مدیریت اخلاق در سازمان

مدیریت اخلاق، شناسایی و اولویت بندی ارزشها برای هدایت رفتارها در سازمان است. سازمانها با ایجاد یك برنامه مدیریت اخلاق می توانند اخلاقیات را در محیط كار مدیریت كنند.
برنامه های اخلاق به سازمــانهــا یاری می رسانند تا در شرایط آشفته، عملكرد اخلاقی خود را حفظ كنند.
اخلاق یك ابزار ارگانیك است كه با دگرگون شدن نیــازهـای جامعه و سازمان تغییر می یابد.
كد اخلاق مجموعه ارزشهایی است كه در اولویت سازمان قرار دارد و كاركنان و مدیران باید از آن تبعیت كنند.
برنامه اخلاق در سازمان زمانی موفق است كه كاركنان طبق خط مشی ها و رویه های آن رفتار كنند.یكی از بهترین شكلهای آموزش اخلاق به كاركنان، دادن تمرین معضلات پیچیده اخلاقی به آنهاست.
پیچیده تر شدن روزافزون سازمانها و افزایش میزان كارهای غیراخلاقی، غیرقانونی و غیرمسئولانه در محیطهای كاری توجه مدیران و صاحبنظران را به بحث اخلاق كار و مدیریت اخلاق معطوف ساخته است. مدیریت اخلاق (ETHICS MANAGEMENT) عبارتست از شناسایی و اولویت بندی ارزشها برای هدایت رفتارها در سازمان.
سازمانها با ایجاد یك برنامه مدیریت اخلاق می توانند اخلاقیات را در محیط كار مدیریت كنند. برنامه های اخلاق به سازمـــــانها كمك می كنند تا بتوانند در شرایط آشفته عملكرد اخلاقی خود را حفظ كننــد. امروزه مدیریت اخلاق یكی از زمینه های علمی مدیریت به شمار می رود كه دارای رویكردی برنامه ای و چندین ابزار عملی است. این ابزارها عبارتند از: كدهای اخلاق، كدهای رفتار، خط مشی ها و رویه ها، روشهای حل معضلات اخلاقی و آموزش.
مدیریت اخلاق در محیط كار منافع بسیار زیادی برای رهبران و مدیران دارد؛ اعم از منافع عملكردی و منافع اخلاقی. این مطلب بخصوص در عصر حاضر كه مدیران با ارزشهای بسیار متنوعی در محیط كار سروكار دارند صادق است. اما تاكنون كسانی كه به مباحث اخلاق كار پرداخته اند فلاسفه، دانشگاهیان و منتقدان اجتماعی بوده اند و نه مدیران. درنتیجه بسیاری از مطالبی كه تا به امروز درباره اخلاق كار نوشته شده مطابق با نیازهای عملی مدیران و رهبران سازمانها نیست. هدف این مقاله كمك به مدیران برای وارد شدن به این بحث است.
برای ورود به بحث مدیریت اخلاق ابتدا باید اخلاق را تعریف كنیم. اخلاق، به طور ساده و خلاصه، شامل شناخت صحیح از ناصحیح و آنگاه انجام صحیح و ترك ناصحیح است. تشخیص درست از غلط همیشه ساده نیست. بسیاری از دانشمندان علم اخلاق ادعا می كنند كه باتوجه به اصول اخلاقی در مقام عمل همیشه یك راهكار درست وجود دارد و برخی دیگر معتقدند كه راهكار درست بستگی به موقعیت و شرایط دارد و تشخیص اینكه كدام راهكار درست است درنهایت به عهده خود فرد است.
اخلاق كار (BUSINESS ETHICS) نیز از دیدگاه افراد مختلف معانی متفاوتی دارد. اما عموماً آن را شناخت درست از نادرست در محیط كار و آنگاه انجام درست و ترك نادرست می دانند.
● مطالبی كه درباره اخلاق كار نوشته می شود عمدتاً به یكی از اشكال زیر است:
الف) فلسفی: كه نیاز به آشنایی و تحلیل زیادی دارد؛
ب) منتخبات: كه نیاز به زمان زیاد، مرور فراوان مطالب و جمع بندی آنها دارد؛
ج ) موردپژوهی: كه نیاز به موردهای فراوان و زمان و تحلیل زیاد جهت جمع بندی مطالب دارد؛
د) تمركز بر مسئولیت اجتماعی: كه شامل مثالهای فراوانی از عملكردهای اخلاقی خوب و بد شركتها می شود.
●‌ اخلاق كار
اخلاق كار به عنوان یكی از زمینه های دانش مدیریت به شمار می رود؛ مخصوصاً از زمان تولد نهضت مسئولیت اجتماعی در دهه ۱۹۶۰. در این دهه نهضتها و جنبشهای آگاهی بخش اجتماعی توقعات مردم را از شركتها بالا برد. مردم به این عقیده رسیده بودند كه شركتها باید از امكانات وسیع مالی و نفوذ اجتماعی خود برای رفع مشكلات اجتماعی نظیر فقر، خشونت، حفاظت از محیط زیست، تساوی حقوق، بهداشت و سلامت همگانی و بهبود وضع آموزش استفاده كنند.
