذاکره بايد براى تفوق‌يافتن بر محيط روانى نيز تلاش نمائيد. تعدادى استراتژى‌هاى مهم براى اين منظور وجود دارند که هدف از طرح تمام آنها افزايش حس کنترل، اطمينان و تفوق بر رقيب مذاکره‌گرتان مى‌باشد. اگرچه به‌کارگيرى استراتژى‌ها در محل کار خود بسيار آسانتر است، اما بيشتر آنها را مى‌توان در هر محلى به کار بست.

مخصوصاً در جلسات مذاکراتى که از قبل تنظيم شده‌اند، شما بايد از هيچ‌گونه تلاشى در جهت حفظ نشاط مذاکره‌گرانتان مضايقه ننمائيد. خواب به اندازه کافى بسيار خوشايند است، اما هميشه امکان آن وجود ندارد. زمانى که مدت خواب کوتاه و جلسات مذاکره طولانى مى‌باشد شما بايد اعضاء تيم خود را به نوبت در جلسات مذاکره فرا بخوانيد. اعضائى که در حال چرخش هستند بايد استراحت نمايد و از فشار ناشى از جلسات بر خود بکاهند. استحمام، تعويض لباس‌ها و کمى استراحت به‌صورتى که پاها در بالا قرار بگيرند به مقدار قابل ملاحظه‌اى مذاکره‌گران مجرب را با نشاط مى‌سازند.

در جلسات طولانى که امکان استراحت اصلاً وجود ندارد، بعضى از مذاکره‌گران مجرب اتاق‌هاى هتل نزديکى را با هم براى سکونت و استراحت موقت اجاره مى‌نمايند و يا از آن اتاق‌ها تا زمانى که مذاکرات جريان دارد استفاده مى‌کنند. زمانى که مذاکرات در محلى به غير از شهر خودتان برگزار مى‌شود، ديدگاهى مشابه را بايد به کار گرفت. در مذاکراتى که خار از شهرتان برپا مى‌شود، شما بايد هتلى را برگزينيد که به اندازه کافى به محل مذاکره نزديک باشد تا افرادى که در حال رفت و آمد به جلسات هستند بتوانند به آنجا رفته و براى مدتى کوتاه استراحت نمايند.

افزودن بر مدت استراحت مذاکره‌گرتان فقط يک روى سکه مى‌باشد. بعضى از مذاکره‌گران سعى مى‌نمايند که از طريق کاهش مدت استراحت رقبا، کنترل محيط روانى جلسه را در دست بگيرند. روش‌هاى بسيارى براى به‌کارگيرى اين استراتژى وجود دارد. بعضى از مذاکره‌گران اطمينان حاصل مى‌نمايند که اعضاء تيم مقابل هميشه دليلى براى حضور خود در جلسه يا گردهمائى‌هاى خصوصى داشته باشند. هنگام استفاده از اين ديدگاه، مى‌توان از مذاکره‌گر رقيب درست قبل از موقع شام يا استراحت از پيش تعيين شده سؤالى طولانى مطرح کرد و بعد تقاضا نمود که در آن موقع با دفتر مرکزى تماس گرفته و راجع به موضوع جستجو نمايد، چرا که براى روشن شدن موضوع به آن کار احتياج مى‌باشد. از اين ديدگاه مى‌توان براى جدا ساختن يا خسته کردن عضو مخصوصى از تيم مذاکره‌گر مقابل استفاده نمود.