هدایت شرکت‌های IT به سوی پروژه‌های برون سپاری

در تمام طول دوره فروش محصولات، تامین‌كنندگان با تبلیغاتی همانند <راهنمایی از شما و به هدف رساندن كار از ما> و مواردی مانند آن توجه مدیران را به خود جلب می‌كنند. اما چگونه می‌توان در این هوای نابه‌سامان كه هر لحظه امكان طوفانی شدن آن وجود دارد كشتی در حال غرقIT را به خوبی هدایت كرد و به سرمنزل مقصود رساند؟
البته این یك سوال كلیدی است. طفره رفتن از پاسخ به این سوال و رابطه بین كارپرداز و برون‌سپار نوعی سوتفاهم را به همراه خواهد داشت، بدین معنا كه كارپردازان می‌توانند كارآمدی‌های IT را آن‌گونه كه خود می‌خواهند نه آن‌گونه كه شما تصمیم می‌گیرید به نفع خود تغییر دهند و افكار خود را به شما القا كنند.
بنابراین اگر مخارج مهم‌ترین مساله از دید شماست، شانس زیادی برای رسیدن به هدف دارید. هرچند اگر مدیران اجرایی همزمان كاربران را با توجه به افزایش سطح كیفی خدمات IT مورد ارزیابی قرار دهند، این جاست كه نوعی حالت سردرگمی و نابه‌سامانی به وجود می‌آید.البته دستیابی به هر دو هدف دور از انتظار نیست، اما فقط باید با درایت و تدبیر جمعی همراه باشد نه جمعی از تدابیر مختلف و متفاوت. اگر به درستی بدانید كه چه می‌خواهید و هدف چیست، در این صورت انتخاب درست تامین‌كننده و بستن قراردادی كه تمامی انتظارات را برآورده كند كار دشواری به نظر نمی‌آید.
انسان‌های متفاوت با سلیقه‌های متفاوت:
كارپردازان مختلف نقاط قوت و ضعف متفاوت دارند. برخی در مدیریت مالی و برپایی زیرساخت‌ها مهارت خاص دارند. عده‌ای نیز با تهیه امكانات خاص شما را با تازه‌ترین‌های فناوری آشنا می‌كنند. از مهندسان معمار آگاه به تمام جوانب كه می‌توانند در پیشبرد صنعت موثر باشند، می‌توانید برای رفع نیازهای صنعت استفاده كنید، این اشخاص باید به جوانبی همچون چگونگی دستیابی به منابع ارزان و در عین حال تخصصی داخلی برای رفع نیازهای صنعت، اشراف داشته باشند.تعداد اندكی از كارپردازان می‌توانند این كارها را به بهترین شكل ممكن انجام دهند. بنابراین آن كارپردازی را برگزینید كه از هر نظر با تجربه باشد، تا اطمینان پیدا كنید كه آن چه خواسته شماست صورت می‌گیرد و از كامل بودن قرارداد نیز اطمینان پیدا كنید تا در این نوع داد و ستد هر دو به سود دلخواه دست یابید.پس از آن به گروهی نیاز دارید كه اداره قرارداد و كارپرداز را به عهده بگیرد. می‌توان گفت كه مدیران IT خود از عهده اداره منابع، كاركنان، موارد مورد استفاده و سرورها برمی‌آیند. پیشروی در انجام كار، دستیابی به مهارت‌های مختلف و نیاز احتمالی به حمایت خارجی به اداره صحیح نیروهای برون‌سپاری و ایجاد یك رابطه تجاری مناسب نیاز دارد. استفاده از پرسنل این گروه همراه با آن دسته از افرادی كه خدمات تجاری مورد نیاز را ارایه می‌دهند و دارای قدرت گفت‌وگو و انتقادپذیری بالایی هستند، بسیار كارآمدتر است از این كه افرادی ناآگاه و ناكارآمد را به شكلی اتفاقی دست‌چین كنند كه دور از محیط برون‌سپاری رشد یافته‌اند.اگر دارای چندین پیشتیبانی كننده مالی هستید، مطمئن شوید كه هر یك آنچه را كه باید بداند، می‌دانند. انتخاب گروهی از بهترین كارپردازان، هدفی عمومی است. در این راه حتی به همكاری بخش‌هایی ازIT كه در این زمینه هیچ‌گونه مسوولیتی به عهده ندارد، نیاز خواهیم داشت.مطمئن شوید كه در ارایه سرویس‌دهی، تمامی مسوولیت‌ها را به شكل مطلوبی پاسخگو هستید. زمانی را وقف صحبت با كارپردازان و برخورداری از نظرات و به كارگیری نظرات مفید آنها صرف كنید تا آگاه شوید كه كاربران مغشوش و سردرگم نیستند. به خاطر داشته باشید كه شگردهایی همچون یادداشت‌ برداری از فعالیت‌ها نیز می‌تواند در این امر كمك‌كننده باشد. بخش‌هایی از سازمان كه درگیر پروژه نشده‌اند، می‌توانند در هماهنگ‌سازی مدیریتی، سرویس‌دهی با فعالیت‌های نظارتی پروژه كارپردازان، كارآمد باشند. در غیر این صورت به كار بستن این بخش به طور كامل اتحاد هر چه بیشتر و موفقیت IT را به دنبال خواهد داشت.
وقتی كه یك قراردادنهایی می شود باید در جای مطمئنی قرار گیرد تا اگر زمانی اختلافی به وجود آمد قرارداد دوباره مرور شود. در ضمن از انجام هر كار دیگری به جز همراه داشتن نسخه‌ای از قرارداد، همیشه خودداری كنید.به طور مثال اگر همیشه با تعدادی از بندهای قرارداد سر و كار پیدا كنید دیگر هیچ‌كس به كل اصول قرارداد پایبند نخواهد بود و همزمان با پیش‌ روی كار در امر برون‌سپاری با مشكل روبه‌رو خواهید شد.در آخر باید درباره این مساله كه كارپردازان چگونه از منابع موجود برای ارایه خدمات استفاده می‌كنند، آگاهی كامل به دست آورید. نظارت بر كار كارپردازان نیز دارای اهمیت بسیاری است.در هر صورت این كار كه با روش‌هایی مانند بازبینی، سركشی و یا یادداشت‌برداری از فعالیت‌ها و مخارج صورت می‌گیرد، آگاهی و نظارت شما را بر هرگونه خطر یا ریسك احتمالی افزایش می‌دهد و می‌توان از میزان سود به دست آمده برای هر دو طرف با خبر شد. اكنون اگر تعادل برقرار نباشد نشانه‌های آن توفان مرگبار را می‌توان یافت.

منبع : اخبار فن‌آوری اطلاعات ایتنا