بسیاری از مردم ادعا می كردند كه چون شركتها با استفاده از منابع كشور به سود دست می یابند لذا به كشور مدیون بوده و برای بهبود وضع اجتماع باید كوشش كنند. بسیاری از محققان، مدیران و مدارس بازرگانی این تغییر و تحولات را درك كرده و لذا در برنامه ریزیهای خود و نیز درعمل كلمه ذینفعان (STAKEHOLDERS) را كه شامل جامعه ای وسیع تر اعم از كارمندان، مشتریان و تامین كنندگان می شود جایگزین كلمه سهامداران (STOCKHOLDERS) كرده اند.
اخلاق كــار همــانند دیگر رشته ها و زمینه های مدیریت به دنبال یك نیاز به وجود آمد. با پیچیده تر و پویاتر شدن تجارت، سازمانها فهمیدند كه به راهنمائیهایی جهت انجام كارهای صحیح (ازنظر اخلاقی) و پرهیز از كارهای غلط و مضر برای دیگران نیاز دارند و لذا اخلاق كار متولد شد.
امروزه ۹۰ درصد مدارس بازرگانی آموزشهایی در زمینه اخلاق كار به دانشجویان خود ارائه می دهند.
● دو زمینه عمل گسترده اخلاق كار
۱ - شرارتهای مدیریتی: در این حوزه اعمال غیرقانونی، غیراخلاقی یا سوال برانگیز مدیران، همچنین انگیزه های چنین رفتارهایی و راههای ریشه كن كردن آنها موردبحث قرار می گیرد.
۲ - معضلات اخلاقی: شامل مشكلات و مسائل اخلاقی می شود كه مدیران هر روز با انواعی از آنها مواجه هستند مانند تعارض منافع، استفاده نـاصحیح از منابع و نقض قراردادها و موافقتنامه ها.
● عقاید غلط درباره اخلاق كار
عقاید غلطی درباره اخلاق كار وجود دارد كه منشأ آنها عمدتاً دو چیز است. یكی عدم فهم صحیح مفهوم اخلاق و دیگری برداشتهای سطحی و كوته بینانه از معضلات اخلاقی. برخی از این عقاید غلط عبارتند از:
▪ اخلاق كار بیشتر یك موضوع دینی است تا مدیریتی: هدف برنامه اخلاق سازمانها تغییر عقاید و ارزشهای مردم نیست بلكه هدف، مدیریت ارزشها و رفع تعارضات بین آنها در سازمان است.
▪ كاركنان ما با اخلاق هستند لذا ما نیازی به توجه به اخلاق كار نداریم: اغلب معضلات اخلاقی كه مدیران در محیط كار با آنها روبرو می شوند بسیار پیچیده هستند. تعارضات اخلاقی موقعی به وجود می آید كه الف) بین علائق مختلف تعارض ارزشی وجود داشته باشد.
ب ) تعدادی راهكار واقعی وجود دارد كه همگی به یك اندازه قابل توجیه هستند.
ج ) شرایط موجود پیامدهای مهمی برای ذینفعان داشته باشد.
▪ اخلاق كــار یكــی از زمینــه های فلسفه، دین شناسی و علوم آكادمیك است: عدم ورود مدیران و رهبران به این بحث باعث شده كه بسیاری فكر كنند اخلاق كار یك مد یا یك موج است كــه بـه درد واقعیتهای اداره سازمانها نمی خورد. آنها معتقدند كه اخلاق كار یك بحث پیچیده فلسفی یا دینی است. اما اخلاق كار یكی از زمینه های علمی مدیریت با رویكردی برنامه ای (PROGRAMMATIC) است كه دارای چندین ابزار عملی است. برنامه های مدیریت اخلاق در دیگر زمینه های علم مدیریت نیز كاربردهای عملی دارد.
▪ اخلاق كار یك چیز زائد و غیرضروری است و فقط بر واضحات و بدیهیات تصریح می كند: بسیاری معتقدند كه كدهای اخلاق و لیستهای ارزشهای اخلاقی اضافی و به درد نخور هستند چرا كه ارزشهایی را ارائه می كنند كه هر انسانی طبیعتاً متمایل به آنهاست. اما درواقع آنچه از كدهای اخلاق برای سازمان ارزشمند است اولویت بندی ارزشها در آن و تمركز بر ارزشهای خاصی در محیط كار است. برای مثال واضح است كه همه مردم باید صادق و درستكار باشند، اما در سازمانی كه تقلب و فریبكاری زیاد است این ارزش (صداقت و درستكاری) در اولویت قرار می گیرد و باید در كد اخلاق سازمان گنجانده شود.
▪ اخلاق كار عبارتست از نصیحت كردن آدمهای بد توسط آدمهای خوب: مدیران موفق می دانند كه افراد خوب هم ممكن است كارهای بدی انجام دهند مخصوصاً در مواقع استرس و سردرگمی. (استرس و سردرگمی دلیل كارهای غیراخلاقی هستند اما توجیه كننده (EXCUSE) آنها نیستند).
▪ اخلاق كار یك پدیده جدید است كه به خاطر توجه زیاد مطبوعات پرطرفدار و مطبوعات مدیریتی بحث آن داغ شده است: سابقه رواج بحث اخلاق كار به حداقل ۲۰۰۰ سال پیش برمی گردد؛ زمانی كه »سیسرو« (فیلسوف رومی) در كتاب (ON DUTIES) خود درباره این موضوع سخن گفت. البته اخیراً اخلاق كار بیشتر مورد توجه قرار گرفته است و دلیل آن هم جنبش مسئولیت اجتماعی است كه در دهه ۱۹۶۰ آغاز شد.
