در هر شرکتی، بخشی از تصمیمهای روزانه به اطلاعات مالی وابسته است؛ از بررسی مانده حساب مشتریان و هزینهها گرفته تا کنترل دریافتها، پرداختها و وضعیت نقدینگی. هرچه این اطلاعات منظمتر ثبت شوند، مدیر تصویر دقیقتری از وضعیت مجموعه خواهد داشت. استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی کمک میکند اطلاعات مالی در یک سیستم مشخص ثبت و گزارشهای موردنیاز سادهتر تهیه شوند. بااینحال، انتخاب نرم افزار فقط به تعداد امکانات یا قیمت آن محدود نمیشود؛ برنامه باید با نوع فعالیت، حجم کار و ساختار شرکت هماهنگ باشد.
اگر این انتخاب بدون نیازسنجی انجام شود، ممکن است بعد از مدتی بخشی از کارها همچنان در اکسل یا فایلهای جانبی انجام شوند، بعضی گزارشها بهصورت دستی تهیه شوند یا کاربران برای انجام یک فرایند ساده چند مرحله اضافی طی کنند. به همین دلیل، مدیر بهتر است پیش از خرید مشخص کند چه اطلاعاتی باید در نرم افزار ثبت شوند، چند نفر با آن کار میکنند و چه گزارشهایی برای مدیریت شرکت اهمیت بیشتری دارند.چرا انتخاب نرم افزار حسابداری برای شرکتها مهمتر از چیزی است که به نظر میرسد؟
نرم افزار حسابداری بهمرور تبدیل به محل اصلی نگهداری اطلاعات مالی شرکت میشود. حساب مشتریان، بدهی تأمینکنندگان، دریافتها، پرداختها، چکها، هزینهها و گزارشهای مالی در آن ثبت میشوند.
به همین دلیل، انتخاب برنامه حسابداری فقط یک خرید نرم افزاری نیست. اگر سیستم نتواند فرایندهای واقعی شرکت را پوشش دهد، کارکنان مجبور میشوند برای جبران محدودیت آن از ابزارهای جانبی استفاده کنند.
برای مثال، ممکن است فروش و دریافت مشتری در برنامه ثبت شوند، اما هزینه پروژهها در اکسل محاسبه شود. یک فایل دیگر برای حقوق کارکنان وجود داشته باشد و سررسید بعضی پرداختها نیز در تقویم شخصی حسابدار نگهداری شود.
در این حالت شرکت عملاً یک سیستم مالی واحد ندارد. هر بخش قسمتی از اطلاعات را در اختیار دارد و تهیه گزارش مدیریتی به جمعآوری دوباره دادهها وابسته میشود.
نرم افزار حسابداری شرکتی باید با نوع فعالیت مجموعه هماهنگ باشد
همه شرکتها ساختار مالی یکسانی ندارند. یک شرکت خدماتی ممکن است بیشتر با درآمد خدمات، هزینهها، قراردادها و حساب مشتریان سروکار داشته باشد. …