▪ اخلاقیات را نمی توان مدیریت كرد: اخلاقیات مدیریت می شوند اما اغلب به صورت غیرمستقیم. مثلاً رفتار بینانگذار سازمان یا رهبر فعلی سازمان بر رفتار كاركنان در محیط كار به شدت تاثیر می گذارد و حتی هدایت كننده رفتار آنهاست؛ اولویتهای استراتژیك (حداكثر كردن سود، افزایش سهم بازار،‌كاهش هزینه ها و...) تاثیر زیادی بر اخلاق كاركنان دارد؛ قوانین و مقــررات مستقیماً بر رفتارها درجهت اخلاقی تر شدن (به گونه ای كه ضرر و زیان ناشی از رفتارها بر اجتماع به حداقل برسد) موثر است.
▪ اخلاق كار همان مسئولیت اجتماعی است: مسئولیت اجتماعی جنبه های عملی مدیریت اخلاقیات در محیط كار نظیر تدوین كدهای اخلاق و رفتار، روزآمد كردن خط مشی ها و رویه ها، راهكارهای حل معضلات اخلاقی و غیره را پوشش نمی دهد.
▪ سازمان ما مشكل قانونی ندارد، بنابراین، ما اخلاقی هستیم: شخص می تواند در چارچوب قانون عمل كند و درعین حال اعمالش غیراخلاقی باشد ضمن آنكه معمولاً شكستن قانون در ابتدا با بی توجهی به رفتارهای غیراخلاقی آغاز می شود.
▪ مدیریت اخلاق در محیط كار فواید عملی چندانی ندارد: مدیریت اخلاق در محیط كار شامل شناسایی و اولویت بندی ارزشها برای هدایت رفتارهــا و تدویـن خط مشی ها و رویه هایی برای مطمئن شدن از انجام این رفتارهاست. مدیــریـت اخلاق در دیگـر زمینه های مدیریتی همچون مدیریت تنوع (MANAGING DIVERSITY) ،TQM و برنامه ریزی استراتژیك نیز بسیار اهمیت دارد.
● فواید مدیریت اخلاق در محیط كار
۱ - توجه به اخلاق كار به بهبود اساسی اوضاع برخی جوامع انجامیده است.
۲ - برنامه های اخلاق باعث می شود كه در شرایط آشفته، سازمان عملكرد اخلاقی خود را حفظ كند.
۳ - برنامه های اخلاق باعث شكل گیری كــارهـای گروهی قوی و افزایش بهره وری می شود.
برنامه های اخلاق رفتارهای كاركنان را با ارزشهایی كه به نظر رهبران سازمان در اولویت قرار دارند هماهنگ می كند. معمولاً سازمانها تناقض آشكاری بین ارزشهای ترجیح داده شده و ارزشهایی می بینند كه توسط رفتار كاركنان در محیط كار منعكس می شود. توجه و بحث و گفتگوی مداوم درباره ارزشها باعث افزایش روحیه كارگروهی، صداقت و صراحت در محیط كــار مــی شود. كاركنان احساس می كنند كه بین ارزشهای آنان و ارزشهای موردنظر سازمان همخوانی و هماهنگی وجود دارد لذا با انگیزه و عملكرد قوی كار می كنند.
۴ - برنامه های اخلاق باعث رشد و بالندگی كاركنان می شود.
۵ - برنامه های اخلاق ما را از قانـونی بودن خط مشی های سازمان مطمئن می كند.
۶ - برنامه های اخلاق باعث جلوگیری از عمل مجرمانه اهمال می شود.
برنامه های اخلاق درپــی كشف مـوارد غیـــراخــلاقـی و قانون شكنی ها است تا این قانون شكنی ها گزارش داده شوند. هنگامی كه سازمان از وقوع یك قانون شكنی آگاه است و آن را به مقامات مربوط گزارش نمی كند مرتكب جرم »اهمال« شده است كه در قانون برای آن جریمه های خاصی درنظر گرفته شده است. بنابراین، تلاش سازمانها درجهت داشتن عملكــرد اخــلاقی باعث كاهش جریمه ها می شود.
۷ - برنامه های اخلاق به مدیریت ارزشهای مطرح در مدیریت كیفیت، برنامه ریزی استراتژیك و مدیریت تنوع كمك می كند.
۸ - برنامه های اخلاق به ایجاد تصویری مثبت از سازمان در نزد مردم كمك می كند.
● برنامه های مدیریت اخلاق
سازمانها با ایجاد یك برنامه مدیریت اخلاق می توانند اخلاقیات را در محیط كار مدیریت كنند. یكــی از اهــداف اسـاسی برنامه های مدیریت اخلاق ایجاد تعادل بین ارزشهای رقیب (COMPETING VALUES) است. یك بـــرنـــامــه اخلاق از ارزشها، خط مشی ها و فعالیتهایی كه بر شایستگی رفتارهای سازمانی اثــر مــی گذارد تشكیل می شود. برنامه های اخلاق می توانند شامل آموزشها و ارزیابیهای وسیعی باشند. آنها در معضلات اخلاقی نقش راهنما را دارند. بندرت ممكن است دو برنامه اخلاقی دقیقاً مثل هم باشند.● فواید برنامه های مدیریت اخلاق
▪ نقشهای سازمانی برای مدیریت اخلاق ایجاد می كند.
▪ برنامه ای برای ارزیابی جاری نیازمندیهای اخلاقی تدوین می كند.
▪ ارزشهای عملیاتی و رفتارهای موردنیاز را ایجاد می كند.
▪ رفتارهای سازمانی را با ارزشهای عملیاتی هماهنگ می سازد.
▪ آگاهی و حساسیت نسبت بــه مسائل اخلاقی به وجود می آورد.
▪ دستـــورالعملهــای اخلاقــی را وارد تصمیم گیریها می كند.
▪ مكانیسم هایی را ایجاد می كند تا معضلات اخلاقی حل و فصل شوند.
▪ ارزیابی جاری را تسهیل و باتوجه به برنامه آن را روزآمد می كند.
▪ كمك می كند بتوانیم كاركنان را متقاعد كنیم كه توجه به اخلاقیات تنها یك عكس العمل بدون تفكر و تعمق نیست كه برای خلاصی از گرفتاری یا بهبود تصور عمومی انجام شود.
● هشت دستورالعمل
۱ - به یاد داشته باشید كه مدیریت اخلاق یك فرایند است.
برنامه های اخلاق خروجیهایی چون كدها، خط مشی ها، رویه ها، خبرنامه ها و... دارند اما درعین حال مهمترین جنبه این برنامه ها فرایند تفكر و گفتگو است كه به تدوین این خروجیها می انجامد.
۲ - هدف نهایی برنامه های اخلاق این است كه رفتارهای مشخص شده در كد رفتار در محیط كار انجام گیرد.
بنابراین، در كنار تدوین لیست ارزشهــای اخلاقـی یــا كـــد اخلاق باید خط مشی ها، رویه ها و آموزشهایی كه ترجمان این ارزشها به رفتارهای مناسب باشد نیز ایجاد شود.
۳ - بهترین راه برای اداره كردن معضلات اخلاقی جلوگیری از وقوع آنها در گام نخست است.
۴ - بهتر است تصمیمات حوزه اخلاقیات را به صورت گروهی بگیرید تا احساس تعلق كاركنان نسبت به آن افزایش و تردید درباره دخـــالت تعصبــات ناعادلانه در روند تصمیم گیری كاهش یابد.
۵ - مدیریت اخلاق را با دیگر فعالیتهای مدیریتی ادغام كنید.
۶ - هنگام تدوین و اجرای برنامه مدیریت اخلاق از تیم های میان وظیفه ای (CROSS-FUNCTIONAL) استفاده كنید.
۷ - برای گذشت و عفو ارزش قائل شوید.
۸ - تلاش برای عملكرد اخلاقی و درعین حال داشتن تعداد اندكی اشتباه بهتر است از تلاش نكردن در این جهت.
● نقشها و مسئولیتهای كلیدی در مدیریت اخلاق
▪ مدیرعامل سازمان باید كاملاً حامی برنامه باشد: اگر مدیرعامل كاملاً پشتیبان برنامه نباشد، كاركنان متوجه می شوند و این دورویی آشكار ممكن است چنان بدبینی ای ایجاد كند كه وضعیت سازمان بدتر از حالتی شود كه هیچ برنامه اخلاقی رسمی ای وجود نداشت. بنابراین، مدیرعامل باید برای تدوین و اجرای برنامه تلاش كند و مهمتر اینكه باید دائماً دغدغه این را داشته باشد كه با منشی اخلاقی سازمان را رهبری كند و اگر هم اشتباهی رخ داد آن را بپذیرد.
▪ ایجاد یك كمیته اخلاق در سطح هیئت: وظیفه این كمیته نظارت بر پیشرفت و اجرای برنامه مدیریت اخلاق است.
▪ ایجاد یك كمیته مدیریت اخلاق: وظیفه این كمیته اجرا و اداره برنامه مدیریت اخلاق، آموزش خط مشی ها و رویه های اخلاقی و حل معضلات اخلاقی است. این كمیته باید از افراد رده بالای سازمان تشكیل شده باشد.
▪ انتصاب یك متصدی اخلاق: متصدی اخلاق معمولاً آموزشهای لازم درباره موضوعهای اخلاقی در محیط كار مخصوصاً حل معضلات اخلاقی را می بیند.
▪ تعیین یك مأمور ویژه: وظیفه مأمور ویژه هماهنگ كردن پیشرفت خط مشی ها و رویه ها به منظور نهادینه كردن ارزشهای اخلاقی در محیط كار است. این شخص مسئول مستقیم حل معضلات اخلاقی به وسیلــه تفسیـــر خط مشی ها و رویه ها است.
به یاد داشته باشید كه با وجود همه این پستها، مسئولیت نهایی مدیریت برنامه اخلاق باید برعهده یك نفر باشد.
● ابزارهای اخلاقی: ابزارهای اخلاقی عبارتند از كدهای اخلاق، كدهای رفتار، خط مشی ها و رویه ها، روشهای حل معضلات اخلاقی و آموزش.
● كد اخلاق، كد رفتار: كد اخلاق شامل مجموعه ارزشهایی است كه نسبت به دیگر ارزشها برای سازمان در اولویت تشخیص داده شده است و باید توسط كاركنان و مدیران پیروی شوند. ارزشهایی چون صداقت، درستی، عمل به وعده، وفاداری، احترام، استقلال، حفظ اسرار، متانت، ادب، مدارا، ایمان و اعتقاد، پاسخگویی، كمال جویی، دلسوزی، ملاحظه دیگران را كردن، كمك، تقسیم منافع، مهربانی، عدالت و انصاف، بی طرفی، ثبات رأی، پایبندی به قانون، خدمت به اجتماع و... . كد رفتار شامل رفتارهایی است كه مطلوب سازمان است و باید در محیط كار انجام شوند. كد رفتار می تواند شامل موارد زیر باشد: نوع پوشش كاركنان در محیط كار، عدم استفاده از موادمخدر، پیروی از دستورات مافوق، عدم قبول رشوه، عدم استفاده ازاموال سازمان برای مصارف شخصی، گزارش دادن اعمال غیرقانونی، حفظ اسرار سازمان، عدم تبعیض نژادی یا جنسی، پیروی از قوانین و مقررات و... . كد رفتار با توجه به ارزشهای مذكور در كد اخلاق تدوین می شود.
● نمونه هایی از كدهای اخلاق و رفتار: یكی از معروفترین و موفق ترین شركتها در زمینه مدیریت اخلاق شركت دارویی JOHNSON AND JOHNSON است. كد اخلاق این شركت به صورت زیر است:
▪ اصلی ترین مسئولیت ما این است كه سلامت بیماران را در كانون توجه خود قرار دهیم؛
▪ ما مسئولیت داریم كه در طرحها، رفتارها، تحلیلها و تفسیر مطالعات بالینی و نتایج آنها به ارزشهای مرامنامه ای خود پایبند باشیم؛
▪ ما مسئولیت داریم كه اطلاعاتی صحیح، جامع و بی كم و كاست درباره تولیدات دارویی شركت ارائه دهیم تا مشتریان بتوانند ارزیابی خطر - فایده آگاهانه ای از محصولات ما داشته باشند؛
▪ ما مسئولیت داریم كه نسبت به اصول رفتار بالینی مناسب وفادار باشیم؛
▪ ما مسئولیت داریم كه تفاوتهای فرهنگهای مختلف ازنظر ارزشها را درك كرده و رفتارهایمان را - بدون گذشتن از اصول اخلاقی خود - با آنها منطبق كنیم؛
▪ ما مسئولیت داریم كه درباره مسائل پزشكی و اخلاقی، یكدیگر را به چالش بكشیم؛
● در ایران نیز برخی شركتها با پی بردن به اهمیت مدیریت اخلاق به تدوین كدهای اخلاق و رفتار پرداخته اند. ازجمله این شركتها گروه بهمن است كه منشور اخلاقی و رفتار فردی آن عبارتست از:
۱ - احترام به قوانین و ضوابط سازمانی و رعایت آنها؛
۲ - صداقت در كردار، گفتار، رفتار؛
۳ - حفظ اسرار و عدم ارائه اطلاعات محرمانه سازمان به دیگران؛
۴ - مشاركت فعال در پیشبرد امور شركت، تعهد به فعالیتهای گروهی و یاری رسانی به دیگران؛
۵ - وفاداری و احساس مسئولیت نسبت به سازمان، ترجیح دادن منافع شركت به منافع شخصی و دفاع از حریم شركت در جامعه؛
۶ - داشتن وجدان كاری و به كاربردن تمام سعی و توان خود برای انجام وظایف محوله؛
۷ - مقابله با شایعه سازی و پرهیز از تهمت، غیبت، خبرچینی و هر اقدامی كه صمیمیت و اعتماد میان كاركنان را تضعیف كند؛
۸ - رعایت نزاكت و ادب در برخوردهای اجتماعی و منع حركتهایی كه موجب هتك حرمت دیگران شود؛
۹ - رعایت نظم، انضباط و آراستگی؛
۱۰- رعایت مقررات ایمنی و بهداشتی به منظور حفظ سلامت خود و دیگران؛
۱۱ - عدم تبعیض (نژادی، قومی، خویشاوندی، مذهبی، جنسی)؛
۱۲ - پرهیز از اخذ هرگونه هدیه غیرمتعارف، وجه نقد و یا تسهیلات از طرفهای تجاری شركت؛
۱۳ - برقراری توازن و اعتدال بین كار و زندگی خانوادگی؛
۱۴ - عدم استفاده شخصی غیرمجاز از دارائیهای شركت؛
۱۵ - اعتماد و احترام متقابل میان افراد؛
۱۶ - ممنوعیت استفاده از دخانیات در محل كار و عدم مصرف موادمخدر و مشروبات الكلی؛
۱۷ - رعایت دستورات و راهنمائیهای مقامات ارشد؛
۱۸ - حفظ حریم شخصی و آزادی دیگران؛
۱۹ - ممنوع بودن دادوستدهای شخصی در محل كار؛
۲۰ - تلاش درجهت كسب رضایت مراجعان و مشتریان شغلی خود.
● تدوین كدها
▪ برای تدوین كدهای اخلاق مراحل زیر را طی كنید:
۱ - ارزشهایی را كه لازم است با قوانین و مقررات مرتبط هماهنگ شوند. بازنگری كنید. این باعث می شود مطمئن شوید كه سازمان شما قانون شكنی نمی كند.
۲ - در هر زمینه ای ببینید كدام ارزشها رفتارهای اخلاقی مطلـوب آن زمینه را ایجاد می كنند. برای مثال درمورد حسابداران باید دید كدام ارزشها باعث می شود كه آنها بی طرفی، حفظ اسرار و درستی را در كار خود رعایت كنند.
۳ - ارزشهایی را كه برای حل و فصل مسائل و معضلات جاری سازمان موردنیاز هستند شناسایی كنید.
برای این منظور یك یا دو نفر از افراد كلیدی را منصوب كنید تا معضلات مهم موجود در سازمان را ازطریق مصاحبه با كاركنان كلیدی شناسایی و گردآوری كنند. سپس رفتارهایی را كه باعث به وجود آمدن این معضلات شده است شناسایی كنید. در مرحله بعد ببینید ماهیت كدام یك از این معضلات، اخلاقی است. پس از آن رفتارهایی را شناسایی كنید كه برای حل این معضلات موردنیاز هستند.
۴ - ارزشهایی را كه براساس یافته های فرایند برنامه ریزی استراتژیك موردنیازند شناسایی كنید.
۵ - ارزشهای اخلاقی را كه برای ذینفعان (كاركنان، مشتریان، تامین كنندگان، جامعه محلی) مهم هستند لحاظ كنید.
۶ - از پنج مرحله قبل ۵ تا ۱۰ ارزش اخلاقی را كه در سازمان از بالاترین اولویت برخوردارند گردآوری كنید.
۷ - كد اخلاق را تشكیل دهید. برای هریك از ارزشها دونمونه رفتاری كه منعكس كننده آن ارزش باشند مثال بزنید. متن كد اخلاق باید این مطلب را نشان دهد كه از همه كاركنان انتظار می رود از ارزشهای مذكور در كد پیروی كنند.
۸ - از افراد كلیدی سازمان بخواهید كد را مورد بررسی و بازنگری قرار دهند. تا جایی كه ممكن است از افراد بیشتری در این باره كمك بگیرید.
۹ - كداخلاق را اعلام و درمیان همه كاركنان انتشار دهید.
۱۰ - حداقل سالی یكبار كدها را روزآمد كنید.
ممكن است برای سال آینده ارزشهایی كاملاً متفاوت از ارزشهای امسال در كد جای گیرند.
● در تدوین كدهای رفتار از دستورالعملهای زیر پیروی كنید:
۱ - رفتارهای كلیدی را كه باید با ارزشهای اخلاقی اعلام شده در كد اخلاق مطابقت داشته باشند شناسایی كنید و كد رفتار را تشكیل دهید؛
۲ - از افراد كلیدی سازمان درخواست كنید كه كد را مورد بررسی و بازبینی خود قرار داده و نظرشان را پیرامون آن بگویند؛
۳ - كد رفتار جدید را به همه كاركنان اعلام كرده و از مطلع شدن همه آنان اطمینان حاصل كنید؛
۴ - به همه كاركنان گوشزد كنید كه باید رفتارهای آنان با رفتارهای مشخص شده در كد رفتار مطابقت داشته باشد؛
۵ - حداقل سالی یكبار كد رفتار را بازبینی كنید. (همزمان با بازبینی كد اخلاق).
در پایان مبحث كدها یادآوری چند نكته ضروری به نظر می رسد.
▪ اگر سازمان شما بزرگ و شامل بخشهای متعدد است می توان برای كل سازمان یك كد مشترك و كلی و سپس برای هریك از دپارتمانها یك كد جداگانه تدوین كرد؛
▪ دربرخی سازمانها كد اخلاق و كد رفتار از هم جدا نبوده و یكی است كه این بستگی به فرهنگ سازمان، نوع فعالیت سازمان و سطح نهایی وضوح در كدها دارد؛
▪ بهتر است كه هر سازمانی جداگانه به تدوین كد بپردازد نه اینكه از كدهای سازمانهای دیگر كپی برداری كند؛
▪ كد اخلاق و رفتار یك ابزار ارگانیك است كه با تغییر نیازهای جامعه و سازمان باید تغییر كند؛
▪ به یاد داشته باشید كه كدها ممكن است در برخی معضلات اخلاقی نتوانند كمكی كنند.● خط مشی ها
مثالهای زیادی وجود دارد كه نشان می دهد ســازمــانهــا چگونه توانسته اند از طریق خط مشی ها و رویه هایی ارزشها را مدیریت كنند. به عنوان مثال ارزش مسئولیت اجتماعی را فرض كنید. برای ایجاد رفتارهایی منطبق با این ارزش سازمانها اغلب خط مشی هایی چون استفاده مجدد از ضایعات، كمك به موسسات خیریه و درنظر گرفتن تمهیداتی برای مشاركت كاركنان در فعالیتهای اجتماعی تدوین می كنند. نقش شرح وظایف و ارزیابی عملكرد را درنظر بگیرید. مثلاً یك شركت كه از تكنولوژی پیشرفته ای استفاده می كند ارزش بالایی برای دانش فنی، خلاقیت و تفكر سیستمی قائل است. این شركت شكلی از شرح وظایف و ارزیابی عملكرد را مورداستفاده قرار می دهد كه رفتارهایی منطبق با این ارزشها را تشویق كند؛ مثلاً اهدای درجه های پیشرفته، حق ثبت اختراع (حق ساخت و بهره برداری انحصاری) و مهارتهـای طراحی و تحلیل. برای تدوین خط مشی ها و رویه های كارآمد و مفید به دستورالعملها و راهنماییهای زیر توجه كنید.
▪ خط مشی ها و رویه ها باید به گونه ای باشند كه باعث شوند رفتارهایی منطبق با كد رفتار در سازمــان انجــام گیرد. مثلاً خط مشی ها و رویه های كارگزینی، شرح وظایف، روشهای ارزیابی عملكرد، انتظارات مدیریت مبتنی بر هدف، فرمهای استاندارد، چك لیستها، فرمتهای گزارش بودجه و دیگر ابزارهای كنترلی مرتبط باید به گونه ای تدوین شوند كه از مطابقت آنها با كد رفتار اطمینان حاصل شود؛
▪ برای حل معضلات اخلاقی خط مشی ها و رویه هایی را تدوین كنید؛
▪ برای آموزش برنامه مدیریت اخلاق به كاركنان خط مشی ها و رویه هایی را مدون سازید؛
▪ خط مشی ها و رویه های پاداش و تنبیه برای رفتارهای اخلاقی و غیراخلاقی تدوین كنید؛
▪ یك خط مشی شكایت برای كاركنان تدوین كنید تا با استفاده از آن بتوانند اختلافشان با مافوق و با یكدیگر را حل كنند؛
▪ یك هات لاین (HOT LINE) اخلاقی ایجاد كنید. این كار را بهتر است توسط مشاوری از بیرون سازمان مثلاً یك مشاور حقوقی یا یك روحانی دینی انجام داد. همچنین می توان یك جعبه هشدار محرمانه (TIPBOX) ایجاد كرد كه كاركنان بتوانند به صورت ناشناس رفتارهای مشكوك غیراخلاقی را در آن گزارش دهند.
▪ سالی یك بارتمام خط مشی ها و رویه های پرسنلی را بازنگری كنید. اگر سازمان كوچك است از تمام كاركنان برای این منظور استفاده كنید.
● حل معضلات اخلاقی
اغلب موضوع اخلاق كار را حل معضلاتی می دانند كه در آن یك راه حل به وضوح درست و بقیه نادرست هستند. به عنوان مثال در اغلب مطالعات موردی در زمینه اخلاق كار یكی از كاركنان با این مسئله مواجه می شود كه آیا دروغ بگوید یا نه؛ دزدی بكند یا نكند؛ در حق دیگران اجحاف كند یا نه و مواردی از این قبیل. اما معضلات اخلاقی كه مدیران با آن مواجه می شوند معمولاً بسیار پیچیده تر از اینهاست و هیچ دستورالعمل واضحی نه در قانون و نه در دین درباره آن وجود ندارد.
● مثالهایی از معضلات پیچیده اخلاقی:
▪ مشتریی می خواهد محصولی را از شركت من بخرد. پس از اینكه قیمت محصول را به او گفتم او می گوید كه نمی تواند این قیمت را بپردازد. من می دانم كه او می تواند این محصول را به قیمت ارزانتر از یكی از رقبایمان بخرد. آیا من باید این موضوع را به او بگویم؟
▪ شركت ما به سیستم پرداخت (PAY SYSTEM) شایسته مدارانه اش افتخار می كند. یكی از كاركنان من در طول سال كارش را بسیار عالی انجام داده و بنابراین، شایسته تقدیر و تجلیل است. او هم اكنون بالاترین حقوقی را كه در رتبه شغلی او قابل دریافت است می گیرد. ازطرفی چون پرسنل شركت در رتبه شغلی بالاتر از آن بسیار زیاد است نمی توانیم او را ترفیع بدهیم. چه باید بكنیم؟
▪ یكی از همكاران به من گفت كه قصد دارد تا به زودی شركت را ترك كند و دنبال كار پردرآمدتری بگردد. درهمین حال رئیس شركت به من گفت كه او قصد ندارد پست مهمی را كه خالی مانده است به من بدهد چون كه می خواهد آن را به همان همكار من بدهد. آیا من باید این موضوع را به او بگویم؟
● روشهای حل معضلات اخلاقی
برای بررسی معضلات اخلاقی روشهای مختلفی وجود دارد ازجمله: چك لیست اخلاقی، روش ده مرحله ای و لیست سوالات كلیدی. توجه داشته باشید كه قانون طلایی احتمالاً معمولترین روش برای حل معضلات اخلاقی است. این قانون در اشكال مختلف در بسیاری از ادیان جهان وجود دارد.
● لیست سوالات كلیدی
LAURA ۱.NASH ،۱۲ سوال را برای كمك به مدیران در بررسی معضلات اخلاقی مطــرح می كند:
۱ - آیا مسئله را به درستی تعریف كرده اید؟
۲ - اگر در جایگاه مقابل بودید چگونه مسئله را تعریف می كردید؟
۳ - در گام نخست چگونه این وضعیت به وجود آمد؟
۴ - شما به عنوان یك شخص و یك عضو شركت به چه كسانی و چه چیزهایی وفا دارید؟
۵ - قصد شما از گرفتن این تصمیم چیست؟
۶ - چگونه این قصد و نیت با نتایج احتمالی قابل مقایسه است؟
۷ - از این تصمیم چه كسانی احتمال دارد متضرر شوند؟
۸ - آیا می توانید قبل از تصمیم گیری، مسئله را با گروههایی كه متاثر از این تصمیم هستند به بحث بگذارید؟
۹ - آیا مطمئن هستید كه موقعیت شما مدتی طولانــی به اندازه ای كه الان ارزشمند به نظر می رسد ارزشمند باقی بماند؟
۱۰ - آیا می توانید بدون دلهره تصمیم خود را برای رئیس، مدیرعامل، هیئت مدیره، خانواده و بالاخره جامعه خود بگویید؟
۱۱ - پتانسیل سمبلیك كار شما، درصورتی كه درست فهمیده شود، چیست؟ اگر بد فهمیده شود چطور؟
۱۲ - تحت چه شرایطی استثناهایی را در موضع خود خواهید پذیرفت؟
● چك لیست اخلاقی
دو متخصص به نامهای JON PEKEL, DOUG WALLACE چك لیست اخلاقی زیر را بــرای بـررسی معضلات اخلاقی پیشنهاد كرده اند. درصـورت لزوم برپایه نتایج این تست در تصمیمــات و طرحهای كاری (ACTION PLAN) خود تجدیدنظر كنید.
● روش ده مرحله ای تصمیم گیری
PEKEL , WALLACE همچنیــن روش ده مرحله ای زیر را تهیه كرده اند.
۱ - واقعیتهای شناخته شده در این معضل كدامند؟
۲ - ذینفعان كلیدی چه كسانی هستند؟ ارزشهای آنان و پیامدهای دلخواهشان چیست؟
۳ - محركهای (DRIVERS) اساسی به وجود آورنده این معضل كدامند؟
۴ - در این معضل اخلاقی كدام اصول اخلاقی یا ارزشهای عملی (OPERATING VALUES) در اولویتند كه حفظ و حمایت شوند؟
۵ - چه كسانی باید در این تصمیم گیری دخالت داده شوند و یا نظراتشان لحاظ گردد؟
۶ - هر راهكار یا طرحی كه ویژگیهای ذیل را داراست، لیست كنید:
الف) از متضرر شدن ذینفعان جلوگیری می كند یا آن را به حداقل می رساند؛
ب) ارزشهای دارای اولویت در این معضل را حفظ و حمایت می كند؛
ج) راه حل خوبی برای این معضل است.
۷ - برای راهكار ترجیح داده شده سناریوی بدترین حالت ممكن را طراحی و تاثیر آن را بر ذینفعان بررسی كنید. سپس درصورت لزوم این راهكار را بازبینی و درمورد آن تجدیدنظر كنید.
۸ - به طرح خود یك جزء اخلاقی اضافه كنید كه بازدارنده محركهای اساسی به وجود آورنده این معضل باشد.
۹ - تصمیم و طرح انتخاب شده را باتوجه به چك لیست اخلاقی ارزیابی كنید.
۱۰ - تصمیم گیری كنید و طرح مناسب را بریزید و سپس آن را به اجرا درآورید.
● آموزش
برنامه اخلاق ضرورتاً بی فایده خواهدبود مگر اینكه تمام كاركنان بدانند این برنامه چیست، كاركردش چگونه است و نقش آنها در این برنامه چیست.
اگر سیستم صادقانه و بدون پرده پوشی اداره نشود ماهیت سیستم ممكن است موردشك و سوءظن قرار گیرد. به علاوه قانون كاری به این ندارد كه خط مشی های مكتوب سازمان چقدر منصفانه و به روز است؛ قانون رفتار كاركنان را به عنوان خط مشی بالفعل سازمان تفسیر می كند. بنابراین، تمام كاركنان باید از خط مشی ها و رویه ها آگاه بوده و كاملاً طبق آنهــا رفتـار كنند. (چه خط مشی ها و رویه ها برای برنامه های اخلاق باشد و چه برای مدیریت پرسنل). تطابق كامل فعالیتهای كاركنان با خط مشی ها و رویه های اخلاقی مستلزم آموزش آنهاست.
● در بحث آموزش كاركنان به توصیه های زیر توجه كنید:
▪ كاركنان جدید را طی مدتی كه با سازمان سازگار می شوند با برنامه اخلاق سازمان آشنا كنید؛
▪ در دوره های آموزشی كه برای مدیران برگزار می شود به بازبینی برنامه مدیریت اخلاق بپردازید؛
▪ شركت دادن كــاركنان در بازبینی كدها و خط مشی ها (خط مشـی هــای اخلاق و خــط مشی های پرسنلی) خود یك آموزش قوی است؛
▪ یكی از بهترین شكلهای آموزش اخلاقیات به كاركنان دادن تمرین حل معضلات پیچیده اخلاقی به آنهاست. می توان یك مورد معضل اخلاقی واقعی یا شبیه واقعیت به آنان ارائه داد و از آنان خواست با استفاده از روشهای بررسی و حل معضلات اخلاقی آن را بررسی كــرده و راه حل ارائه دهند.
▪ در ارزیابی عملكرد كاركنان عملكرد اخلاقی را نیز به عنوان یكی از ابعاد لحاظ كنید.
در پایان توجه داشته باشید كه با همه این تفاصیل بهترین آموزش دهنده، رفتار رهبران سازمان است. ۱

مرتضی سلطانی
منابع:
۱ - ROBERT.E. FREDERICK. A COMPANION TO BUSINESS ETHICS. ۱۹۹۹. BLACKWELL PUBLISHING.
۲ - CARTER MCNAMARA. COMPLETE GUIDE TO ETHICS MANAGEMENT. ۱۹۹۹. http://www.mapnp.org/library/ethics.
۳ - ANITA JOSE&MARY S.THIBODEAUX. INSTITUTIONALIZATION OF ETHICS: THE PERSPECTIVE OF MANAGERS. ۱۹۹۹. JOURNAL OF BUSINESS ETHICS ۲۲: ۱۳۳-۱۴۳.
۴ - http://ww.investor.jnj.com/ethics.
! مرتضی سلطانی: دانشجوی رشته معارف اسلامی مدیریت بازرگــانـی دانشگاه امام صادق (ع)

منبع : ماهنامه تدبیر